سیستم کنترل داخلی حساب‌های پرداختنی

هنگامی که به کنترل‌های داخلی حساب‌های پرداختنی می‌اندیشیم باید به خاطر داشته باشیم که حساب‌های پرداختنی یک شرکت، حساب‌های دریافتنی شرکت‌های دیگر است. در نتیجه، احتمال این که اشتباهی برای همیشه پنهان بماند بسیار اندک است؛ زیرا، بستانکاران صاحبکار نیز معمولاً مدارک کاملی را نگه می‌دارند و چنانچه طلب خود را دریافت نکنند،‌ صاحبکار را از آن آگاه می‌کنند. این ویژگی‌ بدهی‌ها، حسابرسان را در کشف تخلف‌ها یاری می‌رساند، مگر آنکه متخلف، شخصی باشد که بتواند هم درخواست‌های پرداخت ارسالی بستانکاران را دریافت کند و هم به آنها پاسخ دهد. بدین ترتیب، برخی از شرکت‌ها ترجیح می‌دهند به جای نگهداری مدارک کاملی درباره بدهی‌های خود، بیشتر بر اطلاعیه‌های بستانکاران در مورد تأخیر در پرداخت‌های صاحبکار، اتکا کنند. چنین برخوردی به معنای ناقص بودن یا دقیق نبودن مدارک حساب‌های پرداختنی نیست، بلکه به معنای ضعفی است در سیستم کنترل پرداختنی‌ها که در سیستم کنترل حساب‌های دریافتنی دیده نمی‌شود.

بحث درباره سیستم کنترل داخلی حساب‌های پرداختنی می‌تواند به طور منطقی چنان گسترش یابد که تمام چرخه خرید یا تحصیل را دربرگیرد. در یک سیستم خوب و مؤثر خرید، دایره انبار یا دایره کنترل موجودی‌ها درخواست خریدی را تهیه و تصویب می‌کند که سپس برای دایره خرید ارسال می‌شود. نسخه‌ای از این درخواست خرید به ترتیب شماره در دایره تهیه‌کننده، بایگانی می‌گردد تا با سفارش خرید تنظیم شده و در نهایت، با گزارش دریافت کالا مطابقت داده شود.

دایره خرید با دریافت درخواست خرید، (1)‌ لزوم سفارش دادن مواد و کالای درخواستی را تعیین و (2) فروشنده مناسب، مقدار و قیمت خرید آنها را انتخاب می‌کند. سپس با کسب مجوزهای لازم (در صورت نیاز) مواد و کالای مورد نیاز را با تنظیم سفارش خریدی که دارای شماره ردیف باشد، سفارش می‌دهد. نسخه‌ای از این سفارش خرید باید برای هر یک از دوایر انبار، دریافت کالا و حساب‌های پرداختنی ارسال گردد. نسخه ارسالی برای دایره دریافت کالا معمولاً مقادیر سفارش شده را ندارد تا بدین ترتیب، دایره دریافت کالا به شمارش کالاهای دریافتی ترغیب شود؛ اما، وجود این واقعیت که فهرست بسته‌بندی (حاوی مقادیر کالاها) عموماً‌ همراه با کالای ارسالی توسط فروشندگان به دایره دریافت کالا می‌رسد، اثر این کنترل داخلی را کاهش می‌دهد.

دایره دریافت کالا باید مستقل از دایره خرید باشد. دایره دریافت کالا باید کالای دریافتی را بازرسی و شمارش کند. برای تمام کالاهای دریافتی باید گزارش دریافت کالا تنظیم شود. گزارش‌های دریافت کالا باید دارای شماره ردیف باشد و نسخ آن به تعدادی تنظیم شود که برای اطلاع دوایر انبار، خرید و حساب‌های پرداختنی ارسال گردد. در شرکت‌های کوچک، معمولاً از فهرست‌بندی فروشندگان به عنوان گزارش دریافت استفاد می‌شود.

