ساختار سازمانی

مدیریت واحد اقتصادی، منابع سازمانی را در قالب اجزایی چون مدیریت مالی، تولید، بازاریابی، مهندسی، ارسال و دریافت کالا و تحقیق و توسعه تخصیص می­دهد. این نوع تخصیص منابع، ساختاری را به وجود می­آورد که دستیابی به هدفهای کلی واحد اقتصادی، امکانپذیر می­شود. چنین ساختاری نه تنها تک تک اجزا (ی ساختار سازمانی) را مشخص می­کند بلکه، ممکن است روابط اطلاعاتی و عملیاتی بین اجزای مختلف ساختار سازمانی را نیز روشن نماید. متداولترین روش نشان دادن ساختار سازمانی، استفاده از نمودار سازمانی است.

اختیار در تصمیم­گیری

سطح دیگری از جزییات سازمان با تعیین تصمیم­های اصلی­ای به وجود می­آید که دوایر گوناگون واحد اقتصادی مجاز به گرفتن آن می­باشند.

برای مثال، مدیر امور مالی احتمالاً باید کنترلهای مالی و اصول حسابداری مناسب برای بکارگیری در عملیات حسابداری واحد اقتصادی را تعیین کند. مدیر تولید نیز باید وظیفه داشته باشد تا مناسبترین روشها و ابزارها را برای انجام تعهدات تولید، تعیین و بکار گمارد.

شرح وظایف (شامل تفکیک وظایف مرتبط)

تشریحی­ترین بخش کنترلهای سازمانی، شرح وظایف کارکنان است که نوشته می­شود. واحدهای اقتصادی معمولاً الزامات خاص هر کار را به تفصیل تعیین می­کنند که شامل وظایف، مسئولیتها، ارتباطات گزارشگری و جنبه­های کیفی کار (آموزش و تجربه)، می­باشد.

چنانچه یک کارمند یا تعدادی از کارکنان واحد اقتصادی با یکدیگر کار کنند و بتوانند معامله یا رویدادی را از ابتدا تا انتها کنترل نمایند و هم نگهداری داراییها و هم حسابداری آن داراییها را به عهده داشته باشند، زیان قابل توجهی ممکن است متوجه واحد اقتصادی شود. وظیفه ثبت معاملات یا رویدادها باید از وظیفه مدیریت و نگهداری دارایی­ها، تفکیک شود.

برای مثال، فرض کنید کارمندی بتواند به تنهایی کالا را سفارش دهد، رسید دریافت کالا را صادر کند، سفارش و دریافت کالا را در سیستم حسابداری ثبت نماید و بابت قیمت کالای خریداری شده، چک صادر کند. خطر چنین کاری بسیار آشکار است زیرا این کارمند می­تواند سیستم را به گونه دلخواه به نفع خود و به زیان سازمان تغییر دهد