ثبت رویدادهای مالی در مدارک و دفاتر حسابداری

ثبت رویدادهای مالی در مدارک و دفاتر حسابداری 

اسناد و مدارک مثبته: گفته می شود. مانند فاکتور فروش، رسید  »اسناد مثبته«به اسناد و مدارکی که دلالت بر وقوع یک معامله یا رویداد مالی مشخص دارد، بانکی، قبض آب و برق و …… سند حسابداری: برگه ای است که اطلاعات مربوط به یک یا چند رویداد مالی قبل از ثبت در دفاتر حسابداری، در آن نوشته می شود و سپس بر اساس اطلاعات مندرج در سند حسابداری دفاتر حسابداری تنظیم می گردد. دفاتر حسابداری: کلیه رویدادها در دفاتر حسابداری ثبت می شوند.

دفاتر حسابداری را می توان به دو گروه تقسیم کرد: گروه اول، دفاتر رسمی یا قانونی، شامل دفتر روزنامه عمومی و دفتر کل می باشد و گروه دوم، دفاتر غیر رسمی یا کمکی، که شامل دفاتر تأمین و سایر دفاتر مورد نیاز حسابداران می گردد. ۱ دفتر روزنامه عمومی  :دفتری است که کلیه معاملات و رویدادهای مالی یک واحد اقتصادی روزانه به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت می شوند. 

مثال : فعالیت های زیر ۱۳۷۶خانم فضیلت اخیراً پس از کسب مجوزهای لازم اقدام به تأسیس مؤسسه آموزش زبان دانا کرده است و طی آبان ماه در مؤسسه انجام شده است. –  آبان ماه۱۳ ریال به این حساب بابت سرمایه ۳2000000 بانک رفاه کارگران شعبه وحدت و واریز ۳520 افتتاح حساب جاری شماره مؤسسه دانا، در قبال واریز این مبلغ به حساب جاری مؤسسه دانا، بانک یک برگ رسید بانکی به خانم فضیلت تحویل داد. –  آبان ماه۶ به ۱۳۷۶ آبان ماه ۶ مورخ 2۱50۱ ریال در قبال تحویل چک شماره ۳0000000 خرید نقدی یک دستگاه آپارتمان به بهای  ریال از حساب جاری مؤسسه دانا، یک برگ رسید امضا شده از آقای معتمدی فروشنده آپارتمان دریافت گردید.

دفاتر حسابداری

همچنین ۳0000000مبلغ تصویری از سند انتقال آپارتمان به عنوان سند مثبته این رویداد مالی تهیه شد. –  آبان ماه۷ مورخ ۱۷0۳ ریال. آقای مجیدی فاکتور فروش شماره ۳500000 خرید نسیه مقداری اثاثه از فروشگاه مجیدی به بهای  . را به مؤسسه دانا تحویل داد8/۷/۷۶ – آبان ماه8 ریال به عنوان وام به حساب مؤسسه دانا واریز کرد. بانک یک برگ رسید بانکی مبنی بر واریز ۱0000000 آقای فرشاد، مبلغ.

مؤسسه دانا به آقای فرشاد تسلیم نمود که ایشان به مؤسسه تحویل داد۳520 به حساب ۱0000000 –  آبان ماه۱۱ برای ۱۱/8/۷۶ مورخ 22۱۱ ریال اثاثه از فروشگاه حسن

. آقای حسن پور فاکتور فروش شماره ۷500000 خرید نسیه مؤسسه دانا ارسال کرد.

–  آبان ماه۱٤ ریال به آقای مجیدی بابت طلب ایشان از مؤسسه دانا. ۳000000 به مبلغ ۱4/8/۷۶ مورخ 2۱502 صدور تحویل چک شماره در قبال تحویل این چک در همان روز یک برگ رسید چک دریافت گردید. –  آبان ماه۱8. ریال صادر کرد و پس از اخذ رسید چک آن را به آقای کریمی تحویل داد000/550 خریدی نقدی

دفاتر حسابداری

– این رویداد به شرح زیر تجزیه و تحلیل می شود ۱مرحله دفتر کل: عبارت است از مجموعه حساب هایی که برای ثبت و خلاصه کردن اطلاعات مربوط به رویدادهای مالی یک واحد اقتصادی استفاده می شود. نوشتن دفتر کل بعد از رویدادهای مالی در دفتر روزنامه انجام می گیرد.

