کنترل­های اصلاحی

کنترل­های اصلاحی، اشتباهات و خطاهای کشف شده توسط کنترلهای یابنده را تصحیح می­کند. برای مثال، کامپیوتر هنگام ویرایش عادی پردازشها ممکن است بتواند کُدگذاری غیرمجاز برای یکی از تامین کنندگان مواد و کالا را کشف کند اما، به کار خود ادامه دهد و نام تامین کننده را بخواند، آن نام را با فایل اصلی لیست نامهای تایید شده مطابقت دهد، شماره کُد مربوط را انتخاب کند و رکورد اولیه را اصلاح نماید. در این فرایند کنترل، اگر شماره مشتری تایید شود، کامپیوتر فقط کار ویرایش را ادامه می­دهد.

گاه، اصطلاح «کنترلهای اصلاحی» برای موارد اعمال کنترل بر اصلاح ثبتها بکار می­رود. برای مثال، فرض کنید کامپیوتر نتواند نام فروشنده را در فایل اصلی پیدا کند.

به بیان دیگر، نه تنها در مورد کُد تامین کننده مواد و کالا اشتباه شده است، بلکه یک تامین کننده غیرمجاز نیز به عنوان تامین کننده مواد و کالا انتخاب شده است. در این گونه موارد، یک گزارش استثناءها برای اشتباهاتی تهیه می­شود که اصلاح خودکار آن امکانپذیر نبوده است.

در چنین مواردی، معمولاً یکی از کارکنان وظیفه می­یابد تا سفارش خرید مربوط را بررسی کند. در این بررسی ممکن است مشخص شود که صورتحساب باید به نام تامین کننده دیگری تغییر کند یا اسم و مشخصات این تامین کننده به لیست تایید شده، اضافه شود.

نظارت و کنترل اعمال اصلاحی از اهمیت ویژه برخوردار است. در غیر این صورت، سفارشات خرید ممکن است به گونه­ای داده شود که زیانهای قابل ملاحظه­ای را برای واحد اقتصادی به بار آورد (برای مثال، جایگزینی با اقلام غیرمشابه می­تواند رخ دهد) یا لیست تایید شده تامین کنندگان، به دلیل آسانی ایجاد تغییر در آن، غیرقابل اعتماد شود.

خیلی از واحدهای اقتصادی مقرر می­دارند که «معاملات اصلاح شده» به همان شیوه معاملات و رویدادهای اولیه پردازش شود؛ زیرا، اعتقاد بر این است که اعمال چنین شیوه­ای برای کنترل فرایند ثبتها از کارایی بیشتری برخوردار است. اعمال کنترلهای اضافی و تکمیلی که به گونه­ای غیرمنظم اعمال شود، در مقایسه با کنترلهای معمول پردازشی، بیشتر در معرض شکست یا نادیده­گیری است.

کنترل­های دستوری

کنترلهای دستوری به منظور دستیابی به نتایج مثبت و سازنده، طراحی و اجرا می­شود، در حالی که کنترلهای پیشگیرانه، یابنده و اصلاحی بیشتر برای پیش­گیری، کشف و اصلاح نتایج منفی اعمال می­شود. مدیریت واحد اقتصادی بیشتر فعالیتها را هدایت و رهبری می­کند.

برای مثال، مدیر یک شرکت ساختمانی ممکن است به مدیران پروژه­های مختلف شرکت دستور دهد که در حد امکان از کارگران محلی استفاده کنند.

این سیاست ممکن است بیشتر به منظور بالا بردن وجهه شرکت در هر منطقه­ای اعمال شود که در آن فعالیت می­کند.

برخی معتقدند کنترلهای دستوری همان کنترلهای پیشگیرانه است زیرا هر بار که یک رویداد جالب و خوب رخ می­دهد از وقوع یک رویداد بد و نادرست پیشگیری می­شود. ارتباط نزدیک این دو کنترل به روشنی تمام قابل تشخیص است اما به دلیل تفکیک و تمایز آنها در بیانیه شماره 1 استانداردهای حسابرسی داخلی کنترل داخلی مفاهیم و مسئولیتها و همچنین به دلیل تفاوت اندکی که در نگرش آنهاست در این کتاب نیز از یکدیگر تفکیک و متمایز شده­اند.

