، جنبه های اصلی تماس مقدماتی حسابرسان به شرح زیر است:

، جنبه های اصلی تماس مقدماتی حسابرسان به شرح زیر است:

• حسابرسان، قسمت مورد رسیدگی را (از انجام شدن حسابرسی) آگاه می­کنند.

• حسابرسان، مقامات بالاتر قسمت مورد رسیدگی و کمیته حسابرسی را آگاه می­کنند.

• قسمت مورد رسیدگی، اطلاعات مورد نیاز را گرداوری و عملیات خود را چنان برنامه­ریزی می­کند که کار حسابرسی برابر برنامه به آسانی انجام شود.

حسابرسان برای این گونه تماسها معمولاً یا از نامه یا از یادداشتهای بین دوایر استفاده می­کنند.

در بیشتر موارد، حسابرسان علاوه بر این کار، یا تلفنی یا حضوری با مدیریت قسمت مورد رسیدگی تماس می­گیرند تا این فعالیتهای مقدماتی را هماهنگ کنند. شکل 4-6 نمونه­ای از یادداشت بین دوایر را نشان می­دهد که انجام شدن حسابرسی را به قسمت مورد رسیدگی اطلاع می­دهد.

در مواردی که قسمت مورد رسیدگی در برابر انجام شدن حسابرسی به شدت مقاومت می­کند حسابرسان یا مقررات مربوط به انجام شدن حسابرسی را به آن تذکر می­دهند یا مجوز و دستور کتبی مدیریت ارشد سازمان را برای انجام دادن حسابرسی دریافت می­کنند. خوشبختانه رخ دادن چنین مواردی بسیار نادرست است هر چند که این ابزار برای موارد ضروری در اختیار حسابرسان می­باشد.

تعیین این که نتایج حسابرسی چگونه کی و به چه کسی باید گزارش شود. حسابرسان با توجه به این که کار حسابرسی به منظور ارائه گزارش انجام می­شود از همان ابتدای کار به فکر گزارش می­باشند. بدیهی است دانستن این که چه جزییاتی در گزارش نهایی خواهد آمد در این مرحله امکانپذیر نیست. اما حسابرسان با دانشی که از ماهیت کار و خطرهای آن هدفها و دامنه حسابرسی هرم مدیریت ذیعلاقه و نتایج حسابرسیهای گذشته دارند می­توانند چارچوب کلی گزارش را تعیین کنند.

تقریباً هر حسابرسی هم به ارائه شفاهی نتایج حسابرسی و هم به گزارش کتبی نیاز دارد. حسابرسان هنگام برنامه­ریزی حسابرسی به چگونگی این ارتباط و گزارش نیز می­پردازند. ارائه شفاهی در کجا باید انجام شود؟ چه کسانی باید حضور داشته باشند؟ آیا به وسایل سمعی و بصری نیز نیاز است؟ اگر هست از چه نوع و چگونه؟ طول این نشست چه مدت باید باشد؟ آیا به چنین نشستی در پیش از ارائه گزارش نهایی نیازی هست؟

مشابه همین پرسشها نیز در مورد گزارش کتبی مصداق دارد. چگونه باید گزارش تحویل شود؟ برخی از گزارشهای خاص به دلیل حساسیتهای ویژه باید با دقت نظر توزیع شود. مخاطب گزارش چه کسی باید باشد و گیرندگان نسخه­های آن کدامند؟ طول گزارش احتمالاً چقدر خواهد بود؟ آیا ارائه نمودارها و تصاویر نیز ضروری است؟ آیا ارائه گزارشهای میان دوره­ای می­تواند سودمند افتد؟ تاریخ ارائه گزارش کی باشد؟

دریافت مجوز اجرای حسابرسی: مجوز انجام شدن حسابرسی اساساً به سه راه داده می­شود. یکی کمیته حسابرسی پس از تکمیل جدول زمانبندی حسابرسیها برای یک دوره بودجه­ای جدول مزبور را بررسی و عموماً اجازه انجام حسابرسی آن دوره را صادر می­کند. در سازمانهایی که گزارش حسابرس داخلی به مدیریت اجرایی ارائه می­شود صدور مجوز به عهده همان سطح مدیریت است که گزارش آن به کمیته حسابرسی یا هیات مدیره ارائه می­گردد.

