گونه شواهد پشتوانه را برای مقاصد اثبات هزینه­های مستقیم و غیرمستقیم، هر دو، برای کارفرما محفوظ دارد.

گونه شواهد پشتوانه حسابرسی را برای مقاصد اثبات هزینه­های مستقیم و غیرمستقیم، هر دو، برای کارفرما محفوظ دارد.

استفاده از منابع برون سازمانی دارای پیچیدگی خاصی است که به شواهد و مدارک در دست مربوط می­شود. آیا این شواهد، برون سازمانی است؛ برون سازمانی ـ درون سازمانی یا ترکیبی خاص است؟ از آنجا که استفاده کنندگان از منابع برون سازمانی اغلب تعدادی از منبع  تامین کننده خدمات را زیر نظر یکی از کارکنانش بکار می­گمارد بسیاری از اسناد و مدارک گردآوری شده به نوعی محصول مشترک درون سازمانی و برون سازمانی محسوب می­شود. زمانی که درباره آثار تکنولوژی بر وظایف واحد حسابرسی داخلی بحث کنیم سیستمهای مبادله الکترونیکی اطلاعات را (E.D.P) مطرح خواهیم کرد که در آن کامپیوترهای فروشنده و مشتری برای انجام معامله با یکدیگر صحبت می­کنند.

این گونه ارتباطات حذف انبار موجودیها و دیگر موارد مدیریت کیفیت را آسان می­کند که برای حفظ موقعیت تامین کننده اصلی به دسترسی بیدرنگ به اطلاعات مشتری نیاز دارد. گرچه از دیدگاه دسترسی به اطلاعات و همچنین تجارت بدون کاغذ مبادله الکترونیکی اطلاعات یک مزیت به حساب می­آید اما استفاده از آن مستلزم کنترلهایی است که به نوبه خود می­تواند بر کیفیت و ویژگیهای شواهد حاصل اثر بگذارد. این واقعیت مساله­ای است که باید هنگام گردآوری و ارزیابی شواهد همواره مورد توجه قرار گیرد.

شواهد پشتوانه حسابرسی

طبقه­بندی شواهد حسابرسی براساس روشهای حسابرسی: یکی از روشهای طبقه­بندی شواهد حسابرسی طبقه­بندی براساس راه­های گردآوری آن است. در فصلهای آتی روشهای حسابرسی را بیشتر از آنچه در اینجا می­آید توضیح خواهیم داد. اما روشهای خاصی که در اینجا بحث می­شود فراوانی و گوناگونی روشهای حسابرسی را نشان می­دهد که برحسب شرایط بکار گرفته می­شود. اثربخشی روشهای گوناگون حسابرسی زمانی مورد توجه قرار می­گیرد که قابلیت اعتماد شواهد گردآوری شده ارزیابی می­شود.

مصاحبه. روشهای مصاحبه شامل گفتگوهایی است که حسابرسان داخلی با قسمت مورد رسیدگی کارکنان رده­های مختلف شرکت که با قسمت مورد رسیدگی سر و کار دارند و طرفهای مستقل برون سازمانی انجام می­دهند. شواهد تایید شده از دیدگاه کسب شناخت از عملیات قسمت مورد رسیدگی و تشخیص دلایل احتمالی ایرادها و نوسانهای غیرعادی رخ داده در عملیات قسمت مورد رسیدگی برای حسابرسان داخلی از اهمیت ویژه برخوردار است.

شواهد پشتوانه حسابرسی

انجام دادن مصاحبه­های حسابرسی بطور موفق به عوامل زیادی بستگی دارد. مصاحبه کننده باید دقت کند که پاسخهای مصاحبه شونده را  تحریف نکند. شهادتها باید به دقت ثبت و در صورت امکان با مدارک موید اثبات شود. شهادت اشخاص ثالث در برخی موارد می­تواند کافی باشد.

محاسبه مجدد یا واگردانی. اعدادی که حسابرس داخلی خود بطور مستقل محاسبه مجدد یا واگردانی می­کند شاهده­ای واقعی، عینی و قابل محسوب می­شود اما دامنه مجدد یا واگردانی بدست می­آید به صحت و درستی اطلاعات مورد محاسبه متکی است. نتایج حاصل باید برحسب میزان معقول بودن آن در ارتباط با موضوع مورد اندازه­گیری ارزیابی شود. برای مثال حسابرس داخلی ممکن است درآمد بهره را مجدداً محاسبه کند. اگر یک سوم از وامهای دریافتنی ثبت شده در حسابها قابل وصول نباشد یا نرخهای بهره وامها بیش از حد مجاز و قابل اعتراض باشد تایید صحت و درستی محاسبات درآمد بهره ارزشی نخواهد داشت.

رسیدگیهای تفصیلی. رسیدگی تفصیلی عبارت است از آزمون اسناد و مدارکی که به عنوان پشتوانه فعالیتها و معاملات تهیه شده است. این گونه اسناد و مدارک شواهد مستقیم تلقی می­شود برعکس شواهدی که صرفاً در یک یا دو حافظه کارکنان جای دارند و جز شواهد غیرمستقیم طبقه­بندی می­گردد. حسابرس داخلی می­تواندن علایم متمایز کننده مستندات تهیه شده توسط واحد مورد رسیدگی از مستندات تهیه شده توسط طرفهای مستقل از واحد مورد رسیدگی را نیز مشخص کند. همان گونه که در بالا آمد مستندات نوع دوم از اعتبار بیشتری برخوردار می­باشد.

