مستند کردن شواهد حسابرسی در کاربرگهای حسابرسی

مستند کردن شواهد در کاربرگهای حسابرسی

 حسابرسان داخلی برنامه­ ریزی، گرداوری، تجزیه و تحلیل، تفسیر و تلخیص شواهد حسابرسی را در کاربرگهای حسابرسی مستند می­کنند. این کاربرگها پشتوانه اطلاعات مندرج در گزارشهای حسابرس است. کاربرگها معمولاً حاوی یادداشتهای منطقی حسابرسان است که چگونگی ارزیابی مخاطرات نقش رابطه فزونی منافع بر مخارج و پیوند هدفها و مجموعه شواهد گرداوری شده را برای مقاصد نتیجه گیری کلی درباره موضوع مورد حسابرسی توصیف می­کند.

کاربرگها باید چنان گویا باشد که به توضیحات اضافی حسابرسان داخلی نیاز نباشد. یادداشتهای منطقی حسابرسان پس از تهیه باید از لحاظ کامل بودن و انسجام به دقت مورد بررسی قرار گیرد تا اطمینان حاصل شود که این کاربرگها پشتوانه کافی را برای گزارش حسابرس فراهم می­کند و ارتباطی منطقی را بین آزمونهای انجام شده و خلاصه یافته­های حسابرسی نشان می­دهد.مستند کردن شواهد حسابرسی
از آنجا که موضوع کاربرگها ارتباطی تنگاتنگ با ارزیابی شواهد دارد لازم است پاره­ای از مفاهیم آن را در اینجا بیان کنیم. کاربرگهای حسابرسی باید به روشنی عنوان گذاری شود و تنها به رهنمودها و روشهایی منحصر گردد که به موضوع مورد رسیدگی مربوط است. به علاوه کاربرگها باید دارای سرفصل تشریحی امضای حسابرسو تاریخ تهیه باشد و به لحاظ سهولت در امر بایگانی باید عطف گذاری شود.

هر یک از جداول ستون دار باید دارای شرح کامل باشند و هدفها و دامنه آزمونهای حسابرسی و روشهای انتخاب نمونه ­ها باید در آن توصیف و مشخص شود. معمولاً برای نشان دادن این که چه روشهایی درباره چه اقلامی اعمال شده از است از نشانه­های حسابرسی استفاده می­شود و این نشانه­ها باید در پایین هر کاربرگ به روشنی توصیف گردد. برای مثال رسیدگی به گزارش تولید ماهانه حاوی حجم تولید روزانه هر دایره به یکی از حسابرسان واگذار شده بود. این حسابرس هر یک از جمعهای تولید روزانه دوایر را که از طریق مدارک تلوید روزانه مربوط سندرسی کرد علامت گذاری نمود. توصیف و توضیح مربوط به هر نشانه حسابرسی را نیز در پایین کاربرگها ارائه داد.

مستند کردن شواهد حسابرسی

برنامه حسابرسی را می­توان برای تلخیص کار حسابرسی بکار گرفت. برای این کار تنها کافی است از عطفهای متقابل به کاربرگهای گوناگون که در برنامه حسابرسی درج شده است استفاده کنیم. همه نارساییهای یافت شده باید به گونه­ای در کاربرگهای حسابرسی تلخیص شود که آن را نشان دهد. مستندات باید کامل و پاسخگوی همه پرسشهای مربوط باشد. کاربرگهای حسابرسی باید نتیجه­گیریهای حاصل از یافته­های حسابرسی را بیان و اقلام دارای اشتباه را از خلاصه­ها تا مدارک اولیه ردیابی کند. بدین ترتیب کاربرگهای حسابرسی می­تواند به خودی خود گزارشهای حسابرسان را توجیه کند.

کاربرگهای حسابرسی باید به  گونه­ای اثربخش و شفاف تهیه شود. به منظور پیشگیری از تهیه دستی کاربرگها و در صورت امکان باید از آیین­نامه­ها و دستورالعملها کپی تهیه و در پروندههای حسابرسی نگهداری شود. کاربرگهای حسابرسی باید از لحاظ اندازه و شکل یکنواخت باشد. تنها باید از یک روی کاربرگها استفاده شود زیرا پشت صفحات کاربرگها ممکن است از دید بررسی کننده یا فردی که از آنها برای استفاده دیگران تصویربرداری می­کند پنهان بماند.

مستند کردن شواهد حسابرسی

امروزه با بودن کامپیوترهای کوچک انواع برنامه­های واژه پرداز و تهیه کاربرگ پدید آمده است که با آن می­توان کاربرگهای حسابرسی را تهیه کرد. این امکانات سبب افزایش قابل ملاحظه­ای در اثربخشی و روشنی یا شفافیت کاربرگهای حسابرسی می­شود.

شواهد به عنوان عامل تعیین کننده حرفه­ای گری: عوامل فراوانی مربوط به کیفیت شواهد حسابرسی وجود دارد که بر حرفه­ای گری حسابرسان داخلی اثر می­گذارد.

