شواهد برون­ سازمانی ـ درون سازمانی

بسیاری از انواع اطلاعات توسط اشخاص یا نهادهای خارج از قسمت مورد رسیدگی تهیه می­شود و سپس توسط قسمت، پردازش یا نگهداری می­گردد. همین که اشخاص برون سازمانی در تهیه این گونه شواهد دخالت دارند بر قوت (یا قابلیت اتکای) این شواهد می­افزاید.

صورت­حسابهای خرید کالا و خدمات، نمونه بارزی از شواهد برون سازمانی ـ درون سازمانی است که معمولاً توسط حسابرسان داخلی مورد رسیدگی قرار می­گیرد. این گونه شواهد به دلیل آن که از سیستم قسمت مورد رسیدگی عبور می­کند ممکن است تغییر یابد، مورد سوء استفاده قرار گیرد یا گم شود که این به نوبه خود ممکن است از میزان اعتبار آنها بکاهد.

شواهد برون سازمانی

شواهدی که توسط اشخاص یا نهادهای برون سازمانی تهیه می­شود و بدون عبور از سیستم عملیاتی قسمت مورد رسیدگی، مستقیماً به دست حسابرسان داخلی می­رسد. این شواهد را شواهد برون سازمانی گویند و بیشترین قابلیت اعتماد را دارد. اسناد مالکیت املاک و مستغلات که توسط اداره ثبت اسناد صادر و توسط حسابرسان مورد رسیدگی قرار می­گیرد نمونه­ای از شواهد برون سازمانی است.

مسایل خاص در ارتباط با استفاده از منابع برون سازمانی

یکی از کارهایی که امروزه بطور فزاینده در میان شرکتها رایج شده است، دریافت کالاها و خدمات از دیگر نهادها و موسسات با عنوان «استفاده از منابع برون سازمانی» است که براساس آن، دیگر نهادها و موسسات، خدماتی را چون نگهبانی و نظافت ساختمان، امور دفتری و حتی خدمات حسابرسی داخلی را برای یک شرکت انجام می­دهند. کوچکتر شدن شرکتها و موسسات در اثر شرایط سخت و نامساعد اقتصادی و فشارهای رقابتی، گاه باعث شده است این گونه شرکتها و موسسات به جای استفاده از کارکنان تمام وقت، از فروشندگان و ارائه کنندگان خدمات استفاده کنند. در مورد خدماتی چون نظافت ساختمان، ارائه کنندگان این خدمات می­گویند امکان جایگزین کردن کارکنانی که وظایف خود را به درستی انجام نمی­دهند به جای درگیر شدن با  کارکنان تمام وقت و مسایل مرتبط با اخراج آنان، یکی از مزایای استفاده از منابع برون سازمانی است. آنان همچنین می­گویند چون استفاده کنندگان مجبور نیستند تمام انواع پرداختها و مزایای مربوط به کارکنان تمام وقت را بپردازند، از این دیدگاه نیز صرفه­جویی می­کنند. بدیهی است که استفاده از خدمات پیمانکاران مستقل خطرهای خاص خود را دارد و از دیدگاه حسابرسی نیز چالشی است.

شواهد، کانون توجه این فصل است و نکته اصلی آن این است که واحد حسابرسی داخلی باید بتواند شواهد لازم را برای ارزیابی خطرها و برآورد میزان دستیابی شرکت به هدفهایش، به دست آورد.

نمونه­ای که از پیش از استفاده از منابع برون سازمانی به شکل امروزین متداول بود، قراردادهای پروژه­های ساختمانی است.

تجربیات حاصل از این قراردادها، به رهنمودهای زیر انجامیده است:

• کارفرما نباید اجازه دهد تا معماران، مهندسان، پیمانکاران یا دیگر ارائه کنندگان خدمات برون سازمانی، متن قرارداد را به دلخواه خود تنظیم کنند.

• کارفرما باید همه پیشنهادهای رقابت آمیز را بررسی و قیمتهای قراردادها را بطور مرتب تجزیه و تحلیل کند.

• کارفرما نباید با پرداختهای مبالغ کلی و غیرقابل حسابرسی ادعا شده موافقت کند یا تغییرات سفارشها را بدون اثبات و بازبینی دقت یا مناسب بودن هزینه­ها و اطلاعات قیمت­گذاری مربوط، بپذیرد.

• کارفرما باید کلیه قراردادهای دست دوم یا سفارشهای خرید قراردادهای دست دوم را تایید و تصویب کند.

• از همه مهمتر، کارفرما باید حق حسابرسی کلیه قراردادها را طبق قرارداد برای خود حفظ کند.

شواهد و مدارک مربوط باید در دسترس حسابرسان داخلی قرار گیرد تا بتوانند کارایی و اثربخشی استفاده از منابع برون سازمانی را ارزیابی کنند. مواد مربوط به حسابرسی در متن قرارداد باید به گونه­ای باشد که حق حسابرسی هر گونه شواهد پشتوانه را برای مقاصد اثبات هزینه­های مستقیم و غیرمستقیم، هر دو، برای کارفرما محفوظ دارد.

استفاده از منابع برون سازمانی دارای پیچیدگی خاصی است که به شواهد و مدارک در دست مربوط می­شود. آیا این شواهد، برون سازمانی است؛ برون سازمانی ـ درون سازمانی یا ترکیبی خاص است؟ از آنجا که استفاده کنندگان از منابع برون سازمانی اغلب تعدادی از منبع  تامین کننده خدمات را زیر نظر یکی از کارکنانش بکار می­گمارد بسیاری از اسناد و مدارک گردآوری شده به نوعی محصول مشترک درون سازمانی و برون سازمانی محسوب می­شود. زمانی که درباره آثار تکنولوژی بر وظایف واحد حسابرسی داخلی بحث کنیم سیستمهای مبادله الکترونیکی اطلاعات را (E.D.P) مطرح خواهیم کرد که در آن کامپیوترهای فروشنده و مشتری برای انجام معامله با یکدیگر صحبت می­کنند. این گونه ارتباطات حذف انبار موجودیها و دیگر موارد مدیریت کیفیت را آسان می­کند که برای حفظ موقعیت تامین کننده اصلی به دسترسی بیدرنگ به اطلاعات مشتری نیاز دارد. گرچه از دیدگاه دسترسی به اطلاعات و همچنین تجارت بدون کاغذ مبادله الکترونیکی اطلاعات یک مزیت به حساب می­آید اما استفاده از آن مستلزم کنترلهایی است که به نوبه خود می­تواند بر کیفیت و ویژگیهای شواهد حاصل اثر بگذارد. این واقعیت مساله­ای است که باید هنگام گردآوری و ارزیابی شواهد همواره مورد توجه قرار گیرد.