بررسی مقدماتی، حسابرسان را در موقعیتی قرار می­دهد که بتوانند اطلاعات اولیه­ای را در محل کسب کنند

بررسی مقدماتی، حسابرسان را در موقعیتی قرار می­دهد که بتوانند اطلاعات اولیه­ای را در محل کسب کنند

بررسی مقدماتی، حسابرسان را در موقعیتی قرار می­دهد که بتوانند اطلاعات اولیه­ای را در محل کسب کنند که از دیدگاه آشنایی با عملیات جاری قسمت مورد رسیدگی و کنترلهایی که می­خواهند حسابرسی کنند بسیار ارزشمند است. حسابرسان می­توانند بهترین راه برخورد با حسابرسی را بررسی کنند، اطلاعات جدیدی را مورد توجه قرار دهند که در مرحله برنامه­ریزی حسابرسی در اختیار نداشتند و نظرها و پیشنهادهای قسمت مورد رسیدگی را ارزیابی کنند.

کوتاهی در اجرای کارامد این بررسی می­تواند به نارسایی در انجام کار حسابرسی و نادیده­گیری کارهای مهمی از حسابرسی بینجامد که باید انجام شود.

نشست اولیه

حسابرسان باید با قسمت مورد رسیدگی تماس بگیرند و برای نشست اولیه با آن، پیش از شروع کار حسابرسی قرار بگذارند. در این نشست، معمولاً اعضای گروه حسابرسی و مدیریت قسمت مورد رسیدگی شرکت دارند. سرپرست گروه حسابرسی معمولاً این جلسه را اداره می­کند. اگر قرار باشد مدیر یا مدیران ارشد قسمت مورد رسیدگی در این نشست حضور داشته باشند، یک مدیر حسابرسی یا حتی رییس واحد حسابرسی داخلی نیز ممکن است در جلسه حاضر شود اما، این سرپرست گروه حسابرسی است که جلسه را اداره می­کند.

هدف­های نشست اولیه عبارت است از:

• جلب روحیه همکاری.

• مبادله اطلاعاتی که انجام شدن حسابرسی را آسانتر می­کند.

• کسب اطلاعات لازم برای حسابرسی.

• ایجاد احساس اعتبار و اطمینان.

در اینجا، به چگونگی تحقق هدفهای نشست اولیه می­پردازیم.

برنامه­ریزی برای نشست اولیه ـ تهیه دستور جلسه

دستور جلسه، مطالبی را در بر می­گیرد که در این نشست باید درباره آن گفتگو کرد. این مطالب شامل توضیحی درباره حسابرسی، یعنی دامنه رسیدگیها و هدفها و ماهیت کلی حسابرسی با کسانی که حسابرسی را انجام خواهند داد؛ و مدت زمان تقریبی انجام شدن کار است.

اطمینان دادن به واحد مورد رسیدگی درباره ایجاد هماهنگی عملیات حسابرسی با عملیات قسمت به گونه­ای که کمترین مزاحمت در اجرای فعالیت­های آن رخ دهد، بسیار مهم است.

حسابرسان داخلی معمولاً روشهای خاص حسابرسی را با قسمت مورد رسیدگی مطرح نمی­کنند. حسابرسان ممکن است درباره این که چه مدارکی برای بررسی لازم است و با کدام کارکنان گفتگو خواهند کرد، کدام عملیات را مشاهده خواهند کرد و شاید از فنون حسابرسی، بحث کنند. اما، چنانچه حسابرسان روشهای خاص حسابرسی خود را به قسمت مورد رسیدگی بگویند، قسمت مزبور خواهد توانست بر نتایج حسابرسی اثر گذارد.

گرچه ترتیب نشست اولیه در هر مورد فرق می­کند اما، یک دستور جلسه متداول را می­توان به شکل زیر در نظر گرفت:

• معرفی حاضرین در جلسه.

