حسابرسی حقوق و دستمزد

حسابرسی حقوق و دستمزد

هزینه حقوق و دستمزد، عمده‌ترین هزینه‌ عملیاتی بسیاری از شرکت‌هاست و بنابراین، به توجّه دقیق حسابرسان نیاز دارد. در سال‌های گذشته، تقلبات حقوق و دستمزد، فراوان دیده می‌شد و مبالغ آنها نیز اغلب هنگفت بود؛ اما امروزه، در پنهان داشتن چنان تقلباتی به دلایل زیر، بسیار دشوار است: 1) تفکیک وظایف حقوق و دستمزد به طور گسترده، 2) استفاده از کامپیوتر با کنترل‌های مناسب برای تهیه و تنظیم حقوق و دستمزد و 3) ضرورت ارسال لیست حقوق و دستمزد کارکنان (حاوی درآمد، مالیات و بیمه آنان) به دستگاه‌های مختلف دولتی.
علاوه بر هدف‌های رسیدگی به هزینه‌ها (و درآمدها) که پیشتر آمد، حسابرسان هدف‌های دیگر زیر را نیز در ارتباط با حقوق و دستمزد دارند:

1. تعیین رعایت شدن یا نشدن مقررات دولتی مربوط به بیمه‌های اجتماعی، بیمه بیکاری، حداقل دستمزد و ساعات کار کارگران، مالیات‌های تکلیفی و سایر مقررات کارمندی و کارگری توسط صاحبکار.
2. تعیین رعایت شدن یا نشدن مفاد توافقنامه‌های با سندیکاهای کارگری در ارتباط با نرخ‌های دستمزد، حقوق و دستمزد ایام مرخصی و سایر شرایط قراردادی، توسط صاحبکار.
سیستم کنترل داخلی
برقراری یک سیستم کنترل داخلی قوی در مورد حقوق و دستمزد به چند دلیل حائز اهمیت است. با وجودی که امروزه کمتر تقلبی در حقوق و دستمزد رخ می‌دهد، امکان تقلب عمده در حقوق و دستمزد هنوز هم وجود دارد. تقلب‌های حقوق و دستمزد می‌تواند از طریق منظور کردن کارکنانی واهی در لیست حقوق و دستمزد، پرداخت اضافی به کارکنان و منظور کردن کارکنان مستعفی در لیست حقوق و دستمزد، صورت گیرد.

دلیل دیگر برای تأکید بر لزوم وجود یک سیستم کنترلی داخلی قوی در مورد حقوق و دستمزد، ضرورت پردازش سریع و دقیق انبوهی از اطلاعات مربوط به ساعات کارکرد و نرخ‌های دستمزد جهت پرداخت به موقع و بدون اشتباه به کارکنان است. برقراری روابط خوب بین واحد تجاری و کارکنان آن مستلزم تهیه به موقع چک‌های (فیش‌های) حقوق و دستمزد و آن هم بدون هر گونه اشتباه است. همان گونه که در فصل‌های پیش آمد، سیستم کنترل داخلی ابزاری است که علاوه بر پیشگیری از تقلبات، دقت و قابلیت اتکای اطلاعات مالی را تأمین می‌کند.حسابرسی حقوق و دستمزد

وجود قوانین مختلف مالیاتی و غیره که تهیه و نگهداری مدارک مختلف مربوط به حقوق و دستمزد و تنظیم و ارائه گزارش‌های گوناگون مربوط به حقوق و دستمزد به کارکنان و مقامات ذیصلاح قانون را الزامی می‌دارد، دلیل دیگری است برای تأکید بیشتر بر اهمیت کنترل‌های داخلی حقوق و دستمزد. برای آن که شرکت مورد پیگردهای قانونی قرار نگیرد، تهیه و نگهداری مدارک دقیقی از ساعات کارکرد کارکنان نیز ضروری است.حسابرسی حقوق و دستمزد

شیوه‌های دستیابی به کنترل‌های داخلی حسابرسی حقوق و دستمزد
کنترل‌های بودجه‌ای بر مخارج نیروی کار کنترل مخارج نیروی کار به معنای پرهیز از ضایعات و کسب حداکثر محصول تولیدی بابت هر ریال خرج نیروی کار است. بسیاری از شرکت‌ها به عنوان راهی برای برقراری کنترل در مورد مخارج نیروی کار، مسئولیت کنترل مخارج هر بخش (یا واحد) شرکت را به رئیس یا یکی دیگر از سرپرستان آن بخش واگذار می‌کنند.

