داراییهای ثابت مشهود-سیستم های ثبت دارایی

سیستم ثبت دارایی شامل فهرست کامل و درستی از داراییهای تحت مالکیت یک واحد استکه به صورت منظم،به روز و اثبات میشود. دراین سیستم ،مانده های افتتاحیه و اختتامیه طبقات داراییهای  ثابت مشهود ثبت میشود، وبرای پشتیبانی از ارقام گزارش شده در صورتهای مالی مورد استفاده قرار میگیرد.ایجاد سیستم ثبت داراییها برای داراییهای ثابت مشهود،یکی از گامهای اساسی در پذیرش مبنای تعهدی است.ایجاد سیستم ثبت داراییها بخش مهمی از سیستم اطلاعاتی مدیریت دارایی محسوب شده و معمولا دربرگیرنده اطلاعاتی ،بیشتر ازآنچه که برای گزارشگری مالی لازم است،خواهد بود.

اندازه و پیچیدگی سیستم ثبت داراییها به موارد زیر بستگی دارد:

الف-تعداد و نوع داراییهای نگهداری شده توسط یک سازمان و

ب-حجم خریدها و نقل و انتقالات و کنارگذاریها

در ساده ترین شکل،سیستم ثبت داراییها ممکن است یک سند دستی یا یک صفحه گسترده کامپیوتری باشد. همچنین میتواند یک سیستم کامپیوتری باشد که مستقیما با دفتر کل مرتبط است . بااین حال لازم نیست سیستم ثبت داراییها،یک سیستم کامپیوتری یا سند منفردباشد. سیستم ثبت داراییها میتواند یک سری از زیر سیستمهایی باشد که به یکدیگر مرتبطند و یک دفترچه راهنمای مشترک دارند. طراحی سیستم ثبت داراییها به میزان زیادی تحت تاثیر محتوای بانک اطلاعاتی و سیستمهای مدیریت دارایی موجود میباشد.

نمودار زیر نشان میدهد که چگونه چندین سیستم میتواند باهم مرتبط شوند تا دفتر داراییها را شکل دهند.

مباحث اصلی در طراحی و تهیه سیستم داراییها عبارتند از:

الف- چه اطلاعاتی باید باید در دفتر داراییها گنجانده شود

ب-آیا باید داراییها بادفترکل /سیستمهای دیگر یگپارچه شود یا خیر

در خصوص هر دارایی ،لازم است که سیستم ثبت داراییها شامل جزئیات زیر باشد در شرایط مقتضی:

الف-نام دارایی

ب-شرح فیزیکی

ه-شماره سریال

ت-تاریخ تحصیل

ذ-موقعیت مکانی

ح-شخص/مقام مسئول در برابر حفاظت و نگهداری دارایی

ج-تاریخ سررسید برای جایگزینی

ن-عمر مفید مورد انتظار

ی-عمر منقضی شده

ط-آخرین تاریخ بررسی مجدد عمر دارایی

و-بهای تمام شده تاریخی یا ارزشگذاری

ش-روش و نرخ استهلاک

ص-مبلغ دفتری

غ-تاریخ کنارگذاری

سیستم ثبت داراییها همچنین میتواند دربرگیرنده با مرتبط با سایر اطلاعات مربوط از قبیل جزئیات بیمه ای و برنامه های نگهداشت باشد.

ویژگیهای یک سیستم کارآمد ثبت داراییها عبارت است از اینکه :

الف- همزمان باانجام معاملات یا وقوع رویدادها ،داده های مرتبط با داراییها به روز شوند.

ب-این داده ها به آسانی،با همان جزئیاتی که مدیران نیاز دارند و ترجیحا به صورت آنلاین در دسترس مدیران اجرایی قرار داده شوند.

ث-ساختار این داده ها به صورتی باشد که طبقه بندی های مختلف داراییها از هم قابل تشخیص باشد.