بررسی و پرسشنامه کنترلهای داخلی
بررسی کنترلهای داخلی، توصیف و تجزیه و تحلیل، ارزیابی و براورد خطر را شامل میشود. نتایج براورد خطر مشخص میکند که حسابرسان باید آزمونهای خود را گسترش دهند یا به اجرای مرحله 6 بپردازند مرحلهای که یافتههای حسابرسی را مییابند نتیجهگیری میکنند و پیشنهادهای لازم را به قسمت مورد رسیدگی ارائه میدهند.
توصیف و تجزیه و تحلیل کنترلهای داخلی میتواند شامل تکمیل پرسشنامه کنترلهای داخلی، تهیه نمودگر (سیستم)، شرح نوشته، آزمون شناخت سیستم و انجام دادن آزمونهای (بسیار) محدود سیستم باشد. بسیاری از حسابرسان، ارزیابی دستورالعملها و دیگر مدارکی را نیز به این میافزایند که کنترلهای داخلی را مشخص میکند.استفاده از پرسشنامه کنترلهای داخلی، یک راه خوب برای توصیف و تجزیه و تحلیل کنترلها، شامل کنترلهای سیستم اطلاعاتی، است.پرسشنامهها حاوی پرسشهایی درباره سیستم کنترل داخلی است. این پرسشها را میتوان به گونهای طراحی کرد که کنترلهای سازمانی، عملیاتی، سیستم اطلاعاتی، کارگزینی و کارکنان، بررسی و تسهیلات و تجهیزات را پیجویی کند. این پرسشها را میتوان چنان طراحی کرد که کنترلها را به کنترلهای پیشگیرانه، یابنده، اصلاحی، دستوری و جبرانی نیز تقسیم کند.
این پرسشها را میتوان با دامنه تنگ یا باز چنان طراحی کرد که قابلیت اعتماد و درستی اطلاعات؛ رعایت سیاستها، برنامهها، روشها، قوانین و مقررات، حفاظت داراییها، منابع اقتصادی و مصرف اثربخش آن، و دستیابی به هدفهای مقرر برای عملیات و برنامهها را در بر گیرد.
اغلب، پرسشنامه ها کاملاً طولانی و نیازمند یک یا دو، گاه چندین ساعت گفتگو برای تکمیل آن است. پرسشنامهها عموماً چنان طراحی میشود که به پاسخ «آری یا خیر» بینجامد.
پرسشها چنان طراحی میشود که پاسخ «آری» نشانه وجود کنترل مناسب و «خیر» نشانه یک ضعف بالقوه باشد. جلوی هر پرسش فضای مناسبی برای ملاحظات یا توصیف مختصر، حسب نظر حسابرس، نیز پیشبینی میشود.
حسابرسان به دلیل کلی بودن ماهیت کنترلها، اغلب پرسشنامههای استاندارد شدهای را انتخاب میکنند که در کتابها چاپ یا توسط همکارانشان تهیه شده است و سپس، آن را برای حسابرسی مورد نظر، متناسبسازی میکنند.
مزیت پرسشنامههای کنترلهای داخلی در این است که حسابرسان کمتر ممکن است طرح کردن پرسش مهمی را فراموش کنند که اگر به صورتی غیر از استفاده از پرسشنامه میخواستند بپرسند همچنین پاسخهای خیر به سادگی نظر حسابرسان را به زمینههایی از عملیات قسمت مورد رسیدگی جلب میکند که بالقوه دارای کنترل ضعیف میباشد.
عیبهای پرسشنامه کنترلهای داخلی به شرح زیر است:
1- به دلیل طولانی بودن آنها خسته کننده است. در نتیجه پاسخ دهندگان گاه پاسخها را بدون دقت ارائه میکنند تا پرسشنامه را تکمیل کرده باشند. این میتواند به فرضیات اشتباه یا ناقص بینجامد.
2- از آنجا که معمولاً مشخص است پاسخهای آری مورد نظر میباشد پاسخ دهندگان ممکن است از دادن پاسخ خیر پرهیز کنند.
3- حسابرسان با گفتگو کردن با کارکنان قسمت مورد رسیدگی شواهد غیرمستقیم را بدست میآورند که معمولاً باید به گونهای تایید شود.
با وجود این این نارساییها حسابرسان اغلب پرسشنامه را ابزار ارزشمندی برای توصیف و تجزیه و تحلیل سیستم کنترل داخلی قسمت مورد رسیدگی میدانند.
نمونه یک پرسشنامه کنترلهای داخلی در شکل 4-7 میآید. این پرسشنامه بخصوص برای بررسی سیستم کنترل مدیریت قسمت مورد رسیدگی طراحی شده است. به میزان جزییات پرسشنامه توجه کنید.
مثال: فرض کنید حسابرسان داخلی وزارت راه و ترابری میخواهند برای حسابرسی اداره راهداری بزرگراهها از پرسشنامه کنترلهای داخلی استفاده کنند. همچنین فرض کنید این حسابرسان پرسشنامه کنترلهای مدیریت موضوع شکل 4-7 را بکار گیرند. شکل 5-7 یک صفحه از این پرسشنامه عمومی را نشان میدهد که برای این حسابرسی متناسب سازی شده است. توجه کنید که بیشتر پرسشهای این صفحه همان پرسشهای مندرج در پرسشنامه عمومی است بزرگترین تفاوت آن قرار گرفتن قسمتهای خاص سازمانی و عناصر برنامه در پرسشهای عمومی میباشد. با مطالعه شکل 5-7 متوجه میشوید که تعدادی پرسش نیز به پرسشنامه افزوده شده است. این گونه پرسشها با فلش قرار گرفته در سمت راست شماره پرسش علامتگذاری شده است.
حسابرسان برای متناسبسازی پرسشنامههای عمومی ممکن است به قسمتها کارکنان و عناصر عملیاتی خاص نیز عطف دهند. حسابرسان ممکن است پرسشهایی را نیز اضافه کنند که بطور خاص به قسمت مورد رسیدگی مربوط میشود. خوشبختانه در بیشتر موارد ماهیت کلی کنترلهای داخلی چنان است که کمتر به پرسشهای بسیار خاص نیاز است.