از مسئول مربوط خواسته می‌شود که در ابتدای هر سال، برآوردی از مخارج سال جاری نیروی کار را در بخش تحت نظارت خود، برای مقاصد بودجه‌بندی ارائه کند. با گذشت زمان و رخ دادن هزینه‌های نیروی کار، مدیریت مالی شرکت گزارش‌های مقایسه‌ای مخارج واقعی و بودجه شده نیروی کار را به طور ماهانه به مدیریت ارشد شرکت ارائه می‌نماید.

اثربخشی این ابزار کنترلی به مقدار قابل ملاحظه‌ای به میزان توجّه مدیریت ارشد به این گونه گزارش‌ها و اقداماتی بستگی دارد که در مورد انحرافات از بودجه صورت می‌گیرد.

گزارش به دحسابرسی حقوق و دستمزدستگاه‌های دولتی یکی از کنترل‌های داخلی با اهمیت در مورد حقوق و دستمزد، ضرورت تهیه و ارائه گزارش‌هایی به دستگاه‌های دولتی است که عایدات و مالیات کسر شده برای کلیه کارکنان نشان دهد. چنین کنترلی با نگاه داشتن مخارج نیروی کار در سطح حداقل سروکار ندارد، اما، در پیشگیری از رخ دادن تقلب و کشف آن، ابزار مؤثری است. در مواردی نادر، گزارش‌های مخدوشی به منظور تقلب در حقوق و دستمزد به دستگاه‌های دولتی ارائه شده است، اما، این گونه تقلب‌ها مستلزم چنان برنامه‌ریزی گسترده‌ای از لحاظ تبانی اشخاص مختلف و دستکاری مدارک است که انجام شدن آن را ناممکن می‌سازد.

تفکیک وظایف تقسیم کار حقوق و دستمزد بین چندین دایره شرکت، با اهمیت‌ترین کنترل داخلی حقوق و دستمزد است. فعالیت‌های حقوق و دستمزد شامل وظایف استخدام، ثبت اوقات کار ، تهیه لیست‌ حقوق و دستمزد و سایر مدارک مربوط، و توزیع حقوق و مزایا بین کارکنان است. چنانچه هر یک از این وظایف توسط دایره جداگانه‌ای از شرکت انجام شود، سیستم کنترل داخلی تقویت می‌گردد. ترکیب و تلفیق این وظایف در یک دایره یا زیر نظر تنها یک فرد، راه را برای تقلب‌های حقوق و دستمزد می‌گشاید. هر یک از این وظایف مربوط به حقوق و دستمزد در زیر تشریح می‌شود.

وظیفه استخدام
اولین گام عخده در راه برقراری یک سیستم قوی کنترل داخلی را دایره کارگزینی و به هنگام استخدام هر یک از کارکنان برمی‌دارد. نرخ مصوب حقوق و دستمزد باید در این مرحله از کار، در مدرک مربوط درج شود. استخدام شونده نیز باید مجوز کسر هر گونه کسور مرتبط را امضا کند. این مدارک باید در کارگزینی نگهداری شود، اما اعلامیه‌ای حاوی استخدام فرد جدید، نرخ دستمزد و کسور حقوق و دستمزدی روی باید به دایره حقوق و دستمزد ارسال گردد. استخدام فرد و نرخ مصوب دستمزد وی باید برای رئیس دایره‌ای فرستاده شود که وی قرار است در آن کار کند.

دایره حقوق و دستمزد تحت هیچ شرایطی اجازه ندارد و نباید نام کسی را بدون دریافت نسخه رسمی اعلامیه دایره کارگزینی، به لیست حقوق و دستمزد اضافه کند. هر زمان که نرخ دستمزد یکی از کارکنان تغییر نماید، نرخ جدید دستمزد وی در مدارک مربوط نزد دایره کارگزینی درج می‌شود. دایره حقوق و دستمزد باید مجوز نرخ جدید را دریافت کند تا بتواند تغییر لازم را درباره وی اعمال نماید. با خاتمه خدمت هر یک از کارکنان، دایره کارگزینی اعلامیه خاتمه خدمت وی را به دایره حقوق و دستمزد می‌فرستد.

