سیستم کنترل داخلی اموال، ماشین‌آلات و تجهیزات

سیستم کنترل داخلی اموال، ماشین‌آلات و تجهیزات

هدف اصلی کنترل‌های داخلی مربوط به اموال، ماشین‌آلات و تجهیزات، کسب حداکثر بازده از هر یک ریال سرمایه‌گذاری شده در دارایی‌های ثابت است.

مبالغ سرمایه‌گذاری شده در اموال، ماشین‌آلات و تجهیزات، بخش بزرگی از مجموع دارایی‌های بسیاری از شرکت‌های تولیدی را تشکیل می‌دهد. هزینه‌های تعمیر و نگهداری، تجدید آرایش[1] و استهلاک این دارایی‌ها، اقلام عمده صورت سود و زیان است. صِرف بزرگی مبالغ مربوط به این دارایی‌ها، وجود یک سیستم ککنترل داخلی قوی را برای تهیه صورت‌های مالی قابل اطمینان، ضروری می‌سازد. چناچه دارایی‌ها بدون حذف بهای تمام شده آنها از دفاتر کنار گذارده شوند یا اگر در تمیز بین هزینه‌های سرمایه‌ای و جاری، یکنواختی وجود نداشته باشد، اشتباهات با اهمیتی در اندازه‌گیری درآمد رخ خواهد داد.

زیانی‌هایی که به اجبار از شیوه‌های بدون کنترل تحصیل، نگهداری و برکناری ماشین‌آلات و تجهیزات ناشی می‌شود، اغلب به مراتب سنگین‌تر از زیان‌های حاصل از سوءاستفاده از وجوه نقد است.

سیستم کنترل داخلی اموال

بودجه ماشین‌آلات و تجهیزات

حسابرسان می‌توانند انتظار داشته باشند که بودجه‌ای را برای پیش‌بینی و کنترل خرید و برکناری ماشین‌آلات و تجهیزات، در شرکت‌های بزرگ ببینند. بسیاری از شرکت‌های کوچک نیز مخارج مربوط به دارایی‌های ثابت را پیش‌بینی می کنند. استفاده مفید از بودجه ماشین‌آلات و تجهیزات مستلزم وجود مدارک حسابداری قابل اطمینان و تفصیلی درباره آنهاست. شناخت کامل انواع، مقادیر و وضعیت تجهیزات موجود، مبنایی اساسی است برای پیش‌بینی موارد نیاز به جایگزینی ماشین‌آلات و تجهیزات یا افزودن بر آنها.

در مواردی که تحصیل ماشین‌آلات و تجهیزات، اعم از خرید و ساخت آن، طبق بودجه صورت می‌گیرد و هر گونه مخارج پیش‌بینی نشده تنها با تصویب مدیریت ارشد انجام می‌شود، حسابرسان خواهند توانست آزمون خریدهای سال را به حداقل برسانند. مراجعه به گزارش‌های حسابرسان داخلی نیز شیوه راحتی است برای حسابرسان مستقل تا خود را با دامنه و قابلیت اتکای کنترل‌های بودجه‌ای ماشین‌آلات و تجهیزات آشنا سازند.سیستم کنترل داخلی اموال

سایر تدابیر عمده کنترلی

سایر کنترل‌های مهم مربوط به ماشین‌آلات و تجهیزات به شرح زیر است:

1. تهیه حساب معین جداگانه برای هر یک از اقلام اموال، ماشین‌آلات و تجهیزات. وجود حساب‌های معین دقیق و کافی درباره ماشین‌آلات و تجهیزات، کار تجزیه و تحلیل اضافات و کنارگذاری‌ها، بازبینی ذخیره استهلاک و هزینه‌های تعمیر و نگهداری و همچنین، مقایسه مجوزها با مخارج واقعی را برای حسابرسان تسهیل می‌کند.
2. یک سیستم صدور مجوز که هر گونه تحصیل ماشین‌آلات و تجهیزات، اعم از خرید و اجاره بلند مدت یا ساخت، را مستلزم دریافت قبلی مجوز از مدیریت ارشد کند. وجود شماره ردیف روی دستور کارهای[2] سرمایه‌ای، ثبت مجوزها را آسان می‌نماید.

سیستم کنترل داخلی اموال

1. استقرار یک سیستم گزارشگری که مستلزم افشا و تجزیه و تحلیل به موقع انحرافات مخارج مصوب و مخارج واقعی باشد.
2. تدوین دستورالعمل کتبی درباره تمایز مخارج سرمایه‌ای و مخارج جاری. در این دستورالعمل معمولاً یک حداقل ریالی برای حساب دارایی بودن مخارج تعیین می‌شود؛ هر گونه مخارج کمتر از آن به طور خودکار به حساب هزینه‌های جاری منظور می‌گردد.
3. برقراری سیستم خرید ماشین‌آلات و تجهیزات که تنها از طریق دایره خرید صورت می‌گیرد و مستلزم رعایت روش‌های استاندارد دریافت، بازرسی و پرداخت نیز باشد.
4. شمارش عینی دارایی‌ها در فواصل زمانی متناوب، به منظور اثبات وجود و محل استقرار و وضعیت تمام دارایی‌های ثبت شده در حساب‌ها و آشکارسازی وجود هر گونه دارایی ثبت نشده.

7. استقرار سیستم برکناری دارایی‌ها، شامل دستور برکناری با شماره‌های پیاپی، که مستلزم ذکر دلایل برکناری و تصویب مقامات ذیصلاح شرکت باشد

[1] -سیستم کنترل داخلی اموال