تاریخ دریافت هر یک از مدارک توسط دایره حساب‌های پرداختنی باید روی آن مدارک ثبت گردد. برگه‌ها و مدارکی که در داخل دایره حساب‌های پرداختنی تنظیم می‌شود، می‌تواند از طریق شماره ردیف، کنترل گردند. انجام شدن هر یک از مراحل بازبینی هر فاکتور خرید باید با ذکر تاریخ و امضا، روی سند مربوط مشخص شود. مقایسه مقادیر مندرج در فاکتورهای خرید با مقادیر مندرج در گزارش‌های دریافت سفارش‌های خرید، از پرداخت بابت کالاهای دریافتی بیش از مقادیر سفارش و دریافت شده، پیشگیری خواهد کرد. مقایسه قیمت‌های هر واحد، تخفیفات و شرایط حمل مندرج در سفارش‌های خرید با اطلاعات مشابه در فاکتورهای خرید، از پرداخت بابت قیمت گرانتر از قرارداد جلوگیری می‌کند.

جداسازی وظیفه بازبینی و تصویب فاکتورهای خرید از وظیفه پرداخت نقدی بابت آن، گام دیگری است برای پیشگیری از اشتباهات و تخلفات. پیش از تصویب پرداخت فاکتورهای خرید باید شواهدی کتبی از بازبینی تمام جنبه‌های آن، فراهم شده باشد. مسئول صدور چک باید برگه (سند) حسابداری و سایر مدارک پشتوانه فاکتور مزبور را به گونه‌ای علامتگذاری کند که امکان استفاده دوباره از آنها ناممکن شود.

کنترل دیگری که انتظار می‌رود حسابرسان در یک دایره حساب‌های پرداختنی با کنترل‌های داخلی خوب با آن روبرو شوند، مطابقت ماهانه جزئیات حساب‌های پرداختنی (یا برگه‌های پرداختنی) با حساب کنترل بستانکاران در دفتر کل است. این گونه صورت‌های تطبیق ماهانه باید به عنوان مدرک انجام شدن کار نگهداری شود تا در صورت بروز اشتباهات در آینده بتواند در کشف آنها مسئولین را یاری رساند.

صورتحساب‌های ماهانه فروشندگان باید به موقع با دفتر معین بستانکاران مطابقت شود و هر گونه اختلاف آشکار شده باید به طور کامل پی‌جویی گردد. در برخی از صنایع، پرداخت پیش پرداخت به فروشندگان یک امر عادی و متداول است. این گونه پیش‌پرداخت‌ها به شکل درصدی از فاکتورهای خرید، تسویه می‌شود. در صورت وجود چنین پیش پرداخت‌هایی، حسابرسان باید از رعایت روش‌های لازم برای کسر درصد مقرر در قرارداد از تمام فاکتورهای خرید مربوط اطمینان یابند.

عملیات چرخه خرید یا تحصیل در شکل 1-15 نشان داده می‌شود.

سیستم کنترل داخلی و کامپیوتر

پردازش کامپیوتر معاملات خرید می‌تواند کنترل‌های داخلی را افزایش دهد و قدرت بخشد. درخواست‌های خرید و سفارش خرید می‌تواند توسط کامپیوتری تهیه شود که مدارک ثبت دائمی موجودی‌ها را بیدرنگ پردازش می‌کند. با دریافت مواد و کالای سفارش شده، اطلاعات مربوط می‌تواند به کامپیوتر داده شود تا کامپیوتر به طور خودکار، گزارش  دریافت کالا را تهیه و مدارک موجودی‌ها را به هنگام کند. همان گونه که در فصل 11 آمد، پردازش کامپیوتری دریافت‌ها و پرداخت‌های نقدی می‌تواند مدارک وجوه نقد را بهنگام شده در اختیار مدیریت قرار دهد.

کاربرگ‌های حسابرسی حساب‌های پرداختنی

کاربرگ اصلی حساب‌های پرداختنی، تراز آزمایشی انواع مانده‌های حساب‌های پرداختنی به تاریخ ترازنامه و درخواست‌های تأییدیه بستانکاران، کاربرگ‌های اساسی حساب‌های پرداختنی می‌باشد. ترازهای آزمایشی مزبور اغلب به شکل گزارش‌های چاپی کامپیوتر است. علاوه بر این، حسابرسان می‌توانند فهرستی از حسابهای پرداختنی ثبت نشده را که در طول رسیدگی‌های خود کشف کرده‌اند، به شرح شکل 4-15، تهیه کنند.