بدین ترتیب، کار دایره حقوق و دستمزد و درستی اسامی و نرخ‌های دستمزد استفاده شده در لیست حقوق و دستمزد به مدارکی رسمی بستگی دارد که در خارج از دایره حقوق و دستمزد تهیه می‌شود.
شواهدی حاکی از تأیید کتبی مدیر کارگزینی و رئیس دایره مربوط برای افزودن یا قلم گرفتن اسامی از لیست حقوق و دستمزد و همچنین، اعمال تغییرات نرخ‌های دستمزد و تغییر طبقه‌بندی (مشاغل) کارکنان، لازمه وجود یک سیستم کنترل داخلی با کفایت است. دادن اجازه اعمال تغییرات در نرخ‌های دستمزد یا افزودن اسامی به لیست حقوق و دستمزد بدون داشتن مجوز رسمی از دایره کارگزینی به معنای تقلب طلب کردن است.حسابرسی حقوق و دستمزد

ثبت اوقات کار
وظیفه ثبت اوقات کار، تعیین ساعاتی (یا تعداد محصولاتی) را شامل می‌شود که باید بابت آن دستمزد پرداخت شود. استفاده از دستگاه‌های الکترونیکی ثبت اوقات کار، در برقراری کنترل‌های داخلی مناسب بر حقوق و دستمزد کمک بسیار مؤثری است. گزارش‌های متصدیان ثبت اوقات کاری داخلی مناسب بر حقوق و دستمزد کمک بسیار مؤثری است. گزارش‌های متصدیان ثبت اوقات کاری که در کارخانه می‌چرخند و تنها یک یا دو بار مزدبگیر را در طول می‌بینند در مقایسه با گزارش‌های سرپرستان که بنا به وظیفه، همواره با گروه به نسبت کوچکی از کارکنان در تماسند، کمتر قابل اتکاست.

مقایسه مرتب از گزارش‌های متصدیان ثبت اوقات کار یا سرپرستان با کارت‌های ساعت ثبت اوقات کار که ورود و خروج کارکنان در آن ثبت شده است، سبب تقویت سیستم کنترل داخلی می‌شود. در صورت پرداخت دستمزد براساس پارچه‌کاری، گزارش‌های آحاد تولید شده با مقادیر افزوده شده به موجودی‌ها طبق مدارک ثبت دائمی نیز می‌تواند مقایسه گردد.

کارکنان حقوق بگیری که مبلغ ثابتی را به طور ماهانه یا هفتگی دریافت می‌کنند ممکن است مجبور به استفاده از ساعت‌های ثبت اوقات کار نباشند. برخی شرکت‌ها از این گروه کارکنان می‌خواهند که هر هفته یا پانزده روز یک بار گزارشی حاوی اوقات صرف شده برای انجام دادن فعالیت‌های مختلف را تهیه و ارائه کنند. در صورت غیبت هر یک از کارکنان حقوق‌بگیر، مسئولیت تصمیم‌گیری درباره کسر کردن یا نکردن از حقوق وی معمولاً به عهده رئیس دایره است.

مدارک حقوق و دستمزد و تهیه (لیست) حقوق و دستمزد
دایره حقوق و دستمزد، مسئول محاسبه مبالغ پرداخت به کارکنان و تهیه کلیه مدارک مربوط است. دایره حقوق و دستمزد تحت هیچ شرایطی نباید وظایف مربوط به ثبت اوقات کار، استخدام یا توزیع حقوق و دستمزد را انجام دهد.

