بر شمارش موجودی‌ها نظارت و موجودی‌ها را به طور آزمایشی در حسابرسی شمارش کنید.

شمارش موجودی‌ها یا کنترل شمارش موجودی‌ها یا سرپرستی آن، وظیفه حسابرسان نیست؛ بلکه، این وظیفه مدیریت صاحبکار است. حسابرسان بر شمارش موجودی‌ها نظارت می‌کنند تا شواهد کافی و قابل اطمینان در باره هدف‌های حسابرسی، یعنی اثبات وجود و کامل بودن، را گردآوری نمایند. به طور خلاصه، نظارت بر شمارش موجودی‌ها، مبنایی را برای اظهار نظر حسابرسان نسبت به اعتبار گزاره‌های مدیریت درباره مقادیر موجودی‌ها برای حسابرسان فراهم می‌آورد.

نظارت بر شمارش موجودی‌ها، نقشی بس فراتر از نقش یک تماشاگر است. نظارت حسابرسان، تعیین این که تمام موجودی‌های متعلق به صاحبکار در شمارش منظور شده است و کارکنان صاحبکار، از دستورالعمل‌های کتبی مدیریتی پیروی کرده‌اند را نیز شامل می‌شود. حسابرسان به عنوان بخشی از نظارت خود بر شمارش موجودی‌ها باید نسبت به منظور نشدن هر گونه کالای ناباب یا آسیب دیده در موجودی‌ها کاملاً هوشیار باشند. این گونه کالاها را صاحبکار باید جدا کرده و ارزش آنها را به خالص ارزش بازیافتنی کاهش داده باشد. به طور خلاصه، حسابرسان در طول نظارت بر شمارش موجودی‌ها نسبت به هر گونه مشکل پیش‌بینی نشده در دستورالعمل‌های صاحبکار یا هر گونه برخورد نادرست شمارشگران با دستورالعمل‌ها هشیارند و در جهت رفع آنها باید کوشش کنند. حسابرسان شماره آخرین مدارک دریافت کالا و تحویل کالا را که پیش از شمارش موجودی‌ها صادر شده است، یادداشت می‌کنند تا در آینده بتوانند از درستی انقطاع عملیات مربوط به موجودی‌ها مطمئن شوند. هر گونه کالای دریافتی یا صادر شده از انبار در طول شمارش موجودی‌ها باید به دقت مورد توجّه قرار گیرد و هر گونه صورت مغایرت لازم نیز تهیه شود. حصول اطمینان از این که صاحبکار، نسبت به برگه‌های شمارش موجودی‌ها یا صورت‌های شمارش،‌ کنترل کافی اعمال می‌کند یکی دیگر از جنبه‌های نظارت بر شمارش موجودی‌هاست. برگه‌های شمارش موجودی‌ها نیز باید از پیش شماره‌گذاری شده باشد تا بتوان حساب تمام آنها را پس داد.

حسابرسان در طول نظارت بر شمارش موجودی‌ها، تعدادی از اقلام موجودی را انتخاب و به طور آزمایشی شمارش می‌کنند. میزان شمارش‌های آزمایشی بسته به خطر ذاتی و اهمیت موجودی‌های صاحبکار و همچنین، میزان کنترل‌های داخلی صاحبکار بر موجودی‌ها، بسیار متفاوت خواهد بود. شمارش‌های آزمایشی باید به تعدادی صورت گیرد که معرف تمام موجودی‌ها باشد و باید در کاربرگ‌ها ثبت گردد تا مقایسه آنها را با صورت‌های شمارش موجودی‌ها امکان‌پذیر سازد.

پس از شمارش هر قلم از کالا، معمولاً برگه شمارشی روی آن چسبانده می‌شود که دارای شماره ردیف است. برگه‌های شمارش و لزوم استفاده از آنها به منظور پیشگیری از دو مشکل: (الف) عدم شمارش تصادفی یک قلم کالا و (ب) دو بار منظور شدن یک قلم کالا در شمارش، طراحی می‌شود.

