گزارش نویسی حسابرسی داخلی

گزارش نویسی حسابرسی داخلی

مقدمه گزارش نویسی حسابرسی داخلی ارتباط متقاعد کننده  یک مهارت ضروری برای حسابرسان در تمام سطوح است، و گزارش های حسابرسی با کیفیت بالا، یک ابزار ارتباطی کلیدی است.گزارش نویسی حسابرسی داخلی نتایج کار حسابرسی را اطلاع رسانی می کند. به همین دلیل شاید بتوان آن را یکی از بخش های مهم فرآیند حسابرسی تلقی کرد.

گزارش نویسی حسابرسی داخلی

گزارش نویسی حسابرسی داخلی

گزارش حسابرسی مهم است بدلیل اینکه آن را ارکان راهبری و مدیران ارشد می بینند و در بعضی موارد ممکن است تنها محصول کار حسابرسی باشد که مدیریت دریافت می کند. اگر خوب نوشته شود و به خوبی اطلاع رسانی شود، می تواند بعنوان یک عامل تغییر مثبت، انجام اقدام اصلاحی توسط مدیریت را سرعت بخشد. گزارش حسابرسی ممکن است به شکلی ساده و در یک یا دو صفحه تهیه شود و یا با جزییات و دارای چند بخش باشد. در این نوشتار علاوه بر بیان الزامات مربوط به گزارش حسابرسی داخلی در استانداردهای حرفه ای، رهنمودهایی به شکل ساده برای نوشتن گزارش حسابرسی، ارائه می شود.

گزارش نویسی حسابرسی داخلی

گزارش نویسی

عبارت است از به تحریر در آوردن اخبار، اطلاعات، حقایق، علل مسائل و رویدادها، تجزیه و 1 گزارش نویسی تحلیل منطقی و متوالی آنها، برای رسیدن به راه حل صحیح، که همراه با اختصار و روشنی تدوین شده و  . استوار باشد » ساده نویسی « و » سالم نویسی « بر دو اصل

در واقع گزارش نویسی، فنی است که با آگاهی از آن فن، مطالب هر موضوعی را می توان، طوری طبقه بندی کرد و نظم بخشید که هدف مورد نظر را در کوتاه ترین زمان و با ساده ترین کلام به دست آورد.

هدف از نوشتن گزارش، رساندن پیام خود به خواننده با سرعت و صحت و روشنی است. و مهم این است که نویسنده گزارش، بتواند تصویری روشن از فکر و هدف خود را در ذهن خواننده ترسیم نماید.

گزارش حسابرسی داخلی چیست؟

گزارش حسابرسی داخلی یک سند رسمی است که در آن حسابرسی داخلی خلاصه کاری را که در یک حسابرسی انجام شده و گزارش یافته ها و توصیه هایی که مبتنی بر کار انجام شده است، نشان می دهد. گزارش حسابرس داخلی به عنوان یک خدمت اطمینان بخشی به منظور ارائه به استفاده کنند گان برای تصمیم گیری بر اساس یافته های حسابرسی تهیه می شود.

به استفاده کنندگان برای ارزیابی ،   گزارش حسابرسی جدا از افشای یافته ها در مورد واحد مورد حسابرسی ، عملکرد حسابرسان خود نیزکمک می کند .اغلب، این گزارش بیانیه اعتبار ی حسابرس محسوب می شود هنگامی که منتشر می شود، به آن مراجعه می کنند  و اجرا می شود. گزارش حسابرسی یکی از عوامل  اصلی  است که برای واحد حسابرسی داخلی شهرت ایجاد می کند.

مقاصد/ اهداف گزارش های حسابرسی

حسابرس داخلی باید گزارش های حسابرسی را شفاف، سازنده و مختصر و بر مبنای شواهد کافی، مربوط و قابل اتکا تهیه کند و گزارش او باید در بردارنده موارد زیر باشد:

و یافته4، حدود3 اهداف ،2  دامنه   کار واگذار شده به حسابرسی داخلی، 5 های  ارایه توصیه  های مناسب و مربوط و برگرفته شده از یافته ها، و    بر اقدام انجام شده یا پیشنهاد شده بوسیله مدیریت 6  صحه گذاری 

گزارش نویسی حسابرسی داخلی

نوشتن یک گزارش حسابرسی اثربخش با یک شناخت روشن از اینکه چه کسانی استفاده کننده، بررسی کننده و اقدام کننده بر مبنای گزارش در بخش مدیریت می باشند، شروع می شود. گزارش های حسابرسی سه هدف اصلی دارند:  بوسیله اطلاع رسانی یافته های کار ، : برای آگاه ساختن مدیریت بخش از یک وضعیت 7اطلاع دادن حسابرسی.

مدیریت بخش از اینکه نظرهای حسابرسان معتبر و با 9 : برای قانع کردن 8 متقاعد کردن (ترغیب کردن) ارزش است.

یافته ها : برای قانع کردن مدیران بخش به انجام اقدام مناسب.

گزارش های حسابرسی داخلی طبق چارچوب بین المللی کار حرفه ) انجمن حسابرسان داخلی یا IPPF ای ( ) تهیه و منتشر میGAS استانداردهای حسابرسی دولتی ( شود.

استانداردهای حرفه ای در ارتباط با گزارشگری حسابرسی داخلی

استانداردهای حرفه ای الزام می کند که اطلاع رسانی ها باید شامل اهداف و دامنه کار و همچنین نتیجه گیری ها، پیشنهادها و اقدامات برنامه ریزی شده باشد. افزون بر این، اطلاع رسانی نهایی کار در موارد مقتضی باید شامل اظهارنظر کلی و یا نتیجه گیری های حسابرسان داخلی باشد. حسابرسان داخلی ترغیب می شوند به اینکه در اطلاع رسانی های کار، رضایت بخش بودن عملکرد خود را به روشنی بیان دارند. هنگام گزارش نتایج کار به اشخاص برون سازمانی باید محدودیت های موجود در رابطه با توزیع و استفاده از نتایج نیز اطلاع رسانی شود.

طبق الزامات استانداردهای مربوط حسابرسان باید اهداف ، دامنه و روش اجرای عملیات حسابرسی، یافته های با اهمیت حسابرسی (و در صورت لزوم نتیجه گیری ها)، پیشنهادهای عملی به منظور اصلاح نارساییهای موجود و بهبود عملیات، تصریح اینکه حسابرسی طبق استانداردهای حسابرسی قابل کاربرد (استانداردهای حسابرسی عملیاتی  /استانداردهای حسابرسی دولتی یا استانداردهای بین المللی اجرای حرفه ای حسابرسی داخلی) انجام شده است،

گزارش نویسی حسابرسی داخلی

کلیه موارد با اهمیت عدم رعایت قوانین و مقررات و نیز کلیه موارد سوء استفاده کشف شده در حین اجرای عملیات یا در رابطه با حسابرسی، دامنه عملیات حسابرسی در باره کنترلهای مدیریت و هر گونه نقاط ضعف قابل توجه کشف شده در جریان حسابرسی، و حسب مورد، دیدگاه مسئولین واحد مورد حسابرسی در باره یافته ها، نتیجه گیری ها و پیشنهادهای حسابرسان و نیز اصلاحات انجام شده را در گزارش حسابرسی ارائه نمایند.علاوه بر موارد فوق حسابرسان باید کلیه موارد با اهمیت نیازمند کار بیشتر را به همکاران مسئول برنامه ریزی کار حسابرسی بعدی خاطر نشان سازند.

در استانداردهای فوق بیان شده است که حسابرسان داخلی باید توزیع گزارش های خود را طبق ترتیبات واحد اقتصادی متبوع و مقررات آن انجام دهند، آنها معمولاً گزارش خود را به مدیریت و یا ارکان راهبری  واحد (هیئت مدیره یا کمیته حسابرسی) تسلیم می کنند.

استانداردهای سازمانی در گزارشگری حسابرسی

گزارش حسابرسی داخلی تهیه شده رسمی نتایجی را که از کار واگذارشده به حسابرسی داخلی حاصل شده است، به مدیریت اطلاع رسانی می کند. این قبیل گزارشها بایستی شامل یافته های حسابرسی، توصیه ها و نتیجه گیری های مربوط به کافی بودن و رعایت سیستم کنترلهای داخلی و کارایی، اثربخشی و صرفه اقتصادی عملیات در دامنه تحت پوشش حسابرسی، باشد. از نظر کامل بودن بررسی ها، بایستی عکس العمل (واکنش) مدیریت به یافته های حسابرسی نیز ترجیحاً در گزارش آورده شود. هدف هر گزارش حسابرسی داخلی باید شامل موارد زیر باشد :

گزارش نویسی حسابرسی داخلی

اقدام سریع مدیریت در اجرای پیشنهادهای مورد توافق برای تغییر منجر به بهبود عملکرد و کنترل  و   تهیه یک مدرک رسمی از نکاتی که از کار واگذارشده به حسابرسی داخلی ناشی شده است، و در  صورت لزوم، مورد موافقت مدیریت قرار گرفته است.

