خودکارسازی فرایند تهیه و بهنگام سازی کاربرگهای اصلی حسابرسی

 خودکارسازی فرایند تهیه و بهنگام سازی کاربرگهای اصلی حسابرسی

 ؛ قبول دارید که بخش درخورتوجهی

از مشغله های ما را کارهای تکراری و گاهی خارج از کنترلمان

تشکیل م یدهد؟ برای مثال، یک حسابدار در طول سال مالی

ب هدلیل وجود نداشتن برخی گزارشهای از پیش طراحی شده در

نر مافزار کاربردی مورد استفاده، گزارشهای دوره ای متعددی را

بر پایه اطلاعات حسابداری تهیه م یکند که از نظر شکل ارائه و

رویه تهیه به طور تقریبی از دور های به دوره دیگر تغییری ندارد

و یا یک حسابرس به طور معمول کاربرگهای پرونده حسابرسی

را به طور مکرر متناسب با تغییرات در اطلاعات حسابداری

واحد مورد رسیدگی بهنگام م یکند که این بهنگام سازی وقت

کمی هم از وی نم یگیرد. از این گونه مثالها کم نیست و به دلیل

تکراری بودن، حتی ذکر آنها هم زجرآور است.

کاربرگهای اصلی حسابرسی

در این مطلب براساس ایده ای از مقاله منتشرشده در شماره

(Journal of اول آوریل سال 2014 ژورنال آو اکانتنسی

(Functions) با معرفی یکی از توابع Accountancy)

در (Table) و امکانات جدول (EXCEL) جالب اکسل

اکسل، راهکاری به شما معرفی می شود که می تواند ب همیزان

درخور توجهی انجام کارهای تکراری مانند موارد یادشده

را کاهش داده و حتی به پایان برساند. این راهکار به وسیله

اعلام سه راهنمایی مختصر به اکسل پیاده سازی م یشود و

شامل اعلام نقشه مسیر، ذکر معیار دستچین کردن داده های

دلخواه و سرانجام تعیین محل نگاشت جمع جبری داده های

دستچین شده است. این راهنمای یها اکسل را در موقعیتی قرار

می دهد که با در اختیار داشتن اطلاعات تراز آزمایشی در یک

که (Sheet) جدول و فرم خام گزارش موردنظر در یک برگه

می تواند فرم یکی از صورتهای مالی اساسی و یا فرم یک

کاربرگ اصلی پرونده حسابرسی و یا هر فرم دیگری باشد، در

کسری از ثانیه اطلاعات فرم خام مذکور را برای شما تکمیل

و یا بهنگام کند.

کاربرگهای اصلی حسابرسی

شاید بفرمایید این همه شرح و تفصیل نمی خواهد! اگر

تراز آزمایشی را در یک برگه داشته باشم و فرم گزارش را در

برگ های دیگر، ب هراحتی می توانم با استفاده از عملگر مساوی

و آدرس دهی مستقیم از طریق ذکر شناسه سلولهای موردنظر

از برگه تراز آزمایشی، در عبارت ریاضی مناسب )برای مثال

به نتیجه موردنظر برسم! ولی باید توجه بفرمایید )=A1+A2

که این روش مشروط به آنکه ساختار برگه تراز آزمایشی همواره

ثابت باشد و تغییری در تعداد حسابهای مندرج در آن از دوره ای

به دوره دیگر متصور نباشد و همچنین جابه جایی در ردیف و یا

ستون محل درج اطلاعات حسابها که منجر به تغییر شناسه ها

می شود پیش نیاید، می تواند نتیجه بخش باشد و در غیر

این صورت نمی دانم چه بر سرتان بیاید!

