مستند کردن شواهد در کاربرگهای حسابرسی

: حسابرسان داخلی برنامه­ریزی، گرداوری، تجزیه و تحلیل، تفسیر و تلخیص شواهد حسابرسی را در کاربرگهای حسابرسی مستند می­کنند. این کاربرگها پشتوانه اطلاعات مندرج در گزارشهای حسابرس است. کاربرگها معمولاً حاوی یادداشتهای منطقی حسابرسان است که چگونگی ارزیابی مخاطرات نقش رابطه فزونی منافع بر مخارج و پیوند هدفها و مجموعه شواهد گرداوری شده را برای مقاصد نتیجه گیری کلی درباره موضوع مورد حسابرسی توصیف می­کند.

کاربرگها باید چنان گویا باشد که به توضیحات اضافی حسابرسان داخلی نیاز نباشد. یادداشتهای منطقی حسابرسان پس از تهیه باید از لحاظ کامل بودن و انسجام به دقت مورد بررسی قرار گیرد تا اطمینان حاصل شود که این کاربرگها پشتوانه کافی را برای گزارش حسابرس فراهم می­کند و ارتباطی منطقی را بین آزمونهای انجام شده و خلاصه یافته­های حسابرسی نشان می­دهد.

از آنجا که موضوع کاربرگها ارتباطی تنگاتنگ با ارزیابی شواهد دارد لازم است پاره­ای از مفاهیم آن را در اینجا بیان کنیم. کاربرگهای حسابرسی باید به روشنی عنوان گذاری شود و تنها به رهنمودها و روشهایی منحصر گردد که به موضوع مورد رسیدگی مربوط است. به علاوه کاربرگها باید دارای سرفصل تشریحی امضای حسابرسو تاریخ تهیه باشد و به لحاظ سهولت در امر بایگانی باید عطف گذاری شود. هر یک از جداول ستون دار باید دارای شرح کامل باشند و هدفها و دامنه آزمونهای حسابرسی و روشهای انتخاب نمونه­ها باید در آن توصیف و مشخص شود. معمولاً برای نشان دادن این که چه روشهایی درباره چه اقلامی اعمال شده از است از نشانه­های حسابرسی استفاده می­شود و این نشانه­ها باید در پایین هر کاربرگ به روشنی توصیف گردد. برای مثال رسیدگی به گزارش تولید ماهانه حاوی حجم تولید روزانه هر دایره به یکی از حسابرسان واگذار شده بود. این حسابرس هر یک از جمعهای تولید روزانه دوایر را که از طریق مدارک تلوید روزانه مربوط سندرسی کرد علامت گذاری نمود. توصیف و توضیح مربوط به هر نشانه حسابرسی را نیز در پایین کاربرگها ارائه داد.

برنامه حسابرسی را می­توان برای تلخیص کار حسابرسی بکار گرفت. برای این کار تنها کافی است از عطفهای متقابل به کاربرگهای گوناگون که در برنامه حسابرسی درج شده است استفاده کنیم. همه نارساییهای یافت شده باید به گونه­ای در کاربرگهای حسابرسی تلخیص شود که آن را نشان دهد. مستندات باید کامل و پاسخگوی همه پرسشهای مربوط باشد. کاربرگهای حسابرسی باید نتیجه­گیریهای حاصل از یافته­های حسابرسی را بیان و اقلام دارای اشتباه را از خلاصه­ها تا مدارک اولیه ردیابی کند. بدین ترتیب کاربرگهای حسابرسی می­تواند به خودی خود گزارشهای حسابرسان را توجیه کند.

کاربرگهای حسابرسی باید به  گونه­ای اثربخش و شفاف تهیه شود. به منظور پیشگیری از تهیه دستی کاربرگها و در صورت امکان باید از آیین­نامه­ها و دستورالعملها کپی تهیه و در پروندههای حسابرسی نگهداری شود. کاربرگهای حسابرسی باید از لحاظ اندازه و شکل یکنواخت باشد. تنها باید از یک روی کاربرگها استفاده شود زیرا پشت صفحات کاربرگها ممکن است از دید بررسی کننده یا فردی که از انها برای استفاده دیگران تصویربرداری می­کند پنهان بماند.

امروزه با بودن کامپیوترهای کوچک انواع برنامه­های واژه پرداز و تهیه کاربرگ پدید آمده است که با آن می­توان کاربرگهای حسابرسی را تهیه کرد. این امکانات سبب افزایش قابل ملاحظه­ای در اثربخشی و روشنی یا شفافیت کاربرگهای حسابرسی می­شود.