در زیر برخی استانداردهای عمومی گزارش نویسی سازمان ها ارائه می شود:

الف) یک فرمت (شکل) استانداردشده برای نوشتن نتایج حسابرسی باید ایجاد شود.

ب) یافته ها، توصیه ها و اظهارنظر ها به صورت واقع بینانه بیان شود.

گزارش نویسی حسابرسی داخلی

ج) گزارش حسابرسی نهایی به صورتی سازماندهی شود که اطلاعات مربوط را بصورت روشن، مختصر، بموقع و اطلاعات مهمی را که می تواند برای بهبود و پیشرفت جنبه  افشا کند.، های مربوط به عملیات استفاده شود

د) یافته ها، توصیه ها و نظرات، همه اطلاعات مربوط و ضروری را برای واحد مورد حسابرسی برای درک کامل شرایط گزارش شده در برگیرد. همه گزارش های حسابرسی نهایی موضوعات واقع شده را با دقت و بطور کامل ارائه نماید.

گزارش نویسی حسابرسی داخلی

مشخص ، هـ) گزارش حسابرسی نهایی، بیشتر شرایطی را که لازم است مورد توجه مدیریت قرار گیرد کند. ویژگیهای کیفی گزارش حسابرسان داخلی

طبق استانداردهای بین المللی حسابرسی داخلی اطلاع رسانی های  (گزارش های )حسابرسان داخلی  باید  : ویژگی کیفی به شرح زیر باشند 7 دارای

واقع،  ) (درست 11دقیق 16  ،کامل 15) سازنده(مفید ، 14 ) مختصر(موجز ،  13)  روشن(شفاف ،  12) بینانه(بیطرفانه و به موقع

. دقیق :اطلاع 1  . ها و مبتنی بر واقعیات است ¬ رسانی دقیق، بدون اشتباهات ونارسایی

. واقع 2 بینانه: اطلاع رسانی واقع بینانه، منصفانه، بدون غرض ورزی و جانبداری  است و حاصل ارزیابی های منصفانه و متوازن کلیه واقعیات و شرایط مربوط می باشد.

. روشن،  :اطلاع 3 رسانی روشن، به آسانی قابل فهم و منطقی است، از اصطلاحات و جملات فنی غیرضرور اجتناب می کند و همه اطلاعات مهم و مربوط را ارائه می نماید.

:اطلاع ، . مختصر 4 رسانی مختصر به معنای بیان نکات اصلی و پرهیز از ارائه جزئیات، تکرار مطالب و زیاده گویی غیر ضرور است.

:اطلاع ، . سازنده 5 رسانی سازنده به معنای سودمندی برای متقاضی و سازمان است و در صورت لزوم پیشنهادهایی برای بهبود عملیات در بر دارد.

. کامل و  :اطلاع 6 رسانی کامل، به این معنا است که هیچگونه کاستی در ارائه مطالبی وجود ندارد که برای مخاطب، هدف اساسی به شمار می روند و شامل همه اطلاعات مهم و مربوط و مشاهدات پشتوانه پیشنهاد ها و نتیجه گیری ها می باشد.

. به 7 موقع  :اطلاع رسانی به موقع با توجه به اهمیت موضوع، در زمان مناسب انجام می شود و به مدیران اجرایی اجازه می دهد اقدام اصلاحی مناسب را انجام دهند.

روش های گزارشگری حسابرسی

تعیین روش گزارشگری به پاسخ چهار پرسش اساسی زیر در باره نوشتن گزارش حسابرسی بستگی دارد:

چگونه یک گزارش حسابرسی اثربخش بنویسیم؟–

محتوای گزارش باید شامل چه چیزهای باشد؟ –

گزارش حسابرسی که دنبال نگارش آن هستیم چه فرمتی (شکلی) داشته باشد؟ –

بعد از اینکه گزارش پایان یافت با آن چکار کنیم؟–

گزارش نویسی حسابرسی داخلی

چگونه یک گزارش حسابرسی اثر بخش بنویسیم؟

باید در اسرع وقت آغاز شود .در ،   برنامه ریزی برای محصول نهایی- گزارشی که قرار است منتشر شود ایجاد استدلال برای یافتههای پیشنهادی، اهداف گزارش، استفاده کنندگان بالقوه، و محتوای آن مورد توجه قرار می گیرد. بحثهای تحلیلگران و مشاوران در مورد گزارش و نکات قابل توجه در طول فرایند نگارش گزارش نیز مد نظر قرار می گیرد.

هیچ کسی ذاتا و به طور طبیعی به گزارش نویسی مهارت ندارد .با این حال، دو مورد وجود دارد که هر کسی می تواند از آن برای بهبود نوشتن استفاده کند و تا حد امکان گزارش خوبی را بنویسد.

که ما در ، اصول راهنمای خاصی وجود دارد که برای ارتباطات کتبی به کار می رود ،  اصول راهنما : اول • ادامه آنها را بیان خواهیم داد.

. فرآیند نوشتن : دوم، فرآیند گزارش نویسی تعریف می شود که می تواند کمک کننده باشد •

اصول راهنما

از ، خواننده را مشخص کنید .هنگامی که گزارشی می نویسید و هر بار آن را بررسی و ویرایش می کنید خودتان بپرسید چه کسی اولین دریافت کننده این گزارش خواهد بود؟ گزارشهای حسابرسی باید نیازهای اطلاعاتی استفادهکنندگان مختلف را برآورده کند  :صاحبکار و نمایندگان آنها .این روی آنچه که باید در گزارش لحاظ شود تاثیر مستقیم دارد .گزارش تنها باید شامل یافتهها و یا موضوعاتی شودکه خواننده نسبت  و یا انتظار میرود ذینفع باشد .خوانندگان همچنین دارای تاثیر مستقیم بر روی سطوحی ، به آن ذینفع است از جزییات هستندکه باید درگزارش آورده شوند .نباید بیش از حد و یا خیلیکم به جزییاتی بپردازید که خوانندگان برای درک یافتههای حسابرسی به آن نیاز دارند.

ممکن است استفاده کنندگان شامل گروههای زیر باشند:

کمیته حسابرسی   استفاده کنندگان برون سازمانی و یا سهامداران  مدیران اجرایی با دانش عمومی که از سیستم ها و اصطلاحات دارند و عمدتا علاقه مند به نتایج  حوزههای حسابرسی خود می باشند.   کارکنان ارشد صاحبکار که باید پاسخگوی پیشنهادهای حسابرسی باشند.  “چیزی” بگویید.  .” چیزی برای گفتن داشته باشید و  تاجایی که می توانید واضح بیان کنید. این تنها رمز سبک کار است. “(متی آرنولد .)برای اینکه گزارش حسابرسی  به اهداف خود برسد یا برای اطلاع رسانی

و متقاعدکردن، باید یک نتیجه گیری روشن و مستقیم داشته باشد .همچنین برای پشتیبانی مناسب نتایج و   از پیشنهادهای سازنده و عملی در زمان مناسب استفاده شود. ،اهمیت

دامنه و ، بی درنگ آغاز کنید .تا پایان حسابرسی برای نوشتن گزارش منتظر نمانید .بخش مقدمه، اهداف روش شناسی(متدولوژی) حسابرسی باید در مرحله بررسی نوشته شود .نظر حسابرس و نتیجه گیری باید در طول بررسی و مراحل انجام کار نوشته شوند .حسابرسان باید آشکارا در مورد نظرات حسابرسی با مدیریت بخش به عنوان پیشرفت روند حسابرسی گفتگو کنند .باید به مدیریت بخش فرصتی برای مرور و بررسی پیشنهادهای نوشته شده در پایان کار بدهید .هیچ چیز غیر عادی و شگفت آوری نباید در گزارش نهایی وجود داشته باشد.

گزارش نویسی حسابرسی داخلی

دور نمایی را ارائه کنید .گزارش باید توازنی مناسب بین نکات مثبت و منفی ارائه کند .از واژگان  مناسب ویکنواخت استفاده کنید .نکات با اهمیت را به دقت بیان کنید.

دقیق باشید .دقیق بودن با واژگان یکنواخت شروع می شود .هنگام مرور گزارش ها، عدم یکنواختی هایی از قبیل موارد زیر را که نمونه هایی از اصطلاحات قابل تغییر می باشند، را در نظر داشته باشید: اداره پرسنلی، مدیریت منابع انسانی، مدیریت پرسنلی ، هدف، مقصود، منظور،…….

.

استفاده از تشدید کنندهها را محدود کنید .تشدید کنندهها کلماتی هستند مانند :به روشنی، به ویژه، کلیدی، خوب، منطقی، بااهمیت و بسیار .استفاده از آنها باید محدود شود چرا که آنها بیشتر مواقع فاقد دقت اند، و منعکس کننده ارزش های شخصی بوده و فضا را برای هیچگونه عملکرد واقعی پر نمی کنند .تشدید کننده ها سوالاتی مانند “اهمیت در مقایسه با چی؟” و “به روشنی مطابق با کدام معیار؟” ایجاد می کنند.

