نقش گزارشگری حسابرسی

نقش نشست پایانی در گزارشگری (حسابرسی)

: رهنمود 02/430 مقرر می­دارد که حسابرس داخلی باید پیش از صدور گزارش نهایی، یافته­ ها و پیشنهادهای حسابرسی را با سطوح مناسب مدیریت قسمت مورد رسیدگی در میان گذارد. این گفتگو می­تواند سود تعبیرها و اختلاف نظرها را به حداقل برساند.

سرپرست گروه حسابرسی کوشش می­کند ترتیبی بدهد که هر چه نزدیکتر به پایان کار حسابرسی نشستی پایانی با مدیریت قسمت مورد رسیدگی ترتیب دهد. این نشست معمولاً در محل قسمت مورد رسیدگی تشکیل می­شود. کسانی که از طرف حسابرسی داخلی در این جلسه شرکت می­کنند معمولاً شامل سرپرست گروه حسابرسی اعضای گروه حسابرسی و یک مدیر حسابرسی می­باشد.نقش گزارشگری حسابرسی

سرپرست گروه حسابرسی در این نشست پایانی به بررسی هدفهای حسابرسی، دامنه رسیدگی و یافته­های حسابرسی می­پردازد. بررسی دامنه و هدفهای حسابرسی در این جلسه به اختصار صورت می­گیرد زیرا در نشست مقدماتی  نیز مورد بررسی قرار گرفته­اند. یافته­های با اهمیت یعنی آنها که میزان خطرشان بیشتر است اول بررسی می­شود.  گفتگوهای بعدی به حسابرسان کمک می­کند تا از کامل و درست بودن اطلاعتشان مطمئن شوند. گفتگوها شامل ماهیت آزمونهایی است که رویدادهای غیرعادی و با اهمیت یا شواهد و مدارک ناقص را آشکار کرده است.

درباره پیامدهای احتمالی خطرهایی که سازمان را تهدید می­کند و کارهای بدیلی که انجام دادن آن مسایل و مشکلات مشاهده شده را حل می­کند نیز اغلب گفتگو می­شود. حسابرسان در این جلسه کوشش می­کنند تا مطالبشان را به گونه­ای بیطرفانه و مناسب بیان کنند درباره کنترلهای داخلی قوی و همچنین هر گونه نقاط ضعف مشاهده شده گفتگو می­کنند.
حسابرسان داخلی نسخه­ای از کاربرگ یافته­های حسابرسی را به صورت غیررسمی به قسمت مورد رسیدگی می­دهند و همکاری صمیمانه خود را بدین شکل ابراز می­دارند. این کار معمولاً به اصلاح کارها سرعت می­بخشد و اختلاف نظرها را پیش از این که بتواند حادثه آفرین باشد آشکار می­سازد. آگاه کردن قسمت مورد رسیدگی از نهایی نبودن یافته­های حسابرسی، کاری است منطقی زیرا تصمیم گیری نهایی درباره اهمیت نسبی هر یافته تا زمان تصویب و صدور گزارش حسابرسی انجام نمی­شود.

واکنش نهایی قسمت مورد رسیدگی به برخی یافته­ها ممکن است در این نشست قابل تشخیص نباشد. قسمتهای مورد رسیدگی گاه احساس خود را پنهان می­دارند و معمولاً پیش از تصمیم­گیری درباره پذیرفتن یافته­ها و پیشنهادها رسیدگیهای یا بررسیهایی را خود انجام می­دهند. در مواردی که قسمتهای مورد رسیدگی نسخه­ای از کاربرگ یافته­های حسابرسی را پیش از تشکیل این نشست دریافت می­کنند بهتر می­توانند نظرات خود را ارائه نمایند.نقش گزارشگری حسابرسی

همان گونه که در بالا تشریح شد عامل اصلی در موفقیت ارتباطات انجام دادن اقدامات مقدماتی کافی است.

شکل 1-9 نمونه­ای از دستور جلسه را برای برگزاری نشست پایانی نشان می­دهد. در این شکل فهرستی از یادآوریها و دستور جلسه منطق با اصول و ضوابط حاکم بر ارتباطات موثر یا گزارشگری موثر ارائه می­شود.

