تنها کالاهایی از انبار صادر یا خدماتی انجام می شود که قبلا مجوز صدور ، حواله انبار /انجام کار برای آن صادر شده باشد.

۲- مدارک مربوط به تحویل کالا یا انجام خدمات به نحو مناسب از مشتریان

۳- مدارک مربوط به ارسال و یا تحویل کالا عینا جهت ثبت در سوابق انبار مورد استفاده قرار می گیرد.

۴- صورت حساب ها با شماره ترتیب چاپی و بر اساس مندرجات مدارک مربوط به ارسال کالا یا ارائه خدمات تنظیم می شود.

۵- قبل از ارائه صورت حساب ها به مشتری ، کنترل های زیر توسط اشخاصی مستقل از تنظیم کنندگان صورت حساب به عمل می آید:

کنترل قیمت های مندرج در صورت حساب با قرارداد منعقده و یا لیست قیمت مصوب
کنترل محاسبات صورت حساب
کنترل سایر شرایط از قبیل تخفیفات و نحوه پرداخت

۶- وجوه نقد ،چک ها و اسناد دریافتنی در هنگام دریافت با مدارک مربوطه مطابقت داده شده و رسید مربوط که دارای شماره ترتیب چاپی باشد به نحو مناسبی صادر می شود.

۷- کلیه وجوه چک های دریافتنی ،حداکثر در ابتدای روز به حساب بانکی شرکت واریز شده و یا جهت وصول به بانک واگذار و کلیه اسناد مدت دار به مسئول مربوطه تحویل و رسید مربوطه دریافت می شود.

۸- طی دوره های منظم مثلا ۱۵ روز یکبار صورت حساب های بانکی مربوطه به کلیه حساب های بانکی اخذ و توسط اشخاصی مستقل از مسئولین دریافت و پرداخت و مسئولین ثبت دفتر با اقلام مندرج در دفاتر شرکت مطابقت و ماهیت و دلایل کلیه اقلام مزبور ، اقلام مغایرت مشخص شده و نتایج حاصله توسط یکی از مقامات مسئول شرکت مورد بررسی و تایید قرار می گیرد.

کنترل خرید ها و هزینه ها :

۱- هیچ خرید یا دریافت خدمتی بدون مجوزهای خرید یا دریافت خدمات انجام نمی شود .

۲- در هنگام تحویل کالا یا خدملات ، مدارک کافی و مناسب برای مستند کردن مشخصات ، مقادیر یا کیفیت کالا تهیه می شود .

۳- کنترل های مناسبی وجود دارد که بتوان اطمینان حاصل نمود که کلیه مدارک مدنظر قرار خواهد گرفت.

۴- کنترل های مناسبی وجود دارد تا بتوان اطمینان حاصل نمود که در مقابل کلیه مدارک مربوط به کالا یا ارائه خدمات دریافتی صورت حساب دریافت می گردد.

۵- مقادیر ، مشخصات و کیفیت کالا /خدمات دریافتی مندرج در صورت حساب ها با مدارک مربوط با دریافت کالا مطابقت می گردد.

۶- صدور چک تنها در مقابل برگ های دستور پرداخت دارای شماره چاپی که بر مبنای مدارک و مستندات مربوط به معاملات شرکت صادر گردیده و توسط مقام مسئولی تائید گردیده ، انجام می شود .

۷- همزمان با صدور چک مستندات و مدارک پیوست جهت جلوگیری از استفاده مجدد به نحو مناسبی باطل می شود.

۸- صدورچک و حواله های بانکی توسط اشخاصی مستقل از صادر کننده مجوز پرداخت صورت می گیرد.

۹- در زمان تحویل چک به ذینفع رسید معتبر دریافت و چک های تحویل نشده به نحو مناسبی نگهداری میشود.

۱۰- قبل از پرداخت صورت مخارج توسط شخصی مستقل از تهیه کننده از نظر صحت مطالبات و مدارک اسناد ضمیمه کنترل و تصویب و برای جلوگیری از استفاده مجدد به نحو مناسبی باطل می شود.