گزارش نویسی حسابرسی داخلی

استفاده ی صحیح از نقطه گذاری

نقطه گذاری یا سجاوندی عبارت است از به کار بردن علامت ها و نشانه هایی که خواندن و در نتیجه فهم درست مطالب را آسان و به رفع پار های ابهام ها از جمله ابها مهایی که ناشی از عدم انعکاس عناصر گفتاری

)این بخش بر اصول کلی نقطه گذاری و استفاده از 63  ص، 1380 در نوشته است کمک می کند(یاحقی، برخیاز علامت هایی تمرکز دارد که ممکن است در نگارش گزارشبه اجبار از آن ها استفاده کنید.

برای کمک به ارائه ی اطلاعات مختصر در قالب جملات و پاراگرا فهای کوتاه، از نقطه ی پایان برای تبدیل جملات طولانی به یک یا چند بخش کوتاه تر و ویرگول برای ایجاد وقفه در جمله استفاده نمایید .نقطه ویرگول علامت وقف یا درنگی است بیشتر از ویرگول و کمتر از نقطه.

گاهی یک نقطه ویرگول می تواند برای ایجاد یک وقفه ی قوی تر در جمله مفید باشد؛ اما دربسیاری از موارد نیاز به استفاده از نقطه ویرگول نشا نه ای بر این امر است که جمله بسیار طولانی است (ماحوزی،    )در اینحالت بررسی کنید که آیا می توان یک نقطه ی پایان به جای آن قرار داده و جمله 273  ص، 1388 را به دو یا چند بخش کوتاه تر تقسیم کرد یاخیر؟ برای مثال:

جمله ی اصلی

جلسات کنترل کیفیت اقدامات اصلاحی را تعیین می کند و مدیر این اقدامات را به صورت مستقیم به پرسنل منتقل می کند.

جمله ی اصلاح شده

جلسات کنترل کیفیت اقدامات اصلاحی را تعیین می کند.مدیر این اقدامات را به صورت مسقیم به پرسنل منتقل می نماید.

با نقطه گذاری به جای حرف ربط “و” جمله ی اصلی را به دو جمله ی کوتا ه تر تفکیک کرده ایم.در بسیاری از موارد، تصمیم نهایی درباره ی استفاده ازاشکال و شیو ه های نگارش به شیوه ی مؤسسه ی حسابرسی یا ترجیحات خود شخص بستگی دارد .برای مثال بعضی افراد بیش از سایرین از ویرگول استفاده می کنند، همچنین تغییر شکل املایی کلمات به شکل متصل یا منفصل در کلمات مرکب (مانند آن که یا

آنکه )که معمولاً هردو شکل آن صحیح است بستگی به سبک خاص نگارش مؤسسه حسابرسی و یاترجیحات فردی دارد .نکته ی بااهمیت تعیین یک روش واعمال هماهنگ و یکسان آن در تمام گزارش است.

از جملات تاکیدی استفاده کنید .برای تاکید بر  پاراگراف از تکنیک های زیر استفاده کنید:

شفافیت –  تغییر طول و یا ساختار جمله که شامل ایده تاکید است. •

تناسب –  نوشتن بیشتر در مورد نظرات مهم نسبت به نظرات فرعی یا کم اهمیت. •

موقعیت – جملات مهم را در ابتدا یا انتهای پاراگراف بنویسید. •

طبیعی بنویسید .به دنبال این دستورعمل:

. نوشتن با کمی تلاش و توجه باید روشن و دقیق باقی بماند •

گزارش نویسی حسابرسی داخلی

“افسر پلیس” به جای “سخنگو” ,”مامور ،” استفاده از عناوین شغلی و موقعیتی جنسیتی خنثی :”نماینده •  “مرد سال” )و یا به صورت ،” پلیس زن” .استفاده از کلمه “مرد” برای اشاره به عموم افراد (“مرد در خیابان مردانه (او، او، او را )برای نشان دادن زنان و مردان اجتناب شود.

با تغییر موقعیت اشاره به مردان و زنان، با استفاده از ، برای هر دو جنس مذکر  و مونث به صورت برابر • اشکال برابر از سلام در مکاتبات، و با اجتناب از تفاوت های غیر ضروری بین دو جنس رفتار شود.

از واژه های نامفهوم حسابرسی استفاده نشود .اجتناب از بکار گیری بیش از حد جملات و کلمات مبهم به شرح زیر  /و جایگزین کردن آنها با مثال های خاص.

بطور معمول بهبود پیدا کرده است •

ناکارآمدی کنترلهای داخلی •

پیشنهادهایی برای بهبود •

استثنائ های زیر •

ریسک با اهمیت •

حوزه های نیازمند توجه •

برخی نقاط ضعف •

کنترل های داخلی موجود •

عملکرد درست •

نیاز به برخی بهبود ها •

تقویت روش ها •

اجرای پیشنهاد •

دربرگیرنده صلاحیت حرفه ای •

با گفتن آنچه را که مردم می دانند وقت آنها را تلف نکنید.

فرآیند نوشتن .همانطور که قبلا گفته شد، هیچ کسی به طور طبیعی مهارت نوشتن گزارش را ندارد .تجربه نشان می دهد که نوشتن گزارش اغلب سخت ترین بخش حسابرسی برای حسابرسان است .در واقع ممکن   مراحلی وجود دارد که اگردرکل این روند موثر نباشد آن را ، است برای برخی از آنها کاملا دردناک باشد تسهیل می کند. توصیه اکید می شود فرآیند نوشتن را به شرح  زیر پیگیری کنید:

وقت بگذارید و استانداردهای حسابرسی داخلی ، – خواندن  .قبل از برداشتن یک خودکار یا مداد 1  گام• . را بخوانید18 ” “اطلاع رسانی نتایج

– فقط آن را انجام دهید !شروع می تواند سخت ترین مرحله باشد .بنابراین در ابتدا، مرور یا 2  گام • ویرایش نکنید و نگران سبک و چگونگی سازماندهی آن نباشید .فقط نظرات خود را تخلیه و افکار خود را بر   ابتدا، روی کاغذ بیاورید. سعی کنید به روشی که صحبت می کنید بنویسید .با استفاده از یک ضبط صوت  سپس آن را روی کاغذ بیاورید. ابتدا چیزهایی را بنویسید که ، گزارش خود را به صورت شفاهی ضبط کنید فکر می کنید بهتر است .به یاد داشته باشید که نویسندگان خوب بارها می نویسند و پاره می کنند و مهم نیست که پیش نویس ها چگونه به نظر می آیند.

گزارش نویسی حسابرسی داخلی

– گزارش خود را سازماندهی کنید .پیشنهادهای اصلی و نتایج خود را شناسایی کنید. نقاط و 3  گام • نکات مکمل را شناسایی و انتخاب کنید .رئوس مطالب درشت را در فرمت عمومی گزارش با کمک رئوس مطالب هر بخش آماده کنید. پیشنهادها و نکات را به شیوه ای اثر بخش مرتب کنید  .هر گونه اجزای  از قلم افتاده را در یافته های خود شناسایی کنید.

– استراحت کنید .اولین پیش نویس را برای مدت زمانی معقول کنار گذاشته و روی چیز دیگری 4  گام• کار کنید .سعی کنید ذهن خود را از حسابرسی پاک و مدتی استراحت کنید.

سازماندهی مجدد و جایی که نیاز است گزارش را باز نویسی ، – مرور و ویرایش کنید .بازخوانی 5  گام • کنید .گزارش را بررسی و مطمئن شوید که تمام عناصر ضروری این گزارش به درستی بیان شده اند .از این فرصت استفاده کنید و از دیگر اعضای تیم بخواهید که شما را یاری کنند و هر گونه بهبودی را پیشنهاد   و با استفاده از دستور زبان های موجود، ، بدهند .همه واقعیت ها را در کاربرگ ها عطف متقابل بدهید نگارش ها را از نظر جملات مجهول و موارد دیگر کنترل کنید.

– دوباره انجام بدهید .هر چند بار که نیاز باشد مرور و بازنویسی کنید .به یادداشته باشید 6  گام • نویسندگان خوب می نویسند و باز هم می نویسند !تا زمانیکه احساس می کنید آماده ارسال نشده است و فرصت دارید، مرور و بازنویسی را متوقف نسازید.