شواهد پشتوانه حسابرسی

در رسیدگیهای تفصیلی شواهدی که باید گردآوری شود را هدف حسابرسی تعیین می­کند. هدف حسابرسی مبنای گزینش روشهای رسیدگی تفصیلی است. دو روش در حسابرسی متداول است که یکی را سندرسی و دیگری را ردیابی گویند.

سندرسی عبارت است از آزمون مانده­های ثبت شده از طریق رسیدگی به اسناد و مدارک پشتوانه آن. هدف حسابرسی از این آزمون عبارت از تعیین این است که آیا همه معاملات و رویدادهای ثبت شده نشان دهنده مبادلات واقعی می­باشند یا خیر. در مقابل روشهای ردیابی با اسناد و مدارک اولیه شروع می­شود و تا ثبت رویدادها در چرخه­های پردازش مربوط ادامه می­یابد. هدف حسابرسی در این زمینه عبارت از این است که آیا همه معاملات و رویدادهای واقعی در دفاتر ثبت شده است یا خیر.

املات ثبت شده لزوماً به معنای ثبت دفاتر بودن همه معاملات و رویدادها نیست.

از طرف دیگر، شواهد به دست آمده از اجرای روش ردیابی، مبنای مناسبی را برای چنین منظوری، بدست می­دهد.

شواهد پشتوانه حسابرسی

مشاهده / بازرسی

این تفکر که «مشاهده ایجاد باور می­کند»، به روشهای مشاهده­ای قدرت متقاعد کنندگی می­بخشد.

هر شاهده عینی که مورد رسیدگی قرار می­گیرد، از اسناد و مدارک قانونی گرفته تا دارایی­های مشهود، شواهدی محسوب می­شود که با مشاهده یا بازرسی گردآوری شده است.

بین روش­های مشاهده و بازرسی معمولاً تمایزی وجود دارد. حسابرس داخلی فعالیتهایی چون اجرای روشهای سیستم را مشاهده می­کند. حسابرس داراییهای مشهود را بازرسی می­نماید.

کیفیت شواهد حاصل از مشاهده یا بازرسی بیشتر به ماهیت موضوع مورد مشاهده و ویژگیهای مشاهده کننده بستگی دارد. برای مثال، حلقه­های لاستیک اتومبیل وجود در انبار را بیشتر اشخاص می­توانند به خوبی شمارش کنند اما، موجودیهای انباری که ادعا می­شود الماس است اگر هم شیشه باشد، کسی جز یک گوهری متخصص نخواهد توانست تشخیص دهد.

حسابرسان داخلی باید بدانند دامنه اطلاعات حاصل از روشهای مشاهده و بازرسی، درست همانند اطلاعات حاصل از روشهای محاسبه مجدد، محدود است. به ویژه، وجود داراییها به معنای مالکیت آن داراییها نیست و شرایط ظاهری یک دارایی ممکن است با کاربرد واقعی آن دارایی تفاوت داشته باشد.

همواره این خطر وجود دارد که اسناد و مدارک مورد رسیدگی حسابرسان داخلی به گونه­ای متقلبانه تهیه شده باشد. در این گونه موارد، با مشاهده مستقیم یا بازرسی می­توان شواهد کتبی را مورد تایید قرار داد.

پویش (یا وارسی)

پویش (یا وارسی) تفصیل کمتری نسبت به مشاهده دارد و به منظور شناسایی موارد غیر عادی انجام می­شود. کارایی این روش تحت تاثیر طیف گسترده­­ای از ارزشهای «قابل قبول» است که در نتیجه­گیری­های حسابرسی به وجود می­آید.

شواهد پشتوانه حسابرسی

اثربخشی روشهای پویش به توانایی حسابرس داخلی در تشخیص موارد غیرعادی از میان انبوهی از اطلاعات و علامت­گذاری آن بستگی دارد. بدیهی است هر چه اطلاعات، انبوه­تر باشد، احتمال بروز خطا و اشتباه به هنگام اجرای روشهای پویش، افزونتر خواهد بود.

آسانی کشف اقلام غیرعادی حسابرسان را در ارزیابی قابلیت قبول (یا اعتماد) شواهد گردآوری شده از طریق روشهای پویش، یاری می­کند. برای مثال، مانده­های بدهکار موجود در حسابهای پرداختنی، مانده حسابهای دریافتنی سررسید گذشته با مبالغ بیش از ده برابر میزان معقول در لیست کامپیوتری مانده­ها یا مانده­های بستانکار حسابهای بانکی، همگی به آسانی شناسایی می­شوند.

برعکس، مشخص کردن مقادیر تولید بیش از 70.000 واحد در جایی که دامنه تولید بین 50.000 تا 68.000 واحد است، یک کار وقت­گیر و احتمالاً پُر اشتباه خواهد بود.