بسیاری از شرکت‌ها از تیم‌های شمارشگر دو نفره استفاده می‌کنند. تعدادی برگه‌های شمارش با شماره ردیف پشت سر هم در اختیار هر تیم شمارشگر گذارده می‌شود و آنان باید برگه‌های شمارش استفاده نشده و باطل شده را تحویل سرپرست تیم بدهند.

شمارش کردن موجودی‌ها، تنظیم برگه‌های شمارش و جمع‌آوری برگه‌ها در اپیان شمارش موجودی‌ها، توسط کارکنان صاحبکار انجام می‌شود. حسابرسان شمارش‌های آزمایشی خود را با توجّه به شرایط موجود، زمانی انجام می‌دهند که برگه‌های شمارش هنوز جمعآوری نشده است. حسابرسان شماره برگه‌ شمارش مربوط به هر شمارش آزمایشی خود را در کاربرگ‌هایشان ثابت می‌کنند. کارکنان صاحبکار تا زمانی که حسابرسان نسبت به درستی و دقت شمارش موجودی‌ها اطمینان نیابند، برگه‌های شمارش موجودی‌ها را جمع‌آوری نمی‌کنند.

حسابرسان هنگام مقایسه شمارش‌های آزمایشی خود با برگه‌های شمارش موجودی‌ها نه تنها به اشتباهات مربوط به مقادیر کالاها، بلکه به اشتباهات مربوط به شماره کالا، مشخصات کالا، مبنای اندازه‌گیری و سایر جنبه‌های هر قلم موجودی کالا توجّه می‌کنند. حسابرسان در شمارش آزمایشی موجودی‌های کالا در جریان ساخت باید درستی درصد یا مرحله تکمیل مندرج در برگه شمارش کالا را تعیین کنند.

چنانچه شمارش آزمایشی حسابرسان را آشکار سازد، کالای مزبور باید بیدرنگ توسط کارکنان صاحبکار دوباره شماره واقع و رفع ایراد شود. چنانچه موارد اختلاف فراوانی یافت شود، تمام موجودی‌های انبار مربوط یا حتی تمام موجودی‌های شرکت باید دوباره شمارش گردد.

اطلاعات مندرج در برگه‌های شمارش‌ عیناً به صورت‌های شمارش دارای شماره ردیف نقل می‌شود. این صورت‌ها به منظور قیمت‌گذاری‌ هر قلم موجودی و تعیین مبلغ کل موجودی‌ها به کار می‌رود. پس از جمع‌آوری برگه‌های شمارش، سرپرستان شمارشگران باید حساب تمام برگه‌های شمارش را طبق شماره ردیف آنها پس بدهند. حسابرسان باید از وجود کنترل کافی نسبت به شماره ردیف برگه‌های شمارش موجودی‌ها و صورت‌های شمارش، اطمینان یابند.

صاحبکارانی که از کامپیوتر استفاده می‌کنند می‌توانند کار شمارش موجودی‌ها را با تهیه برگه‌های شمارش قابل خواندن توسط کامپیوتر، تسهیل نمایند. شماره برگه، شماره کالا، مشخصات کالا و قیمت واحد آن می‌تواند پیش‌ از شمارش موجودی‌ها توسط کامپیوتر روی هر برگه کدگذاری شود. اطلاعات مندرج در برگه‌های شمارش پس از اتمام شمارش موجودی‌ها به کامپیوتر داده می‌شود که حاصل ضرب مقادیر در قیمت واحد را محاسبه و سپس صورت خلاصه موجودی‌ها را چاپ می‌کند.

شمارش‌های آزمایشی حسابرسان و شماره برگه‌های شمارش که حسابرسان یادداشت کرده‌اند سپس به صورت خلاصه‌های موجودی‌های صاحبکار ردیابی می‌شود. با هر گونه اختلاف مشاهده شده،‌ نه به عنوان یک اشتباه ناشی از شمارش، بلکه به عنوان اشتباه در انتقال اطلاعات از روی برگه‌های شمارش، ایجاد تغییر عمدی در برگه‌های شمارش یا به وجود آوردن یک برگه شمارش واهی برخورد خواهد شد.