گزارش نویسی حسابرسی داخلی

گزارش باید شامل چه مواردی باشد؟

حالا که برای “فقط انجام دادن آن” آماده هستید، باید متوجه شوید چه مواردی را در گزارش حسابرسی بگنجانید .مندرجات گزارش در دو بخش مورد خطاب قرار میگیرند:

هر بخش از گزارش (انفرادی:)  دقیقا چه چیزهایی باید در هر یک از بخش های گزارش گنجانده شوند؟

:چه چیز هایی باید در هر یافته حسابرسی گنجانده شوند؟ 19 اجزای یک یافته

هر بخش از گزارش

و 20   همه گزارش هایی که در راستای استاندارد تهیه می شوند بایستی شامل بخش های زیر باشند .سبک  گزارش باید با توجه به دستورالعمل حسابرسی ایجاد و از سازمانی به سازمان دیگر متفاوت است .در 21شکل ادامه ,بخش های یک گزارش استاندارد شرح داده می شود و معمولا شامل اطلاعات به شرح زیر می باشد:

مقدمه  .این بخش اطلاعاتی درباره محدوده حسابرسی ارائه می کند .آن باید در بردارنده هر نوع اطلاعات پیش زمینه ای، برای درک محدوده و اهمیت حسابرسی باشد .مقدارجزئیات اطلاعات به درخواست خوانندگان گزارش وابسته است.

اهداف، دامنه و روش شناسی. این بخش اطلاعاتی در مورد حسابرسی ارائه می کند .آن باید نشان دهد   و چه مواردی را شامل نمی ، که چرا ما باید حسابرسی انجام دهیم، حسابرسی چه مواردی را شامل می شود

شود ,دوره زمانی مورد حسابرسی و اهداف حسابرسی ما چیست. و ممکن است شامل روش شناسی حسابرسی باشد، لیکن تا حد ممکن از ذکر جزییات و توصیف روش های حسابرسی خودداری می شود  . حسابرسان بایستی دامنه کاری که  بر روی کنترلهای مدیریت انجام داده اند و هر گونه ضعف با اهمیتی را   . گزارش کنند ، که در طول حسابرسی یافته اند

بیان استانداردهای حسابرسی. این بخش بایستی در گزارش نشان دهد که حسابرسی طبق کدام  ) یا IIA( ) انجمن حسابرسان داخلی امریکا IPPFچارچوب (چارچوب بین المللی اجرای حرفه ای( . ) یا …) انجام شده است GAS( استانداردهای حسابرسی دولتی

خلاصه اجرایی/ چکیده . خلاصه اجرایی /چکیده فراهم کننده یک بررسی کلی از نتایج حسابرسی است . در این بخش به طور معمول باید نتیجه گیری کلی و پیشنهادهای مربوط به اهداف حسابرسی مشخص شده در بخش اهداف و دامنه ارائه شود .ممکن است خلاصه اجرایی /چکیده شامل:

شرح مختصری از آنچه حسابرسی شده، اهداف، دامنه، دوره مورد حسابرسی؛   عمده ؛ 22 پوشش گزاره های طرح های عمل    گزاره های کلی که دور نمای مناسبی از نتایج کار و ضرورت های مرتبط را ارائه میدهد؛   بطور کلی رتبه بندی گزارش حسابرسی.  نتایج حسابرسی و پیشنهادها. ایـن  بخـش  بایـد شـامل جز  ییـات  یافتـه هـای   حسابرسـی هـر بخـش و    پیشنهادهای حسابرسی باشد .هر یافته حسابرسی باید دربرگیرنده اطلاعات تشریح شده در زیر تحت “اجزای یک یافته” باشد.

گزارش نویسی حسابرسی داخلی

یافته ها وپیشنهادها می باشد .گزارش ، اساس یک گزارش حسابرسی خوب نوشته شده – اجزای یک یافته که در بردارنده تمام اجزای اساسی شامل وضعیت ، حسابرسی اثر بخش پیشنهادهای خوب ارائه می کند . اثر و پیشنهاد می باشد ، معیار، علت ،موجود

جمله شروع – جمله شروع بایستی جمله ای کوتاه و مختصر از وضعیت موجود و اثر باشد .علاوه بر  هدف و  . ممکن است در مواردی نیز یک مورد خاص بیان شود ، یا استاندارد که معمولا بیان می شوند

، معیارها که ارائه کننده توضیحی در خصوص اهداف مدیریت و استانداردها ، در ادامه جمله شروع – معیار  ارایه می شوند . معیارها که ، عملکرد، و یا فعالیت می باشد ، یا ابزارهای استفاده شده برای ارزیابی برنامه معیار شامل قوانین، مقررات، مفاد  ، محک زن هایی هستند که عملکرد با آن مقایسه یا ارزیابی می شود قراردادها ، موافقت نامه ها، استانداردها، الزامات خاص، مقیاسهای اندازه گیری، عملکرد مورد انتظار و فعالیتهای تجاری تعریف شده می باشد. معیار، زمینه را برای ارزیابی شواهد و درک یافته ها، نتیجه گیریها و پیشنهادهای مندرج در گزارش فراهم می سازد. حسابرس بایستی معیارها را شناسایی کند.  موارد زیر می تواند معیار باشد:

اهداف مدیریت   استانداردهای حرفه ای   قوانین، مقررات، و یا خط مشی ها   عرف  . آنچه می تواند توسط بخش های مربوط تایید شود  معیار چیزی است که با آن اندازه گیری انجام می شود.   سه نوع معیار عبارت است از:  – داخلی :رویه 1 ها و سیاست های (خط مشی های )سازمانی   – خارجی :الزامات قوانین و مقررات 2

گزارش نویسی حسابرسی داخلی

– بهترین عمل 3  : )انتظارات در سازمان  /صنعت و بطور کلی تحقیقاتی روی Best practices(  ها بهترین راه کارها انجام شده است.  مثال– معیارهای داخلی ها: – سیاست های تفریحی و رفاهی سازمان – سیاست های اطلاعات داخلی، فناوری، امنیت و دسترسی – آیین رفتاری داخلی منابع انسانی – هر گونه سیاست (خط مشی )یا رویه داخلی یک سازمان – هر فرآیند  /رویه رسمی که بطور رسمی به اجرا در سازمان کمک کند.

مثال– معیارهای خارجی ها: – الزامات دولتی – قانون کار و مقررات تامین اجتماعی و بیمه ، قانون بودجه قانون برنامه ، قانون تجارت ، ای قوانین و مقررات مالیاتی و قوانین و مقررات بازار سرمایه. معیارهای بهترین عمل Best practice  ها s))     /استانداردهای حسابداری ملی GAAP – اصول پذیرفته شده عمومی حسابداری بهترین عمل – – تفکیک وظایف های عمومی – رهنمودهای سیستم فروش به اشخاص وابسته – سایر منابع بهترین عمل ها  وضعیت موجود – وضعیت موجود چگونگی اثربخشی مدیریت برای دستیابی به اهداف و یا رعایت استانداردها است .یکی از سه وضعیت زیر ممکن است وجود داشته باشد:

به اهداف یا استاندارد ها به طور کامل رسیده است.    به بخشی از اهداف یا استاندارد ها رسیده است.    اصلا به اهداف یا استاندارد ها نرسیده است. 

وضعیت موجود باید به گونه ای واضح  بیان شود که جزییات شواهد پشتوانه کار حسابرسی را به دنبال داشته باشد .وضعیت موجود شرایطی است که وجود دارد و در جریان حسابرسی تعیین و مستند می شود. این قسمت باید در شروع گزارش گفته شود.

سطح مناسب جزییات چیست؟

بستگی دارد به:

– سازمان شما و استانداردهای داخلی بخش و الزامات کمیته حسابرسی

– اهمیت یافته ها (درجه ریسک)

– تعداد موارد تشخیص داده شده

– نوع حسابرسی

– چیزهای دیگر

گزارش نویسی حسابرسی داخلی

علت- دلیل یا توضیحی برای وضعیت موجود یا عامل یا عوامل ایجاد کننده تفاوت بین وضعیت موجود (شرایط) و وضعیت مورد نیاز یا مطلوب (معیار) می باشد که ممکن است به عنوان مبنایی برای پیشنهادهای مربوط به اقدامات اصلاحی به کار گرفته شود. علل معمول شامل سیاستها، رویه ها یا معیارهای ضعیف طراحی شده؛ اجرای نامناسب، ناقص یا نادرست؛ یا عوامل فراتر از کنترل مدیریت اجرایی است. حسابرس ممکن است به ارزیابی این نکته بپردازد که آیا شواهد به دست آمده مبنایی منطقی و متقاعد کننده فراهم می کند که چرا علت اشاره شده، عامل یا عوامل اصلی در ایجاد انحراف بین شرایط موجود و معیار است یا خیر.  احتمالات عبارتند از:

رویه های  نامناسب o

رویه های اجرا نشده o  نظارت ضعیف o  کارکنان فاقد صلاحیت حرفه ای o به دو نکته کلیدی باید توجه کرد:

آیا مدیریت اطلاع دارد؟ •

آیا مدیریت موافق است و قصد دارد اقدامی کند؟ •

سه نوع علت: – پیوسته: اقدام یا عدم اقدامی که بطور مستقیم منجر به وضعیت / شرایط موجود می شود. – انتقالی (میانی) : دلیل یا دلایلی که منجر به دلیل بلافاصله می شود. – محوری: دلایل زیربنایی (اساسی) تمرین هر سه نوع علت را بر مبنای واقعیت ها (شرایط) زیر بنویسید: ) در مورد سیاستهای امنیت و رعایت سیاستها مورد IT تا از کارکنان در رابطه با دانش فناوری اطلاعات ( 27 بررسی قرار گرفتند.   نفر از آنها مشخص شد که از سیاستها آگاه نیستند.12 نفر آنها استانداردهای جاری را رعایت نمی5 کردند.