به شکل 1 که بخشی از یک برگه حاوی تراز آزمایشی است،

توجه فرمایید. آیا م یتوانید مطمئن باشید که در دور ههای

مختلف تعداد حسابهای تراز آزمایشی همواره ثابت باشد و

یا جابه جایی در ردیف نمایش حسابها )برای مثال ناشی از

تغییر در ترتیب ارائه( پیش نیاید؟ آیا م یتوان مطمئن بود مبلغ

همواره بیانگر مانده حساب موجودی »C3« منعکس در سلول

نزد بانکها است؟ اگر تراز آزمایشی در دوره بعد به جای شروع

از ستون دیگری آغاز شود، چه اتفاقی خواهد »A« از ستون

افتاد؟

آدر سدهی مستقیم سلولها کاربردهای بسیاری در برگ ههای

اکسل دارد، ولی به دلایل یادشده در مسئله پیش روی ما

C B A

1 کد حساب معین نام حساب مانده بد)بس(

11201 2 تنخواه گردانها 000 ر 686 ر 11

11203 3 حسابهای جاری نزد بانکها 000 ر 000 ر 453

11501 4 حسابهای دریافتنی تجاری از شرکتها 000 ر 555 ر 399 ر 1

11421 5 پیش پرداخت خرید کالا 000 ر 986 ر 44

شکل 1

80

از کارایی درخور اتکایی برخوردار نیست. پس اجازه دهید

به بحث خودمان برگردیم. بیشتر کاربران اکسل به طور

معمول از فضای برگه اکسل که در آن کل گستره به عنوان

در نظر گرفته می شود، برای کار با (Range) یک محدوده

داد هها استفاده م یکنند. ولی باید در نظر داشت که این کار،

ما را از بسیاری از امکانات داده پردازی اکسل محروم م یکند.

)Table( اکسل از نسخه 2007 خود، مفهومی به نام جدول

را برای قطعه بندی گستره وسیع محدوده برگه معرفی نمود

که کار با داد هها را بسیار ساده کرده است. راهکاری که در

این مطلب ارائه خواهد شد متکی به امکانات جدول در محیط

اکسل است.

لطفاً توجه فرمایید که سادگی مثال ارائه شده به دلیل پرهیز

از طولانی شدن بحث است و این موضوع مانع از ذکر تمامی

جزئیات راهکار نمی باشد.

اگر در رابطه با نحوه تغییر نام برگه ها و یا نامگذاری

سلولها به مشکلی برخورد کردید، لطفاً به مطلب شماره

مستندسازی در کاربرگهای « 68 مجله حسابرس با عنوان

مراجعه کنید. توجه داشته باشید نمای تمامی » اکسل

برگه ها راست به چپ در نظر گرفته شده است، لذا قبل

و انتخاب »Page Layout« از هر کاری از طریق منوی

این تنظیم را انجام »Sheet Right-to-Left« گزینه

دهید.

برای شروع لطفاً وارد محیط اکسل شوید. کار پوشه

ایجاد »AutoMapping« جدیدی به نام )Workbook(

کرده و بدون آنکه از محیط اکسل خارج شوید آن را ذخیره

تغییر نام »Info« کنید. برگه اول کارپوش هتان را به )Save(

دهید. از این برگه برای ثبت و نگهداری اطلاعات واحد مورد

رسیدگی و عنوان سالهای مالی و تاریخ پایان سال مالی مورد

در سلول »Info« رسیدگی استفاده خواهیم کرد. در برگه

نام واحد مورد رسیدگی را وارد کنید. در سلولهای »A2«

» تنظیمها « به ترتیب با قلم ضخیم عبارتهای »A8« و »A4«

عبارت »B5« را وارد نمایید. در سلول » سالهای مالی « و

تاریخ پایان سال »C5« و در سلول » تاریخ پایان سال مالی «

را وارد کنید. در »1394/12/29« مورد رسیدگی ، برای مثال

»B10« و در سلول » سال مورد رسیدگی « عبارت »B9« سلول

را درج کرده و در مقابل هر یک، یعنی » سال قبل « عبارت

مشخصه هر یک از سالها، »C10« و »C9« در سلولهای

را منعکس کنید. نام سلولهای »1393« و »1394« برای مثال

را به ترتیب به »C10« و »A2»، «B5» ، «C9«

تغییر »date_py« و »client» ،«date_ye» ،«date_cy«

دهید.

اکنون به اطلاعات تراز آزمایشی واحد مورد رسیدگی

در سطح حسابهای معین برای سال مورد رسیدگی و سال

ماقبل آن در قالب قابل خواندن برای اکسل نیاز داریم. بیشتر

نر مافزارهای حسابداری قابلیت ارسال گزارشها را به محیط

اکسل دارند. پس از دریافت فایل اکسل تراز آزمایشی، لازم

است تغییرهایی جهت تبدیل کردن آن به شکل 2 انجام

دهید. دقت کنید در شکل 2 که قطعاتی از تراز آزمایشی دو

سال متوالی است، ابتدا اطلاعات سال مالی مورد رسیدگی و

سپس اطلاعات سال مالی قبل در ردیفها ارائه شده است.

