10 روش کنترل داخلی حقوق و دستمزد
قبل از اینکه چند آیتم کنترلی را خدمت شما توضیح دهم لازم است با اجزا اصلی سیستم حقوق و دستمزد بیشتر آشنا شوید:
✳️ ۱-دایره کارگزینی
دایره کارگزینی وظیفه تهیه و تدوین دستورالعمل ها و آیین نامه های استخدامی را که منطبق بر قوانین کار و امور اجتماعی باشد، بر عهده دارد و دیگر موارد اجرایی این بخش آموزش کارکنان، نحوه استفاده از مرخصی و تعیین شرح وظایف و انتقال پرسنل به سایر بخشها می باشد.✳️ ۲- دایره ثبت ورود و خروج پرسنلدایره ثبت ورود و خروج ، کنترل های حضورو غیاب از طریقف روشهای مختلف از جمله دستی و دستگاهی را کنترل می کند و در حقیقت نقش دژبانی ارتشی ها را پیاده سازی می کند.
کنترل داخلی حقوق و دستمزد
✳️ ۳-دایره حسابداری حقوق و دستمزد
دایره حسابداری حقوق و دستمزد هم مهمترین بخش شرکت محسوب می شود . این بخش وظیفه تهیه و تنظیم لیست حقوق و دستمزد و تعیین مبلغ قابل پرداخت را بر عهده دارد و در واقع اسناد و مدارک حقوق و دستمزد هر یک از پرسنل در این بخش نگهداری می شود.
معمولا در شرکت های کوچکتر،یک نفر و یاحسابدار کلیه امورات مربوط به این ۳ بخش را اجرا می کند. ولی متاسفانه برخی از شرکتها نه سیستم منظمی برای محاسبه حقوق و دستمزد دارند و نه پارامترهای کنترلی زیر را به خوبی رعایت می کنند.
شاید تعداد زیادی از شرکتها موقعی متوجه عیب و نقص های سیستم کنترلی حقوق و دستمزد خود می شوند که پای دستورالعمل های حسابرسی به میان بیاید. امروز چند تکنیک کاربردی در این حوزه را تشریح می کنیم . امیدوارم بتواند مثمر ثمر باشد.
1⃣ هرگونه استخدام یا بکارگیری نیروی انسانی بر اساس آیین نامه های مربوط و مصوبات خاص انجام می شود.
2️⃣ پرونده های پرسنلی به نحو مناسب تنظیم و به خوبی محافظت می شود.
3️⃣ مکانیزم مشخصی برای کنترل ورود و خروجکارکنان وجود دارد.
4️⃣ مجوز هر یک از موارد زیر توسط اشخاص مستقل از مسئولین تنظیم سیستم حقوق و دستمزد و پرداخت آن صادر می شود:
الف-تغییرات کارکنان در لیست حقوق و دستمزد
ب-تعیین نرخهای حقوق و دستمزد و تغییرات آن
ج-کسور مازاد بر کسور قانونی
5️⃣ در مواردی که حقوق و دستمزد کارکنان بر اساس میزان تولید / فروش پرداخت می شود:
الف-لیست حقوق متکی به گزارشات تولید/ فروش می باشد و توسط مقام مسئولی تایید می گردد.
ب-اضافه کار کارکنان به اسناد و مدارکی دال بر تصویب آن قبل از انجام بوده و میزان اضافه کارانجام شده توسط مقام مسئولی مورد تایید قرار می گیرد.
6️⃣ کنترلهای کافی جهت حصول اطمینان از صحت محاسبات لیست حقوق و دستمزد به عمل می آید.
7️⃣ در صورت پرداخت حقوق و دستمزد از طریق واریز به حسابهای بانکی کارکنان صدور چک،لیست ارسالی جهت بانک/چکهای صادره از نظر نام کارمند، شماره حساب و مبلغ خالص پرداختنی، توسط اشخاص مستقل از تهیه کنندگان لیست حقوق و دستمزد مقایسه می شود.
8️⃣ کنترلهای لازم نسبت به ثبت صحیح کلیه اطلاعات مربوط به لیست حقوق و دستمزد در دفاتر بعمل می آید.
9️⃣ اخذ ضمانت قابل قبول از کارکنان حین انعقاد قرارداد الزامی است،هر کارمند به نسبت جایگاه و سمتی که دارد می بایست حداقل یک معرف و سفته مطمئن به مجموعه ای که قرار است در آن قرار بگیرد، ارائه کند.
