آیین نامه مالی

مقدمه
بمنظور مشخص نمودن روشهای مالی و ایجاد سیستمی مدون آیین نامه مالی بشرح زیر جهت «شرکت تولیدی ……… » تدوین گردیده است .
فصل اول : کلیات
* کلیه عملیات مالی شرکت تولیدی ……… که در این آیین نامه شرکت نامیده می شود ، دارای استقلال مالی بوده و بر اساس مفاد مندرج در این آیین نامه و اساسنامه و سایر مقررات مربوطه انجام می شود .
ماده ۱
شرکت شامل دفتر مرکزی و کارخانه و واحد خدمات پس از فروش می باشد که به موجب ساختار مصوب سازمانی وجود داشته یا در آینده ایجاد خواهد شد .
ماده ۲
کلیه وقایع عملیات مالی شرکت و نحوه تنظیم ، ثبت ونگهداری دفاتر و حسابها و گزارشات مالی بموجب این آیین نامه و بر اساس اصول و موازین پذیرفته شده حسابداری خواهد بود.
ماده ۳
دفاتر مالی عبارت است از کلیه دفاتری که در اجرای ماده ۲ و قوانین و دستورالعملهای متناسب نیازهای شرکت مورد استفاده قرار می گردد.
ماده۴
خلاصه وقایع وعملیات مالی شده درشرکت مستقیماَ از طریق اسناد ارسال شده توسط شرکت مربوطه در دفاتر مالی اداره مرکزی ثبت خواهد گردید.
تبصره : در مواردیکه به تشخیص مدیر مالی و تائید مدیر عامل هر یک از قسمتهای شرکت توانائی لازم و کافی برای ثبت و نگهداری دفاتر داشته باشند تراز آزمایشی ماهانه، جایگزین ارسال اسناد ومدارک مثبته جهت ثبت در دفاتراداره مرکزی می گردد.
ماده ۵
گزارشات پایان دوره مالی شرکت شامل صورتحساب سود وزیان برای یک دوره مالی صورتحساب سود وزیان جامع و تراز نامه شرکت در پایان همان دوره مالی ، صورتحساب گردش وجوه نقد ویادداشتهای همراه ومقایسه عملکرد با بودجه مصوب و گزارش مدیر عامل شامل تجزیه و تحلیل اقلام مهم و مفید ولازم برای تصمیم گیری در مورد وضعیت مالی وسایر عملیات فنی و اجرائی شرکت می باشد که برای بررسی و تائید در هیئت مدیره وارائه به مجمع عمومی جهت تصویب تهیه می گردد.
ماده ۶
صورتحسابهای پایان دوره فوق الذکر همراه با گزارشات مورد لزوم پس از تصویب هیئت مدیره می بایست حداکثر ۲۰ روز قبل از تشکیل مجمع عمومی در اختیار بازرس قانونی شرکت قرار گیرد و با عنایت به ماده ۶۵ اساسنامه شرکت حداکثر ظرف ۴ ماه پس از پایان سال مالی مجمع عمومی شرکت جهت تصویب صورتحسابهای مالی مذکور تشکیل می گردد.
فصل دوم : تعاریف
ماده ۷
”سال مالی” شرکت یکسال شمسی است که به استثناء سال آغاز فعالیت شرکت همه ساله از اول فروردین ماه آغار و در پایان اسفند ماه خاتمه می یابد .
ماده ۸
” بودجه سالانه شرکت “، برنامه مالی شرکت است که برای یکسال مالی تهیه و حاوی پیش بینی درآمدها و سایر منابع تأمین اعتبار و برآورد هزینه های انجام عملیات و فعالیت های اجرائی است که در برنامه کار شرکت پیش بینی شده و نیل به هدفهای شرکت را امکانپذیر می سازد و از دو قسمت ذیل تشکیل یافته است :
الف: بودجه سرمایه ای شرکت که عبارت است از پیش بینی منابع ومصارف سرمایه ای شرکت برای یکسال مالی .
ب: بودجه جاری شرکت عبارت است از پیش بینی درآمد ها و سایر منابع تأمین اعتبار و برآورد هزینه ها و سایر پرداختهای جاری شرکت
ماده۹
” درآمد “
ـ درآمد شرکت عبارت است از وجوهی که از منابع ذیل حاصل می شود:
۱- درآمد عملیاتی شرکت که بر اثر فعالیت ودر قبال ارائه خدمات شرکت در ازای …. و انجام سایر خدمات حاصل می شود اعم از اینکه وصول شده و یا بعداَ وصول می شود.
