نقش ایده ال حسابرس و نقش ایدهآل پیگیری و قسمت مورد رسیدگی
نقشهای گوناگونی که حسابرسان، قسمت مورد رسیدگی و مدیریت اجرایی در شرایط ایدهآل ایفا میکنند به طور خلاصه به شرح زیر است:
نقش ایدهال حسابرس
بررسی به موقع به منظور اطمینان یافتن از انجام اقدامات مناسب درباره یافتههای حسابرسی. حالت ایدهال آن است که پیش از انتشار گزارش، پاسخ مناسب کتبی از قسمت مورد رسیدگی دریافت و در گزارش حسابرس آورده یا پیوست آن شود.نقش ایده ال حسابرس
آگاه کردن قسمت مورد رسیدگی، مدیریت اجرایی و هیات مدیره از قضاوتها و ارزیابیهایی که در جریان پیگیری انجام شده است. راهنمایی قسمتهای مورد رسیدگی که میخواهند اقدامات اصلاحی بدیلی را انجام دهند.
- احترام گذاشتن به نقش و وظیفه مباشرت قسمت مورد رسیدگی. تحمل نکردن راهکارهای خاص اصلاحی به قسمت مورد رسیدگی. (بولتن استانداردهای حرفهای شماره 17-83 مقرر میدارد که حسابرسان داخلی باید مدیریت را از مخاطرات واقعی و بالقوه آگاه کنند اما، در مواردی که مدیریت یا هیات مدیره، خطر را میپذیرند و اصلاحات لازم را انجام نمیدهند، حسابرسان مسئولیتی نخواهند داشت. این اصل برای مواردی نیز کاربرد دارد که مدیریت بخواهد برای پیشنهاد ارائه شده توسط حسابرس داخلی، اقدام اصلاحی بدیلی را انجام دهد.)نقش ایده ال حسابرس
- در نظر گرفتن فعالیت و نیازهای زمانی قسمت مورد رسیدگی در هنگام بررسی پیگیری در محل کار آن قسمت. به حداقل رسانیدن تداخل کاری با فعالیتهای قسمت مورد رسیدگی و کارکنان آن همانند زمان اجرای حسابرسی.
نقش ایدهال قسمت مورد رسیدگی
1- ارائه به موقع پاسخهای کامل (تایید شده توسط رده مناسبی از مدیریت) و مستند کردن ملاحظات و پذیرش مخاطرات.
2- شروع به انجام دادن اقدامات اصلاحی پایدار درباره اشکالات گزارش شده به گونهای که همه مشکلات را به طور کامل و به موقع برطرف کند.
3- همکاری با حسابرسان در انجام شدن پیگیریها.
4- آگاه کردن حسابرسان و مدیریت اجرایی (ترجیحاً بطور کتبی) از روند کارهای اصلاحی.
5- آگاه کردن مدیریت اجرایی و حسابرسان از موارد موافق نبودن یا تناسب پیشنهادهای اصلاحی حسابرسان. پذیرش مسئولیت به شکل کتبی درباره مخاطرات ناشی از اقدامات اصلاحی که حسابرسان آن را ناکافی میدانند.6- ارزیابی اثربخشی هزینههای ناشی از اقدامات بدیل اصلاحی که مورد پذیرش مدیریت میباشد.نقش ایدهال مدیریت ارشد 1- نظارت و سرپرستی فرایند پیگیری، کنترل و تشویق قسمت مورد رسیدگی درباره ارائه پاسخ مناسب به گزارش حسابرس.2- ارزیابی یا تاییددرستی و اثربخشی کارهای انجام شده توسط قسمت و انجام اقدام لازم درباره مواد اصلاحی که ناکافی به نظر میرسد.
3- پرهیز از دخالت در پیگیری حسابرسان و بدین ترتیب تشویق حسابرسان به بیطرفی و استقلالچنانچه هر یک از این سه گروه نقشهای خود را به خوبی ایفا کند اطمینان از انجام شدن کار پیگیری بدست میآید و ارتباطات و همکاریهای موثر نیز برقرار میشود. مجسم کنید که اگر قرار باشد قسمتهای مورد رسیدگی به تنهایی و بدون هماهنگی و مشورت با مدیریت اجرایی یا حسابرسان اقدام کنند چه دشواریهایی پیش خواهد آمد. چنانچه کار انجام شده اثربخش نباشد حسابرسان دوباره به طرح نارساییها میپردازند که این به نوبه خود برخوردها تاخیر در اجرای کار و مسایل دیگر را به وجود میآورد. متاسفانه چنین مواردی در دنیای واقعی رخ میدهد.نقش ایده ال حسابرس
زمان بندی و هماهنگی نقشهای سه گروه یاد شده در موفقیت پیگیری حسابرسی نقشی بس پر رنگ دارد. گاه پیگیری میتواند به فاصله اندکی پس از صدور گزارش انجام شود. بررسیهای پیگیری ممکن است در برخی موارد دیگر به ویژه در شرایط بحرانی خیلی دیرتر از اجرای بخشی از حسابرسی بعدی انجام شود.نقش ایده ال حسابرس
هر یک از گروههای حسابرس قسمت مورد رسیدگی و مدیریت اجرایی میتواند با ایفای نقش خود به نظم سازمانی و درستی عملیات کمک کند.