دیگری مجوز هر یک از موارد حسابرسی توسط مدیریت یا هیات مدیره بر حسب آن که حسابرس به کدام یک گزارش می­دهد صادر می­شود. چنین مجوزی معمولاً در مواردی صادر می­شود که حسابرسان به منظور اجرای یک حسابرسی ویژه ناگزیر می­شوند یک حسابرسی برنامه ریزی شده را قطع کنند یا این که مجوز کلی برای جدول زمانبندی صادر نشده است. این گونه مجوزهای تک موردی به ویژه در مواردی مناسب است و کاربرد دارد که احتمال خلافکاری وجود دارد و ممکن است مقامات قضایی نیز درگیر آن شوند مواردی که عملیات یا مدارک بسیار حساس شرکت باید مورد بررسی قرار گیرد یا زمانی که انجام دادن حسابرسی سبب متوقف شدن عملیات عمده­ای می­شود.

سومین راه صدور مجوز توسط واحد حسابرسی داخلی است. رییس حسابرسی داخلی معمولاً هر حسابرسی را پیش از شروع آن تصویب می­کند. رییس حسابرسی داخلی کارهای مقدماتی انجام شده را با توجه به ویژه به هدفها و دامنه حسابرسی اعضای گروه حسابرسی بودجه زمانی تخصیص یافته به این کار حسابرسی و برنامه مقدماتی حسابرسی بررسی می­کند.

به خاطر دارید که بزرگترین خطری که حسابرسان را تهدید می­کند از دست رفتن استقلال آنان است. چنانچه قرار باشد هیات مدیره یا مدیریت ارشد سازمان بخواهند در تصمیم­گیری حسابرسان نسبت به انتخاب حسابرسیها دخالت نابجا بکنند، احتمال این به وجود می­آید که حسابرسان، استقلال لازم را برای انجام وظایفشان به گونه­ای کارامد از دست بدهند. عموماً، مدیریت یا هیات مدیره سازمان بیشتر با هدف کسب آگاهی، برنامه کاری حسابرسان را بررسی می­کنند تا صِرف دادن اجازه انجام کار.

در مواردی که مدیریت یا هیات مدیره سازمان با انتخاب قسمتها برای حسابرسی، مخالفت می­کنند ممکن است از حسابرسان بخواهند که برنامه کاری خود را تغییر دهند. اما، زمانی که مدیریت یا هیات مدیره سازمان کوشش می­کند حسابرسان را از انجام دادن یک کار بخصوص حسابرسی باز دارند، حسابرسان باید این کوشش را به منزله زنگ خطر تلقی و برای انجام شدن آن کار حسابرسی، پافشاری کنند. عامل تمیز دهنده این دو حالت این است که آیا اولویت مدیریت یا هیات مدیره با اولویت حسابرسان متفاوت است یا این که مدیریت یا هیات مدیره کوشش در پنهان داشتن چیزی دارند. تفاوت در اولویتها ممکن است سبب شود که حسابرسان، برنامه کاری خود را تغییر دهند. اما، کوشش برای پیشگیری از انجام شدن حسابرسی، خنثی کردن تلاش حسابرسان است؛ و حسابرسان باید در برابر آن ایستادگی کنند.

نتیجه­گیری

همانند هر فعالیتی، تدارک اولیه خوب و مناسب سبب می­شود بقیه کارها بهتر و آسانتر انجام شود. تجربه بیشتر حسابرسان داخلی نیز نشان می­دهد که هر گاه تدارک کافی برای کارشان ندیده­اند، با دشواریهایی روبرو شده­اند. این گونه حسابرسیها عموماً بیشتر زمانبر است؛ هماهنگی آن با قسمت مورد رسیدگی، دشوارتر است؛ معمولاً زمان  تلف شده گروه حسابرسی زیادتر است؛ و احتمال ایجاد برخورد با قسمت مورد رسیدگی نیز وجود دارد.

از سوی دیگر، تدارک اولیه خوب و کافی از این دشواریها پیشگیری می­کند و در واقع، سبب می­شود کار با کیفیت بالاتری در زمان کوتاهتری انجام پذیرد.