۲- درآمدهای غیر عملیاتی شرکت عبارتست از سود حاصل از سرمایه گذاریهای شرکت و سود حاصل از فروش اموال و کارمزد های دریافتی و ارائه خدمات جنبی وسایر درآمدهای نظایر آن .
ماده ۱۰
” هزینه ” عبارت از پرداختهای است که در نتیجه فعالیت های شرکت و بطور قطعی به ذینفع در قبال انجام تعهد یا در اذاء دریافت خدمات و کالاهای مصرفی و یا بعنوان کمک و یا عنوان دیگری که اعتبار آن در بودجه شرکت منظور شده است با رعایت مفاد اساسنامه ویا سایر مقررات مربوط صورت می گیرد.
ماده ۱۱
” اعتبار ” عبارت است از مبلغی که در مصرف یا مصارف معین به منظور نیل به اهداف و اجرای برنامه های شرکت به تصویب مجمع عمومی می رسد.
ماده ۱۲
” تأمین اعتبار” ، عبارت است از تخصیص تمام یا قسمتی از اعتبار برای هزینه معین .
ماده۱۳
منظور از تعهد در این آیین نامه عبارت است از الزاماتی بر ذمه شرکت ناشی از :
الف : تحویل کالا یا انجام دادن خدمت
ب: اجرای قراردادهائی که با رعایت قوانین و مقررات منعقد می گردد.
ج: سایر موارد تعهد آور
ماده ۱۴
دستور پرداخت، اجاره ای است که کتباَ بوسیله مدیر عامل شرکت یا مقامات مجاز از طرف وی برای تادیه تعهدات و بدهی های قابل پرداخت از محل اعتبارات مصوب مربوطه عهده مسئول مالی در وجه ذینفع صادر می گردد.
ماده ۱۵
علی الحساب عبارت از پرداختی است که از محل اعتبارات مربوطه به منظور ادای قسمتی از تعهد صورت می گیرد .
ماده۱۶
پیش پرداخت عبارت است از پرداختی که از اعتبارات مورد نظر طبق احکام و مقررات و قراردادها و سفارشات پیش از انجام تعهد در ازاء وثیقه معتبر به تشخیص هیئت مدیره صورت می گیرد. ( نحوه پرداخت و واریز پیش پرداختها و تسویه علی الحساب ها طبق دستورالعملی که به تصویب هیئت مدیره می رسد خواهد بود.)
ماده ۱۷
تنخواه گردان عبارت از وجهی که از طرف امور مالی شرکت به پیشنهاد واحد مربوطه وتائید مدیر عامل یا مقامات مجاز از طرف وی برای انجام برخی از هزینه ها در اختیار واحد یا مأمورین مجاز قرار می گیرد تا به تدریج که هزینه های مربوطه انجام می شود در قبال اسناد و هزینه های پرداخت شده مجدداَ وجه لازم را دریافت دارند.
تبصره : نحوه پرداخت، تأمین، کنترل، تسویه و تحویل تنخواه گردان با رعایت مقررات مربوطه بر اساس دستورالعملی خواهد بود که به تصویب هیئت مدیره خواهد رسید.
ماده ۱۸
الف) امضای قراردادها ، چک ها و اسناد تعهدآور شرکت در اداره مرکزی و با توجه به اساسنامه شرکت توسط هیئت مدیره تعیین می گردد.
ب) برداشت از حسابهای بانکی شرکت که جهت تنخواه ایجاد می گردد با امضاء بالاترین مقام اجرائی و مسئول مالی شرکت و یا هر ترتیب دیگری که به تصویب هیئت مدیره رسیده باشد خواهد بود.
ج) امضاء قراردادها و اسناد تعهد آور جزئی درشرکت با توجه به اساسنامه توسط هیئت مدیره تعیین می گردد.
د) اسناد مالی برای پرداخت از حسابهای اصلی شرکت بابت هزینه ها و پرداختها بوسیله امور مالی پس از رسیدگی و به موجب اسناد مثبته تنظیم و ضمن تائید مدیر امور مالی یا نماینده منتخب او باید به امضاء های مجاز پیش بینی شده در بندهای الف، ب و ج برسد.
ماده ۱۹
مأمور خرید و مسئولین تدارکات که وجهی در اختیار دارند از بین کارکنان شرکت انتخاب و از لحاظ وجه دریافتی بعنوان عامل امور مالی عمل نمایند.