حسابرسان در طول نظارت بر شمارش موجودی‌ها باید در مورد وجود کالاهای متعلق به دیگران در انبار، مانند کالاهای امانی یا کالاهای متعلق به مشتریان که برای ماشینکاری یا پردازش‌های دیگری به شرکت داده‌اند، پرس و جو کنند.

روش‌های حسابرسی کالاهای امانی دیگران نزد صاحبکار می‌تواند شامل مقایسه عین کالاها با مدارک موجودی‌های امانی، بررسی قرار داد و مکاتبات با فرستندگان کالا و مکاتبه مستقیم با فرستندگان کالا به منظور تأیید مقدار و مبلغ کالاهای امانی و روشن شدن هر گونه مسئولیت صاحبکار نسبت به مبالغ فروش تسویه نشده یا ناتوانی صاحبکار در وصول مطالبات مربوط به فروش کالاهای امانی باشد.

هر یک از حسابرسان دست‌اندرکار شمارش موجودی‌ها، کاربرگ‌هایی را تهیه می‌کنند. این کاربرگ‌ها باید میزان شمارش‌ها، هر گونه اختلاف مشاهده شده و نظر وی نسبت به منطبق بودن یا نبودن شمارش موجودی‌ها با دستورالعمل‌های کتبی صاحبکار را نشان دهد. حسابرس مسئول رسیدگی‌ها باید یادداشت خلاصه‌ای حاوی میزان نظارت کلی و درصد ارزش موجودی‌های شمارش شده، تهیه کند. این یاداشت می‌تواند اطلاعاتی را نیز درباره کیفیت ووضعیت موجودی‌ها، نحوه برخورد با موجودی کالاهای امانی دیگران نزد صاحبکار و کنترل‌های مربوط به کالاهای دریافتی یا ارسالی در طول شمارش موجودی‌ها بیان دارد. نمونه‌ای از یادداشت مزبور در شکل 5-13 نشان داده می‌شود

بر شمارش موجودی‌ها نظارت و موجودی‌ها را به طور آزمایشی در حسابرسی شمارش کنید.

شمارش موجودی‌ها یا کنترل شمارش موجودی‌ها یا سرپرستی آن، وظیفه حسابرسان نیست؛ بلکه، این وظیفه مدیریت صاحبکار است. حسابرسان بر شمارش موجودی‌ها نظارت می‌کنند تا شواهد کافی و قابل اطمینان در باره هدف‌های حسابرسی، یعنی اثبات وجود و کامل بودن، را گردآوری نمایند. به طور خلاصه، نظارت بر شمارش موجودی‌ها، مبنایی را برای اظهار نظر حسابرسان نسبت به اعتبار گزاره‌های مدیریت درباره مقادیر موجودی‌ها برای حسابرسان فراهم می‌آورد.

نظارت بر شمارش موجودی‌ها، نقشی بس فراتر از نقش یک تماشاگر است. نظارت حسابرسان، تعیین این که تمام موجودی‌های متعلق به صاحبکار در شمارش منظور شده است و کارکنان صاحبکار، از دستورالعمل‌های کتبی مدیریتی پیروی کرده‌اند را نیز شامل می‌شود. حسابرسان به عنوان بخشی از نظارت خود بر شمارش موجودی‌ها باید نسبت به منظور نشدن هر گونه کالای ناباب یا آسیب دیده در موجودی‌ها کاملاً هوشیار باشند. این گونه کالاها را صاحبکار باید جدا کرده و ارزش آنها را به خالص ارزش بازیافتنی کاهش داده باشد. به طور خلاصه، حسابرسان در طول نظارت بر شمارش موجودی‌ها نسبت به هر گونه مشکل پیش‌بینی نشده در دستورالعمل‌های صاحبکار یا هر گونه برخورد نادرست شمارشگران با دستورالعمل‌ها هشیارند و در جهت رفع آنها باید کوشش کنند. حسابرسان شماره آخرین مدارک دریافت کالا و تحویل کالا را که پیش از شمارش موجودی‌ها صادر شده است، یادداشت می‌کنند تا در آینده بتوانند از درستی انقطاع عملیات مربوط به موجودی‌ها مطمئن شوند. هر گونه کالای دریافتی یا صادر شده از انبار در طول شمارش موجودی‌ها باید به دقت مورد توجّه قرار گیرد و هر گونه صورت مغایرت لازم نیز تهیه شود. حصول اطمینان از این که صاحبکار، نسبت به برگه‌های شمارش موجودی‌ها یا صورت‌های شمارش،‌ کنترل کافی اعمال می‌کند یکی دیگر از جنبه‌های نظارت بر شمارش موجودی‌هاست. برگه‌های شمارش موجودی‌ها نیز باید از پیش شماره‌گذاری شده باشد تا بتوان حساب تمام آنها را پس داد.

