ملاکهای صرفه جویی در تعیین هدفهای مدیریت و کنترل
تا این جا، موارد فراوانی از صرفه و صلاح (یا رابطه منافع با مخارج) را بحث کردیم.
رسیدگی به 100 درصد موارد اعطای اعتبار به مشتریان امکانپذیر نمیباشد یا مستلزم صرف هزینههای زیادی است. همچنین، غیرمتمرکز کردن کنترلها در مواردی که کارکنان جدید و کم تجربه، عملیات رو به رشد و گسترده را انجام میدهند ممکن است با خطرهای زیادی روبرو باشد و از سرعت رشد شرکت بکاهد.
اهمیت توجه به آثار کارایی در تصمیمگیری درباره کافی بودن یا نبودن یک انباردار برای کنترل موثر درخواستهای مواد و کالا و همچنین، تاکید بر انگیزش منفی در کارکنان به دلیل اعمال روشهای نامناسب کنترلها، پیشتر آمد.
هیچ هدف مدیریت یا کنترل نباید بدون در نظر گرفتن فزونی منافع بر مخارج لازم برای دستیابی به آن هدفها، تعیین شود.
تعیین هدف مدیریت مبنی بر ایجاد خط تولید در «کوتاهترین زمان ممکن» یا هدف کنترل (داخلی) مبنی بر «هرگز رخ ندادن زیر پاگذاری» روشهای کنترل داخلی با هدف کلی اثربخشی عملیات در هر واحد اقتصادی، ناسازگار است.
تولید محصول در «کوتاهترین زمان» یعنی چشمپوشی از کنترلهاست؛ رعایت کنترلها، زمان اندکی را میطلبد بدون آن که در ساخت یا تکمیل محصولات تولیدی نقش موثر و مستقیمی داشته باشد. بدون کنترل نیز احتمال انجام شدن عملیات را به طور کارآمد و اثربخش، بسیار کاهش میدهد.
روشهای مربوط به زیر پاگذاری کنترلها به مدیریت اجازه میدهد سیستمی را که برای معاملات و رویدادهای تکراری و یکنواخت برقرار شده است در مورد آن گروه از معاملات و رویدادهای اتفاقی و غیرتکراری بکار گیرد که بیش از یک راه برای پردازش آن وجود دارد. غیر مجاز دانستن هر گونه زیر پاگذاری کنترلها در برخی شرایط خاص، معقول نمیباشد. مستند و تایید کردن موارد زیر پاگذاری کنترلها، نمونهای از کنترلهای اصلی است که از سوء استفادهها پیشگیری میکند.
با در نظر گرفتن فزونی منافع بر مخارج، میتوان هدفها را به گونهای طراحی کرد که عملی و مفید باشند؛ یعنی، دستیافتنی و سازگار با هدفهای عملیاتی و هم با هدفهای کنترل باشند. برای مثال، بدیهی است که انگیزههای لازم را برای طراحی کنترلها فراهم میسازد، سبب میشد تا فعالیتهای واحد اقتصادی به گونهای یکنواخت و تا حدی بدون افت و خیزانجام شود.
چنانچه هدف عملیاتی واحد اقتصادی «تولید در کوتاهترین زمان» در حد نهایت آن باشد، از دست رفتن تلویحی کنترلها سبب میشود واحد اقتصادی با کسری یا افزایش بیش از حد موجودی مواجه میشود و نسبت به میزان کل هزینههای تولید نیز اطمینانی بدست نیاید.
نمودار شماره 1-2، نمونههایی از موارد بحث شده در ارتباط با تحلیل منافع و مخارج سیستم کنترل داخلی را بطور خلاصه، ارائه میکند.
برای کسب شناخت بهتر باید هر بُعد رابطه فزونی منافع بر مخارج مربوط به هر کنترل خاص بر حسب واحد پول سنجیده شود. برای مثال، اگر قرار باشد برای اعمال یک کنترل خاص که تا 90 درصد از سوء استفادههای جزیی (یا دله دزدی) پیشگیری میکند به یک سا عت در هر هفته از اوقات کار یکی از کارکنان نیاز داشته باشد، آیا برقراری این کنترل، معقول است؟
فرض کنید خطر سوء استفادههای مالی در مدت یک سال معادل 50.000.000 ریال، هزینه دستمزد هر ساعت کار کارمند 10.000 ریال و دستمزد سرپرست او 20.000 ریال در هر ساعت باشد و 15 دقیقه از وقت این سرپرست نیز صرف اعمال این کنترل شود، هزینه اعمال این کنترل عبارت خواهد بود از: (52× 10.000) به اضافه (52× × 20.000) یعنی 520.000 ریال به اضافه 260.000 ریال که برابر 780.000 ریال است که آشکارا کمتر از خطر براوردی میباشد. با فرض این که هزینههای دیگری در میان نباشد. این کنترل باید برقرار شود.
ابعاد فزونی منافع بر مخارج در ارزیابی سیستم کنترل داخلی
هزینههای متداول· رعایت کنترلها ممکن است مستلزم صرف اوقاتی باشد که در غیر این صورت صرف اجرای عملیات میشد.· کنترلها باید مستند شوند این کار مستلزم صرف هزینه است.· مراحل تایید و تصویب در سیستم کنترل داخلی مستلزم درگیر شدن سطوح مختلف مدیریت و صرف وقت توسط مدیریت ارشد است.· گاه کنترلها با هدفهای عملیاتی در تضاد مستقیم میباشند. برای مثال، سفارشاتی که از طریق تلفن انجام میشوند ممکن است بیشترین کارایی را داشته باشند اما الزامات کنترل ایجاب میکند که سفارشهای با مبلغی بیش از یک حد معین حتماً به صورت کتبی انجام شود. | منافع متداولپاسخگویی بهبود مییابد و در نتیجه داراییها به گونهای مناسبتر حفاظت میشود.کنترل بهتر روی منابعی که در تولید استفاده میشود.وجود نقاط کنترل تعبیه شده در سیستم احتمال رعایت سیاستها و رویههای واحد اقتصادی را افزایش میدهد.با ایجاد معیارهای گوناگون کارایی، نگرانی از بابت اثربخشی باقی نمیماند. |