ماده ۲۰
مواردی که در این فصل از آیین نامه ذکری از آنها به میان نیامده است، منطبق بر اساسنامه و قواعد و مقرراتی است که در اصول پذیرفته شده و یا در عرف حسابداری متداول بوده و مغایر با قوانین مالی، قانون تجارت، مالیاتی و سایر قوانین ذیربط نباشد.
تبصره: این موارد حتی المقدور بایستی در صورت نیاز تدریجاَ به تصویب هیئت مدیره و مجمع عمومی برسد .
فصل سوم : تهیه و تصویب بودجه
ماده۲۱
کلیه شعب موظفند هر سال بودجه سال بعد را با توجه به سیاستها و برنامه های شرکت طبق دستورالعملی که به تصویب هیئت مدیره خواهد رسید تهیه کرده و همراه با اطلاعات و مدارک لازم حداکثر تا پایان مهر ماه هر سال به واحد مالی اداره مرکزی ارسال دارند.
ماده۲۲
بودجه کل شرکت از ادغام بودجه کلیه شعب بوسیله امور مالی شرکت به تفکیک درآمدها وهزینه ها و بر اساس برنامه ها و فعالیت های شرکت همراه با اطلاعات ومدارک لازم تهیه و به ضمیمه گزارش توجیهی حداکثر تا پایان آبانماه هر سال برای سال بعد به مدیر عامل یا نماینده او تسلیم می گردد تا پس از تائید به منظور بررسی و اظهار نظر به هیأت مدیره شرکت ارائه شود.
هیأت مدیره شرکت پس از تائید بایستی بودجه تنظیمی را حداکثر تا پایان … ماه جهت تصویب مجمع عمومی ارسال نماید و بودجه مذکور پس از ابلاغ از طرف مجمع عمومی قابل اجراء خواهد بود.
تبصره: هر گاه در جریان سال مالی تجدید نظر یا تغییراتی در بودجه مصوب همان سال شرکت لازم گردد، بودجه اصلاحی یا متمم بودجه کلاَ یا بعضاَ حسب مورد بوسیله شرکت تنظیم و پس از تائید هیئت مدیره جهت تصویب به مجمع شرکت پیشنهاد خواهد گردید.
ماده ۲۳
شرکت بمنظور محاسبه هزینه استهلاک دارائیهای ثابت طبق قانون مالیاتهای مستقیم عمل می نماید .
ماده ۲۶
در صورتیکه بودجه شرکت در زمان تعیین شده به مجمع عمومی گزارش شده باشد مادامی که به تصویب مجمع نرسیده یا ابلاغ نشده باشد، انجام هزینه های جاری و تعهدات مربوط به توسعه ویا افزایش تأسیسات سا سرمایه گذاری به میزان ۲و۱ بودجه مصوب سال قبل ماهانه و حداکثر تا سه ماه با تصویب هیئت مدیره مجاز خواهد بود و برای مدت بیشتر مجمع تعیین تکلیف خواهد نمود.
ماده ۲۷
در مورد آن قسمت از هزینه های جاری وعملیات مستمر که نوعاَ انجام آن از یک سال مالی تجاوز می نماید شرکت می تواند برای مدت مناسب قراردادهائی که مدت اجرائی آن بیش از یک سال مالی است منعقد نماید.
فصل چهارم : در یافتها و پرداختها
ماده۲۸
درآمدهای تحقق یافته براثر فعالیتهای شرکت، سرمایه گذاری یا مشارکت و غیره به حساب مخصوصی که به همین منظور بوسیله شرکت افتتاح خواهد شد واریز می گردد برداشت از این حساب با تعیین محل مصرف با امضاء مجاز مذکور در اساسنامه خواهد بود.
ماده ۲۹
شعب شرکت موظفند کلیه وصولی های خود را از بابت فروش ضایعات و نظایر آن را بدون حق برداشت به حساب یا حسابهای بانکی تعیین شده شرکت واریزنمایند و مراتب را همزمان به امور مالی اعلام دارند.
ماده۳۰
وجوهی که بوسیله شرکت بعنوان سپرده ،وجه الضمان، وثیقه ونظایر آن دریافت می شود، باید به حساب یا حسابهای بانکی تعیین شده که با تائید هیأت مدیره به همین منظور افتتاح می گردد واریز شود.
تبصره: شرکت مجاز به دریافت وجه نقد از طرفهای معامله خود نمی باشد.
