راههای کاهش زمان پیگیری حسابرسی
از برنامه کار خود میکار پیگیری حسابرسی به اندازهای اهمیت دارد که بیشتر واحدهای حسابرسی، پیگیری را برای همه حسابرسیهای با یافته یا یافته های عمده، یک مرحله ضروریدانند.
پیشنهادهای عملی زیر، زمان لازم برای بررسیهای پیگیری را کاهش میدهد:
- هر موردی را که میتوانید، در طول حسابرسی پیگیری کنید. برای تحقق این امر لازم است در نشست مقدماتی، قسمت مورد رسیدگی را به انجام دادن همه اصلاحاتی تشویق کرد که پیش از پایان یافتن حسابرسی میتواند انجام دهد. در این صورت، حسابرسان نیز خواهند توانست در گزارش خود به این نکته اشاره کنند که پارهای از اصلاحات، به عمل آمده است. این گونه سرعت عمل در کارها، مدیریت را خوشنود میکند.
- از سرپرستان و مدیران قسمت مورد رسیدگی بخواهید شما را به طور مرتب و از طریق تلفن یا دورنگار در جریان اقدامات اصلاحی خود قرار دهند.
- بر مسایل حاد یا بالقوه حاد تمرکز کنید. پیگیری درباره موارد جزئی را به پرس و جو و گفتگوهای کوتاه، منحصر کنید.
- بررسی کارهای اصلاحی مربوط به یافتههای کم اهمیتتر را به بررسی مستندات آنها محدود کنید.
- پیگیری را به مسایل خاصی محدود کنید که در حسابرسی، با آن برخورد کردهاید. برای مثال، رسیدگی به یک نمونه 500 عددی از فاکتورهای فروش در طول حسابرسی نشان داد درصد بالایی از مشتریان خاص، بارها تلفنی خدماتی را درخواست کردهاند. همه این مشتریان همان خودروی را خریده بودند که دیگر مشتریان شرکت نیز خریداری کرده بودند. چنانچه این خودروها پیش از تحویل به مشتری، اندکی اصلاح و تنظیم شوند، از این تلفنهای درخواست سرویس به مقدار قابل ملاحظهای کاسته میشود.
- در نتیجه، حسابرسان پیشنهاد کردند و قسمت مورد رسیدگی نیز پذیرفت که روشی بکار گرفته شود تا این گونه مشتریان هنگام فروش، شناسایی شوند و پیش از تحویل خودرو به آنان، اصلاح و تنظیم لازم روی خودروی آنان انجام گیرد.
دیگر ضرورتی نیست که روشهای پیگیری حسابرسی شامل انتخاب دوباره یک نمونه 500 تایی از فروش باشد. پس از به کارگیری روش جدید، حسابرسان احتمالاً آزمونهای خود را به این گروه خاص مشتریان، محدود میکنند. بدیهی است که این آزمونها برای نمونههای کوچکتری نسبت به آنچه که قبلاً انجام میشد، صورت میگیرد.
حسابرسان پیش از انتخاب نمونه برای پیگیری، از برقراری روشی برای حل مشکل یافت شده، اطمینان مییابند. هر گونه پرس و جو از مشتریان برای انجام پیگیری نیز احتمالاً تنها درباره مسایل خاص خواهد بود تا طیف گستردهای از مسایل برخورد شده در طول حسابرسی.
ردیابی یافتهها و پیشنهادها تا حل و فصل آنها
برخی اصلاحات ضروری را نمیتوان با سرعت انجام داد. زیرا، سیستمها، فرمها و عملیات ممکن است به طراحی دوباره نیاز داشته باشند؛ استخدام و آموزش افرادی ممکن است ضروری باشد؛ یا این که لازم باشد مشتریان یا تامین کندگان مواد و کالا نیز به نوعی درگیر شوند.
برخی تغییرات و اصلاحات ممکن است مستلزم بحث و گفتگو و تصویب در جلسهای باشد که گهگاه در سال تشکیل میشود. برای مثال، پیشنهاد تجدیدنظر در سیستم حسابداری بهای تمام شده پروژه ساختمانی یک شرکت ممکن است نیازمند مطالعه، تشکیل جلسههای متعدد، تصویب بودجه اضافی برای طراحی و اجرای دوباره توسط کمیته بودجه، و تصویب و تایید مدیران اجرایی و گاه، هیئت مدیره باشد. چنین پروژهای ممکن است ظرف یک سال یا بیشتر پس از دریافت تاییدیه مربوط، انجام پذیرد.
در موارد دیگر، تصمیمگیری قسمت مورد رسیدگی درباره یک اقدام اصلاحی ممکن است به تصویب مقامی بالاتر از مدیر آن قسمت یا سرپرست بخش، نیاز نداشته باشد.
در این گونه موارد، مشکل اصلی قسمت مورد رسیدگی ممکن است یافتن زمان لازم برای انجام آن اقدام به طور همزمان با کارهای روزمره باشد. چنانچه سرپرست قسمت مورد رسیدگی احساس کند که این کار بر او «تحمیل» شده است، به بهانه این که حسابرسان و سرپرست بخش آن را فراموش خواهند کرد، ممکن است انجام اصلاحات را به تعویق بیندازد.
بیشتر واحدهای حسابرسی داخلی همه یافتههای با اهمیت را تا جایی پیگیری میکنند که حل و فصل شوند یا قسمت مورد رسیدگی به طور کتبی اعلام کند که هیچ کار دیگری را نمیتواند انجام دهد. کاربرگهای ردیابی ـ شکل 4-10 هم از دیدگاه قسمت مورد رسیدگی و هم حسابرس، اثربخش میباشد.
چنانچه این کاربرگها با انگیزه کمک و ساده کردن کارها برای مدیریت قسمت مورد رسیدگی فرستاده شود، مدیریت نیز با همان انگیزه، آن را دریافت میکند. اما به هر حال، به نوعی پیگیری و دنبال کردن نیاز دارد.
این مفهوم دنبال کردن در بولتن شماره 9-87 استانداردهای حرفهای نیز مورد توجه قرار گرفته است.
