نحوه تحریر و نگهداری دفاتر قانونی

ماده 11) مودیانی که دفتر روزنامه و کل نگهداری می­نمایند باید کلیه معاملات و سایر رویدادهای مالی و محاسباتی و مودیان مجاز به نگهداری دفاتر مشاغل (دفتر درآمد و هزینه) باید هر گونه درآمد و هزینه و خرید و فروش دارایی­های قابل استهلاک خود را طبق مقررات این آیین­نامه حسب مورد در دفاتر مربوط ثبت کنند ولو آنکه برای نگهداری حساب­ها از ماشین­های الکترونیکی و کارت­های حساب استفاده شود.

تبصره – اشتباهات حسابداری در صورتی که بعداً در اثناء عملیات سال مربوط مورد توجه واقع و بر پایه استانداردهای حسابداری در دفاتر همان سال اصلاح و مستندات آن ارائه شود، به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.

ماده 12) مودیان مجاز به نگهداری دفتر مشاغل می­توانند تمام یا قسمتی از درآمد و هزینه­های مشابه روزانه را تحت یک شماره ردیف در دفتر ثبت نمایند. مشروط بر اینکه در ستون شرح دفتر، نوع و تعداد آنها را قید و اگر متکی به اسناد و مدارک باشد مشخصات آن را نیز در ستون مزبور درج نمایند. در صورتی که اقلام درآمد و هزینه و خرید و فروش دارایی­های قابل استهلاک متکی به اسناد و مدارک باشد، مودیان مذکور می­بایست پس از ثبت موارد در دفتر مشاغل، اسناد و مدارک مربوط را به ترتیب شماره ردیف دفتر و به نحوی که برای رسیدگی ماموران مالیاتی قابل استفاده باشد، نگاهداری نمایند.

ماده 13) در مواردی که دفاتر روزنامه و کل نگهداری می­شود، کلیه معاملات و سایر رویدادهای مالی و محاسباتی مربوط و در موارد نگهداری دفاتر مشاغل، درآمدها و هزینه­ها و خرید و فروش دارایی­های قابل استهلاک باید در همان روز انجام حسب مورد در دفاتر روزنامه یا مشاغل ثبت گردد.

تبصره 1- تاریخ مذکور در مدارک یا فاکتور فروش یا خرید و غیره ملاک قطعی تأخیر تحریر شناخته نمی­شود و هرگاه انجام و ختم این گونه اعمال با توجه به روش و طرز کار موسسه تابع تشریفات و طی مراحلی باشد تا موضوع آماده برای ثبت در دفتر مربوط شود، فاصله بین تاریخ فاکتور یا مدارک و روز آماده شدن آن برای ثبت در دفتر تأخیر ثبت تلقی نخواهد شد.

تبصره 2- تأخیر در تحریر عملیات در صورتی که به منظور سوء استفاده نباشد تا 15 روز به تشخیص اداره امور مالیاتی و بیش از آن به تشخیص هیأت 3 نفری موضوع بند 3 ماده 97 ق.م.م به قانونی بودن دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.

تبصره 3- در مواردی که دفاتر موضوع این آیین­نامه توسط مقامات قضایی یا سایر مراجع قانونی ازدسترس مودی خارج شود و صاحب دفتر از تاریخ وقوع این امر حداکثر ظرف سی روز دفاتر جدید امضاء، پلمب و عملیات آن مدت را در دفاتر جدید ثبت کند، تأخیر ثبت عملیات در این مدت به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.

تبصره 4- تأخیر ثبت دفاتر در مورد اشخاص حقوقی جدیدالتأسیس از تاریخ ثبت شخص حقوقی و در مورد سایر اشخاص از تاریخ شروع فعالیت تا سی روز مجاز خواهد بود.

ماده 14) کلیه عملیات ثبت شده در دفاتر روزنامه هر ماه باید حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل نقل شود.

ماده 15) موسساتی که دارای شعبه هستند مکلف­اند با توجه به روش­های حسابداری خود خلاصه عملیات شعبه یا شعبه خود را در صورتی که دارای دفاتر پلمب شده باشند لااقل سالی یکبار تا قبل از بستن حسابها و در غیر این صورت ماه به ماه در دفاتر مرکز موسسه ثبت کنند.

ماده 16) امضا و پلمب دفاتر ضمن سال مالی مشروط بر اینکه تا تاریخ امضا و پلمب هیچگونه عمل مالی و پولی صورت نگرفته باشد و همچنین تاخیر امضا پلمب تا حد مجاز مقرر در تبصره­های 3 و 4 ماده 13 این آیین نامه در مورد دفتر روزنامه یا حسب مورد دفتر مشاغل و ماده 14 این آیین­نامه در مورد دفتر کل به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.

ماده 17) مودیانی که از سیستم­های الکترونیکی استفاده می­نمایند موظفند حداقل ماهی یک بار خلاصه عملیات داده شده به ماشین­های الکترونیکی را در دفتر روزنامه یا مشاغل حسب مورد ثبت و یا حداکثر ظرف مهلت تعیین شده در ماده 14 این آیین­نامه به دفتر کل منتقل کنند علاوه بر این به منظور تسهیل رسیدگی باید آیین­نامه­ها یا دستورالعمل­های کار ماشین یا برنامه­های آن و نحوه کار با نرم افزارهای مالی مورد استفاده را در اختیار ماموران رسیدگی قرار دهند.