توزیع و نگهداری گزارش و مستند کردن توزیع گزارش حسابرسی داخلی
توزیع و نگهداری گزارش: مراحل پایانی گزارش شامل 1- توزیع گزارش و 2- بایگانی و نگهداری آن در واحد حسابرسی داخلی است.توزیع گزارش مقدمتاً در ابتدای کار حسابرسی مشخص میشود و سرانجام هنگامی که گزارش مورد بررسی و تایید قرار میگیرد. نام دریافت کنندگان گزارش معمولاً در صفحه آخر ترتیبات رسمی گزارش آورده میشود. این کار به کنترل و حفاظت گزارش و رعایت آداب حرفهای کمک میکند.
آگاهی از سلسله مراتب قسمت مورد رسیدگی سبب میشود تا از دریافت گزارش توس طمدیران مربوط و کمیته حسابرسی اطمینان حاصل شود. بطور کلی اشخاصی که حسابرسان باید پیش از شروع حسابرسی با آنان تماس بگیرند همان کسانی هستند که پس از پایان حسابرسی حق دارند و باید نسخهای از گزارش را دریافت کنند.
حسابرس میتواند با طرح یک سوال ساده درباره توزیع گزارش تصمیمگیری کند:
اگر گزارش با تاخیر به دست گیرنده آن برسد گم شود یا به دست افراد دیگر بیفتد چه روی میدهد؟
توزیع دستی گزارشهای حاوی اطلاعات حساس و محرمانه، کاری عاقلانهتر است. روشهای دیگر توزیع گزارش عبارتند از ارسال پستی، با پیک ویژه، تحویل دستی در مجتمع، ارسال اداری بین ادارهها، کیسه پستی و غیره.
در مواردی که گزارش از حیطه نظارت حسابرس خارج میشود، کنترل آن به سرعت کم رنگ (ضعیف) میشود.توزیع گزارش حسابرسی داخلی
مستند کردن توزیع گزارش
دریافت کنندگان گزارش معمولاً آن را همراه با یک نامه خطاب به آنان دریافت میکنند.
نامه همراه گزارش بسیار مختصر میباشد.
ثبت اطلاعات مربوط به این که چه کسانی گزارش را دریافت میکنند، گزارش مزبور کِی و چگونه برای آنان ارسال میشود و چه کسی آن را ارسال میکند، بسیار حایز اهمیت است.
چنانچه گزارش حسابرسان داخلی حاوی اطلاعات فوقالعاده محرمانه باشد، حسابرسانداخلی به منظور اعمال کنترل بیشتر ممکن است نسخههای گزارش را شمارهگذاری و نام دریافت کننده گزارش و شماره آن را یادداشت کنند.
نگهداری گزارش حسابرس داخلی: حسابرسان داخلی دست کم یک نسخه از گزارش حسابرسی داخلی را برای خود نگهداری میکنند. حسابرسان معمولاً یک نسخه تمیز از گزارش را در پرونده دایمی یا اصلی و نسخه دیگری را در پرونده جاری بایگانی میکنند. نسخه پرونده جاری باید به کار برگ یافتههای عمده حسابرسی و کاربرگهای تفصیلی مرتبط، عطف داده شود.توزیع گزارش حسابرسی داخلی
پرونده اصلی گزارشها باید محرمانه تلقی و محافظت شود و از دسترس افراد غیرمسئول به دور باشد. بیشتر گروههای حسابرسی، گزارشهای موجود در پرونده اصلی گزارشها را شمارهگذاری میکنند تا کنترل آنها آسان باشد و از گم شدن یا جابجایی آنها پیشگیری شود. نسخه اصلی گزارشها باید برای همیشه نگهداری شود.
گزارشگری میان دورهای: گاه شرایط کار حسابرسی ایجاب میکند که گزارش میان دورهای یعنی گزارش پیش از این که حسابرسی داخلی به پایان برسد تهیه و ارائه شود. این گونه گزارشها معمولاً در مواقعی که کار حسابرسی بیش از اندازه به درازا بکشد، یک یافته حسابرسی چنان عمده باشد که توجه فوری و پیش از درج آن در گزارش نهایی ضرورت داشته باشد یا مدیریت بخواهد از مسایلی خاص به سرعت آگاه گردد تهیه میشوند.
گزارشهای میان دورهای دست کم چهار مزیت را دارد:
بازخورد به موقع به قسمت مورد رسیدگی
احتمال اقدام زودتر در مقایسه با آمدن آن در گزارش نهایی
گزارش نهایی مطلوبتر در صورت اقدام فوری توسط قسمت مورد رسیدگی
امکان پیگیری حسابرسان پیش از پایان کار حسابرسی
همان گونه که در رهنمود شماره 01/430 آمده است گزارشهای میان دورهای را میتوان به صورت کتبی یا شفاهی و بطور رسمی یا غیررسمی ارائه کرد. گزارش غیررسمی و شفاهی معمولاً چیزی بیش از نشستی نیست بین حسابرس و یکی از اعضای مدیریت قسمت مورد رسیدگی یا فرد دیگری که میتواند درباره اطلاعات مطرح شده تصمیم گیری کند. مستند کردن خلاصه مذاکرات جلسه باید شامل اطلاعاتی درباره افراد شرکت کننده در جلسه تاریخ و محل جلسه و نوع اطلاعاتی باشد که به قسمت مورد رسیدگی گزارش شده و جوابی که دریافت گردیده است به ندرت اتفاق میافتد که یک گزارش میان دورهای به صورت کتبی ارائه شود بدون این که قبلاً بطور شفاهی یا حتی از طریق تلفن به اطلاع قسمت مورد رسیدگی نرسیده باشد.
گزارش میان دورهای کتبی دست کم به دو شکل نامه یا یادداشت تهیه و ارائه میشود. شکل 10-9 نمونهای از شکل یادداشت آن را نشان میدهد. این یادداشت به نسبت کوتاه است و بخشهای مختلف که در گزارش نهایی میآید را ندارد. فرایند بررسی و ویرایش گزارشهای میان دورهای نیز به مراتب کوتاه تر است. گرچه گزارش توسط سرپرست گروه، مدیر و رییس حسابرسی داخلی مورد بررسی قرار میگیرد اما بر سرعت یا بموقع بودن آن تاکید میشود.توزیع گزارش حسابرسی داخلی
توزیع گزارش میان دورهای بنا به شرایط حاکم به گونهای متفاوت انجام میشود. برخی سازمانها ترجیح میدهند گزارشهای میان دورهای برای افرادی فرستاده شود که گزارش نهایی را دریافت میکنند. برخی دیگر مایلند که گزارشهای میان دورهای تنها برای مدیریت قسمت مورد رسیدگی ارسال شود تا فرصت داشته باشد اقدامات لازم را پیش از دریافت گزارش نهایی انجام دهد.
یک حسابرسی ممکن است بیش از یک گزارش میان دورهای را در بر داشته باشد. گزارش نهایی معمولاً به یافتههای خاصی که در گزارشهای میان دورهای مطرح شدهاند نیز اشاره میکند. نسخهای از گزارش میان دورهای و پاسخهای احتمالی دریافت شده نیز به گزارش نهایی پیوست میشود.