برای ثبت رویدادهای مالی در دفتر کل ابتدا رویداد مالی ثبت شده در دفتر روزنامه مشخص و سپس مراحل انتقال به ترتیب زیر انجام می شود: ۱ پیدا کردن صفحه حسابی که در دفتر روزنامه بدهکار شده است. 2 نوشتن شماره رویداد مالی (شماره روزنامه) در ستون مربوط در حساب دفتر کل ۳ ثبت تاریخ رویداد مالی در ستون تاریخ 4 درج مبلغ بدهکار در ستون بدهکار 5 نوشتن شرح مختصری از رویداد مالی در ستون شرح ۶ نوشتن شماره صفحه دفتر روزنامه در ستون عطف حساب ۷ درج شماره صفحه ای از دفتر کل که ردیف بدهکار رویداد مالی در آن نوشته شده، در ستون عطف دفتر روزنامه 8 محاسبه و نوشتن مانده حساب در ستون مربوط ۹به جای بستانکار نمونه ای از انتقال رویداد  »بس«به جای بدهکار یا  »بد« تعیین نوع مانده حساب در ستون تشخیص با نوشتن کلمه مالی مؤسسه دانا به حسابهای دفتر کل شرح داده شده.  

 ۱حساب: نقد و بانک دفتر کل صفحه

  ابانماه۱۳۷۶۳ سرمایه گذاری اولیه خانم فضیلت ۳2000000  بد  ۳2000000

  ابانماه۶ خرید یک دستگاه آپارتمان   ۳0000000 بد  2000000

 ابانماه8 دریافت وام از آقای فرشاد ۱0000000  بد  ۱2000000

 ابانماه۱٤ پرداخت قسمتی از طلب آقای مجیدی   ۳000000 بد  ۹000000

 ابانماه۱8 خرید ملزومات اداری   550000 بد  8450000  

دفتر معین: حساب های معین، مجموعه حساب های کمکی یا مکمل برخی از حساب های دفتر کل هستند. 

حساب های معین                                                 حساب دفتر کل در شکل می بینید که یک حساب دفتر کل (حسابهای پرداختنی) دارای چند حساب معین است، که در هر یک اطلاعاتی در مورد بستانکاران نوشته می شود. دفتر معین مستقیماً از روی سند حسابداری نوشته می شود. برای نشان دادن نحوه نوشتن دفتر معین از اطلاعات مؤسسه دانا استفاده می کنیم. 

عطف معین شرح معین بدهکار بستانکار  اثاثه حساب های پرداختنی فروشگاه مجید خرید مقداری اثاثه از فروشگاه مجیدی       ۱      ۳500000 ۳500000    ۳ 500000 

      ۳500000 ۳500000   

دفتر معین حساب های پرداختنی  ۱حساب: فروشگاه مجید صفحه:

تاریخ شماره سند حسابداری شرح بدهکار بستانکار تشخیص مانده  ۳ ۱۳۷۶۷ خرید نسیه اثاثه ابانماه     ۳٥٠٠٠٠٠ بس  ۳٥٠٠٠٠٠

تراز آزمایشی حساب های دفتر کل فهرستی از نام و مانده کلیه حساب های دفتر کل در یک زمان مشخص، را تراز آزمایشی حساب های دفتر کل گویند، که معمولاً در پایان هر ماه تهیه می شوند و برای تهیه آنها مراحل زیر انجام می شود. ۱ نوشتن عنوان، شامل نام مؤسسه، نام گزارش و تاریخ گزارش 2 نوشتن نام و مانده حساب های دفتر کل ۳ محاسبه جمع ستون بدهکار و ستون بستانکار 4 کشیدن دو خط موازی زیر ستون های جمع به منزله اتمام کار تهیه تراز آزمایشی است.تهیه شده است۱۳۷۶ آبان ماه ۳0تراز آزمایشی زیر از مانده حساب های دفتر کل مؤسسه دانا در تاریخ 