حسابرسان در طول نظارت بر شمارش موجودی‌ها، تعدادی از اقلام موجودی را انتخاب و به طور آزمایشی شمارش می‌کنند. میزان شمارش‌های آزمایشی بسته به خطر ذاتی و اهمیت موجودی‌های صاحبکار و همچنین، میزان کنترل‌های داخلی صاحبکار بر موجودی‌ها، بسیار متفاوت خواهد بود. شمارش‌های آزمایشی باید به تعدادی صورت گیرد که معرف تمام موجودی‌ها باشد و باید در کاربرگ‌ها ثبت گردد تا مقایسه آنها را با صورت‌های شمارش موجودی‌ها امکان‌پذیر سازد.

پس از شمارش هر قلم از کالا، معمولاً برگه شمارشی روی آن چسبانده می‌شود که دارای شماره ردیف است. برگه‌های شمارش و لزوم استفاده از آنها به منظور پیشگیری از دو مشکل: (الف) عدم شمارش تصادفی یک قلم کالا و (ب) دو بار منظور شدن یک قلم کالا در شمارش، طراحی می‌شود.

بسیاری از شرکت‌ها از تیم‌های شمارشگر دو نفره استفاده می‌کنند. تعدادی برگه‌های شمارش با شماره ردیف پشت سر هم در اختیار هر تیم شمارشگر گذارده می‌شود و آنان باید برگه‌های شمارش استفاده نشده و باطل شده را تحویل سرپرست تیم بدهند.

شمارش کردن موجودی‌ها، تنظیم برگه‌های شمارش و جمع‌آوری برگه‌ها در اپیان شمارش موجودی‌ها، توسط کارکنان صاحبکار انجام می‌شود. حسابرسان شمارش‌های آزمایشی خود را با توجّه به شرایط موجود، زمانی انجام می‌دهند که برگه‌های شمارش هنوز جمعآوری نشده است. حسابرسان شماره برگه‌ شمارش مربوط به هر شمارش آزمایشی خود را در کاربرگ‌هایشان ثابت می‌کنند. کارکنان صاحبکار تا زمانی که حسابرسان نسبت به درستی و دقت شمارش موجودی‌ها اطمینان نیابند، برگه‌های شمارش موجودی‌ها را جمع‌آوری نمی‌کنند.

حسابرسان هنگام مقایسه شمارش‌های آزمایشی خود با برگه‌های شمارش موجودی‌ها نه تنها به اشتباهات مربوط به مقادیر کالاها، بلکه به اشتباهات مربوط به شماره کالا، مشخصات کالا، مبنای اندازه‌گیری و سایر جنبه‌های هر قلم موجودی کالا توجّه می‌کنند. حسابرسان در شمارش آزمایشی موجودی‌های کالا در جریان ساخت باید درستی درصد یا مرحله تکمیل مندرج در برگه شمارش کالا را تعیین کنند.

چنانچه شمارش آزمایشی حسابرسان را آشکار سازد، کالای مزبور باید بیدرنگ توسط کارکنان صاحبکار دوباره شماره واقع و رفع ایراد شود. چنانچه موارد اختلاف فراوانی یافت شود، تمام موجودی‌های انبار مربوط یا حتی تمام موجودی‌های شرکت باید دوباره شمارش گردد.