مثال–دلایل

وضعیت/شرایط موجود

) در مورد سیاستهای امنیت و رعایت سیاستها مورد IT تا از کارکنان در رابطه با دانش فناوری اطلاعات ( 27 نفر آنها استانداردهای جاری را 5 نفر از آنها مشخص شد که از سیاستها آگاه نیستند.12بررسی قرار گرفتند. رعایت نمی کردند.

دلیل پیوسته در زمان استخدام کارکنان سیاستها به آگاهی آنها نمی رسد و تنها زمانی که نقض سیاستها رخ می دهد، در باره سیاستها بحث می شود.

دلیل انتقالی واحد منابع انسانی یک رویه مشخص جهت اطلاع دادن سیاستها به کارکنان جدید ندارد.و فناوری اطلاعات متوجه این کمبود آگاهی از سیاستها نبوده و وقتی آگاه شده که نقض اتفاق افتاده است.

گزارش نویسی حسابرسی داخلی

دلیل محوری ارتباط محدود بین منابع انسانی و فناوری اطلاعات و در نتیجه نبود اطلاع رسانی به کارکنان

اثر- پی آمدها یا نتایج وضعیت موجود را نشان میدهد. هنگامی که اهداف حسابرسی شامل تعیین نتایج واقعی یا بالقوه وضعیت موجود است که با معیارهای شناسایی شده در حسابرسی اختلاف (اعم از مثبت یا منفی) دارد، “اثر” مقیاس آن نتایج است. اثر ممکن است به منظور تشریح ضرورت انجام اقدام اصلاحی در   بکارگرفته شود. بیان واضح نتایج حاصل از شرایط در ،برخورد با مشکلات شناسایی شده یا خطرهای مربوط وضعیتی که ممکن است اتفاق بیفتد.

افزایش ریسک و یا قرار گرفتن در معرض آن   مبلغ ریالی و یا هزینه   عملکرد ضعیف    عدم دستیابی به اهداف  سطوح اثر:   اثریکباره ، – مستقیم – اثر انباشته روی فرآیندها – اثر انباشته روی سازمان

گزارش نویسی حسابرسی داخلی

– سطح بالا، اثر سیستماتیک  اثر- مثال

پیشنهادها-  پیشنهادها اقدام های اصلاحی ممکن و توصیه شده ای هستند برای بر طرف کردن شرایط   از قبیل( :به عنوان مثال )”پیشنهاد ، منفی که وجود دارد. آنها باید با گزاره های هدایت کننده نوشته شوند می کنیم مدیر بخش :اصلاح ……. ایجاد …… پیاده سازی …… کند.” پیشنهادها باید گزاره های مستقلی باشند که بدون پیش زمینه بتوانند آنها را بخوانند و بفهمند – به خصوص مدیریت ارشد یا مدیران .به عنوان مثال : “ما پیشنهاد می کنیم مدیربخش سازوکاری (مکانیزمی) برای نظارت به موقع وجوه نقد برقرارکند.” پیشنهادها:   دقیق باشند،   مشخص باشدچه کسی باید آن را انجام دهد،   ،   مختص واحد مورد حسابرسی باشند      ، با یافته ها و نتیجه گیریهای حسابرسی بطورکامل پشتیبانی شوند 

گزارش نویسی حسابرسی داخلی

کارمند خواسته شد تا دانسته هایشان درباره سیاست 27 وضعیت/شرایط موجود از امنیت فناوری اطلاعات و میزان رعایت سیاست را توضیح دهند.  نفر از مصاحبه شوندگان از این سیاست امنیت فناوری 12 نفر مطابق با اصول رعایت استاندارد 5 اطلاعات اطلاعی نداشتند و های جاری عمل نمی کردند.

اثر یکباره مستقیم  بر فرایند

نفر از سیاست مورد نظر  آگاه نبودند بنابراین مکررا به خاطر 12 عدم آگاهی آن را نقض می کردند.

اثر جمعی بر فرایند سازمان به خاطر عدم اطلاع رسانی سیاست فناوری اطلاعات به کارکنان فاقد سیاست فناوری اطلاعات موثر است.

اثر جمعی بر سازمان درستی محیط کنترلی فناوری اطلاعات در معرض خطر قرار دارد.

درستی داده هایی که سازمان ، اثر سطح بالای سیستماتیک به دلیل نبود سیاست اطلاع رسانی انتشار می دهد مورد تردید است.

، یکنواخت و هماهنگ با پیشنهادهای دیگرباشند  ، در لحن و محتوا مثبت باشند  ،) مختصرباشند (اما با توضیحات کافی به عنوان یک پیشنهاد مستقل  ، برای اصلاح دلایل ایجاد ضعف مساعد باشند   و،) نتیجه گرا باشند (با بیان پیامد مورد نظر   عملی باشند، به گونه ای که واحد مورد حسابرسی، با در نظر گرفتن محدودیتهای قانونی و  هزینه ها، بتواند آنها را در یک چارچوب زمانی معقول اجرا کند،

انواع پیشنهادها  متمرکز بر علت- علل قابل اجرا را مورد بررسی قرار دهید: مشخص کنید و توضیح دهید که  برای جلوگیری از بازگشت شرایط چه کارهایی باید انجام شود.  اما ممکن است در مورد دیگر مشاهدات سطح ،  در مورد مشاهدات مهم یا اساسی ضروری است پایین نیاز نباشد.  متمرکز بر شرایط- شرایط شناسایی شده را مورد توجه قرار دهید و توضیح دهید که برای  اصلاح شرایط چه کارهایی باید انجام شود.

گزارش نویسی حسابرسی داخلی

  ممکن است نیاز نباشد، از یک شرکت به شرکت دیگر فرق می کند.  متمرکز بر اصلاح- پیامدهای شرایط را مورد توجه قرار دهید و توضیح دهید که برای اصلاح  خطاهای بوجود آمده در اثر شرایط چه کارهایی باید انجام شود.  براساس شرایط همیشه رویکرد مناسبی نیست و ممکن است در شرکت شما نیاز نباشد.

پیشنهادها – مثال

پیشنهاد و طرح اجرایی متمرکز بر علت پیشنهاد- مدیریت باید ارتباطات بین منابع انسانی، فناوری اطلاعات و کارکنان را تقویت کند تا دانش مورد نیاز و شناخت و آگاهی از سیاست ها و فرایندهای فناوری اطلاعات فراهم کند. طرح اجرایی – تیم رهبری ، از قبیل اعضای منابع انسانی و فناوری اطلاعات (آی تی)  باید حداقل ملاقات های ماهیانه داشته باشند تا  مطمئن شوند که نیاز های آموزشی کارکنان بر طرف شده و همه کارکنان جدید  ساماندهی شده اند و از سیاست های کنترلی فناوری اطلاعات (آی تی)  مطلع و آگاه هستند.  پیشنهاد و طرح اجرایی متمرکز بر شرایط پیشنهاد- کارکنان باید از سیاست های کنترلی فناوری اطلاعات مطلع باشد تا از آنها پیروی کند.

طرح اجرایی – به عنوان بخشی از چک لیست استخدامی، سیاست های کنترلی فناوری اطلاعات باید به هر کارمندی داده شود و از هر کدام از آنها خواسته شود تایید کنند که آنها را خوانده و قبول کرده اند. پیشنهاد و طرح اجرایی متمرکز بر اصلاح پیشنهاد-  به صورت ماهیانه، منابع انسانی باید همه دفاتر کاری استخدام های جدید را بررسی کند تا سیاست های مورد نظر را تعیین کند و وقتی رویدادی گزارش می شود سیاستها را مشخص کند و آموزش های مورد نیاز را ترتیب دهد.. طرح اجرایی-  دالتون دیدیر، مدیر منابع انسانی، اکنون مسئول رفع و رجوع مسایل کارکنان جدید به صورت ماهانه است. علاوه بر این فناوری اطلاعات نیز براساس اطلاعیه های مناسب در صورت وقوع رویدادها آموزش داده می شود. گزارش باید از چه شکل (فرمت) تبعیت کند؟

گزارش حسابرسی داخلی باید شکل (فرمت )ترجیح داده شده از سوی سازمان مربوط را دنبال کند .گزارش   و، فهرست مطالب، مقدمه، اهداف و دامنه، خلاصه اجرایی ، حسابرسی داخلی معمولا شامل جلد، نامه ارسال بخش پیشنهادها می باشد. یک راهنمای تنظیم گزارش می تواند ابزار مفیدی در تهیه پیش نویس گزارش   استفاده و آیین نگارش مورد نظر سازمان را بیان ، توسعه پاراگراف ، باشد که در آن استراتژی های استدلال نماید . در تهیه پیش نویس گزارش حسابرسان باید به راهنمای تنظیم گزارش مراجعه کنند.سرپرستان می

توانند پیش نویس را برای انطباق با استانداردهای مربوط بررسی کنند .گروه حسابرسی که گزارش را می نویسد مسئول مطابقت گزارش با مقررات است و اینکه گزارش آنها باید با کلمات شفاف و غیر فنی نوشته شده  باشد.