مراقبتهای تخصصی و حرفه­ای: استاندارد ویژه شماره 280 مقرر می­دارد حسابرسان داخلی باید در انجام حسابرسیهای داخلی مراقبتهای تخصصی و حرفه­ای را اعمال کنند. بخش بزرگی از این استاندارد به گرداوری شواهد حسابرسی اختصاص دارد.

این استاندارد، مراقبتهای حرفه­ای را «دقت و کاردانی معقول نه کار بدون اشتباه یا عملکرد فوق­العاده» تعیین می­کند. گرچه حسابرسان باید رسیدگی­های منطقی انجام دهند اما، از آنان انتظار نمی­رود همه معاملات یا فعالیتها را به تفصیل رسیدگی کنند.

درباره فعالیت­های مورد رسیدگی نمی­توان به طور مطلق اطمینان داد و نباید هم داد.

استاندارد ویژه شماره 280 در ادامه چنین بیان می­دارد که حسابرسان داخلی در انجام هر حسابرسی باید عوامل زیر را که بر ماهیت و میزان شواهد حسابرسی مورد نیاز برای انجام یافتن یک حسابرسی به طور منطقی و کامل مو ثر است، مورد توجه قرار دهند:

مستند کردن شواهد حسابرسی

• میزان کار حسابرسی که باید برای دستیابی به هدفهای حسابرسی انجام شود.

• اهمیت نسبی یا عمده بودن موضوعاتی که روشهای حسابرسی باید درباره آنها اعمال شود.

• کفایت و اثربخشی کنترلهای داخلی.

• هزینه­های حسابرسی در مقایسه با منافع بالقوه آن.

پیامد ادعاهای اثبات نشده

چنانچه حسابرسان داخلی گزارشهای خود را با ادعاهای اثبات نشده تهیه کنند، اعتبار کارشان، ارتباط آتی و موقعیت حرفه­ای آنان خدشه­دار می­شود. به همین دلیل، حسابرسان باید مراقبتهای تخصصی و حرفه­ای را در گرداوری شواهد کافی برای توجیه یافته­ها و نتیجه گیریهای مورد گزارش، اعمال کنند. حدس و گمان، پذیرفتنی نیست.

چنانچه محدودیتهای مربوط به رابطه منافع ـ مخارج یا فشار زمانی، حسابرسان را ناگزیر از پایان دادن به کار حسابرسی کند باید تنها یافته­های توجیه پذیر را گزارش کنند.

چنا ن چه برای اثبات سایر یافته­های بدست آمده در حسابرسی نیاز به شواهد تکمیلی باشد گرداوری آنها باید پیش از گزارش مقدماتی آن یافته­ها صورت گیرد. استانداردهای حسابرسی مربوط به مراقبتهای تخصصی و حرفه­ای تلویحاً مقرر می­دارد که یافته­های مورد گزارش باید با شواهد موجود قابل اثبات باشد.

گاه، حسابرسان داخلی به اطلاعاتی دست می­یابند که غیرقابل اثبات باشد اما، به دلیل اهمیت آن لازم است به گونه­ای مناسب به اطلاع مدیریت قسمت مورد رسیدگی برسد. در چنین مواردی، آن اطلاعات گزارش می­شود، گاه به طور غیررسمی. اما، حسابرسان داخلی باید غیرقابل اثبات بودن این گونه اطلاعات را به روشنی تمام، مطرح کنند.

مستند کردن شواهد حسابرسی

دامنه خدمات

اگرچه گرداوری شواهد کافی برای توجیه یافته­ها و نتیجه­گیری­های حسابرسی یک ضرورت است اما، با گسترش دامنه خدمات حسابرسان داخلی، «کافی» به یک علامت ابهام  بزرگ تبدیل می­شود. برای مثال، اگر از حسابرسان داخلی خواسته شود منطقی بودن میزان ذخایر نفتی گزارش شده را تعیین کنند، یعنی چیزی که مهندسان نفت تنها می­توانند با 25 درصد بالا یا پایین مشخص نمایند، این ابهام پیش می­آید که آیا اشخاص ثالث خواهند پذیرفت که ادعاهای مربوط به ذخایر موجود به اندازه کافی اثبات شده است؟

مستند کردن شواهد حسابرسی

اطلاعات قطعی (یا عینی)

تشخیص کفایت شواهد حسابرسی در مواردی آسانتر است که حسابرس با «اطلاعات قطعی (یا عینی)» (Hard Data) سر و کار دارد. برای مثال، شمارش موجودیهای مواد خام که می­تواندن به دقت شمرده یا توزین شود نمونه­ای از «اطلاعات قطعی (یا عینی)» است  که براساس آن می­توان به نتایج قطعی دست یافت. بیشتر معاملات پولی که بین اشخاص مستقل انجام می­شود را نیز به همین ترتیب آسانتر می­توان حسابرسی کرد.

اطلاعات غیرقطعی (یا غیر عینی)