اطلاعات مندرج در برگه‌های شمارش‌ عیناً به صورت‌های شمارش دارای شماره ردیف نقل می‌شود. این صورت‌ها به منظور قیمت‌گذاری‌ هر قلم موجودی و تعیین مبلغ کل موجودی‌ها به کار می‌رود. پس از جمع‌آوری برگه‌های شمارش، سرپرستان شمارشگران باید حساب تمام برگه‌های شمارش را طبق شماره ردیف آنها پس بدهند. حسابرسان باید از وجود کنترل کافی نسبت به شماره ردیف برگه‌های شمارش موجودی‌ها و صورت‌های شمارش، اطمینان یابند.

صاحبکارانی که از کامپیوتر استفاده می‌کنند می‌توانند کار شمارش موجودی‌ها را با تهیه برگه‌های شمارش قابل خواندن توسط کامپیوتر، تسهیل نمایند. شماره برگه، شماره کالا، مشخصات کالا و قیمت واحد آن می‌تواند پیش‌ از شمارش موجودی‌ها توسط کامپیوتر روی هر برگه کدگذاری شود. اطلاعات مندرج در برگه‌های شمارش پس از اتمام شمارش موجودی‌ها به کامپیوتر داده می‌شود که حاصل ضرب مقادیر در قیمت واحد را محاسبه و سپس صورت خلاصه موجودی‌ها را چاپ می‌کند.

شمارش‌های آزمایشی حسابرسان و شماره برگه‌های شمارش که حسابرسان یادداشت کرده‌اند سپس به صورت خلاصه‌های موجودی‌های صاحبکار ردیابی می‌شود. با هر گونه اختلاف مشاهده شده،‌ نه به عنوان یک اشتباه ناشی از شمارش، بلکه به عنوان اشتباه در انتقال اطلاعات از روی برگه‌های شمارش، ایجاد تغییر عمدی در برگه‌های شمارش یا به وجود آوردن یک برگه شمارش واهی برخورد خواهد شد.

حسابرسان در طول نظارت بر شمارش موجودی‌ها باید در مورد وجود کالاهای متعلق به دیگران در انبار، مانند کالاهای امانی یا کالاهای متعلق به مشتریان که برای ماشینکاری یا پردازش‌های دیگری به شرکت داده‌اند، پرس و جو کنند.

روش‌های حسابرسی کالاهای امانی دیگران نزد صاحبکار می‌تواند شامل مقایسه عین کالاها با مدارک موجودی‌های امانی، بررسی قرار داد و مکاتبات با فرستندگان کالا و مکاتبه مستقیم با فرستندگان کالا به منظور تأیید مقدار و مبلغ کالاهای امانی و روشن شدن هر گونه مسئولیت صاحبکار نسبت به مبالغ فروش تسویه نشده یا ناتوانی صاحبکار در وصول مطالبات مربوط به فروش کالاهای امانی باشد.

هر یک از حسابرسان دست‌اندرکار شمارش موجودی‌ها، کاربرگ‌هایی را تهیه می‌کنند. این کاربرگ‌ها باید میزان شمارش‌ها، هر گونه اختلاف مشاهده شده و نظر وی نسبت به منطبق بودن یا نبودن شمارش موجودی‌ها با دستورالعمل‌های کتبی صاحبکار را نشان دهد. حسابرس مسئول رسیدگی‌ها باید یادداشت خلاصه‌ای حاوی میزان نظارت کلی و درصد ارزش موجودی‌های شمارش شده، تهیه کند. این یاداشت می‌تواند اطلاعاتی را نیز درباره کیفیت ووضعیت موجودی‌ها، نحوه برخورد با موجودی کالاهای امانی دیگران نزد صاحبکار و کنترل‌های مربوط به کالاهای دریافتی یا ارسالی در طول شمارش موجودی‌ها بیان دارد. نمونه‌ای از یادداشت مزبور در شکل 5-13 نشان داده می‌شود