در زیر ترتیب رئوس مطالب و ساختار گزارش ارایه شده است:

جلد  ، باید سه یا چهار خط باشد    مشخص کند گزارش حسابرسی داخلی روی چه موضوعی است،  :  نوع حسابرسی را مشخص کند    بررسی کنترل های داخلی    بررسی رعایت قوانین و مقررات    حسابرسی عملیاتی و یا حسابرسی مدیریت   رسیدگی موارد خاص   سایر  : برنامه یا فعالیت مورد بررسی را مشخص کند ، بخش  ، اگر لازم باشد ، ادامه خط بالا 

که باید ، تاریخ در گوشه پایین سمت راست (گزارش های به زبان انگلیسی سمت چپ)  آخرین روز اجرای عملیات حسابرسی باشد.

نامه ارسال   یک یا دو پاراگراف کوتاه   مشخص کردن گزارش به عنوان پیش نویس مذاکره، پیش نویس رسمی، و یا گزارش نهایی 

موضوع گزارش  : چه چیزی یا چه کسی حسابرسی را درخواست کرده است   فاصله زمانی که حسابرسی طول کشیده است، 

برای هیت مدیره یا بخش ویژه ای که ارائه شده است، 

، درخواست شده توسط بخش 

. سایر 

: وضعیت گزارش جاری  ، چه کسی گزارش ها را دریافت کرده است 

نظر های دریافت  /مشارکت های انجام شده، 

. موافقان  /مخالفان  یافته ها 

:  برنامه برای توزیع در آینده  ، بله – به  چه کسی 

خیر- مگر مواردی که دستور داده شود. 

فهرست مطالب   مشخص کردن عناوین  و شماره صفحه   بخش های گزارش   عناوین اصلی، اگر مناسب باشد   ارایه (نمایش)   پیوست ها 

مقدمه

اطلاعات پس زمینه در رابطه با بخش و برنامه یا فعالیتی خاص که  حسابرسی شده است ,به خواننده ارائه میشود:

الزام  یا ضرورت   اهداف و مقاصد   اختیارات   سازمان   ماهیت و هزینه   سایر  اهداف و دامنه و روش شناسی

اطلاعاتی درباره حسابرسی  :  چرا حسابرسی انجام می شود    دامنه زمانی طرح حسابرسی 

هیئت اصلی اداره کننده 

سرپرست بخش اداره کننده 

واحد درخواست کننده 

الزام قانونی 

سایر 

:  چگونه انجام می شود   اهداف حسابرسی 

روش شناسی حسابرسی 

دامنه حسابرسی 

خلاصه اجرایی

خلاصه تشریحی کلی نظرات و پیشنهادها بدون ذکر جزییات   نتیجه گیری کلی 

پیشنهادهای کلی 

ارتباط با اهداف و دامنه 

: اظهار نظر حسابرسی که گاهی جایگزین خلاصه اجرایی خواهد شد   برای بررسی کنترل داخلی 

برای حسابرسی مالی 

برای گزارش های بسیار طولانی با نظرها و پیشنهادهای متعدد، یک جدول اختیاری ممکن است  شامل ستون های زیر باشد:   صفحه 

بعد از اینکه گزارش پایان یافت با آن چکار کنیم؟

بررسی گزارش ها با نکات متعددی صورت می گیرد. بررسی کنندگان ممکن است عناصر زیر را دنبال نمایند:

.  کیفیت کلی پیش نویس و سازگاری آن با استاندارهای گزارشگری از نظر محتوا و ارائه •

. پاسخگویی اهداف  مورد نظر •

. درستی شواهد پشتوانه یافته ها و پیشنهادها •

. معقول بودن و درستی استدلال پشتوانه یافته ها و پیشنهادها ،  منطقی بودن •

. تناسب، ساختار، و ویژگی های پیشنهادها •

ترتیب گزارشگری، شامل شکل و نحوه توزیع گزارش حسابرسی داخلی را بیان می کند، که می بایستی با مدیریت مورد توافق قرار بگیرد. عنوان گزارش حسابرس داخلی باید دارای این اطمینان باشد که گزارشها به مدیرانی فرستاده شوند که مسئولیت مستقیم برای واحد یا بخشی ازآن قسمت که حسابرسی شده است،دارند و آنها اختیار دارند که در مورد نکات حسابرسی داخلی عکس العمل نشان بدهند. گزارش های   و یا ، حسابرس داخلی محرمانه است و توزیع آن باید محدود به مدیرانی باشد که نیاز به آن اطلاعات دارند کمیته حسابرسی در صورت وجود .برخی سازمانها نسخه ای از گزارش های حسابرسی داخلی را به حسابرسان بیرونی (مستقل) ارائه می دهند.

حسابرس داخلی معمولا با مدیریت جلسه برگذار می کند و در مورد یافته های حسابرسی ،که در تکمیل پرونده کاری برای هر ماموریت حسابرسی داخلی و گزارش دهی رسمی به مدیریت که بزودی ارائه خواهد شد، مذاکره می کند.

قبل از انتشار گزارش نهایی، حسابرس داخلی معمولا محتویات گزارش را با سطوحی مناسبی از مدیریت  . و ممکن است پیش نویسی از گزارش را برای تائید دقت نظر به آنها ارائه نماید ، مطرح  می نماید

اگر حسابرس داخلی و مدیریت بین محتویات پیش نویس گزارش و واقعیت اختلاف نظر داشته باشند، حسابرس داخلی باید در گزارش نهایی به این اختلاف اشاره کند.

ساختار یک گزارش حسابرسی داخلی اثربخش

گزارش حسابرسی شامل یافته های مهم فرایند حسابرسی است . متن نوشته شده مهم، واضح و روشن است و توصیه هایی بر مبنای سیاستها ، فرایندها، ریسکها (مخاطرات) و کنترلها ارائه می کند و در بر دارنده موارد زیر است :

شناسایی فرصتهای بالقوه برای بهبود o  شناسایی موضوعات/موارد عدم رعایت (تطبیق نشده) o  کمک کننده به تصمیم گیریهای آگاهانه o ..  یک گزارش اثر بخش باید   مخاطب را درگیر کند.،   بازتابی از موضوعات مربوط و ریسکهای شناسایی شده باشد.،   مشخص کننده و ساده کننده واقعیتها باشد.،   فراخوانی به عمل را ایجاد کند. 

چارچوب گزارش حسابرسی داخلی

با درک اهمیت مشاهدات و تشخیص رابطه بین علت و معلول، شما تا حد زیادی اثربخشی خود را جهت فراخوانی عمل مناسب افزایش می دهید.

ملاحظات کلیدی در تهیه گزارش حسابرسی داخلی در گزارش های حسابرسیداخلی موارد زیر باید مورد توجه قرار گیرند، اینکه :

هدف گزارش حسابرسی چیست؟   چه کسی باید این گزارش را بخواند و چه کسی آنرا می خواند؟   مخاطبان را تجزیه و تحلیل کنید. o

.مقدمه 1                    درگیر کردن اهمیت مشاهدات را شرح دهید                                                                                                                با مخاطبان خود با تعیین تاثیر مشاهدات مشارکت و تعامل کنید

.دامنه 2           تشخیص   تشیخص دادن، اعتبار می بخشد                                                                                 حقایق را ساده کنید، با این حال دقیق باشید.