ماده۳۱
ضبط وجوه یا ضمانتنامه ها یا اوراق بهادار به نفع شرکت که بعنوان سپرده یا وجه الضمان یا وثیقه و نظایر آن دریافت می گردد برابر مقررات انجام گرفته و به حساب درآمدهای متفرقه منظور میشود.
ماده۳۲
کیله پرداختها توسط چک و از طریق حساب یا حسابهای بانکی (حساب پرداخت) انجام خواهد شد.
تبصره: پرداختهای اتفاقی و جزئی از طریق تنخواه گردان و بطور نقد یا چک از محل حساب بانک تنخواه گردان انجام می پذیرد.
ماده۳۳
هر گونه پیش پرداخت یا علی الحساب با دستور کتبی مدیر عامل یا مقامات مجاز از طرف وی انجام میپذیرد پیش پرداخت یا علی الحساب در موارد زیر و در حدود اعتبارات مصوب و با رعایت آیین نامه معاملات وسایر مقررات ذیربط قابل پرداخت می باشد .
الف) وجوهی که برای خرید کالا یا خدمات قبل از تحویل کالا یا انجام خدمات بر اساس مذاکرات باید در مقابل رسید و تضمین مناسب به تشخیص هیئت مدیره پرداخت گردد.
ب) وجوهی که بابت افتتاح اعتبارات اسنادی برای خریدهای خارجی و هزینه های متعلق در وجه بانکها پرداخت می شود.
ج) مساعده حقوق ومزایای کار کنان .
ماده ۳۴
در صورتیکه پیش پرداخت و علی الحساب در موعد مقرر از طرف گیرنده وجه واریز نگردد امور مالی مکلف است علاوه بر کلیه اقدامات لازم معادل مبلغ پیش پرداخت و علی الحساب را از محل تضامین و یا هر گونه وجهی که باید به بدهکار پرداخت گردد تأمین و کسر نماید .
ماده۳۵
وجوهی که زائد بر میزان مقرر وصول شده اعم از اینکه این دریافتی اضافی اشتباه پرداخت کننده یا واحد وصول کننده و یا عدم انطباق مبلغ وصولی با مورد مربوطه باشد و یا اینکه تحقق اضافی دریافتی بر اثر رسیدگی شرکت یا واحد ذیربط یا مقامات قضائی حاصل شود باید به ذینفع مسترد گردد.
ماده۳۶
کسر و جمع آوری و تسویه به موقع کسور قانونی را که قانون بعهده شرکت گذاشته برعهده واحد مالی است .
ماده ۳۷
کسرکسور قانونی در مورد پرداختهای موارد مندرج درمواد بند ج در مواد ۳۳و۳۴ و۳۵ بعهده مسئول مالی مسقر در دفتر مرکزی است که بر اساس دستورالعملهای ویژه انجام می گیرد .
ماده ۳۸
اعتبار منظور شده در بودجه هر سال تا آخر اسفند ماه همان سال قابل تعهد و پرداخت است و برای آن مقدار از هزینه ها که تا پایان سال مالی انجام شده ولی پرداخت نگردیده اند ذخیره مناسب در حسابها منظور می گردد این هزینه ها در سال مالی بعد از محل ذخیره ها ایجاد شده قابل پرداخت می باشد .
ماده ۳۹
حسابهای بانکی مورد نیاز اعم از ریالی و ارزی مطابق با مقررات جاری کشور و ضوابط مورد عمل شرکت به پیشنهاد مدیر عامل و به تصویب هیئت مدیره افتتاح می گردند.
ماده ۴۰
درصورت نیاز مبلغ تنخواه گردان لازم به مأمورین خرید یا واحدها متناسب انجام فعالیت پرداخت میگردد ضوابط مربوط به تصویب هیئت مدیره خواهد رسید.
فصل پنجم : سایر مقررات
ماده۴۱
اموال و دارائیهای ثابت شرکت عبارت از کلیه دارائی هاست که مالکیت آنها متعلق به شرکت بوده و عمر مفید آنها بیش از یک سال باشد و به منظور استفاده در شرکت کسب و برای فروش مجدد تحصیل نشده باشد .
تبصره ۱: اخذ هر گونه وام از سیستم بانکی کشور که منوط به در رهن گذاشتن اموال شرکت باشد در قالب برنامه بودجه مصوب سالانه و دوره ای و با تصویب مدیر محترم عامل انجام می شود .
