عملیات نظارت بر انبارگردانی

عملیات نظارت بر انبارگردانی
شرکت
هیات مد یره محترم شرکت

احتراما

پیرو درخواست آن شرکت محترم در خصوص نظارت بر عملیات انبارگردانی وبررسی سیستمهای کنترل داخلی و تهیه گزارش مربوط به نحوه عملکرد واحد های مختلف کارخانه بدینوسیله نتایج بررسی های اجمالی انجام شده به همراه پیشنهادات اصلاحی لازم جهت استحضار و هر گونه بهره برداری حضورتان تقدیم می گردد.

درمورخ 15/8/87 با فراهم نمودن مقدمات اولیه وتعیین گروه های شمارش، برنامه ریزی لازم جهت شمارش کلیه اقلام موجودی انجام گردید که گزارش مربوط همراه با لیست شمارش نهایی به تفکیک هر انبار به شرح ذیل به ارایه می گردد:

الف : انبار قطعات :

لیست موجودی انبارهای قطعات که مقادیرموجودی آن به استناد آمار تهیه شده در انبار گردانی قبلی تعیین و ارایه شده، از مسئول انبارهای شرکت آقای جلیل پور قاز اخذو با توجه به انواع انبارهای موجود به شرح ذیل عملیات شمارش آغاز گردید:
• انبار یک
• انبار دو
• انبار سه
• انبار مرکزی سه
• انبار ورتکس
1-درخصوص انبار های فوق براساس صورت ریزاخذ شده از انباردار که طی فرم اکسلی نگهداری می گردید، اطلاعات اولیه اخذ شده مبنا قرارداده شد و سپس براساس موجودی عینی و واقعی به روز گردید . دراین ارتباط نتایج شمارش اول با موجودی مندرج در لیست های اخذ شده مطابقت گردید و سپس در خصوص مقادیری که بااطلاعات دریافتی دارای مغایرت بوده با حضور انبار دارمورد شمارش دوم قرارگرفت و مقادیر استخراج شده از شمارش دوم به عنوان موجودی واقعی در نظر گرفته شد تا به عنوان موجودی واقعی برای پس از تاریخ انبارگردانی 16/8/87 لحاظ گردد.

2- درخصوص انبار قطعات شرکت پیام سکنی که مشترک بین شرکت مزبور و کانسار آذین می باشد باتوجه به عدم وجود هرگونه صورت ریز که حاوی مقادیر کالا باشند، در ابتدا صورت ریزی حاوی مشخصات کالا از طریق برداشت اطلاعات از کاردکس های فاقد گردش و دارای مانده موجودی تهیه و سپس برنامه ریزی جهت دوبارشمارش و مطابقت آن با یکدیگرانجام گرفت و مقرر شد درصورت وجود هرگونه مغایرت فی مابین مرحله اول و مرحله دوم نسبت به شمارش سوم اقدام لازم صورت پذیرد . لکن به دلیل عدم همکاری تیم شمارشگر دوم که قرارد بود درتاریخ 15/8/87 عملیات شمارش را با 5 نفر اعضاء جدید انجام دهند ، برنامه ریزی از پیش تعیین شده محقق نگردید و همان اطلاعات شمارش اول به عنوان موجودی نهایی 15/8/87 لحاظ گردید که مورد تایید انباردار نیز قرار گرفت .

اشکالات اساسی مشاهده شده درخصوص انبارقطعات :

1- عدم استفاده از سیستم مکانیزه انبارداری منسجم

2- عدم استفاده از فرمهای موردنیاز از قبیل : حواله انبار، برگشت از مصرف،برگشت از خرید و کالای امانی .

3- فرم مورداستفاده جهت رسید کالا فاقد شماره سریال چاپی بوده که باتوجه به این موضوع اثبات ثبت تمامیت کالاهای وارده به انبار میسر نمی باشد.

4- عدم تفکیک اموال نزد انبار از قطعات موجود در انبار مانند انواع ابزار آلات مورد استفاده شامل : دریل ، ماشین فرز و … که امکان صدور حواله و ثبت مصرف برای این کالاها را در قسمت حسابداری میسر نمی نماید.

5- عدم وجود کدینگ برای کالاهای موجود درانبار و به تبع آن عدم درج شناسنامه کالا بر روی هر کدام از کالاها جهت شناسایی صحیح آنها.

6- پراکندگی و تنوع زیاد انبار قطعات که منجر به کنترل نامطلوب درخصوص حفاظت و نگهداری آنها می گردد .

7- نگهداری نامطلوب از کالاها و چیدمان غلط آنها که منجر به عدم بهره برداری صحیح و بروز خسارت در مصرف آن می گردد.