.پیشنهاد 3                                      عمل در جهت عملی کردن گام بردارید                                                                                    فرضیات خود را خلاصه کنید و                                                                                                                                                                                                                             برنامه عملیاتی خود را ذکر کنید

.دامنه 2

.  پیشنهاد3

عمل

درگیرکردن تشخیص 3

چگونه آنها از گزارش برنامه ریزی استفاده می کنند؟   به دنبال چه نوع واکنشی هستید؟   هدف گزارش را تعریف کنید.   مقاصد، اهداف و نتیجه مورد نظر خود را ذکر کنید. o  تمرکز اصلی خود را بر مخاطبان خود بگذارید.   موضوع را از دیدگاه مخاطبان در نظر گیرید. o  دقیق، اما مختصر و شفاف باشید.   فقط اطلاعات مهم و با ارتباط مستقیم را در نظر گیرید. o  در ابتدا خط آخر را بنویسید، سپس در جزئیات از آن حمایت کنید.

o   حقایق را ساده کنید.   تعیین کنید چگونه می خواهید نتایج را تجزیه و تحلیل نمایید. o  فقط از کلمات توصیفی ارزش بخش استفاده کنید. o  از جملات و پاراگراف های کوتاه استفاده کنید. o  شروع و پایان قوی داشته باشید.   ” نقاط مشکل آفرین” را در حد شخصی نگه دارید.  چگونه گزارش های حسابرسی خود را اصلاح کنید:

در این مورد فکر کنید که چه کسانی گزارش شما را خواهند خواند  : مخاطبان خود را بشناسید و به سوالات پاسخ دهید   مهم ترین خوانندگان گزارش چه کسانی خواهند بود؟   آنها تا چه حد با موضوع گزارش آشنایی دارند؟   چگونه آنها کاربرد این گزارش را برنامه ریزی می کنند؟ چرا آنها باید در مورد توصیه های یک حسابرس مراقب باشند؟   مشکلات چگونه بر خواننده تاثیر می گذارند؟  ساختار گزارش حسابرسی داخلی  

: در مورد بهترین شکل گزارش و ارائه تصمیم بگیرید   یک خلاصه مختصر   با نکات اصلی شروع کنید و در ابتدا موضوع حیاتی را ذکر کنید و سپس جزئیات را ذکر کنید.   پیام اصلی   زمینه یافته ها.   مسائل مخاطبان را ذکر کنید.   ریسک ها را نشان دهید.   چرا باید به توصیه های یک حسابرس توجه شود؟ ریسک عدم توجه به این توصیه ها  چیست؟       عناصر یک یافته   امکان استفاده از کادر متن، گرافیک و آمار قابل اثبات.   از لایه هایی برای مخاطبان مختلف استفاده کنید.   از دانش خواننده در موضوع مربوطه استفاده کنید.   پیام گزارش در کل حسابرسی را مورد نقد و بررسی قرار دهید.   از جملات کوتاه و ساده استفاده کنید.   از کلماتی استفاده کنید که مخاطبان شما آنها را درک کنند. 

از رنگ آمیزی و تصاویر موثر استفاده کنید. یافته ها در زمینه مربوطه بیان شونداهداف و مقاصد خود را برای حسابرسی بیان کنید.   تصویر بزرگتری ارائه دهید.   چرا این گزارش مهم است.   به خواننده برای درک همه یافته های حسابرسی معین کمک کنید   ریکسها را تعیین کنید.   سطوح اثرگذاری را تعیین کنید.   در جهت عملی کردن گام بردارید.   یافته های خود را با استراتژی و یا اهداف کسب و کار مرتبط سازید.   نرخ ریسک یافته ها و پیآمدهای عدم اصلاح یافته ها را تعیین کنید.  ) ماه = پذیرش ریسک 6 نتایج عدم عملی کردن را ذکر کنید (عدم اقدام عملی تا 

چگونه نرخ ریسک یافته های حسابرسی را تعیین کنیم؟

یافته ها و توصیه ها :سوالاتی که باید پرسیده شود؟  ) مشکل چیست؟ (شرایط موجود  ) چه سیاست یا بهترین عملیاتی قابل اتخاذ است؟ (معیار  ) چه چیز منجر به مشکل شد؟ (علت  ) ریسک (خطر) چیست؟ (اثر 

) چه باید کرد؟ (پیشنهاد هرچه ریسکها افزایش یابند، اقدام حسابرسی داخلی در برابر ریسک و عملکرد در حوزه های نوظهور حیاتی خواهد بود. خلاصه چیست؟ خلاصه یا چکیده عبارت است از فشرده نکات عمده و مهم یک مطلب .به بیانی ساده تر، خلاصه عبارت است از :بیان مطالب مهم و اساسی یک نوشته در مختصرترین شکل ممکن .خلاصه باید برگرفته از اصل مدرک باشد و همه نکات اساسی آن را شامل گردد .خلاصه، باید جامع و کاملاً مستقل تهیه شود.توجه داشته باشید که خلاصه فهرست مندرجات رئوس مطالب یا یادداشت هایی درباره مدرک نیست. خلاصه گزارش یک بررسی کلی از نتایج حسابرسی را فراهم می کند .در این بخش به طور معمول باید نتیجه گیری کلی و پیشنهادهای مربوط به اهداف حسابرسی شناخته شده را  در بخش اهداف و دامنه ارائه کند .ممکن است خلاصه گزارش شامل:   شرح مختصری از آنچه حسابرسی شده، اهداف، دامنه، دوره مورد حسابرسی؛   چه صورتهای مالی مورد حسابرسی قرار گرفته است؛    گزاره های کلی که دور نمای مناسبی از نتایج کار و ضرورت های مرتبط را ارائه میدهد؛

گزارش نویسی حسابرسی داخلی

 . رتبه بندی گزارش حسابرسی بطور کلی  هدف ازتهیه خلاصه  در یک گزارش، خلاصه ممکن است بر اساس هدفهای زیر تهیه گردد:  . بعنوان مقدمه بر موضوع کلی گزارش • . بعنوان یک راهنما برای خوانندگان بالقوه • . برای صرفه جویی در وقت مسئولان اجرایی •

دربسیاری موارد تصمیمات تنها بر مبنای خواندن خلاصه  و پیشنهادها گرفته می شود .تهیه خلاصه برای نویسنده حکم مروری دوباره را دارد .با تهیه خلاصه، نویسنده می تواند دریابد که آیا در بیان آنچه که می خواسته است بگوید موفق بوده است یا نه.

چگونه یک خلاصه خوب تهیه کنیم؟ این رهنمودها، هم برای نویسنده گزارش و هم برای هرکس دیگری که بخواهد خلاصه ای از آن تهیه کند، مفید است.  . )تمام مدرک (نوشته )را به دقت بخوانید 1 . )موضوعات مهم و اصلی را مجزا وخلاصه کنید 2 . )مطالب اصلی هر بخش را مجزا و خلاصه کنید 3  )همچنان که گزارش را می خوانید، همه مطالب تکراری، فهرستها، مثالها و توصیف های  جزیی را حذف 4 کنید.   )مطالب حذف شده را در قالب کلی تر بیان کنید، چرا که هدف اصلی شما در اینجا، انتقال نظرها، حقایق 5 و واقعیت ها است، اما بدون ذکر جزییات.

گزارش نویسی حسابرسی داخلی

)خلاصه ای را که تهیه کرده اید، مجدد بخوانید .آیا کاملاً متاثر از اصل مدرک است؟ آیا برای خواننده نیز 6 به عنوان مطلبی جدا و مستقل از گزارش، قابل فهم و درک است.خطاهای رایج دستوری و نگارشیخطاهای رایج دستوری و نگارشی که باید در هنگام گزارش نویسی از آنها پرهیز کرد : . تعویض جای حرف “را” در جمله که باعث در هم ریختگی جمله می شود و درک آن را با اشکال 1 روبهرو می کند.

گزارش نویسی حسابرسی داخلی

“را” نشانه مفعول است، یعنی صریح و مستقیم و بی فاصله با مفعول جمله، آن رانشان می دهد. حرف نشانه “را” بعد از کلمه ای که پیش از خود حرف اضافه دارد، نمی توان به کار برد، زیرا در دستور زبان فارسی هر کلمه ای که بعد از حرف اضافه بیاید متمم فعل است و نمی تواند مفعول باشد.  . اثرات / خطرات: امروزه در زبان نوشتارگاهی اثرات را به عنوان جمع اثر و خطرات را به عنوان جمع 2 خطر به کار می برند و غلط است، زیرا بر طبق قواعد صرف عربی، مصدرهایی را که سه حرف یا کمتر دارند نمی توان به “ات” جمع بست ( جمع به “ات”). به جای آن باید گفت: آثار یا اثرها و خطرها. بعلاوه معمولاً حرف اضافه بعد از اثر “در” است و بعضی از محققان “بر” را غلط می دانند. همچنین ترکیب “در اثر” که گاهی در نوشته های امروز به چشم می خورد غلط است و به جای آن باید گفت: بر اثر

. حفاظت: از لغات مجهولی است که هرگز در عربی و متون معتبر ادبیات فارسی به کار نرفته است. به 3 جای آن می توان گفت: حفظ یا محافظت یا نگهداری و جز اینها.. در جمله هایی که نهاد آن جاندار است فعل باید جمع بیاد و با نهاد جمله مطابقت داشته باشد. در 4 جمله هایی که نهاد آن غیر جاندار است می تواند نهاد آن جمع ولی فعل آن مفرد باشد..  کاربردهای”به علت” و “به دلیل” ، نویسنده باید با توجه به زمینه ای که مطلب می نویسد از  این 5 دو کلمه استفاده کند. “به علت” تنها برای علوم تجربی و قابل آزمایش و “به دلیل” تنها برای علوم عقلی و ریاضیات استفاده می شود .

