حساب‌های شعب

حسابداری شعب اساساً نوعی بکارگیری اصل حساب کنترل است که در آن، سوابق فرعی به واحدهای عملیاتی مستقل مربوط می‌شود. در مورد رویدادها مبادلات انجام شده با شعبه، دفتر مرکزی معمولاً عناوینی را برای حساب‌ها انتخاب می‌کند که به روشنی ماهیت عملیات شعبه را بیان و تشریح نماید. حساب‌ها بر مبنای فراوانی کاربرد، ارتباط با عملیات شعبه و نقش آنها در کنترل کلی حسابداری انتخاب می‌شوند. حساب کنترل دفتر کل معمولاً با عنوان حساب‌ جاری شعبه یا سرمایه گذاری در شعبه مورد اشاره قرار می‌گیرد.
تساوی مانده‌های بدهکار و بستانکار در دفتر کل شعبه، با استفاده از حساب‌ جاری دفتر مرکزی معکوس حساب جاری شعبه است حفظ می‌شود. حساب جاری دفتر مرکزی هویت خاصی ندارد و تنها جمع جبری مانده تمامی حساب‌های دیگر در دفتر کل شعبه محسوب می‌شود.
حساب جاری شعبه معمولاً به ازای بهای تمام شده دارایی‌ها یا خدمات ارائه شده توسط دفتر مرکزی به شعبه، بدهکار و به ازای پرداخت‌های انجام شده توسط شعبه به دفتر مرکزی، بستانکار می‌گردد. این حساب‌ به طور ادواری برای شناسایی سود یا زیان شعبه تعدیل می‌شود. در مواردی که تعداد زیادی شعبه وجود دارد. استفاده از حساب‌های جاری جداگانه برای هر یک از شعب مطلوب می‌باشد. اگر چه از لحاظ نوع حساب‌های نگهداری شده در شعب، اتفاق آراء وجود ندارد اما، معمولاً حساب‌هایی که ارتباط نزدیک با عملیات شعبه دارد. نظیر درآمد فروش، حساب‌های دریافتنی، موجودی‌ها، هزینه‌های انجام شده توسط شعبه و امثالهم نگهداری می‌شود. در برخی موارد نیز ممکن است حساب‌های مربوط به دارایی‌های ثابت در دفتر مرکزی نگهداری شود در حالی که حساب‌ هزینه استهلاک توسط شعبه استفاده کننده از دارایی‌ ثبت گردد. اطلاعات مربوط به این گونه تخصیص‌ها قاعدتاً توسط دفتر مرکزی در اختیار شعبه مربوط گذاشته می‌شود. تخصیص این هزینه‌ها به شعب مربوط موجب می‌شود که بتوان به طور دقیق کارآیی عملیاتی هر یک از شعب را ارزیابی کرد. برخی هزینه‌ها را که به نفع شعب مختلف توسط دفتر مرکزی انجام می‌شود نمی‌توان به آسانی به شعب مربوط تخصیص داد. در این قبیل موارد، آسان‌ترین طریق این است که این هزینه‌ها در صورت‌های مالی ترکیبی شعب و دفتر مرکزی به طور یکجا منعکس شود. چنانچه هزینه‌های مربوط به یک یا چند شعبه به طور رسمی به شعب اختصاص نیابد، دفتر مرکزی می‌تواند این هزینه‌ها را در فرایند بستن حساب‌ها، به حساب سود یا زیان شعبه منظور کند.
مثال تشریحی
رویدادهای مالی زیر مربوط به تأسیس یک شعبه و عملیات ماه اول آن است:
1. انتقال وجه نقد به شعبه به مبلغ 10 میلیون ریال.
2. انتقال کالا به شعبه با بهای تمام شده 50 میلیون ریال. صورت حساب ارسالی به شعبه برابر بهای تمام شده است.
3. انجام و پرداخت هزینه توسط شعبه به مبلغ 2 میلیون ریال.
4. تحصیل کالا توسط شعبه از فروشندگان دیگر با بهای تمام شده 25 میلیون ریال.
5. فروش نسیه شعبه به مبلغ 80 میلیون ریال.
6. وصول حساب‌های دریافتنی توسط شعبه به مبلغ 47میلیون ریال.
7. پرداخت وجه نقد توسط شعبه به دفتر مرکزی به مبلغ 10 میلیون ریال.
8. تهیه ثبت‌های مربوط به بستن حساب‌ها توسط شعبه؛ ارائه خلاصه عملیات ماهانه توسط شعبه به دفتر مرکزی. موجودی کالای پایان ماه شعبه بالغ بر 18 میلیون ریال است.
ثبت‌‌های روزنامه مربوط به رویدادهای مالی بالا در دفاتر دفتر مرکزی و شعبه در جدول (1-11) منعکس شده است.
جدول (1-11) ثبت‌های روزنامه مربوط به عملیات ماه اول شعبه
انجام ثبت‌های اضافی توسط دفتر مرکزی، برای انعکاس درآمد و هزینه‌های مربوط به عملیات آن دفتر نیز ضرورت دارد. شایان ذکر است که ارسال کالا به شعبه (در دفاتر دفتر مرکزی)، حساب کاهنده خریدها یا بهای تمام شده کالای تولیدی دفتر مرکزی محسوب می‌شود. در نتیجه، این حساب همواره و لزوماً بهای تمام شده کالای ارسالی را منعکس می‌کند و در آخر دوره مالی بسته می‌شود. به طور مشابه کالای دریافتی از مرکز (در دفاتر شعبه) همانند حساب خرید است و قیمت مندرج در صورت‌حساب فی‌مابین را منعکس می‌کند. این حساب نیز در آخر دوره مالی بسته می‌شود.
این حساب‌های متقابل، برای اعمال کنترل حسابداری مربوط به ارسال کالا در داخل شرکت مورد استفاده قرار می‌گیرد.
در خاتمه عملیات شعبه در یک دوره مالی، لازم است که شعبه، صورت وضعیت مالی و نتایج عملیات خود را به دفتر مرکزی ارائه کند. در بسیاری از موارد، این صورت‌ها با شرح جزئیات رویدادهای مربوط به موجودی‌ها و حساب جاری دفتری مرکزی پشتیبانی می‌شود. این اطلاعات به ویژه در مورد شعب خارج از کشور و در مواقع داد و ستدهای نقدی زیاد بین شعب و دفتر مرکزی مفید می‌باشد. پس از گردآوری این اطلاعات، تهیه صورت‌های مالی ترکیبی دفتر مرکزی و شعب مربوط، به دفعات مورد نظر، مطلوب است