8- درخصوص خریدهای انجام شده، قبل از تایید مدیریت مبنی بر صحت کیفیت کالاها ( توسط واحد Q.C ) انباردار نسبت به رسید خرید کالا طی فرم مخصوص اقدام و سپس جهت تاییدکیفیت کالا به مدیریت ارجاع می نماید که این سیکل دراکثر موارد با تاخیر صورت پذیرفته و در صدور رسیدهای بعدی و ثبت آنها نیز خلل ایجاد می نماید.

9- عدم ارائه گزارشات مربوط به کالاهای راکد ، ناباب و کم گردش به مدیریت جهت تصمیم گیری .

ب : انبار مواد اولیه :

انبارمواداولیه به دوقسمت مواداولیه کانسار آذین و سکنی طبقه بندی می شود که مواد اولیه شرکت سکنی در برنامه انبارگردانی قرارنداشت و فقط برای انبار مواد اولیه کانسارآذین اقدامات ذیل صورت پذیرفت :
1- انبار مواداولیه فاقد هرگونه صورت ریز که حاوی مشخصات مربوط به مشخصات مواداولیه و مقادیر آنها باشد بوده لذا براساس مشاهده عینی گروههای شمارش نسبت به شناسایی و تعیین مقادیر آنها اقدام گردید . باتوجه به عدم وجود اطلاعات اولیه و همچنین عدم شناخت کافی دراین خصوص شمارش انجام شده به همراه مسئول انبار صورت پذیرفت که شمارش اول به عنوان شمارش نهایی لحاظ گردید که به تایید مسئول انبارنیز رسیده و مبنای موجودی واقعی برای اولین روز پس از انبارگردانی قرار گرفت .

اشکالات موجود در انبار مواد اولیه :

1- عدم وجود سیستم مکانیزه انبارداری و کنترل مواد .
2- عدم استفاده از فرمهای مورد نیاز از قبیل : حواله انبار، برگشت از مصرف ،برگشت از خرید و کالای امانی .
3- درخصوص برخی از مقادیر مصرف شده از این انبار( شامل رنگ ، ماسه و سیمان )، هر روز گزارشات مربوط به صورت دستی توسط اپراتورهای دستگاههای تولید به واحد برنامه ریزی اعلام و مبنای تهیه گزارشات آماری قرار می گیرد . دراین ارتباط هیچ گونه اطلاعاتی از انبار دار ارائه نشده و مورد مطابقت با مقادیر اعلامی توسط اپراتورهـــا قرار نمی گیرد.
4- عدم وجود کدینگ برای کالاهای موجود در انبار و به تبع آن عدم درج مشخصات کالا بر روی آنها .
5- عدم صدور درخواست کالا جهت مواد اولیه مورد نیاز خط تولید ( عمدتـــــا” رنک ) که دراین ارتباط کارکنان خط تولید براساس نیاز هر واحد و با صلاحدید خود نسبت به برداشت و استفاده آن اقدام نموده و ازاین بابت هیچ گونه حواله ای صادر نشده و واحد استفاده کننده مشخص نمی باشد .
6- وجود مقادیر متنابهی مواد اولیه فاسد شده و تاریخ گذشته که باتوجه به موارد مطروحه در بند 5 و همچنین عدم نگهداری صحیح به وجود آمده که به طور مثال می توان به وجود 121 قوطی انواع رنگ فاسد شده در انبار اشاره نمود .
7- عدم ارائه گزارش مخصوص در ارتباط با کالاهای فاسد ، راکد و کم مصرف به مدیریت جهت تصمیم گیری .

ج :انبار محصول :

انبار محصول شامل انبار شرکت سکنی و کانسار آذین می باشد که جهت انبارسکنی برنامه ریزی انبارگردانی در دستور کار قرار نداشت و از بابت انبار محصول کانسارآذین موارد ذیل مورد بررسی و اجرا قرار گرفت.

برنامه شمارش محصول با توجه به صورت ریز ارائه شده توسط واحد برنامه ریزی شرکت به اجرا درآمد که در دو مرحله شمارش انجام شده در نهایت موجودی واقعی تعیین و به تایید مسئول برنامه ریزی رسید تا جهت استفاده در اولین روز پس از انبارگردانی قرارگیرد. انبار محصول کانسار آذین شامل دو انبار کانسار سه و کانسار یک می باشد که اشکالات اساسی موجود به شرح ذیل تقدیم می گردد:

1- عدم استفاده از فرم رسید ساخت جهت محصولات تولیدی تکمیل شده .
2- عدم چیدمان مناسب و نگهداری صحیح محصولات و استفاده از فضای باز جهت نگهداری آن و عدم بسته بندی صحیح که باعث ایجاد مقادیر زیادی ضایعات پس از تولید گردیده است .
3- عدم استفاده از فرم حواله انبار جهت فروش محصولات .
4- عدم وجود کاردکس انبار برای تک تک محصولات .
5- عدم وجود سیستم مکانیزه انبارداری .
6- عدم نگهداری آمار و اطلاعات مقداری در خصوص محصولات نمونه (آزمایشی ).

