واحدهای عملیاتی سازمان

در هر واحد عملیاتی سازمان، فعالیتهای خاصی از سازمان اجرا می­شود. وظایف متداول در یک موسسه خدماتی شامل بازاریابی، مدیریت مالی، حسابداری، کارگزینی، مدیریت تجهیزات و واحد خدمات خاصی است که موسسه به آن می­پردازد.

در موسسه­های خرده فروشی، مدیریت خرید و موجودیها به وظایف بالا افزوده می­شود. در موسسه­های تولیدی، وظایف واحدهای تولیدی (انبارهای مواد اولیه، کالای در جریان ساخت و کالای ساخته شده) و معمولاً یک واحد حمل و نقل نیز به وظایف پیش گفته، افزوده می­شود.

هر یک از این وظایف به زیر مجموعه­هایی تقسیم می­شود. برای مثال، وظایفه حسابداری در یک موسسه تولیدی را می­توان به دفترنویسی (روزنامه، معین و کل)، حسابهای دریافتنی، حسابهای پرداختنی، حقوق و دستمزد و حسابداری صنعتی (برای تعیین بهای تمام شده انواع محصولات) تقسیم کرد.

از آنجا که این فعالیتهای سازمانی به طور طبیعی با یکدیگر مرتبط می­باشند و به ویژه، در مواردی که محلهای جداگانه دارند، به آسانی به یک قسمت قابل حسابرسی تبدیل می­شوند. برخی سازمانها به بخشهایی تقسیم شده­اند که هر بخش، مدیریت محدوده عملیاتی خود را به عهده دارد. در این گونه موارد، قسمت مورد رسیدگی می­تواند احتمالاً بخش بازاریابی، حسابداری، مدیریت مالی و… باشد.

راه مشابه دیگری که برای تشخیص قسمت مورد رسیدگی بالقوه وجود دارد، مدیریت پروژه است.

در هر سازمانی پروژه­های فراوانی می­تواند وجود داشته باشد، مانند پروژه­های ساختمانی، پروژه­های تحقیقاتی، پروژه­های بهبود محصولات و غیره. هر پروژه معمولاً بطور موقت و برای تکمیل یک کار بخصوص پدید می­آید که پس از تکمیل آن کار، آن پروژه نیز برچیده می­شود.

سیستمهای کنترل داخی از اهمیت خاصی برخوردارند و به آسانی می­توان آنها را در هر یک از این وظایف (یا واحدهای) عملیاتی، تدوین و در فعالیتهای آن تعبیه کرد. این پیوند مهم کنترلهای داخلی و حیطه عملیاتی، دلیل دیگری است برای انتخاب قسمتهای قابل حسابرسی در طول خط­های عملیاتی سازمان.

چرخه­های معاملات و رویدادها

بسیاری از فعالیتهای سازمانی چنان مرزهای عملیاتی سازمان را در هم می­نوردند که چرخه­های معاملات ممکن است شامل بیش از یک وظیفه را در برگیرند. در واقع، حسابرس مستقل سازمانها معمولاً آن را به شکل پنج چرخه کلی به هم تنیده به نام چرخه معاملات، می­بیند.

موسسه­ها، سرمایه خود را معمولاً به صورت وجه نقد تحصیل می­کنند و آن را به خریدها و پرداختهای گوناگون چون مواد اولیه، تجهیزات، خدمات حقوقی و غیره و نیروی کار مورد نیاز موسسه تخصیص می­دهند. ترکیب خرید و پرداختها با نیروی کار موجودیهای را یعنی کالاهایی را به وجود می­آورد که به فروش می­رسد. پول حاصل از این فروشها برای پرداخت سود سهام و سایر هزینه­های تحصیل سرمایه صرف می­شود و این چرخه دوباره از سر گرفته می­شود.

گرچه شکل 2-5 نمایانگر چرخه­های فعالیتهای یک موسسه با هدف سوداوری است اما اصول کلی چرخه­های معاملات و رویدادها در مورد سازمانهای دولتی و غیرانتفاعی نیز بکار می­رود. نکته اصلی این است که محدوده بسیاری از معاملات و رویدادها فرامرزی واحدهای عملیاتی می­باشد. برای مثال مدیریت وجوه نقد از همه مرزهای فعالیتهای عملیاتی سازمان گذر می­کند. چرخه موجودیها و انبارداری مرزهای تولید، انبارداری، حسابداری و واحد خدمات کامپیوتری یک موسسه تولیدی را در می­نوردد. شکل 3-5 مراحل متداول در این پنج چرخه معاملات را نشان می­دهد.

سیستم کنترل داخلی، به ویژه سیستم کنترل داخلی مالی نیز بیشتر در راستای چرخه­های معاملات و رویدادها برقرار می­شود تا واحدهای عملیاتی، حسابرسان با شکستن سازمان خود به این پنج چرخه و مدیریت وجوه نقد می­توانند به نسبت، بخشهای بزرگتری از فعالیتهای مرتبط را آزمون کنند. گرچه این پنج چرخه به روشنی با چرخه کلی فعالیتها پیوند خورده است اما، هر یک از این پنج چرخه و مدیریت وجوه نقد را می­توان به شکل مستقل مورد آزمون قرار داد.

مراکز تصمیم­گیری

مراکز تصمیم­گیری، آخرین استراتژی ممکن برای شناسایی قسمتها برای حسابرسی است. با وجودی که معمولاً بخشهای بزرگ سازمان به عنوان قسمت مورد رسیدگی انتخاب می­شوند، اما مراکز تصمیم­گیری را می­توان به عنوان بخشهای مشخصتر سازمان در نظر گرفت.

معاون مدیر یک قسمت، همراه با کارنان دفترش، یک مرکز تصمیم­گیری اداری است. سرپرست کارگران سازنده یک قطعه اصلی از محصول را نیز می­توان به عنوان یک مرکز تصمیم­گیری پذیرفت.

عامل اصلی در این شیوه شناسایی قسمت­ها برای حسابرسی، اثرگذاری تصمیم است، نه لزوماً چرخه­های عملیاتی یا معاملات یا هر شیوه دیگر تجمیع اجزای یک سازمان. کانون توجه، تصمیم­های اصلی است که آثار عمده­ای بر سازمان دارد.

برای مثال، حسابرسان ممکن است بخواهند چگونگی استخدام مهندس­های طراحی را مورد رسیدگی قرار دهند که با اسرار و اطلاعات حساس سازمان سر و کار دارند. در این گونه موارد، حسابرسان احتمالاً بیشتر به فرایند تصمیم­گیری برای یافتن و استخدام چنین کارکنانی خواهند پرداخت.

اگر همه هشت عامل مورد استفاده برای تشخیص قسمتهای قابل حسابرسی را مرور کنیم روشن می­شود که هیچ یک از آنها به تنهایی نمی­تواند استراتژی مطلوب را برای انتخاب قسمتها فراهم کند. بلکه، بیشتر واحدهای حسابرسی همه این عوامل را پیش از انتخاب یک استراتژی بخصوص، مورد توجه قرار می­دهند.