کنترل­های جبرانی: گاه آنچه به عنوان یک ضعف در سیستم کنترل داخلی به چشم می­خورد واقعاً اشکالی نخواهد داشت به شرط آن که کنترلهای جبرانی برای آن وجود داشته باشد. همان گونه که از نام این کنترلها بر می­آید این کنترلها می­تواند نارساییهای موجود در جاهای دیگر را جبران کند. تهیه صورت مغایرات بانک توسط فردی که با دریافتها و پرداختهای نقدی سر و کار ندارد می­تواند برخی نارساییهای موجود در کنترلهای مربوط را جبران کند. به همین ترتیب نظارت مستقیم صاحب سرمایه مدیر بر عملیات واحد اقتصادی کوچک می­تواند کمبود یا نقاط ضعف حاصل از عدم تفکیک وظایف را جبران کند.

منطق چنین کنترلهایی روشن است. این کنترلها با هدف بی نقصی از دیدگاه محدود کردن مخاطرات طراحی می­شود. این مخاطرات باید با توجه به نوع رویدادی که ممکن است اتفاق بیافتد و نقایص و نقاط ضعفی که می­تواند در سیستم وجود داشته باشد تجزیه و تحلیل شود. کنترلهای جبرانی می­تواند به صورت تکراری و به عنوان یک روش کنترل به کار رود. بازبینی اطلاعات ورودی اغلب با دو بار وارد کردن اطلاعات، مقایسه نتایج آنها و گزارش هر گونه مغایرت کشف شده بدست می­آید.

توجه به کنترلهای جبرانی ویژگی پیشگیرانه و یابنده کنترلها اهمیت بیشتری پیدا می­کند. کنترلهای جبرانی با چه هدفی برقرار می­شود؟ آیا ابزاری است برای پیشگیری از ضرر و زیان و سو جریانات یا ابزاری است برای کشف ضرر و زیان و سو جریانات؟ بدیهی است که کنترلهای یابنده را نمی­توان جایگزین کنترلهای پیشگیرانه دانست اما قابلیت کنترلهای یابنده را برای جبران نقاط ضعف با اهمیتی که در سستم کنترل داخلی وجود دارد نباید نادیده گرفت. نکته اصلی این است که این کشف تا چه اندازه بموقع صورت می­گیرد و میزان زیان یا سو جریانات رخ داده در این فاصله زمانی تا چه حد است.

مناسب بودن طراحی کنترلهای جبرانی همانند هر مورد طراحی کنترلها و براورد خطر تنها با توجه به فزونی منافع بر مخارج می­تواند تعیین شود. زیان احتمالی ناشی از نبود کنترلهای جبرانی باید در مقایسه با کل مخارج طراحی و اجرای آن سنجیده شود. در این گونه تجزیه و تحلیلها به این نکته باید توجه شود که یک کنترل خاص ممکن است برای یک رویداد کنترل دستوری و در عین حال برای رویدادی دیگر یک کنترل جبرانی باشد. از این رو منافع مربوط باید به گونه­ای تجزیه و تحلیل شود که تمام آثار مختلف و مثبت کنترلهای مخصوص را علاوه بر هدف اولیه آن کنترلها در بر گیرد.

خلاصه: سازمانها و نهادهای اقتصادی از هر 5 نوع کنترل یاد شده استفاده می­کنند. کنترلها به گونه­ای طراحی و اجرا می­شوند که هر عمل مثبت و سازنده مورد تشویق و حمایت قرار می­گیرد و هر عملی که نتیجه نامطلوب داشته باشد نفی می­شود. در این فرایند کنترل موارد نامناسب و نامطلوب شناسایی و اصلاح می­شود. هر جا که کنترل وجود نداشته باشد کنترلهای دیگری اعمال می­شود تا آثار منفی احتمالی ناشی از عدم اجرای آنها را جبران کند. تصمیم­گیری درباره انتخاب و اجرای ترکیبی مناسب از انواع کنترلها، به توازن منافع و مخارج ترکیبهای گوناگونی از کنترلها بستگی دارد که در واحد اقتصادی می­تواند بکار گرفته شود. سرانجام واحدهای اقتصادی سیستم کنترل داخلی را به گونه­ای طراحی و برقرار می­کنند که به پنج هدف یاد شده دست یابند.

شیوه­های کنترل داخلی: هدفهای پنجگانه کنترل داخلی و 5 نوع کنترل داخلی مجموعه­ای از