اگرچه رعایت نکردن این ترتیب محدودیتی برای اکسل

در ادامه کار ایجاد نم یکند، ولی رعایت آن برای کنترلهای

چشمی به وسیله کاربر و انتخاب سریع عنوانهای حسابها برای

یک حسابرس ب هطور معمول

کاربرگهای پرونده حسابرسی را

ب هطور مکرر متناسب با تغییرات

در اطلاعات حسابداری

واحد مورد رسیدگی

به هنگام م یکند که

این به هنگام سازی

وقت کمی هم از او نم یگیرد

81

انتقال به برگه دیگر که در ادامه شرح داده خواهد شد، کمک

مؤثری خواهد بود.

کاربرگهای اصلی حسابرسی

نکته بعد در شکل _________2 درج مشخصه سال مالی ) 1393 یا

1394 ( در هر ردیف و نکته آخر ارائه مبالغ بستانکار با علامت

منفی است. لطفاً نکت ههای یادشده را رعایت کنید. در ضمن بد

نیست برای اطمینان از موازنه بودن تراز آزمایشی، جمع ستون

مبلغ را از اکسل بخواهید و اگر برابر صفر بود به ادامه کار بپردازید.

پس از آماده کردن تراز آزمایشی به شرح یادشده، برگه دوم

مخفف »TB« را به »AutoMapping« در کارپوشه

این برگه، »A4« تغییر نام دهید. در سلول »Trial Balance«

ترازهای آزمایشی سال مورد رسیدگی « با قلم ضخیم عبارت

را درج کنید. حالا با استفاده از موش کامپیوتر » و سال قبل

سلولهای حاوی اطلاعات تراز آزمایشی آماده شده را انتخاب

کرده و پس از کپی محدوده انتخابی در حافظه، روی سلول

کلیک نمایید و پس از آن با زدن همزمان »TB« برگه »C8«

محتوای حافظه را به آنجا وصله ،»Ctrl+V« کلیدهای

بزنید. عناوین ستونهای تراز آزمایشی منتقل شده که )Paste(

قرار داشته باشد را »E8« و »C8»، «D8« باید در سلولهای

تغییر »Amount« و »Account»، «Period« به ترتیب به

دهید. روی یکی از سلولهای حاوی داده های تراز آزمایشی

در »Table« گزینه ،»Insert« کلیک کنید و سپس از منوی

را انتخاب کنید. »Tables« بخش

اکسل اکنون محدوده حاوی داده های تراز آزمایشی را هم

به صورت خط چین و هم در پنجره ای کوچک به شما نشان

در پنجره »My table has headers« م یدهد. روی عبارت

را »Ok« کوچک کلیک کنید تا تیک زده شود و سپس دکمه

بزنید. جدول ایجادی توسط اکسل با رنگ آمیزی جالب در

معرض دید شما قرار م یگیرد. نام تخصیصی اکسل به این

»Properties« جدول در گوشه بالا سمت چپ در بخش

تغییر دهید. »tbl_tb« منعکس شده است. حتماً آن را به

اگر فراموش کردید در این مرحله نام جدول را تغییر دهید،

نگران نباشید. شما همواره م یتوانید با کلیک روی هر سلولی

را فعال کرده و از طریق آن به »Design« از جدول، منوی

دسترسی پیدا کنید. »Properties« بخش

خسته که نشدید؟ ک مکم داریم به جاهای خوب می رسیم.

