توصیف سیستمهای کنترل داخلی: یکی از راههای شناخت ساختارهای کنترل توصیف آنهاست. برای تشریح ساختار کنترل از سه روش زیر میتوان استفاده کرد:
- شرح نوشته
- نمودگر
- پرسشنامه کنترلهای داخلی
نمودگرها: برای ترسیم نمودگر هم مجموعهای از روشها لازم است دو مدل نمودگر و اجزا و علایم مورد استفاده در هر یک را بشناسیم. نمودگر به یکی از دو شکل زیر تهیه میشود:
- نمودگر افقی یا نمودگر سیستم
- نمودگر عمودی
نمودگر افقی یا نمودگر سیستم دوایر یا وظایف مختلف را به صورت افقی و در سطر بالا نشان میدهد. نمودگر عمودی به ویژه برای نشان دادن رئوس عمده روشها به صورت گام به گام رسم میشود و لزوماً عناصر تشکیل د ه نده سیستم را به روشنی نمودگر افقی نشان نمیدهد.
ترکیب نمودگر و شرح نوشته: بیشتر حسابرسان داخلی برای تشریح سیستم کنتر داخلی از ترکیب نمودگر با شرح نوشته استفاده میکنند. هر توصیف کنترلهای داخلی ترتیب و ترکیب ویژهای از عناصر شرح نوشته و نمودگر را سبب میشود. گرچه علایم متداول در ترسیم نمودگر افقی و نمودگر عمودی را در بالا آوردیم اما تهیه کنندگان نمودگر ممکن است از علایم نمودگر افقی در ترسیم نمودگر عمودی استفاده کنند یا برعکس. تهیه کنندگان شرح نوشته کنترلهای داخلی سلیقههای گوناگون دارند. در مورد نمودگر سیستمهای کنترل داخلی نیز همین صادق است.
برخی ممکن است شرح نوشته را با نمودگر ترکیب کنند تا توصیف متفاوتی بدست دهند. هیچ راه یگانهای برای توصیف یک ساختار کنترلی وجود ندارد و سلیقهها نیز مطرح میباشند. نکته اصلیدر هر نوع توصیفی روشنی مطلب است. تهیه کننده موظف است عملیات و کنترلهای مربوط را چنان به درستی بیان کند که نه تنها خودش آن را بفهمد بلکه کسی که میخواهد این مدارک را رسیدگی کند نیز به آسانی آن را درک کند.توصیف سیستمهای کنترل داخلی
پرسشنامه کنترلهای داخلی: حسابرسان داخلی در ابتدای هر حسابرسی با کارکنان واحد مورد رسیدگی گفتگوهای زیادی را انجام میدهند و درباره ساختار کنترل داخلی پرسشهایی را مطرح میکنند. حسابرسان داخلی برای این پرسش و پاسخ از پرسشنامههای هدفمندی استفاده میکنند که از پیش تنظیم شده است. این پرسشنمهها میتواند کاملاً تفصیلی باشد و پرسشهای فراوانی را درباره محیط کنترلی شیوههای کنترل مورد استفاده قیاس با کنترلهای مقرر و میزان دستیابی به هدفهای کنترل داخلی مطرح کند.
پرسشها معمولاً به گونهای مطرح میشود که واحد مورد رسیدگی تنها بتواند پاسخهای خود را به صورت آری خیر یا جوابهای کوتاه ارائه کند و بدین ترتیب تکمیل آن دشوار و زمانبر نباشد. هنگامی که پرسشنامه کنترلهای داخلی تکمیل شد حسابرسان داخلی تصویر به نسبت روشنی از سیستم کنترل داخلی قسمت مورد رسیدگی و میزان اثربخشی آن بدست میآورند. پرسشنامه کنترلهای داخلی عیبهایی به شرح زیر دارد:
توصیف سیستمهای کنترل داخلی
الف- تکمیل و نتیجه گیری از آن زمانبر است.
ب- واحد مورد رسیدگی میتواند پاسخ مورد نظر حسابرس را دریابد و پاسخهای غیرواقعی یا بدون توجه کافی ارائه دهد.
پ- تهیه پرسشنامه کنترلهای داخلی کاری دشوار و زمانبر است.
با وجود این عیبها پرسشنامه کنترلهای داخلی اطلاعات با ارزشی را در اختیار حسابرسان داخلی قرار میدهد.