حاصل کار دایره حقوق و دستمزد می‌تواند تهیه موارد زیر در نظر گرفته شود: 1) چک‌های حقوق و دستمزد (یا پاکت‌های حاوی آن، در صورت پرداخت حقوق و دستمزد به طور نقد)؛ 2) صورت وضعیت عایدات و مبالغ کسر شده از هر یک از کارکنان (فیش حقوق و دستمزد- م)؛ 3) روزنامه حقوق و دستمزد؛ 4) معین (یا کارت‌های) حساب کارکنان، که حقوق و مزایا و کسور از آن را برای هر یک از کارکنان نشان دهد؛

5) صورت تسهیم (سرشکن کردن) حقوق و دستمزد، نشا‌ن‌دهنده تخصیص حقوق و دستمزد به کار مستقیم، سربار کارخانه و دیگر حساب‌های هزینه‌های دوایر و 6) ارسال گزارش‌های ماهانه، سه ماهه یا سالانه عایدات و مالیات کسر شده از کارکنان به دستگاه‌های ذیربط دولتی. در صورت استفاده صاحبکار کامپیوتر، بسیاری از این وظایف می‌تواند به عهده مرکز کامپیوتر واگذار شود.

حقوق و دستمزد کارکنان باید با توجّه به ساعات کار گزارش شده توسط متصدیان ثبت اوقات ار و نرخ‌های مصوب حقوق و دستمزد و کسور مجاز از آن که توسط دایره کارگزینی اعلام می‌شود، محاسبه گردد.حسابرسی حقوق و دستمزد
حسابرسان ممکن است با مدارک و روش‌های حقوق و دستمزد متفاوتی از سیستم دستی تا استفاده از پیچیده‌ترین تکنیک‌های کامپیوتری روبرو شوند. اما، حسابرسان می‌توانند انتظار داشته باشند که سیستم صاحبکار، مدارکی اساسی و زیربنایی چون مدارک ثبت اوقات کار، روزنامه حقوق و دستمزد، گروه‌بندی کارکنان و مدارک مربوط به درآمد کارکنان را فراهم آورد.

توزیع چک‌های حقوق و دستمزد یا پاکت‌های وجوه نقد بین کارکنان
توزیع چک‌ها یا وجوه نقد حقوق و دستمزد، وظیفه متصدی پرداخت است. در صورت پرداخت نقدی حقوق و دستمزد، نسخه‌ای از لیست حقوق و دستمزد توسط دایره حقوق و دستمزد در اختیار متصدی پرداخت قرار می‌گیرد تا وی را در پاکت‌گذاری وجوه حقوق و دستمزد یاری رساند. پاکت‌ها بهتر است توسط دایره حقوق و دستمزد تهیه شود. در صورت پرداخت به وسیله چک، چک‌ها می‌تواند در دایره حقوق و دستمزد تهیه و آماده گردد و برای امضا، به صاحبان امضاء مجاز داده شود.

چک‌های امضاشده یا پاکت‌های حاوی وجوه نقد حقوق و دستمزد تحت هیچ شرایطی نباید به دایره حقوق و دستمزد برگشت داده شود. دادن چک‌ها یا پاکت‌های حقوق و دستمزد به سرپرستان دوایر عملیاتی جهت توزیع آنها نیز عملی غیرقابل قبول است. وظیفه توزیع چک‌ها یا پاکت‌های حقوق و دستمزد باید منحصراً به عهده کسی واگذار شود که هیچ وظیفه دیگری در دایره حقوق و دستمزد نداشته باشد. متصدی پرداخت در زمان تحویل چک یا پاکت حقوق و دستمزد هر یک از کارکنان، باید کارت شناسایی آنان را بازدید کند. چک یا پاکت حقوق و دستمزد کسی که غایب است هرگز نباید تحویل کس دیگری شود.

هنگامی که غایبین بعداً چک خود را تحویل می‌گیرند باید از آنان رسید کتبی دریافت گردد.
بیشتر شرکت‌هایی که حقوق و دستمزد را با چک می‌پردازند از یک حساب مخصوص بانکی برای این کار استفاده می‌کنند. دایره حسابداری، براساس خلاصه حقوق و دستمزد که دایره حقوق و دستمزد تهیه کرده است، یک برگه (سند) برای تمام مبلغ حقوق و دستمزد هفتگی (پانزده روزه یا ماهانه) تهیه می‌کند.

