راههای گوناگونی برای دخالت دادن عوامل مختلف خطر برای تصمیمگیری درباره ترتیب یا اولویتبندی لازم وجود دارد. یک روش ساده اما منظم و سیستماتیک که در سازمانهای فراوانی بطور موفقیت آمیز اعمال شده است به شرح چهار مرحله زیر میباشد:
1- انتخاب مهمترین پنج عامل خطر برای هر قسمت سازمان
2- امتیازبندی هر قسمت براساس تک تک عوامل خطر. معیار امتیاز را از 1 تا 5 در نظر بگیرید امتیاز 5 معرف بالاترین خطر و امتیاز 1 معرف پایینترین خطر امتیاز 3 معرف خطر متوسط یا به معنای خطر نامعلوم است.
3- جمع امتیازهای هر قسمت را به منظور تعیین امتیاز خطر محاسبه کنید. جمع امتیاز 25 یعنی 5 امتیاز برای هر 5 عامل خطر معرف بالاترین خطر برای قسمت مورد رسیدگی خواهد بود.
4- قسمتها را بر حسب جمع امتیاز آنها مرتب کنید یا اولویت بندی کنید.
حسابرسان در مواردیکه بین جمع امتیازها همبستگی یا TIE وجود دارد سایر عوامل خطر را نیز برای مرتب کردن قسمتها مورد توجه قرار میدهند. برای مثال تعداد ساعات لازم برای تکمیل حسابرسی، نمونهای از عامل همبستگی است. با ثابت فرض کردن سایر شرایط توازن بین منافع و مخارج با ساعات لازم کمتری بهبود مییابد. عوامل همبستگی دیگری که میتوان در نظر گرفت سطوح سازمانی در سازمانهای مختلف است. حسابرسی معمولاً در سطوح بالاتر دارای اثر بیشتری است تا سطوح پایینتر زیرا هر گونه تغییر در سطوح بالا به سطوح پایینتر نیز رسوخ میکند. سایر عوامل خطر مندرج در لیست 18 تایی نیز میتواند برخی از این همبستگیها را از بین ببرد.
حسابرسان با توجه به تجربهای که از قسمت مورد رسیدگی بخصوص دارند و در صورت لزوم اطلاعات اضافی که از مدیریت و سایر منابع بدست میآورند خطر را ارزیابی میکنند.
حسابرسان بهتر است پس از پایان مرتب کردن قسمتها این اولویت بندی را بطور مقایسهای بین قسمتها مورد بررسی قرار دهند تا از منطقی بودن آن اطمینان یابند. هر ترتیبی را در مقیاس بزرگتر آن در سطح سازمان به دقت نگاه کنیم ممکن است تغییر کند. چنین بررسی کلی میتواند حسابرسان را به کنترل هر گونه عدم یکنواختی ممکن در این فرایند توانا سازد.
در بیشتر سازمانها از روشهایی برای مرتب کردن قسمتهای قابل حسابرسی استفاده میشود که کمتر منظم و سیستماتیک است. معمولاً حسابرسان و گاه مدیریت به دور هم گرد میآیند تا قسمتهای قابل حسابرسی و خطرهای قیاسی آنها را بطور غیر رسمی مورد توجه قرار دهند. سیاستهای درون سازمانی اغلب بر انتخاب قسمتها اثر میگذارد.
روشهای تحلیلی مشابه آنچه در بالا آمد نیز در برخی واحدهای حسابرسی داخلی با موفقیت بکار گرفته شده است. مزیت این روش در نظر گرفتن چندین عامل اصلی موثر بر خطرهای سازمان بطور همزمان است. این توجه حسابرسان را در انتخاب قسمتها برای یک دوره بودجهای یاری میکند و از توان اثرگذاری سیاستهای سازمانی یا دیگر عوامل مشابه بر فرایند انتخاب قسمتها میکاهد.
مثال: قسمتهای بالقوه قابل حسابرسی شرکت سرزمین چوب در ستون سمت راست شکل 7-5 آمده است. مهمترین پنج عامل خطر مربوط به موسسههای تولیدی در سطر بالای جدول آمده است. امتیاز هر یک از پنج عامل خطر برای هر قسمت مشخص شده است. دو ستون آخر سمت چپ جدول جمع امتیاز هر قسمت و ترتیب آن را بر حسب جمع امتیازها نشان میدهد. بدیهی است که امتیاز هر عامل خطر مربوط به هر یک از قسمتهای قابل حسابرسی با یکدیگر فرق میکند.
حسابرسان با بررسی مقایسهای ترتیب قسمتها از منطقی بودن آن اطمینان مییابند. حسابرسان پس از این میتوانند فرایند انتخاب قسمتهای مورد رسیدگی را برای دوره بودجهای، تکمیل کنند.
بدیهی است که حسابرسان میتوانند هر عامل خطری را، شامل آنهایی که در استانداردها آمده است و فکر میکنند مناسب اوضاع است، انتخاب کنند.
کار دیگری که میتواند به این فرایند کمک کند، تهیه شرح توجیهی و مختصر هر اولویتبندی است. این کار به ویژه زمانی به درد بخور است که در مورد برخی قضاوتها (یا تصمیمهای گرفته شده)، پرسشی مطرح میشود.
عیب این کار، حجم زیاد آن در سازمانهای بزرگ است.
مرحله چهارم: گزینش قسمتهای مورد رسیدگی در یک دوره بودجهای
آرمان پرداز خبره
شرکت آرمان پرداز خبره بیش از 30 سال سابقه فعالیت در زمینه حسابداری و حسابرسی و خدمات مشاوره مالی و مالیاتی