آنچه در برگه سوم از کارپوشه انجام خواهیم داد، اصل ماجرا

به »Sheet3« است. ابتدا تا یادمان نرفته نام این برگه را از

با قلم ضخیم عبارت »A4« تغییر دهید. در سلول »Map«

را وارد کنید. » راهنمای طبقه بندی داده های تراز آزمایشی «

جدولی که در این برگه خواهیم ساخت متشکل از چهار ستون

حاوی عنوان حسابها طبق تراز آزمایشی، طبق های که حساب

از نظر حسابرس به آن تعلق دارد، مانده سال جاری حساب

و مانده سال قبل حساب خواهد بود. پس لطفاً عنوانهای

را »PriorYr« و »PerTB»،«PerAudit»،«CurrentYr«

عنوان حساب سال مالی مبلغ – ریال

تنخواه گردان کارخانه 667 1394 ر 545 ر 344

حساب جاری شماره؟؟؟؟؟؟؟ نزد بانک الف 000 1394 ر 877 ر 546 ر 3

حساب جاری شماره؟؟؟؟؟؟؟ نزد بانک ب 000 1394 ر 000 ر 767 ر 1

– فروش داخلی 166 1393 ر 556 ر 332 ر 870

– فروش صادراتی 666 1393 ر 590 ر 454 ر 23

شکل 2

82

کاربرگهای اصلی حسابرسی

درج »E9« و »B9»، «C9»، «D9« به ترتیب در سلولهای

کنید. عنوانهای حسابهای منعکس در تراز آزمایشی سال

انتخاب کرده و پس از »tbl_tb« مورد رسیدگی را از جدول

،»Map« به بعدِ برگه »B10« کپی در حافظه، آنها را از سلول

وصله بزنید. دقت فرمایید تنها عنوانهای حسابهای سال مورد

رسیدگی )در مثال ما سال 1394 ( را منتقل کنید؛ در غیر این

صورت، عنوانهایی تکراری خواهید داشت که دردسرساز

»B9« می شوند. حالا پیش از هر اقدام دیگر، ابتدا روی سلول

،»Insert« کلیک کرده و سپس از منوی »Map« در برگه

را انتخاب کنید. در »Tables« در بخش »Table« گزینه

پنجره کوچک بازشده، روی عبارت

کلیک کنید تا تیک »My table has headers«

پنجره کوچک بسته ،»OK« زده شود. با کلیک روی دکمه

می شود. حتماً همین حالا نام جدول را به گون های که در بالا

تغییر دهید. »tbl_map« اشاره شد به

دو کار اصلی باید انجام دهیم. ابتدا »tbl_map« در جدول

عنوانهای اقلامی که می خواهیم یک حساب یا چند حساب

منعکس در تراز آزمایشی به آنها منتسب شود، یا به عبارت

دیگر قصد طبقه بندی حسابها را بر حسب آنها داریم، مشخص

م یکنیم و سپس از اکسل می خواهیم مانده های منعکس در

تراز آزمایشی سال جاری و سال قبل را از ترازهای آزمایشی

جا خوش کرده اند در قالب شکل »tbl_tb« اولیه که در جدول

منتقل کند. از این طریق زمینه لازم »tbl_map« 3 به جدول

برای طبق هبندی حسابهای تراز آزمایشی به گون های برخوردار

از اطلاعات مقایسه ای در قالب اقلام منعکس در کاربرگهای

اصلی حسابرسی و یا هر فرم گزارشگری دیگری )برای مثال

صورت داراییها یا صورت بدهیها و یا حتی ترازنامه یا صورت

سود و زیان(، فراهم می شود.

دربرگیرنده »PerTB« همان طور که اشاره شد، ستون

عنوانهای حسابها طبق تراز آزمایشی است. عنوانهای

موردنظر خودمان برای طبقه بندی داده های تراز آزمایشی

وارد کنیم. این عنوانها، »PerAudit« را باید در ستون

تخصیصی ما به حسابهای واحد مورد )Tag( برچسب

رسیدگی است و برای راهنمایی اکسل در طبقه بندی

داده ها مورد استفاده قرار م یگیرد. پس لطفاً برچسب

» تنخواه گردان کارخانه « را برای حساب » تنخواه گردانها «

وارد کنید. برای دو حساب جاری بانکی »C10« در سلول

و برای » موجودی نزد بانکها « منعکس در جدول نیز برچسب

سرمایه گذاری کوتاه مدت نزد « برچسب » سپرده کوتاه مدت «

را تخصیص دهید. » بانکها

یک پرسش؛ اصطلاح برچسب زنی شما را به یاد این

موضوع در زبان گزارشگری تجاری توسع هپذیر

نم یاندازد؟ بله همان مفهوم است. توصیه می کنم )XBRL(

سر فرصت نگاهی به ستون حسابرسان و فناوری اطلاعات

شمار ههای 68 و 69 مجله حسابرس در رابطه با زبان

ایک سبی آر ال بیاندازید.