تبصره ۲: اموالی که منفرداَ بهای تمام شده آنها ۵۰۰،۰۰۰ ریال یا کمتر باشد براساس اصل اهمیت جزء دارائیهای ثابت شناخته نشده و بدون توجه به عمر مفید آنان به حساب هزینه مربوطه منظور خواهد شد و هیأت مدیره هرسال سقف رقم مذکور را متعاقباَ تصویب خواهد نمود وهمچنین حقوق مالی تحصیل شده برای شرکت از قبیل حق امتیاز، سرقفلی، حق انعشاب آب و برق و گاز وتلفن و غیره جزء دارائیهای ثابت شرکت محسوب میگردند برای تشخیص این دارائیها با سایر دارائیهای ثابت در متن صورتهای مالی شرکت دو عنوان اموال، ماشین آلات و تجهیزات و دارائیهای ثابت نا مشهود در نظر گرفته خواهد شد .
ماده۴۲
شرکت می بایست دارای یک واحد حسابرسی داخلی باشد که وظایف محوله را تحت نظر مدیر عامل انجام دهد .
ماده ۴۴
سیستم کنترل اموال متناسب با نیازهای شرکت به موجب دستورالعملهایی است که به تصویب هیئت مدیره خواهد رسید.
ماده ۴۵
حسابرسی و کنترل داخلی شرکت برای رسیدگی به اسناد مربوط به درآمد و هزینه های دارائی وبدهی و طرز ثبت و نگهداری آنها و همچنین نظارت بر سیستمهای مالی و حسابداری در طول سال بعهده حسابرسی داخلی که از سوی مدیر عامل شرکت منصوب میگردد خواهد بود.
ماده۴۶
معاملاتی که با واحد پول سایر کشورها انجام می شود بر اساس نرخ رسمی تسعیر بانک مرکزی به ریال تبدیل و ثبت می گردد.
ماده ۴۷
روشهای مالی اعمال شده در یک دور مالی باید بطور یکسان و ثابت در موارد مشابه اعمال گردد در صورت تغییر در روشهای مالی از این دوره تا دوره بعد، جزئیات علل و تأثیرات تغییر روش باید افشاء گردد. در پایان بدون چنین گزارشی صورتهای مالی قابل طرح در مجمع عمومی نخواهد بود.
تبصره: هر گونه تغییر در روشهای مالی شرکت باید به تصویب هیئت مدیره رسیده باشد.
ماده ۴۸
ذخیره های مربوط به کارکنان شرکت باید بطور مجزا در حسابهای مربوط نگهداری شود.
ماده ۴۹
سهام، اسناد مالکیت دارائیها، تضمین نامه ها وسایر اوراق بهادار متعلق به شرکت باید بنام شرکت بوده و در محل شرکت تحویل شخص ویا اشخاص مسئول شود و یا در یکی از بانکها یا موسسات نظیر که هیئت مدیره تعیین می نماید نگهداری گردد.
ماده۵۰
دستورالعملها و ضوابط مندرج در مواد ۲و۵و۶و۹و۲۲و۳۷و۳۸و۴۴ پس از تهیه در چارچوب این آیین نامه و تصویب در هیئت مدیره جزء الحاقات ضمائم این آیین نامه می باشد.
ماده ۵۱
شرکت مکلف است فرم اظهار نامه مالیاتی و یک نسخه از صورتهای مالی را در موعد مقرر (حد اکثر تا ۴ ماه پس از پایان سال مالی ) و مندرج در قانون مالیاتهای مستقیم به اداره دارائی محل تسلیم نماید.
ماده ۵۲
هر گونه تغییر، اصلاح یا تکمیل این آیین نامه به پیشنهاد مدیر عامل و تصویب هیئت مدیره صورت خواهد پذیرفت .
ماده ۵۳
تکالیف مقرر در قانون تجارت و قانون مالیتهای مستقیم و قانون کار که جنبه اجرائی مالی داشته باشد نیز جزء الحاق و ضمائم این دستورالعمل است که به تدریج موارد مربوطه استخراج و با تصویب هیئت مدیره ضمیمه گردد و در آخر هر سال نیز موارد جدید را به آن اضافه نمایند.
این آیین نامه در ۵ فصل و۵۳ ماده و۹ تبصره و با رعایت اساسنامه شرکت تنظیم و در چهاردهمین جلسه هیئت مدیره به تصویب رسیده است که پس از تصویب مجمع عمومی قابل اجراء خواهد بود.