هماهنگی کوشش دیگر نویسندگان گزارش حسابرس

در مواردی که دو یا چند حسابرس در تهیه گزارش مشارکت دارند، یکی از آنان باید نقش یکنواخت کننده شکل و محتوای گزارش را به عهده بگیرد. از آنجا که یافته­ها و پیشنهادهای حسابرسی، بخش بزرگی از گزارش را تشکیل می­دهند، کاربرگهای یافته­های حسابرسی وسیله موثری برای این منظور می­باشد. کاربرگهای یافته­های حسابرسی وسیله موثری برای این منظور می­باشد. سرپرست گروه حسابرسی باید در اوایل کار حسابرسی با دیگر دست اندرکاران تهیه گزارش نشستی داشته باشد تا بر سر چگونگی تهیه کاربرگهای یافته­های حسابرسی توافق کنند، سرپرست گروه معمولاً نکات پایانی را به گزارش می­افزاید. گزارش را اصلاح و بخش­های رسمی آن را تهیه می­کند.نقش گزارشگری حسابرسی

هر یک از حسابرسان درگیر در کار حسابرسی باید تمام گزارش نهایی را پیش از ارائه پیش­نویس مذاکرات، مطالعه کند یا این که حداقل آن بخش از گزارش را که خود تهیه کرده است، مطالعه نماید تا اطمینان یابد که ویرایش مطالب و تغییرات به عمل آمده در متن آن، به درستی آن و جنبه­های  تاکیدی مورد نظر در آن خدشه وارد نکرده است.

تکنیک­های موثر گزارش نویسی

هدف­های گزارش حسابرس، آگاهی دادن و تاثیرگذار بودن آن است. تحقق یا عدم تحقق این هدف­ها به کیفیت و شفافیت نگارش، بستگی دارد. مطالب زیادی درباره نگارش روشن چاپ و منتشر شده است.

بیشتر کارشناسان نگارشی، با اصول زیر موافق می­باشند:نقش گزارشگری حسابرسی

• گرداوری اطلاعات لازم پیش از شروع.
• استفاده از سبک گفتاری یا ملایم.
• استفاده از جمله­های کوتاه و ساده، و بندهای کوتاه.
• استفاده از لحن و آهنگ معلوم.
• استفاده از عنوانهای مناسب.
• استفاده از خط کشیدن زیر عبارات تاکیدی یا با حروف شکسته نوشتن آنها و فاصله به نسبت زیاد بین سطرها به منظور جلوه بهتر گزارش.
• استفاده از نمودارها و پانوشتها

گرداوری اطلاعات لازم پیش از شروع: تلاش برای انجام هر کاری بدون داشتن ابزار یا مصالح لازم کوششی بیهوده است. کوشش برای نوشتن گزارش بدون آن که اطلاعات کافی از رویدادها و اقلام داشته باشیم نیز بیهوده می­باشد. اطلاعات است که ایده می­آفریند و کلمات را جاری می­سازد. حسابرس با گرداوری اطلاعات پیش از نوشتن گزارش می­تواند از زمانی که ممکن است برای سازماندهی مجدد و نوشتن دوباره صرف شود نیز جلوگیری کند.

استفاده از سبک گفتاری یا ملایم: این که نوشته باید محققانه فنی و رسمی باشد تا بتواند تاثیر بگذارد استنباطی است نادرست اما تحقیقات نشان داده است که اگر نوشته­ای به سبک گفتاری باشد خلاصه­تر و قابل فهمتر خواهد بود.نقش گزارشگری حسابرسی

شخص حسابرسی که در حالت آرامش و رو در رو با سرپرست گروه خود موضوعی را مطرح می­کند احتمالاً با لحنی روشن و دوست داشتنی آن را تشریح می­کند. اما هنگامی که قلم بدست می­گیرد یا از طریق کامپیوتر شخصی خود شروع به نوشتن می­کند ناگهان خشک، رسمی و خسته کننده می­شود. این بدان علت است که در محاوره و گفتگو یک باز خورد خودکار وجود دارد. متوجه نشدم، دوباره بگو، چه کسی امضا کرده؟ کدام سیستم؟ چه زمانی بود؟ چطور ممکن است؟نقش گزارشگری حسابرسی

هنگام نوشتن گزارش بازخوردی به فوریت در اختیار شما قرار نمی­گیرد بنابراین لازم است از خود بپرسید اگر قرار بود این مطالب را رو در رو بیان کنم چه می­گفتم؟ این سوال را همواره از خود بپرسید که چه چیز، کی، کجا، چه کس و چطور؟

هنگامی که می­نویسید، سعی کنید تا واکنش خواننده را نسبت به مطالب حدس بزنید. بخاطر داشته باشید که خواننده گزارش شما در کنار شما نیست و از ذهنیت شما بی خبر است.

