واحدهای عملیاتی سازمان
در هر واحد عملیاتی سازمان، فعالیتهای خاصی از سازمان اجرا میشود. وظایف متداول در یک موسسه خدماتی شامل بازاریابی، مدیریت مالی، حسابداری، کارگزینی، مدیریت تجهیزات و واحد خدمات خاصی است که موسسه به آن میپردازد.
در موسسههای خرده فروشی، مدیریت خرید و موجودیها به وظایف بالا افزوده میشود. در موسسههای تولیدی، وظایف واحدهای تولیدی (انبارهای مواد اولیه، کالای در جریان ساخت و کالای ساخته شده) و معمولاً یک واحد حمل و نقل نیز به وظایف پیش گفته، افزوده میشود.
هر یک از این وظایف به زیر مجموعههایی تقسیم میشود. برای مثال، وظایفه حسابداری در یک موسسه تولیدی را میتوان به دفترنویسی (روزنامه، معین و کل)، حسابهای دریافتنی، حسابهای پرداختنی، حقوق و دستمزد و حسابداری صنعتی (برای تعیین بهای تمام شده انواع محصولات) تقسیم کرد.
از آنجا که این فعالیتهای سازمانی به طور طبیعی با یکدیگر مرتبط میباشند و به ویژه، در مواردی که محلهای جداگانه دارند، به آسانی به یک قسمت قابل حسابرسی تبدیل میشوند. برخی سازمانها به بخشهایی تقسیم شدهاند که هر بخش، مدیریت محدوده عملیاتی خود را به عهده دارد. در این گونه موارد، قسمت مورد رسیدگی میتواند احتمالاً بخش بازاریابی، حسابداری، مدیریت مالی و… باشد.
راه مشابه دیگری که برای تشخیص قسمت مورد رسیدگی بالقوه وجود دارد، مدیریت پروژه است.
در هر سازمانی پروژههای فراوانی میتواند وجود داشته باشد، مانند پروژههای ساختمانی، پروژههای تحقیقاتی، پروژههای بهبود محصولات و غیره. هر پروژه معمولاً بطور موقت و برای تکمیل یک کار بخصوص پدید میآید که پس از تکمیل آن کار، آن پروژه نیز برچیده میشود.
سیستمهای کنترل داخی از اهمیت خاصی برخوردارند و به آسانی میتوان آنها را در هر یک از این وظایف (یا واحدهای) عملیاتی، تدوین و در فعالیتهای آن تعبیه کرد. این پیوند مهم کنترلهای داخلی و حیطه عملیاتی، دلیل دیگری است برای انتخاب قسمتهای قابل حسابرسی در طول خطهای عملیاتی سازمان.
چرخههای معاملات و رویدادها
بسیاری از فعالیتهای سازمانی چنان مرزهای عملیاتی سازمان را در هم مینوردند که چرخههای معاملات ممکن است شامل بیش از یک وظیفه را در برگیرند. در واقع، حسابرس مستقل سازمانها معمولاً آن را به شکل پنج چرخه کلی به هم تنیده به نام چرخه معاملات، میبیند.
موسسهها، سرمایه خود را معمولاً به صورت وجه نقد تحصیل میکنند و آن را به خریدها و پرداختهای گوناگون چون مواد اولیه، تجهیزات، خدمات حقوقی و غیره و نیروی کار مورد نیاز موسسه تخصیص میدهند. ترکیب خرید و پرداختها با نیروی کار موجودیهای را یعنی کالاهایی را به وجود میآورد که به فروش میرسد. پول حاصل از این فروشها برای پرداخت سود سهام و سایر هزینههای تحصیل سرمایه صرف میشود و این چرخه دوباره از سر گرفته میشود.
گرچه شکل 2-5 نمایانگر چرخههای فعالیتهای یک موسسه با هدف سوداوری است اما اصول کلی چرخههای معاملات و رویدادها در مورد سازمانهای دولتی و غیرانتفاعی نیز بکار میرود. نکته اصلی این است که محدوده بسیاری از معاملات و رویدادها فرامرزی واحدهای عملیاتی میباشد. برای مثال مدیریت وجوه نقد از همه مرزهای فعالیتهای عملیاتی سازمان گذر میکند. چرخه موجودیها و انبارداری مرزهای تولید، انبارداری، حسابداری و واحد خدمات کامپیوتری یک موسسه تولیدی را در مینوردد. شکل 3-5 مراحل متداول در این پنج چرخه معاملات را نشان میدهد.
سیستم کنترل داخلی، به ویژه سیستم کنترل داخلی مالی نیز بیشتر در راستای چرخههای معاملات و رویدادها برقرار میشود تا واحدهای عملیاتی، حسابرسان با شکستن سازمان خود به این پنج چرخه و مدیریت وجوه نقد میتوانند به نسبت، بخشهای بزرگتری از فعالیتهای مرتبط را آزمون کنند. گرچه این پنج چرخه به روشنی با چرخه کلی فعالیتها پیوند خورده است اما، هر یک از این پنج چرخه و مدیریت وجوه نقد را میتوان به شکل مستقل مورد آزمون قرار داد.