کاربرگهای اصلی حسابرسی

»SUMIFS()« از اینجا به بعد با استفاده از تابع زیبای

که وظیفه مشارکت دادن مشروط داده ها در محاسبات را

به عهده دارد، کار را دنبال خواهیم کرد. ابتدا اجازه دهید

این تابع داشته باشیم. به )Syntax( مروری بر نحو

F E D C B A

4 راهنمای طبقه بندی داده های تراز آزمایشی

8

PriorYr CurrentYr PerAudit PerTB 9

10 تنخواه گردان کارخانه

11 حساب جاری شماره؟؟؟؟؟؟؟ نزد بانک الف

12 حساب جاری شماره؟؟؟؟؟؟؟ نزد بانک ب

13 سپرده کوتاه مدت شماره؟؟؟؟؟ نزد بانک ب

شکل 3

83

عبارت زیر توجه کنید:

=SUMIFS(sum_range,criteria_

range1,criteria1,criteria_range2,criteria2,…)

دامن های که قرار است جمع جبری مقادیر آن محاسبه

به تابع اعلام می شود. »sum_range« شود در بخش

دامنه دربرگیرنده معیار گزینش و راهنمای گزینش ب هترتیب

مشخص »criteria« و »criteria_range« در بخشهای

می شود که با توجه ب هاینکه این تابع تا 127 معیار برای

گزینش را می پذیرد، معیارها و راهنماهای آنها با پسوند عددی

شمار هگذاری شده است. در مثال مورد نظر ما، قرار است تابع

مقادیر منعکس در ستون مبلغ جدول تراز »SUMIFS()«

یکبار برای »tbl_map« آزمایشی را برای هر ردیف جدول

سال جاری و یکبار برای سال قبل جمع زده و نتیجه را در

و »CurrentYr« مقابل حساب مربوط و برحسب مورد در ستونهای

»C9« منعکس کند. در ابتدای این کارگاه، سلولهای »PriorYr«

که ب هترتیب حاوی مشخصه سال جاری »Info« برگه »C10« و

نامگذاری »date_py« و »date_cy« و سال قبل هستند را به

کردیم. پس اکنون می توانیم از نام آنها استفاده کنیم.

عبارت زیر را وارد کنید. »C10« در سلول

=SUMIFS(tbl_tb[Amount],tbl_

tb[Period],date_cy,tbl_tb[Account],tbl_

map[[#This Row],[PerTB]])

اجرا خواهد »tbl_map« این دستور که در محدوده جدول

از جدول »Amount« شد، اکسل را مکلف م یکند مقادیر ستون

را مشروط به آنکه اول، مقدار منعکس در ستون »tbl_tb«

»date_cy« آن جدول برابر با مقدار تخصیصی به »Period«

آن جدول »Account« باشد و دوم، مقدار منعکس در ستونِ

این جدول باشد را جمع بزند و »PerTB« برابر با مقدار ستون

قرار »CurrentYr« در سلول محل درج این تابع که در ستون

دارد بنشاند. پس از اطمینان از درستی عملکرد دستور، آن را

جدول تکثیر کنید. »CurrentYr« در تمامی سلولهای ستون

روشن است که برای گردآوری اطلاعات مشابه برای سال قبل

را جایگزین »date_py« تنها کافی است در دستور یادشده نام

نمایید و پس از اطمینان از عملکرد صحیح آن، »date_cy«

تکثیر کنید. نمونه »PriorYr« آن را در تمامی سلولهای ستون

نتیجه کار در شکل 4 ارائه __________شده است.

کاربرگهای اصلی حسابرسی

اکنون هنگام انعکاس نتایج در قالب طبقه بندی موردنظر

شما فرا رسید. فرض بفرمایید کاربرگ اصلی پرونده حسابرسی

به صورت شکل 5 از قبل به وسیله » موجودی نقد « برای بخش

شما طراحی و عنوانهای حسابها در آن درج شده باشد.