• رئوس ماموریت حسابرسی (دامنه رسیدگی، هدفها و…)

• بحث درباره هر گونه نگرانی قسمت مورد رسیدگی

• ایجاد هماهنگی بین کار حسابرسی و عملیات قسمت مورد رسیدگی

• بحث درباره انواع اطلاعات مورد نیاز طی حسابرسی و میزان همکاری قسمت مورد رسیدگی.

• شکل گزارش حسابرس و زمان صدور آن.

صرفنظر از آن که کدام جنبه ویژه کار یا نگرانی حسابرسان در این نشست مطرح شود گروه حسابرسی و قسمت مورد رسیدگی هر دو باید در پایان این نشست بدانند که از آنان چه خواسته شده است.

ایجاد جو مناسب در نشست اولیه. جو حاکم بر این نشست باید روحیه احترام حرفه­ای باشد نه خیلی خودمانی و نه خیلی رسمی و خشک. اگر خیلی خودمانی باشد حسابرسان ممکن است وجهه خود را از دست بدهند و اگر خیلی خشک و رسمی باشد احتمال ایجاد دل زدگی و از دست رفتن همکاری قسمت مورد رسیدگی را پدید آورد. حسابرسان با برخورد حرفه­ای همراه با احترام می­توانند وضع خود را در یک جو احترام و همکاری مستحکم کنند. برای ایجاد چنین جوی نکات زیر باید مورد توجه قرار گیرد:

1- تعیین زمان و مکان مشخص برای نشست.

2- برگزاری در محیطی آرام و به دور از مراجعه کنندگان.

3- توزیع دستور جلسه در ابتدای نشست یا حتی پیش از نشست

4- اداره جلسه با اعتماد به نفس اما همراه با رفتاری مودبانه

5- حفظ آرامبخش کلام

6- برخورد باز و همکاری

7- به پایان بردن نشست در محدوده زمانی معقول به گونه­ای که جلسه بطو موثر پایان پذیرد و گفتگوها به موضوعهای بیرون از دستور جلسه کشیده نشود.

ایجاد احساس اعتبار و اطمینان. حسابرسان اعتبار خود را با داشتن ارتباط با حرفه حسابرسی داخلی رده سازمانی که به آن گزارش می­کنند و میزان حرفه­ای بودن خود بدست می­آورند. حسابرسان در نشست اولیه نمی­توانند کار چندانی در راستای کسب اعتبار بیشتر از حرفه یا سازمان انجام دهند اما کارهای زیادی را می­توانند انجام دهند که اعتبار خود را افزایش دهند یا از آن بکاهند. منابع شخصی و فردی کسب اعتبار شامل پوشش و ظاهر آراسته رفتار، گفتار و کردار آرام، آماده بودن احترام به نظرات قسمت مورد رسیدگی و نشان دادن صلاحیت و کاردانی خود بدون استفاده زیاد از کلمه­ها و عبارتهای فنی است.

در مواردی که قسمت مورد رسیدگی خواهان حسابرسی نمی­باشد موضوع حسابرسی بهتر است از طریق مقامی ابلاغ شود که قسمت مورد رسیدگی زیر نظر آن فعالیت می­کند. در سایر موارد  حسابرسان می­توانند نسخه­ای از دستور عمل سازمانی یا معرفی نامه­ای از مدیریت ارشد سازمان را ارائه کنند که در آن اختیارات و مسئولیتهای حسابرسان به روشنی آمده باشد. این گونه مدارک نیاز حسابرسان را به ایجاد اعتبار توسط خودشان از بین نمی­برد. اگر حسابرسان نتوانند اعتبار خود را تثبیت کنند، قسمت مورد رسیدگی هم همکاری خود را به کمترین حد ممکن می­رساند. در این صورت کارایی و اثربخشی حسابرسی خدشه دار می­شود.

مستند کردن نشست اولیه. اهمیت نشست اولیه مستند ک