آگاه کردن قسمت مورد رسیدگی از اجرای حسابرسی

آگاه کردن قسمت مورد رسیدگی از اجرای حسابرسی

حسابرسان پیش از شروع حسابرسی باید به قسمت مورد رسیدگی اطلاع دهند که  حسابرسی قرار است انجام شود، کی شروع خواهد شد و هدف­ها و دامنه آن کدامند. حسابرسان باید فهرستی از جدولها، مدارک و دیگر اطلاعات مورد نیازشان را به قسمت مورد رسیدگی ارائه کنند که آن قسمت باید برای شروع حسابرسی، آماده کرده باشد. در این فهرست ممکن است کارکنانی را که باید با آنان گفتگو شود، مشخص کنند.

حسابرسان باید مدیریت ارشد قسمت مورد رسیدگی و کمیته حسابرسی را نیز از زمان اجرای حسابرسی و مقصود از آن، آگاه کنند. حسابرسان همچنین باید روشها و نحوه گزارشگری مورد نظر و چگونگی پیگیری آن را نیز توصیف کنند.اجرای حسابرسی

این گونه تماسها هم رعایت ادب است و هم عرف حرفه. حسابرسان نباید مخّل عملیات سازمانشان شوند. حسابرسان باید حسابرسیهای خود را چنان برنامه­ریزی کنند که عملیات جاری سازمان تا حد ممکن به روال عادی انجام پذیرد. چنین آگاهی­ای سبب می­شود قسمت مورد رسیدگی بتواند برای حسابرسی شدن، آماده شود، مدارک لازم را گرداوری کند، جدولهای مورد نیاز را تهیه کند و به آن دسته از کارکنانش که بیش از همه درگیر خواهند شد، هشدار دهد.

برای مثال، اگر قسمت مورد رسیدگی از اجرای حسابرسی، به موقع آگاه شده باشد احتمالاً خواهد توانست پروژه به خصوصی را که به توجه کامل مدیریت و کارکنان نیاز دارد، تا پس از اجرای حسابرسی به تاخیر اندازد. گاه، قسمت مورد رسیدگی ممکن است به منظور قطع نشدن عملیات برنامه­ریزی شده­اش از حسابرسان بخواهد که حسابرسی را به زمان دیگری موکول کنند. در این گونه موارد، حسابرسان یا کار حسابرسی را به تعویق می­اندازند یا به زمینه­هایی می­پردازند که احتمالاً کمترین خلل را در اجرای آن کارهای خاص به وجود می­آورد.

چنانچه حسابرسان احساس کنند که قسمت مورد رسیدگی کوشش می­کند از حسابرسی شدن جلوگیری کند، حسابرسان ممکن است تصمیم بگیرند که حسابرسی را انجام دهند.اجرای حسابرسی

در این گونه موارد، حسابرسان به قسمت مورد رسیدگی اطلاع می­دهند که حسابرسی انجام خواهد شد. حسابرسان به منظور رعایت ادب هم که شده احتمالاً تایید قسمت مورد رسیدگی را نیز دریافت می­کنند، هر چند که به این تایید نیز چندان و

نیازی نیست. چنین مواردی به ندرت پیش می­آید، چون حسابرسان به طور معمول موفق می­شوند فعالیتهای خود را چنان با قسمت مورد رسیدگی هماهنگ کنند که هم عملیات حسابرسی و هم عملیات قسمت مورد رسیدگی به خوبی انجام گیرند.

گاه، حسابرسان به این نتیجه می­رسند که حسابرسی باید به طور سرزده انجام شود.

دلیل اصلی برای حسابرسی بی خبر این است که حسابرسان احتمال می­دهند مدیریت یا کارکنان مرتبط با عملیات مورد رسیدگی ممکن است در صورت با خبر شدن از انجام گرفتن حسابرسی، چیزی را از آنان پنهان کنند. در این گونه موارد، حسابرسان انجام شدن حسابرسی را به قسمت مورد رسیدگی اطلاع نمی­دهند، هر چند که ممکن است مدیریت ارشد سازمان و کمیته حسابرسی را از این امر آگاه کنند.به طور خلاصه، جنبه­های اصلی تماس مقدماتی به شرح زیر است:

• حسابرسان، قسمت مورد رسیدگی را (از انجام شدن حسابرسی) آگاه می­کنند.
• حسابرسان، مقامات بالاتر قسمت مورد رسیدگی و کمیته حسابرسی را آگاه می­کنند.
• قسمت مورد رسیدگی، اطلاعات مورد نیاز را گرداوری و عملیات خود را چنان برنامه­ریزی می­کند که کار حسابرسی برابر برنامه به آسانی انجام شود.

حسابرسان برای این گونه تماسها معمولاً یا از نامه یا از یادداشتهای بین دوایر استفاده می­کنند.اجرای حسابرسی

در بیشتر موارد، حسابرسان علاوه بر این کار، یا تلفنی یا حضوری با مدیریت قسمت مورد رسیدگی تماس می­گیرند تا این فعالیتهای مقدماتی را هماهنگ کنند. شکل 4-6 نمونه­ای از یادداشت بین دوایر را نشان می­دهد که انجام شدن حسابرسی را به قسمت مورد رسیدگی اطلاع می­دهد.در مواردی که قسمت مورد رسیدگی در برابر انجام شدن حسابرسی به شدت مقاومت می­کند حسابرسان یا مقررات مربوط به انجام شدن حسابرسی را به آن تذکر می­دهند یا مجوز و دستور کتبی مدیریت ارشد سازمان را برای انجام دادن حسابرسی دریافت می­کنند. خوشبختانه رخ دادن چنین مواردی بسیار نادرست است هر چند که این ابزار برای موارد ضروری در اختیار حسابرسان می­باشد.

تعیین این که نتایج حسابرسی چگونه کی و به چه کسی باید گزارش شود. حسابرسان با توجه به این که کار حسابرسی به منظور ارائه گزارش انجام می­شود از همان ابتدای کار به فکر گزارش می­باشند. بدیهی است دانستن این که چه جزییاتی در گزارش نهایی خواهد آمد در این مرحله امکانپذیر نیست. اما حسابرسان با دانشی که از ماهیت کار و خطرهای آن هدفها و دامنه حسابرسی هرم مدیریت ذیعلاقه و نتایج حسابرسیهای گذشته دارند می­توانند چارچوب کلی گزارش را تعیین کنند.

تقریباً هر حسابرسی هم به ارائه شفاهی نتایج حسابرسی و هم به گزارش کتبی نیاز دارد. حسابرسان هنگام برنامه­ریزی حسابرسی به چگونگی این ارتباط و گزارش نیز می­پردازند. ارائه شفاهی در کجا باید انجام شود؟ چه کسانی باید حضور داشته باشند؟ آیا به وسایل سمعی و بصری نیز نیاز است؟ اگر هست از چه نوع و چگونه؟ طول این نشست چه مدت باید باشد؟ آیا به چنین نشستی در پیش از ارائه گزارش نهایی نیازی هست؟اجرای حسابرسی

مشابه همین پرسشها نیز در مورد گزارش کتبی مصداق دارد. چگونه باید گزارش تحویل شود؟ برخی از گزارشهای خاص به دلیل حساسیتهای ویژه باید با دقت نظر توزیع شود. مخاطب گزارش چه کسی باید باشد و گیرندگان نسخه­های آن کدامند؟ طول گزارش احتمالاً چقدر خواهد بود؟ آیا ارائه نمودارها و تصاویر نیز ضروری است؟ آیا ارائه گزارشهای میان دوره­ای می­تواند سودمند افتد؟ تاریخ ارائه گزارش کی باشد؟