مراکز تصمیمگیری
مراکز تصمیمگیری، آخرین استراتژی ممکن برای شناسایی قسمتها برای حسابرسی است. با وجودی که معمولاً بخشهای بزرگ سازمان به عنوان قسمت مورد رسیدگی انتخاب میشوند، اما مراکز تصمیمگیری را میتوان به عنوان بخشهای مشخصتر سازمان در نظر گرفت.
معاون مدیر یک قسمت، همراه با کارنان دفترش، یک مرکز تصمیمگیری اداری است. سرپرست کارگران سازنده یک قطعه اصلی از محصول را نیز میتوان به عنوان یک مرکز تصمیمگیری پذیرفت.
عامل اصلی در این شیوه شناسایی قسمتها برای حسابرسی، اثرگذاری تصمیم است، نه لزوماً چرخههای عملیاتی یا معاملات یا هر شیوه دیگر تجمیع اجزای یک سازمان. کانون توجه، تصمیمهای اصلی است که آثار عمدهای بر سازمان دارد.
برای مثال، حسابرسان ممکن است بخواهند چگونگی استخدام مهندسهای طراحی را مورد رسیدگی قرار دهند که با اسرار و اطلاعات حساس سازمان سر و کار دارند. در این گونه موارد، حسابرسان احتمالاً بیشتر به فرایند تصمیمگیری برای یافتن و استخدام چنین کارکنانی خواهند پرداخت.
اگر همه هشت عامل مورد استفاده برای تشخیص قسمتهای قابل حسابرسی را مرور کنیم روشن میشود که هیچ یک از آنها به تنهایی نمیتواند استراتژی مطلوب را برای انتخاب قسمتها فراهم کند. بلکه، بیشتر واحدهای حسابرسی همه این عوامل را پیش از انتخاب یک استراتژی بخصوص، مورد توجه قرار میدهند.
برای مثال، راه کارهایی را که دو شرکت بزرگ بینالمللی استفاده میکنند در نظر بگیرید.
رییس حسابرسی داخلی یکی معمولاً از استراتژی دوگانه برای تشخیص قسمتهای قابل حسابرسی استفاده میکند. برای حسابرسی کنترلهای مالی، قسمتها را برحسب چرخههای معاملات در بخش بخصوص شرکت مورد شناسایی قرار میدهد.
برای حسابرسی عملیات، قسمتها را معمولاً برحسب مناطق جغرافیایی شناسایی میکند. مدیریت ارشد حسابرسی این شرکت میگوید دفاتر گوناگون منطقهای و بینالمللی شرکت به نوعی مستقل از یکدیگر عمل میکنند. تخصیص گروههای حسابرسی برای رسیدگی گسترده به این واحدهای منطقهای، اطلاعات و گزارشهای حسابرسی کاملاً هماهنگی را بدست میدهد.
بدین ترتیب، عملیات هر محل را به هم ربط میدهد بدون نیاز به گسیل کردن گروههای مختلف در زمانهای متفاوت که تازه، در تجمیع یافتههای گوناگون خود نیز دشواری خواهند داشت.
حسابرسان شرکت دیگر، شرکت را هر ساله به سه شکل مختلف زیر تقسیم میکنند:
برحسب واحدهای عملیاتی.
برحسب چرخههای معاملات و رویدادها.
برحسب مراکز تصمیمگیری.
مدیریت ارشد حسابرسی داخلی با در نظر گرفتن پنج عامل دیگر به طور ضمنی، استراتژیهای گوناگون را به طور ذهنی مورد ارزیابی قرار میدهد تا بهترین استراتژی را برای رسیدگی به هر بخش از سازمان انتخاب کند. نتیجه این کار، استراتژیهای جداگانه برای هر بخش از سازمان به جای یک استراتژی برای تمام بخشهاست.
حسابرسان داخلی قسمتهای بزرگ سازمان را با بکارگیری هر سه استراتژی بالا مورد رسیدگی قرار میدهند تا رسیدگیهای جامعتری را انجام داده باشند، این کارهای بزرگ حسابرسی میتواند بیش از 3.000 ساعت زمان برای تکمیل شدن نیاز داشته باشد.
راههایی که در این بخش برای تشخیص قسمتهای قابل حسابرسی ارائه شد، یک برخورد است.
برخورد دیگر، راهی است که بیانیه استانداردهای حسابرسی داخلی شماره 9 با عنوان «براورد خطر»، ارائه کرده است. بیانیه یاد شده، انواع فعالیتهای قابل حسابرسی را به شرح زیر ارائه داده است:
سیاستها، رویهها و طرز کارها.
مراکز هزینه، مراکز سود و مراکز سرمایهگذاری.
ماندههای حسابهای دفتر کل.
سیستم اطلاعاتی (دستی و کامپیوتری).
قراردادها و برنامههای عمده.
واحدهای عملیاتی، چون خطوط تولید یا ارائه خدمات.
وظایف، چون دایرههای خدمات کامپیوتری، خرید، بازاریابی، تولید، تامین مالی، حسابداری و منابع انسانی.
سیستمهای معاملات مربوط به فعالیتها چون فروش، وصول، خرید، پرداختهای نقدی، موجودیها و حسابداری صنعتی، تولید، خزانه داری، حقوق و دستمزد و داراییهای سرمایهای
صورتهای مالی