دفاتر حسابداری

   آبان ماه۳٠تراز آزمایشی ۱۳۷۶

نام و حساب

مانده بستانکار بدهکار 

نقد و بانک ملزومات  اثاثه آپارتمان حساب های پرداختنی وام پرداختنی سرمایه خانم فضیلت

8450000   550000   ۱۱000000 ۳0000000 

            8 000000  ۱ 0000000 ۳2000000 

 جمع ٠٠٠/ ٠٠٠/ ٥٠ ٠٠٠/ ٠٠٠/ ٥٠  

تراز نامه: از روی تراز آزمایشی حساب های دفتر کل می توان تراز واحد اقتصادی تهیه کرد. ۳ تراز آزمایشی مؤسسه دانا در تاریخ.

به شرح زیر می باشد۱۳۷۶ آبان ماه 0 موسسه آموزش زبان دانا ۳ تراز نامه به تاریخ   (ارقام به ریال) ۱۳۷۶ آبان ماه ٠

دفاتر حسابداری 

دارائی ها  8450000                  نقد و بانک 550000                     ملزومات ۱۱                       اثاثه 000000 ۳                  آپارتمان 0000000  

بدهی ها 8           حساب های پرداختنی 000000 ۱                 وام پرداختنی 0000000  سرمایه ۳2          سرمایه خانم فضیلت 000000          ٥٠٠٠٠٠٠٠          جمع بدهی ها و سرمایه جمع دارائی ها        ٥٠٠٠٠٠٠ 

درآمد و هزینه: درآمد: نام دارد. درآمد موجب افزایش سرمایه و به  »درآمد«مبالغی که بابت ارائه خدمات به مشتریان، دریافت شده و یا در آینده دریافت خواهد شد هنگام افزایش بستانکار می گردد و مانده این حساب بستانکار خواهد شد. درآمد مؤسسات خدماتی به صورت نقد یا نسیه کسب می شود. 

دفاتر حسابداری

-ارائه خدمات به صورت نقد: چنانچه در زمان ارائه خدمات به مشتریان وجه آن نقداً دریافت شود در این صورت در معادله حسابداری از یک سو دارائی های مؤسسه و از سوی دیگر سرمایه مالک مؤسسه افزایش می یابد. 

دارائی ها

=

بدهیها

+

سرمایه

+ ٠ + دارائی (نقد و بانک) افزایش می بدهی تغییر نمییابد یابد سرمایه افزایش مییابد   

 -ارائه خدمات به صورت نسیه (درآمد غیر نقدی): چنانچه یک مؤسسه، خدماتی برای مشتریان خود انجام دهد و وجه آن را بلافاصله دریافت نکند، در این صورت مشتری متعهد می شود دستمزد این خدمات را در آینده بپردازد. تحقق درآمدهای غیر نقدی از یک سو موجب افزایش دارائی ها (حساب های دریافتنی) و از سوی دیگر موجب افزایش سرمایه در معادله می گردد.  

دفاتر حسابداری

هزینه: مخارجی که یک مؤسسه برای ارائه خدمات به مشتریان و کسب درآمد متحمل می شود هزینه نام دارد. هزینه موجب کاهش سرمایه می گردد. 

صورتحساب سود و زیان: چگونگی و نتیجه فعالیت های یک واحد اقتصادی را طی یک دوره زمانی نشان می دهد.   درآمدها  =سود (زیان خالص – هزینه ها → سود خالص هزینه ها < درآمدها → زیان خاص هزینه ها > درآمدها 

دفاتر حسابداری

صورتحساب سود و زیان مؤسسه خدماتی از چهار بخش تشکیل شده است: ۱ عنوان: در این بخش اطلاعات مربوط به نام مؤسسه، نام صورتحساب در سه سطر درج می گردد. 2 درآمدها: درآمدهای دوره مالی به تفکیک نوع نوشته و سپس جمع درآمدها محاسبه می گردد. ۳ هزینه ها: هزینه های دوره مالی به تفکیک نوع هزینه نوشته و سپس جمع هزینه ها محاسبه می گردد. 4 سود و زیان خالص: ما به التفاوت جمع درآمدها و جمع هزینه ها تحت عنوان سود خالص نوشته می شود.