برنامه‌ریزی صاحبکار را برای شمارش موجودی‌ها در حسابرسی، ارزیابی کنید.

شمارش کارآمد و موثر موجودی‌ها مستلزم برنامه‌ریزی دقیق قبلی است. همکاری حسابرسان و کارکنان صاحبکار برای تدوین روش‌های لازم، از سردرگمی‌های ناخواسته پیشگیری و به انجام یک شمارش کامل و تحت کنترل نیز کمک می‌کند. گام اول، برگماری یکی از کارکنان، معمولاً نماینده امور مالی، توسط مدیریت شرکت صاحبکار است که مسئولیت شمارش عینی موجودی‌ها را بر دوش گیرد. این مسئولیت با تنظیم کردن دستورالعمل‌های لازم شروع و تا تعیین ارزش ریالی تمام موجودی‌ها ادامه می‌یابد.

صاحبکار برای برنامه‌ریزی شمارش موجودی‌ها باید عوامل زیادی را، مانند آنچه در زیر می‌آید، مورد توجّه قرار دهد:

1) تعیین مناسب‌ترین تاریخ یا تاریخ‌ها،

2)‌ توقف تولید در برخی از دوایر تولیدی،

3) جداسازی کالاهای ناباب و ناقص،

4) برقراری کنترل برای شمارش موجودی‌ها با استفاده از برگه‌های شمارش،

5) انقطاع کامل معاملات خرید و فروش، و

6) استفاده از خدمات مهندسین یا سایر کارشناسان به منظور تعیین کمیت و کیفیت برخی از کالاها و مواد.

برنامه شمارش موجودی‌ها پس از تدوین باید مستند شود و به شکل دستورالعمل کتبی به کارکنان مسئول شمارش موجودی‌ها ابلاغ گردد. این دستورالعمل‌ توسط صاحبکار تهیه می‌شود و حسابرسان آن را بررسی می‌کنند تا از کفایت آن اطمینان یابند. حسابرسان برای ارزیابی دستورالعمل‌های مزبور باید نوع و اهمیت موجودی‌ها را علاوه بر کنترل‌های داخلی موجود، مورد توجّه قرار دهند. معمولاً، حسابرسان بر شمارش موجودی‌ها در تاریخ ترازنامه یا تاریخی نزدیک به آن، تأکید خواهند کرد؛ اما،‌ چنانچه صاحبکار یک سیستم کنترل داخلی قوی، شامل مدارک ثبت دائمی موجودی‌ها، داشته باشد حسابرسان ممکن است با نظارت بر شمارش‌های ضمن سال صاحبکار نیز متقاعد شوند. اگر صاحبکار بخواهد با استفاده از تکنیک‌های نمونه‌گیری آماری، مقادیر موجودی‌ها را برآورد کند، حسابرسان اعتبار آماری روش نمونه‌گیری مورد استفاده و کفایت سطح اطمینان و دقت آن را ارزیابی خواهند کرد. چنانچه دستورالعمل‌های شمارش موجودی‌ها کافی و مناسب باشد، مسئولیت حسابرسان در طول شمارش، بیشتر به حصول اطمینان از اجرای صحیح و دقیق دستورالعمل‌های مزبور منحصر می‌شود.

برخی از شرکت‌ها دو دستورالعمل برای شمارش موجودی‌های خود تهیه می‌کنند: یکی برای سرپرستان شمارش که عملیات شمارش را هدایت می‌کنند و یکی برای کارکنانی که مسئول شمارش موجودی‌ها و ثبت آن در صورت‌ها می‌باشند. نمونه‌ای از دستورالعمل‌ شمارش موجودی‌ها در یک فروشگاه بزرگ پوشاک که برای سرپرستان شمارش تهیه شده است در شکل 3-13 نشان داده می‌شود.

مسئول کار حسابرسی نیز باید پیش از موعد، برنامه‌ریزی کند تا بتواند اعضای تیم رسیدگی را آماده و از آنها به گونه‌ای مؤثر در طول شمارش موجودی‌ها استفاده نماید. مسئول کار حسابرسی باید تاریخ‌های شمارش موجودی‌های صاحبکار، میزان شمارش‌های آزمایشی، تعداد حسابرسان مورد نیاز در هر انبار و مدت زمان برآوردی برای انجام شدن شمارش را تعیین کند. سرپرست کار سپس باید حسابرسان هر انبار را مشخص و وظایف آنان را به طور کتبی به آنان ابلاغ کند. حسابرس مسئول رسیدگی‌ها ممکن است بخواهد از همکاری حسابرسان داخلی شرکت برای شمارش موجودی‌ها استفاده کند و همچنین، از مهندسان شرکت یا سایر کارشناسان یاری بطلبد که در این صورت، باید ترتیب این کارها را از قبل داده باشد.

دستورالعمل‌های کتبی که مؤسسه حسابرسی برای استفاده کارکنان خود در هر برنامه شمارش موجودی‌ها تهیه می‌کند نباید در اختیار صاحبکار مربوط نیز قرار داده شود. هدف این دستورالعمل‌ها، حصور اطمینان از درک صحیح حسابرسان از وظایف محول است تا بتوانند در طول شمارش‌ موجودی‌ها، کار خود را به طور مؤثر انجام دهند. نمونه‌ای از دستورالعمل‌ مؤسسه حسابرسی که برای استفاده کارکنان آن تهیه شده است در شکل 4-13 نمایش داده می‌شود. این دستورالعمل در ارتباط با دستورالعملی است که صاحبکار برای سرپرستان شمارش موجودی‌های خود، به شرح شکل 3-13، تهیه کرده است. اعضای تیم رسیدگی باید نسخه‌ای از دستورالعمل صاحبکار را در طول نظارت بر شمارش موجودی‌ها، در اختیار داشته باشند.