کنترل­های حسابرسی

کنترل­های حسابرسی

کنترل­های سازمانی چارچوبی را به وجود می­آورد تا واحد اقتصادی بتواند براساس آن، فعالیت­های گوناگون خود را انجام دهد. دامنه این کنترل­ها از کنترلهای عمومی تا کنترلهای خاص گسترده است و وظایف، مسئولیتها، اختیارات و الزامات هر کار خاص را  تعیین می­کند.

چهار نوع کنترلهای سازمانی به شرح زیر وجود دارد:

• هدفها، اختیارات و مسئولیتها.
• ساختار سازمانی.
• اختیار در تصمیم­گیری.
• شرح وظایف (شامل تفکیک وظایف مرتبط).کنترل­های حسابرسی

هدف­ها، اختیارات و مسئولیت­ها

واحدهای اقتصادی با صدور بیانیه­های هدف­ها، اختیارات و مسئولیت­ها، رهنمودهایی کلی برای دوایر و قسمتهای گوناگون واحد اقتصادی فراهم می­کنند. این بیانیه­ها، رئوس کلی وظایف، دامنه فعالیتهای مجاز و مسئولیتهای خاص در درون سازمان را، شامل مسئولیتهای گزارشگری، مشخص می­کند. برای مثال، واحد حسابرسی داخلی بنا بر استانداردها، مسئولیت رسیدگی و ارزیابی مستقل فعایتهای سازمان را بر عهده دارد تا مدیریت و هیئت مدیره بتواند براساس آن، وظایف و مسئولیتهای خود را به خوبی انجام دهند.کنترل­های حسابرسی

واحد حسابرسی داخلی باید در رسیدگی و ارزیابی همه فعالیت­های سازمان، اختیار کامل داشته و بتواند آزادانه به کارکنان، اسناد و مدارک، امکانات و سایر دارایی­های سازمان دسترسی داشته باشد. واحد حسابرسی داخلی باید وظایف و مسئولیتهای خود را طبق استانداردهای حسابرسی داخلی وضع شده توسط انجمن حسابرسان داخلی انجام دهد.

سایر واحدها و دوایر و قسمتهای واحد اقتصادی نیز معمولاً دارای بیانیه (یا رهنمود) هدفها، اختیارات و مسئولیتها، می­باشند.کنترل­های حسابرسی

ساختار سازمانی

مدیریت واحد اقتصادی، منابع سازمانی را در قالب اجزایی چون مدیریت مالی، تولید، بازاریابی، مهندسی، ارسال و دریافت کالا و تحقیق و توسعه تخصیص می­دهد. این نوع تخصیص منابع، ساختاری را به وجود می­آورد که دستیابی به هدفهای کلی واحد اقتصادی، امکانپذیر می­شود. چنین ساختاری نه تنها تک  اجزا (ی ساختار سازمانی) را مشخص می­کند بلکه، ممکن است روابط اطلاعاتی و عملیاتی بین اجزای مختلف ساختار سازمانی را نیز روشن نماید. متداولترین روش نشان دادن ساختار سازمانی، استفاده از نمودار سازمانی است.

اختیار در تصمیم­گیری

سطح دیگری از جزئیات سازمان با تعیین تصمیم­های اصلی­ای به وجود می­آید که دوایر گوناگون واحد اقتصادی مجاز به گرفتن آن می­باشند.کنترل­های حسابرسی

برای مثال، مدیر امور مالی احتمالاً باید کنترلهای مالی و اصول حسابداری مناسب برای به کارگیری در عملیات حسابداری واحد اقتصادی را تعیین کند. مدیر تولید نیز باید وظیفه داشته باشد تا مناسبترین روشها و ابزارها را برای انجام تعهدات تولید، تعیین و بکار گمارد.کنترل­های حسابرسی

کنترل­های حسابرسی

شرح وظایف (شامل تفکیک وظایف مرتبط)

تشریحی­ترین بخش کنترلهای سازمانی، شرح وظایف کارکنان است که نوشته می­شود. واحدهای اقتصادی معمولاً الزامات خاص هر کار را به تفصیل تعیین می­کنند که شامل وظایف، مسئولیتها، ارتباطات گزارشگری و جنبه­های کیفی کار (آموزش و تجربه)، می­باشد.کنترل­های حسابرسی

چنانچه یک کارمند یا تعدادی از کارکنان واحد اقتصادی با یکدیگر کار کنند و بتوانند معامله یا رویدادی را از ابتدا تا انتها کنترل نمایند و هم نگهداری داراییها و هم حسابداری آن داراییها را به عهده داشته باشند، زیان قابل توجهی ممکن است متوجه واحد اقتصادی شود. وظیفه ثبت معاملات یا رویدادها باید از وظیفه مدیریت و نگهداری دارایی­ها، تفکیک شود.

کنترل­های حسابرسی

برای مثال، فرض کنید کارمندی بتواند به تنهایی کالا را سفارش دهد، رسید دریافت کالا را صادر کند، سفارش و دریافت کالا را در سیستم حسابداری ثبت نماید و بابت قیمت کالای خریداری شده، چک صادر کند. خطر چنین کاری بسیار آشکار است زیرا این کارمند می­تواند سیستم را به گونه دلخواه به نفع خود و به زیان سازمان تغییر دهد