اقدامات پیگیرانه و ملاحظات عملی آن: قسمت مورد رسیدگی با پاسخ دادن کتبی به یافتهها و پیشنهادهای مندرج در گزارش حسابرس فرایند پیگیری را شروع میکند. حسابرسان نیز طبق برنامه منتظر دریافت این پاسخ میباشند. چنانچه پاسخها طبق برنامه تعیین شده دیرافت نشود حسابرسان با زیرکی درباره آن جویا میشوند. با دریافت پاسخ مراحل بعدی پیگیری اساساً به شرح زیر انجام میشود:
مراحل اصلی پیگیری
مراحل پنجگانه زیر کارهای اصلی پیگیری حسابرسان را تشکیل میدهد:
1- حسابرسان پاسخ کتبی قسمت مورد رسیدگی را با دقت مطالعه میکنند به ویژه از دیدگاه یافتههایی که:
پاسخی به آنها داده نشده است.
پاسخ مناسبی برای آنها ارائه نشده است.قسمت مورد رسیدگی خیلی دیر با آنها مخالفت کرده یا آنها را به درستی در نیافته است.قسمت مورد رسیدگی میگوید هیچ اقدام اصلاحی را درباره آنها انجام نخواهد داد.پاسخ کتبی یک ضرورت است. تهیه پاسخ به همان اندازه گزارش حسابرس به دقت نیاز دارد متاسفانه پاسخها اغلب کلی گویی است و گاه خود خواهانه و در جهت حفظ منافع قسمت مورد رسیدگی. مواردی را که حسابرسان فکر میکردند توسط قسمت مورد رسیدگی پذیرفته شده یا مورد توافق قرار گرفته است. گاه در پاسخ رسمی و کتبی با آن مخالفت میشود. حسابرسان با مطالعه پاسخها و تطبیق آن با گزارش خود میتوانند نکاتی را مشخص کنند که به گفتگو یا به روشن سازی قسمت مورد رسیدگی یا حتی بررسی احتمای در محل کار نیاز دارند.نقش ایده ال حسابرس
2- حسابرسان درباره آن بخش از پاسخها که مبهم یا ناکافی است با قسمت مورد رسیدگی بطور تلفنی یا حضوری گفتگو میکنند. در این گفتگو هر یافته حسابرسی یا پیشنهادی که درباره آن توضیح کافی داده نشده یا با آن مخالفت شده است نیز مورد بحث قرار میگیرد. گفتگوی منطقی چه حضوری و چه تلفنی بسیاری از مسایل را حل و ابهامها را برطرف میکند. اما باید مواظب بود که از کاغذپرانی یا نمایش قدرت پرهیز شود. در این گونه ارتباطات مهم و حساس باید اصول و ضوابط حرفهای حاکم باشد اما حسابرس نباید مسئولیت خود را در برابر رفتارهای دوستانه یا کوششهای فریبکارانه فراموش کند.
3- حسابرسان اقدامات اصلاحی انجام شده و نتایج حاصل از آن را به ویژه در مورد یافتههای عمده در محل قسمت مورد رسیدگی بررسی میکنند. زمانبندی این بررسیها به درجه اهمیت موضوعات و نحوه سازماندهی آنان بستگی دارد.
روشهای بررسی در محل کار شامل گفتگو، مشاهده مستقیم، اجرای آزمونها و رسیدگی به مدارک اقدامات اصلاحی میباشد. حسابرسان این گونه بررسیها را همانند هر حسابرسی دیگر مستند میکنند.
4- حسابرسان پس از انجام گفتگوها روشن سازیها و انجام بررسیها در محل کار مخاطرات محیط کنترلی را براساس شرایط اصلاح شده یا آنچه که قسمت مورد رسیدگی اظهار داشته که روی داده است یا روی خواهد داد، مورد ارزیابی دوباره قرار میدهند.
برخی واحدهای حسابرسی داخلی پاسخ کتبی قسمت مورد رسیدگی را برای درج در گزارش یا پیوست کردن به گزارش خود دریافت میکنند. این کار نه تنها اطمینان میدهد که مدیریت با حقایق ارائه شده، موافق است بلکه نشان میدهد که مخاطرات مربوط نیز به درستی شناخته شده، مورد توجه قرار گرفته یا مورد پذیرش واقع شده است و همچنین، برنامه مدونی از اقداماتی (شامل زمانبندی اجرای آنها) که باید انجام شود را به دست میدهد. گرچه تحقق چنین امری به نظر دشوار میآید اما، آسانی عمل به آن، اثبات شده است.
با این روش، دقت و درستی پاسخها را میتوان پیش از پایان یافتن رسمی حسابرسی، مورد ارزیابی و، در صورت لزوم، تجدید نظر قرار داد. پیگیری بعدی را میتوان بر بررسی و ارزیابی فرایند جریان کارهای اصلاح شده و مستنداتی متمرکز کرد که از انجام شدن کارهای اصلاحی به شرح پاسخهای دریافتی و برقراری کنترل موثر، اطمینان دهد.
این روش، تضاد ناشی از تفاوتهای بین پاسخهای شفاهی دریافت شده پیش از صدور گزارش و پاسخهای کتبی دریافتی پس از ارائه گزارش را از بین میبردو
این کار همچنین، پیگیریهای اضافی را که ممکن است پس از دریافت پاسخهای تجدیدنظر شده ضرورت مییافت از بین میبرد (یا به حداقل میرسند) و از پیگیری یافتههای بدون پاسخ، میکاهد.نقش ایده ال حسابرس