گزارش تولید :

واحد تولید و برنامه ریزی شرکت فاقد گزارشات منظم روزانه درخصوص مقادیرمصرف مواد اولیه جهت تولیدات انجام شده و به تبع آن عدم تطبیق مقادیر مصرف واقعی با مصرف استاندارد میباشد .
باتوجه به اطلاعات موجود، گروه حسابرسی به منظور اثبات مصرف مواداولیه وارده به خط تولید و مطابقت آن با مقادیر استاندارد ابتدا ضرایب استاندارد مصرف مواد اولیه را از واحد برنامه ریزی اخذ و براساس مقادیر تولید انجام شده نسبت به شناسایی مواداولیه قابل مصرف اقدام نمود تا سپس این اطلاعات را با مقادیر مصرف واقعی مقایسه و انحرافات مصرف را استخراج نماید. دراین ارتباط باتوجه به محدودیتهای ذیل امکان دسترسی به نتیجه مطلوب میسر نگردید که جهت ارایه گزارشات تکمیلی می بایست از طریق سایر روشها و بررسی های کاملتر اقدام لازم صورت پذیرد که این موضوع نیاز به صرف زمان بیشتر و رفع موارد ذیل را دارد:
1- تعیین میزان مقادیر مانده ابتدای دوره مواداولیه و بسته بندی .
2- تعیین مقادیر ضایعات مواداولیه برای تولید هر واحد محصول مطابق استاندارد.
3- برنامه ریزی جهت انجام آزمایشات مقطعی به منظور تعیین کیفیت ماسه خریداری شده و تعیین نسبت ماسه مصرفی به محصول تولیدی برحسب کیفیت و تشخیص رطوبت و ضایعات( خاک باطله ) موجود.
4- با توجه به عدم وجود سیستم انبارداری مناسب درخصوص ارسال مواداولیه به خط تولید ، میزان مصرف مواد اولیه واقعی مشخص نمی باشد . همچنین با توجه به عدم استفاده از فرمهای مناسب درخصوص مواد مصرفی، اثبات صحت آمار ارائه شده توسط واحد Q. C امکانپذیر نمی باشد.

پیشنهادات گروه حسابرسی جهت رفع اشکالات موجود :

1- با توجه به عدم اطلاع کافی مسئولین اجرایی مستقر در کارخانه ( از قبیل انباردار،کنترل کیفیت Q.C و برنامه ریزی ). درخصوص نحوه اجرای عملیات ضروری است برنامه ریزی منسجم و مناسبی به منظور ارتقاء سطح آگاهی پرسنل از طریق برگزاری دوره های آموزشی صورت پذیرد .به نحوی که هر کدام از واحدهای مذکور توانایی ارائه گزارشات مطلوب جهت استفاده در تصمیم گیری مدیریت را بدست آورند .

2- تهیه سیستم های مکانیزه مناسب جهت انبارداری و کنترل مواد مصرفی به طوری که سیستم های مزبور با یکدیگر دارای ارتباط مناسب و یکنواخت باشد .
3- طراحی و تنظیم سیستم کنترلهای داخلی کارا و مناسب که همگن با دستورالعمل ISO باشد . دراین ارتباط اقدامات اولیه جهت استفاده از فرمهای اصلی از قبیل حواله انبار، برگشت کالا و …. توسط گروه حسابرسی انجام شده که می بایستی توسط واحدهای ذیربط اجرا گردد .
4- استقرار و راه اندازی سیستم بهای تمام شده مناسب با چرخه عملیات تولید کارخانه به نحویکه امکان ارائه گزارشات کنترل هزینه را داشته باشد .
5- با توجه به استقرار سیستم فروش در دفتر مرکزی امکان بررسی دراین زمینه توسط گروه حسابرسی میسر نگردید و موارد قابل طرح دراینخصوص در صورت نیــــــاز می بایستی در مراحل بعدی صورت پذیرد .
6- نظارت مستمر و سیستماتیک توسط گروههای مستقل بازرسی و حسابرسی به صورت مقطعی جهت نظارت بر حسن اجرای کامل دستورالعمل های حسابداری و حسابرسی و سیستم کنترلهای داخلی .