در موارد استفاده از سبک گفتاری معمولاً نام اشخاص نیز آورده می­شود. در مواردی که  نارساییها موضوع نگارش می­باشد و دلیل این نارساییها نیز بی کفایتی افراد است از  نام بردن بپرهیزید. عملکردها را مورد انتقاد قرار دهید نه افراد را. در موارد ضروری و پس از ذکر نام افراد از ضمایر او یا ایشان استفاده کنید. اما ضمایر را دایماً تکرار نکنید بلکه هر چند یک بار دوباره نام افراد را تکرار کنید تا خواندن گزارش شما آسانتر شود.

از ضمایر شخصی مانند من و شما به دلیل گوناگونی شنوندگان یا دریافت کنندگان گزارش استفاده نکنید.نقش گزارشگری حسابرسی

استفاده از جمله­های کوتاه و ساده و از بندهای کوتاه: بیشتر اطلاعاتی که در گزارشهای حسابرس می­آید ماهیت تخصصی دارد. زبان خاصی که برای تشریح چگونگی کار سیستمها و کارکنان بکار می­رود موجب می­شود تا از کلمات چند بخشی استفاده شود. تکنسینها و کارکنان یک واحد یا موسسه دارای زبان کاری خاص خود می­باشند که از پاره­ای جهات با زبان سایرین متفاوت است. مدیران و مجریان امور نیز زبان مخصوص کاری خود را دارند. حسابرسان تمایل به استفاده از واژگان حرفه­ای و سیستمی دارند و از این رو زبان مخصوص به خود را بدین ترتیب نگارش، کاری به نسبت پیچیده است.

در چنین شرایطی استفاده از جملات کوتاه و ساده بسیار حایز اهمیت است. استفاده از 15 تا 20 کلمه و بیان یک مطلب اساسی در هر جمله معمولاً مناسب می­باشد. جملات بلند معمولاً در هم و برهم سخت و خسته کننده است. توجه کنید که اگر این اصول ساده نادیده گرفته شود چه اتفاقی روی می­دهد:

با فرض این که مواد در مخلوط کن 100 لیتری در کارخانه نگار تبدیل می­شود و با نحوه موجود کار تبدیل سه دسته در هر ساعت توقف ماشین به مدت 5 دقیقه برای خالی و پر کردن مواد و این که مواد در بسته­بندی 20 لیتری از شرکت  نگار به شرکت گلناز حمل می­شود حمل مجدد مواد به شرکت نگار برای برچسب زنی و بسته­بندی دستی به صورت هر 12 قوطی در یک جعبه و در نظر گرفتن ریخت و پاشها تاخیر، حمل و نقل جاده­ای و غیره بهای تمام شده بالغ بر 432 ریال برای هر جعبه حاوی 12 قوطی خواهد بود.

اگرچه سایر اصول نگارش در این مثال نادیده گرفته شده است اما قرار دادن دو یا سه نقطه اطلاعات ارائه شده را روشنتر می­کند.

نویسندگان و گویندگان خوب تاثیر بیا مطالب به سادگی را به خوبی درک می­کنند. ساده نویسی مستلزم داشتن اندیشه­ای منظم و سازمان یافته است. یک نویسنده در ذهن خود به یک الگوی مناسب مبتدا و خبر نیاز دارد تا کلمات برای شکل­گیری اندیشه­ها در آن الگو نقش بگیرند. کلمات غیرضروری سبب ضعف نگارش می­شود. هر کلمه­ای که بی ارزش باشد موجب انحراف یا در هم برهمی می­شود و باید حذف شود.نقش گزارشگری حسابرسی

خواننده همواره بندهای کوتاه را می­پسندد. بندهای گزارش برای خواننده، حکم استراحت یا توقف را دارد. هر بند معمولاً باید 6 تا 12 سطر باشد، هر چند که گاه، یک بند ممکن است  تنها یک جمله داشته باشد. گاه ممکن است از یک بند بلند استفاده شود و آن در مواردی است که یک مفهوم با جزییات کامل بیان می­شود که در هر صورت نباید از 18 سطر بیشتر باشد.