روش ثبت و نوشتن دفتر کل

دقت کنید اگر بخواهیم به صورت ساده دفتر کل را شرح دهیم باید بگوییم دفتر کل دفتری است که هر صفحه آن به یک حساب اختصاص می دهیم و رویدادهای اتفاق افتاده در ارتباط با آن حساب را در آن ثبت می کنیم یعنی مشخص می کنیم حساب مربوطه در چه تاریخی بدهکار شده و در چه تاریخی بستانکار گردیده و مانده نهایی آن چه مبلغی است بنابراین اصولا یک دفتر کل دارای یک ستون تاریخ و یک ستون شرح و بعد از آن ستون مربوط به مبلغ بدهکار حساب و ستون بعد ستون بستانکار حساب می باشد و در نهایت یک ستون که مانده حساب را نشان می دهد خواهد داد( لازم به توضیح است پس از ستون شرح یک ستون کوچک به نام عطف وجود دارد که در آن شماره صفحه دفتر روزنامه که رویداد مالی اتفاق افتاده ثبت شده است نوشته خواهد شد ).

دفتر روزنامه

برای یادگیری روش ثبت و نوشتن دفتر روزنامه ابتدا باید بتوانیم رویداد های مالی را به خوبی تجزیه و تحلیل کنیم و حسابهای بدهکار و بستانکار را از هم به خوبی تشخیص دهیم و بتوانیم اآنها را شناسایی کنیم.

بنابراین به شکل اصولی یک دفتر روزنامه دارای مشخصات زیر می باشد:

1- ستون تاریخ

2- ستون شرح که در آن پس از اینکه رویداد مالی تجزیه و تحلیل شد حسابهای بدهکار و بستانکار را شناسایی می کنیم.

3- پس از ستون شرح دو ستون دیگر یکی ستون بدهکار که مبلغ حساب بدهکار شده در آن ثبت می شود و ستون بستانکار که مبلغ حساب بستانکار را در آن ثبت می کنیم وجود دارد.

4- قبل از ستون مبلغ بدهکار یک ستون باریک به نام عطف وجود دارد. در ستون عطف دفتر روذنامه جلوی هر حساب شماره صفحه آن حساب در دفتر کل نوشته می شود و این به جهت سهولت کار در پیگیری ثبت اقلام دفتر روزنامه در دفتر کل می باشد.

دقت کنید از هم اکنون به بعد برای صرفه جویی در زمان ثبتهای دفتر روزنامه را به صورت خلاصه به صورت زیر نشان خواهیم داد به عنوان مثال خرید 200.000 ریال اثاثه بصورت نقد را در تاریخ 1397/2/15 برای آنکه در دفاتر روزنامه نشان دهیم بصورت زیر عمل می کنیم.

1397/2/15

اثاثه 200.000

بانک / صندوق 200.000

بابت خرید اثاثه مورد نیاز موسسه

یعنی حساب بدهکار را سمت راست بالا نوشته و حساب بستانکار را در سمت چپ پایین و شرح خلاصه رویداد مالی را در زیر آنها می نویسیم.