.  عدم کاربرد قیدها درجایگاه اصلیخود. با توجه به نوع کاربرد این قیدها می توان به نظامی دست 6 پیدا کرد و آن را این گونه تعریف کرد: باید        فعل مضارع، مانند : باید برویم   بایست فعل ماضی : بایست رفت. استفاده از کلمه ((جهت)) عربی به جای حرف ((برای)) در زبان فارسی. 7. گزارشات: واژه گزارش فارسی است و جمع بستن آن با “ات” عربی خلاف قاعده است به جای آن 8 باید گفت : گزارش ها همچنین است گرایشات که باید گفت گرایش ها، پیشنهادات که باید گفت پیشنهادها. مربوطه: این کلمه در عربی صفت مونث است یعنی همراه اسمی که مونث باشد به کار می 9 رود. اما در فارسی به غلط آن را با کلمه هایی که در عربی مذکر است به کار می برند،. مانند رئیس مربوطه قانون مربوطه حکم مربوطه یا با کلمه هایی که در اصل فارسی است مانند پرونده مربوطه گزارش مربوطه دستگاه مربوطه، چون در فارسی مذکر و مونث وجود ندارد، بهتر است که در همه موارد مربوط گفته شود. اعم از اینکه موصوف آن عربی یا فارسی باشد.. نشانگر / نمایانگر: این ترکیب 10 ها را در سالهای اخیر به معنای “نشان دهنده” به کار می برند و غلط است، نشان / نشان دهنده  یا مبین بهتر است.  . علامت جمع در فارسی فقط”ان” و “ها” است.  غیر از دو مورد یاد شده علامتهای جمعی که 11 بهکار می رود از عربی وارد فارسی شده است .مانند: “ات”و”ون”و”ین”. در زبان فارسی جمع مکسر وجود ندارد مثل کتب، وسایل، جداول، معلمین و اساتید. .  به کار بردن ترکیب  فارسی – عربی بر علیه. علیه به تنهایی یعنی “براو”  هنگامی که در زبان 12 فارسی ترکیب بر علیه به کار می رود یعنی”بر بر او” . . در مورد کاربرد کلمات تنوین دار عربی نیز توصیه می شود که آن کلمه به قواعد زبان فارسی 13 آراسته گردد. مثلا کاربرد گاهاً ،خواهشاً ،دوما ً، حتما ً ،قطعاً، یقیناً خطا نیست ولی ارجح و

زیباست که این کلمات تابع قواعد زبان فارسی شوند .و می توان نوشت : گاهی، خواهش، دوم، بحتم ،  به طور قطعی، بیقین. . ورود ترکیب های زبان های بیگانه به یک زبان، بافت دستوری و نحوی آن را مورد هجوم قرار می 14    که relation to دهد، مسئولیت این خطا تا حدودی بر عهده مترجمان است. مانند ترجمه دقیق  یا ،” لیکن در فارسی بهتر است ترجمه شود ” درباره” و”درمورد ، “در رابطه با” ترجمه می کنند .” “نظرگاه” یا “نظر ،” به جای از نقطه نظر، بهتر است ترجمه شود “دیدگاه point of view. قابل ملاحظه / قابل توجه (گرته 15 ) در فارسی به معنای considerabIe برداری از معادل انگلیسی “دیدنی” و جالب توجه است و اگر مقصود بسیار یا مهم باشد صحیح نیست. معانی متفاوتی برای معادل فارسی کلمه فوق می توان داشت: فراوان، زیاد، هنگفت، کلان، سنگین، معتنی به، سرشار، عمده و جز اینها.

گزارش نویسی حسابرسی داخلی

. “می” و” بی” همیشه جدا نوشته می شوند و به کلمه بعد از خود نمی چسبند. 16 . “ب” در مورد کاربرد این کلمه باید گفته شود که هنگامی که این علامت قید یا صفت می سازد به 17 بشدت. اما هنگامی که به عنوان حرف اضافه عمل می کند و ، کلمه بعدی می چسبد، مانند: بدقت  این موضوع به دقت زیادی نیاز ، کلمه ی بعد آن متتم فعل است از آن جدا نوشته می شود ، مانند دارد .  ، . “ها” و “ان “علامت های جمع در فارسی هستند .علامت ان به اسم متصل است مانند: آدمیان 18 ، دوستان ولی “ها” ی علامت جمع در تمامی موارد جدا نوشته می شود مانند: دوگانگی ها گرمی ها . دراز نویسیبسیاری از افراد هنگامی که قلم به دست می گیرند، می کوشند تا آنچه به روی کاغذ می آورند هر چه بیشتر از زبان گفتار و شیوه عادی سخن به دور باشد. از این رو در بیشتر موارد عبارت های کوتاه را به عبارت های بلند تبدیل می کنند. مانند:

استفاده نشود استفاده شود خریداری کردن خریدن اتخاذ کردن گرفتن ارسال کردن فرستادن اطلاع حاصل کردن فهمیدن/ اطلاع یافتن امکان پذیر ممکن مورد استفاده قرار دادن استفاده کردن مورد تصویب قرار دادن تصویب کردن در جریان قراردادان اطلاع دادن به مورد اجرا گذاشتن اجرا کردن مورد استفاده قرار دادن استفاده کردن مورد تصویب قرار دادن تصویب کردن در صورتی که  اگر / چنانچه در حال حاضر حالا  /اکنون در اکثر موارد معمولا

همه این ترکیب های طولانی البته غلط نیست، اما در فارسی فصیح بهتر است که از استعمال آنها خودداری شود.استفاده از کلمات درجه اول .کلماتی که بلافاصله موجب یک تصویر در ذهن می شوندکه لازم نیست  ازطریق کلمه درجه اول قبل از اینکه تصویر دیده شود، ترجمه شوند. برای مثالکلمات درجه اول                          کلمات درجه دوم و سوم         صورت                           چهره, قیافه         توقف کردن                  ایستادن, ماندن, ساکن شدن         کتاب                  جلد, مجله, نشریه         از کلمات، اصطلاحات و عباراتی که تنها برای افراد با دانش و یا منافع خاص شناخته شده است، استفاده   با سطح ٪7,2 نکنید. به عنوان مثال، “بر اساس نتایج حاصل از آزمون های آماری، کشف شد که میزان خطا  بود.” باید گفته شود که “اشتباهات متعددی  وجود دارد که با این یافته ها پشتیبانی می ٪95 اطمینان شود”.: موارد زیر را رعایت کنید ، هنگام بیان یک کمیتّ یا درصدالف ( عدد را همیشه به همان شکل عددی بنویسید،نهم برای اعداد ترتیبی و توصیفی ،… به شکل حروفی و استفاده ازلغات اول، دوم، 9  تا 1 استفاده از اعداد  تا… به شکل عددی و استفاده از لغات دهم، یازدهم،… برای اعداد توصیفی و 10 همچنین استفاده از اعداد ترتیبی

ب ( واحد اندازه گیری یا درصد را به حروف بیان کنید، وپ(  در زمان نگارش گزارش فاصله میان عدد و کمیّت قرار دهید.. درصد40 مورد استثنا، در زمان نگارش گزارش میان عدد و نمادفاصله نگذارید مانند13290925 شماره های تابع، بدون فاصله و هیچ نشانه ای نوشته می شود مانند:  چک شمارهزمانی که درحال درج یک تاریخ هستید ترتیب روز)عددی(/ ماه )عددی( /سال )عددی( در متن و ترتیب روز)عددی(/ ماه )حرفی( /سال )عددی( در عناوین و تاریخ گزارش حسابرس را رعایت کنید.

گزارش نویسی حسابرسی داخلی

نتیجه گیری    موفقیت گزارشگری حسابرسی تا حدود زیادی به وسیله نگرش و رویکردی که بر مبنای آن حسابرس داخلی وظایف خود را انجام می دهد ، تعیین می شود. به عنوان حسابرس، ما باید با اشتیاق عوامل تغییر مثبت در سازمان را پیگیری کنیم، و برای دیده شدن و پذیرش ارزش هایمان تلاش کنیم. حسابرسی داخلی یک عمل فنی مجرد نیست، بلکه  بخشی جدایی ناپذیر از فرآیند راهبری شرکتی است و گزارش که خروجی نهایی فرایند حسابرسی است ، دارای تبعات گسترده ای در تغییر راه کسب و کار انجام شده و مدیریت ریسک می باشد.

گزارش نویسی حسابرسی داخلی

حسابرس داخلی نه تنها دانش کافی در خصوص کسب و کاری که حسابرسی می کند را  داراست، بلکه از لحاظ داخلی او بخشی از مدیریت است و  هدف حسابرسی او در مرکز هدف کسب و کار قرار دارد. گزارش بازتابی از طرز فکر حسابرس است و تنها به عنوان رویکرد حسابرسی انجام شده است. هر کاستی درسبک و نحوه ارائه ، می تواند کارایی عملکرد حسابرس را ناکافی نشان دهد.