? نیروهای کارآموز و یا ساعتی باید قرارداد مشخص و متفاوت ازسایر کارکنان داشته باشند
10 روش کنترل داخلی حقوق و دستمزد
قبل از اینکه چند آیتم کنترلی را خدمت شما توضیح دهم لازم است با اجزا اصلی سیستم حقوق و دستمزد بیشتر آشنا شوید:
✳️ ۱-دایره کارگزینی
دایره کارگزینی وظیفه تهیه و تدوین دستورالعمل ها و آیین نامه های استخدامی را که منطبق بر قوانین کار و امور اجتماعی باشد، بر عهده دارد و دیگر موارد اجرایی این بخش آموزش کارکنان، نحوه استفاده از مرخصی و تعیین شرح وظایف و انتقال پرسنل به سایر بخشها می باشد.
✳️ ۲- دایره ثبت ورود و خروج پرسنل
کنترل داخلی حقوق و دستمزد
✳️ ۳-دایره حسابداری حقوق و دستمزد
دایره حسابداری حقوق و دستمزد هم مهمترین بخش شرکت محسوب می شود . این بخش وظیفه تهیه و تنظیم لیست حقوق و دستمزد و تعیین مبلغ قابل پرداخت را بر عهده دارد و در واقع اسناد و مدارک حقوق و دستمزد هر یک از پرسنل در این بخش نگهداری می شود.
معمولا در شرکت های کوچکتر،یک نفر و یاحسابدار کلیه امورات مربوط به این ۳ بخش را اجرا می کند. ولی متاسفانه برخی از شرکتها نه سیستم منظمی برای محاسبه حقوق و دستمزد دارند و نه پارامترهای کنترلی زیر را به خوبی رعایت می کنند.
شاید تعداد زیادی از شرکتها موقعی متوجه عیب و نقص های سیستم کنترلی حقوق و دستمزد خود می شوند که پای دستورالعمل های حسابرسی به میان بیاید. امروز چند تکنیک کاربردی در این حوزه را تشریح می کنیم . امیدوارم بتواند مثمر ثمر باشد.
1⃣ هرگونه استخدام یا بکارگیری نیروی انسانی بر اساس آیین نامه های مربوط و مصوبات خاص انجام می شود.
2️⃣ پرونده های پرسنلی به نحو مناسب تنظیم و به خوبی محافظت می شود.
3️⃣ مکانیزم مشخصی برای کنترل ورود و خروجکارکنان وجود دارد.
4️⃣ مجوز هر یک از موارد زیر توسط اشخاص مستقل از مسئولین تنظیم سیستم حقوق و دستمزد و پرداخت آن صادر می شود:
الف-تغییرات کارکنان در لیست حقوق و دستمزد
ب-تعیین نرخهای حقوق و دستمزد و تغییرات آن
ج-کسور مازاد بر کسور قانونی
5️⃣ در مواردی که حقوق و دستمزد کارکنان بر اساس میزان تولید / فروش پرداخت می شود:
الف-لیست حقوق متکی به گزارشات تولید/ فروش می باشد و توسط مقام مسئولی تایید می گردد.
ب-اضافه کار کارکنان به اسناد و مدارکی دال بر تصویب آن قبل از انجام بوده و میزان اضافه کارانجام شده توسط مقام مسئولی مورد تایید قرار می گیرد.
6️⃣ کنترلهای کافی جهت حصول اطمینان از صحت محاسبات لیست حقوق و دستمزد به عمل می آید.
7️⃣ در صورت پرداخت حقوق و دستمزد از طریق واریز به حسابهای بانکی کارکنان صدور چک،لیست ارسالی جهت بانک/چکهای صادره از نظر نام کارمند، شماره حساب و مبلغ خالص پرداختنی، توسط اشخاص مستقل از تهیه کنندگان لیست حقوق و دستمزد مقایسه می شود.
8️⃣ کنترلهای لازم نسبت به ثبت صحیح کلیه اطلاعات مربوط به لیست حقوق و دستمزد در دفاتر بعمل می آید.
9️⃣ اخذ ضمانت قابل قبول از کارکنان حین انعقاد قرارداد الزامی است،هر کارمند به نسبت جایگاه و سمتی که دارد می بایست حداقل یک معرف و سفته مطمئن به مجموعه ای که قرار است در آن قرار بگیرد، ارائه کند.
نیروهای کارآموز و یا ساعتی باید قرارداد مشخص و متفاوت ازسایر کارکنان داشته باشند