نکته نیازمند توجه در اینجا ضرورت انطباق کامل عنوانهای

حسابهای مندرج در این کاربرگ با عنوانهای درج شده در ستون

است که در شکل 4 نمونه »tbl_map« جدول »PerAudit«

آن ارائه شد؛ زیرا در صورت نبود انطباق، امکان برقراری رابطه

بین آنها برای اکسل فراهم نخواهد بود. حالا لطفاً در سلول

»=date_ye« و »=client« ب هترتیب عبارت »D1« و »B1«

را وارد کنید تا اکسل نام واحد مورد رسیدگی و تاریخ

پایان سال مالی را در آنجا منعکس کند. دو عبارت

وارد »D4« و »C4« زیر را هم به ترتیب در سلولهای

نمایید.

کاربرگهای اصلی حسابرسی

شکل 4

F E D C B A

4 راهنمای طبقه بندی داده های تراز آزمایشی

8

PriorYr CurrentYr PerAudit PerTB 9

000 ر 233 ر 21 10 تنخواه گردان کارخانه تنخواه گردانها 667 ر 545 ر 344

11 حساب جاری شماره؟؟؟؟؟؟؟ نزد بانک الف موجودی نزد بانکها 000 ر 877 ر 546 ر 000 3 ر 000 ر 50

12 حساب جاری شماره؟؟؟؟؟؟؟ نزد بانک ب موجودی نزد بانکها 000 ر 000 ر 767 ر 000 1 ر 220

13 سپرده کوتاه مدت شماره؟؟؟؟؟ نزد بانک ب سرمای هگذاری کوتاه مدت نزد بانکها 000 ر 000 ر 000 ر 000 8 ر 000 ر 900

84

=SUMIFS(tbl_map[PriorYr],tbl_

map[PerAudit],C4)

=SUMIFS(tbl_map[CurrentYr],tbl_

map[PerAudit],D4)

کاربرگهای اصلی حسابرسی

برای تمامی ردیفهای بعدی نیز که عنوان حساب در آنها

تکثیر »D« و »C« درج شده، دو دستور یادشده را در ستونهای

کنید. اکسل ضمن اصلاح خودکار مقدار آخرین متغیر دستور

)مشخصه سلول حاوی عنوان حساب در ردیف(، جمع مبالغ

را محاسبه و در »tbl_map« دارای عنوان متناظر در جدول

محل درج دو دستور یادشده می نشاند. شکل 6 نمونه نتیجه

کار است. مبالغ منعکس در آن را با جدول 4 مقایسه کنید.

با اتکا به این راهکار، هر زمان مانده حسابها در تراز

آزمایشی تغییر کند، بهنگام سازی گزارش متصل شده به آن،

در این مثال کاربرگ حسابرسی، به طور خودکار انجام خواهد

شد. چنانچه حسابی به حسابهای تراز آزمایشی اضافه شود،

اضافه کنید »tbl_map« فقط کافی است نام آن را در جدول

را به شرحی که »SUMIFS()« و پس از برچس بزنی، دستور

»PriorYr« و »CurrentYr« ارائه شد در سلولهای مربوط به

آن تکثیر کنید.

اگر به جای کاربرگ حسابرسی، تهیه و بهنگام سازی

خودکار گزارش دیگری، برای مثال صورتهای مالی مدنظر

باشد، تفاوتی در اصل ماجرا نم یکند و با توجه به هوشمندی و

زیرکی که در حسابداران و حسابرسان سراغ داریم، به طور حتم

از عهده آن بر خواهید آمد.

موفق باشید

F E D C B A

کاربرگهای اصلی حسابرسی

واحد مورد رسیدگی: سجایای قرن)سهامی خاص( تاریخ پایان سال مالی: 29

2 موضوع: موجودی های نقد بررسی کننده:

3 عطف عنوان حساب

مانده سال قبل طبق

تراز آزمایشی

مانده سال جاری طبق

تراز آزمایشی …. ….

4 موجودی نزد بانکها 000 ر 220 ر 000 50 ر 877 ر 313 ر 5

5 تنخواه گردانها 000 ر 233 ر 667 21 ر 545 ر 344

6 موجودی نزد صندو قها 0 0

شکل 6

F E D C B A

1 نام واحد مورد رسیدگی: تاریخ پایان سال مالی: تهیه کننده:

2 موضوع: موجودی های نقد بررسی کننده:

3 عطف عنوان حساب

مانده سال قبل طبق

تراز آزمایشی مانده سال جاری …. ….

4 موجودی نزد بانکها

5 تنخواه گردانها

6 موجودی نزد صندو قها

کاربرگهای اصلی حسابرسی