این برگه برای مدیریت مالی شرکت فرستاده می شود تا وی یک چک به مبلغ کل حقوق و دستمزد از حساب (عمومی) بانک صادر کند. این چک به حساب مخصوص حقوق و دستمزد نزد بانک خوابانیده می‌شود و چک‌های حقوق و دستمزد کارکنان از این حساب بانکی صادر می‌گردد. برخی از شرکت‌ها عبارت «در صورت بیشتر بودن مبلغ این چک از … ریال، بی‌اعتبار است» را روی برگ‌های چک درج یا مهر می‌کنند.

در مواردی که حقوق و دستمزد به صورت نقد پرداخت می‌شود، حقوق و دستمزد مطالبه نشده باید به یک حساب مخصوص نزد بانک واریز و در یک حساب بدهی ویژه ثبت گردد. پرداخت بعدی این گونه وجوه به کارکنان مستلزم صدور چک و تهیه مدارک پشتوانه خواهد بود که، بدین ترتیب، کنترل‌های لازم به عمل می‌آید. حسابرسان باید اقلام بدهکار حساب حقوق و دستمزد مطالبه نشده را به طور کامل پی‌جویی کنند. خطرهای ذاتی باقی‌ ماندن حقوق و دستمزد مطالبه نشده نزد متصدی پرداخت، برگشت آن نزد کارکنان دایره حقوق و دستمزد یا مخلوط شدن آن با وجوه نزد صندوق دستی به قدری روشن است که نیازی به توضیح ندارد.

تشریح سیستم کنترل داخلی حقوق و دستمزد
پرسش‌های متداولی که حسابرسان باید برای تکمیل پرسشنامه‌های کنترل‌های داخلی، تهیه نمودگر سیستم یا سایر راه‌های تشریح سیستم کنترل داخلی حقوق و دستمزد به عمل آورند عبارت است از: آیا حساب بانکی ویژه‌ای برای حقوق و دستمزد وجود دارد؟ آیا فعالیت‌های ثبت اوقات کار، گردآوری اطلاعات حقوق و دستمزد، امضای چک‌های حقوق و دستمزد و توزیع چک‌های مربوط توسط دوایر یا افراد جداگانه‌ای انجام می‌شود؟

آیا تمام عملیات مربوط به تهیه حقوق و دستمزد، پیش از توزیع چک‌ها مورد بازبینی مستقل قرار می‌گیرد؟ آیا گزارش کارکرد کارکنان توسط سرپرستان تأیید می‌شود؟ آیا صورت مغایرت حساب بانکی حقوق و دستمزد هر ماه توسط کسی تهیه می‌گردد که وظیفه دیگری در مورد حقوق و دستمزد ندارد؟ آیا صورت مغایرت حقوق و دستمزد به طور ماهانه تهیه می‌شود؟ آیا لیست‌های حقوق و دستمزد هر ماه توسط مقامی غیر از تهیه‌کننده آن، تأیید می‌گردد؟

برنامه حسابرسی حقوق و دستمزد
روش‌های حسابرسی زیر معرف کاری است که عموماً به منظور تشخیص درستی پرداخت‌های حقوق، دستمزد، پاداش و کمیسیون انجام می‌گیرد:
1. شناختی از سیستم کنترل داخلی حقوق و دستمزد کسب کنید.

.
2. آزمون‌های روش‌های کنترل را در مورد معاملات حقوق و دستمزد دوره‌های انتخابی اجرا کنید. آزمون‌های مزبور باید شامل روش‌های خاص زیر باشد:
الف- نام و نرخ‌های حقوق یا دستمزد را به مدارک نگهداری شده در دایره کارگزینی ردیابی کنید.ب- ساعات کارکردی مندرج در لیست حقوق و دستمزد را به کارت‌های ثبت اوقات کار و گزارش‌های کارکرد تأیید شده توسط سرپرستان، ردیابی کنید

.پ- چنانچه حقوق و دستمزد به جای ساعتی براساس پارچه کاری است، درآمد کارکنان را با مدارک تولید مغایرت‌گیری کنید.ت- مبنای کسور از حقوق و دستمزد را تعیین و با مجوز کارکنان، مقایسه کنید.ث- جمع‌های عمودی و افقی را آزمون کنید.ج- جمع حقوق و دستمزد را با جمع چک‌های مربوط مقایسه کنید.چ- جمع حقوق و دستمزد را با جمع بهای تمام شده نیروی کار طبق مدارک حسابداری صنعتی مقایسه کنید.

ح- چنانچه دستمزد به صورت نقد پرداخت می‌شود، رسیدهای دریافتی از کارکنان را با لیست حقوق و دستمزد مقایسه کنید.خ- در صورت پرداخت دستمزد با چک، ته‌سوش چک‌ها را با لیست حقوق و دستمزد مقایسه کنید.د- پرداخت‌های بعدی حقوق و دستمزد مطالبه نشده را بررسی کنید. در این بررسی، رسیدهای دریافتی از کارکنان را با مدارک حقوق و دستمزد، نرخ‌های دستمزد و گزارش‌های کارکرد کارکنان مقایسه نمایید.

3. بر چگونگی استفاده از ساعات وقت‌نگار به هنگام ورود کارکنان، نظارت و کارت‌های ثبت اوقات کار استفاده نشده را پی‌جویی کنید.
4. برای نظارت سرزده بر توزیع چک‌های حقوق و دستمزد، و کنترل مدارک حقوق و دستمزد و چک کردن تمام کارکنان نامبرده شده در لیست، برنامه‌ریزی کنید.
6. صورت خلاصه پرداخت‌های به رؤسا و مدیران شرکت را دریافت یا تهیه کنید و آن را به قراردادها، صورتجلسات هیأت مدیره یا سایر مجوزهای مربوط ردیابی نمایید.
7. هر گونه نوسان غیر عادی در حقوق، دستمزد و کمیسوین‌های پرداختی را پی‌جویی کنید.
8. محاسبات مربوط به مبالغ اکتسابی کارکنان طبق طرح‌های مشارکت در سود را آزمون کنید.

9. کمیسیون‌های اکتسابی کارکنان را با رسیدگی به قراردادها و دیگر مدارک مثبته، آزمون کنید.
10. پرداخت‌های بابت بازنشستگی را با مراجعه به طرح مصوب و دیگر مدارک پشتوانه، آزمون کنید.

چهارمین روش یاد شده در بالا، یعنی برنامه‌ریزی حسابرسان برای نظارت سرزده بر توزیع چک‌های حقوق و دستمزد، نیاز به توجّه ویژه دارد. هدف حسابرسان از نظارت بر توزیع چک‌ها یا وجوه نقد بین کارکنان در یکی از روزهای معمول پرداخت حقوق و دستمزد، حصول اطمینان از این است که تمام اسامی مندرج در لیست حقوق و دستمزد شرکت، واقعاً نام کسانی است که در استخدام شرکتند.

این روش به ویژه در مواردی مفید و کارساز است که مراحل مختلف حقوق و دستمزد به اندازه کافی تفکیک نشده تا کنترل‌های داخلی خوبی برقرار شود. تاریخچه تقب‌های حقوق و دستمزد نشان می‌دهد که هر گاه اجازه داده شده است تا یک نفر از کارکنان، مسئول نگهداری مدارک استخدام، کارت‌های اوقات کار، چک‌های حقوق و دستمزد و مدارک درآمد کارکنان باشد، اسامی واهی به لیست حقوق و دستمزد افزوده شده و تخلفاتی چون استفاده از نرخ‌های بیشتر از نرخ‌های مقرر و تداوم پرداخت پس از خاتمه خدمت به این گونه کارکنان، نیز رخ داده است.حسابرسی حقوق و دستمزد

حسابرسان برای نظارت بر توزیع چک‌ها یا پاکت‌های حقوق و دستمزد، ابتدا باید از در اختیار داشتن کلیه چک‌ها و پاکت‌های مربوط به حقوق و دستمزد اطمینان یابند. حسابرسان سپس نمایندگان شرکت را برای توزیع چک‌ها یا پاکت‌ها بین کارکنان، همراه می‌کنند. چنانچه حسابرسان، تمام دریافت‌کنندگان را شناسایی نکنند، اجرای این روش بدون معنا خواهد بود.