کنترلهای عملیاتی ناظر بر نحوه اجرای فعالیتهای گوناگون و برخورد با مسایل عملیاتی واحد اقتصادی است.

کنترلهای عملیاتی

کنترلهای عملیاتی:  کنترلهای عملیاتی ناظر بر نحوه اجرای فعالیتهای گوناگون و برخورد با مسایل عملیاتی واحد اقتصادی است. شیوه­های هفتگانه کنترل عملیاتی در زیر تشریح می­شود:

طراحی. کنترلهای عملیاتی در هر سازمانی با طراحی و برنامه­ریزی شروع می­شود. طراحی مناسب و موثر عملیات اساس موفقیت هر واحد اقتصادی است و دامنه آن از کی­ترین تا جزیی­ترین گسترده است. در هر حال واحدهای اقتصادی باید طرحها و برنامه­های خود را از صورتجلسات مربوط به تهیه و تنظیم طرحها تا اعلامیه­های رسمی و تایید شده درباره طرحهای عملیاتی مستند کنند. واحدهای اقتصادی طرحهای خود را معمولاً برای دوره­های دراز مدت 5 تا 10 سال میان مدت 1 تا 5 سال و کوتاه مدت کمتر از یک سال تهیه می­کنند. بدیهی است که مدت زمان مورد استفاده برای دوره­های یاد شده در واحدهای اقتصادی با یکدیگر متفاوت است اما استفاده از اصطلاحات دراز مدت و میان مدت و کوتاه مدت جنبه عمومی دارد.

بودجه. تقریباً همه واحدهای اقتصادی طرحهای خود را در قالب بودجه­های مالی و عملیاتی حداقل برای یک سال مالی تنظیم می­کنند. این بودجه معمولاً برای کل واحد اقتصادی تهیه می­شود و سپس به بودجه­های جداگانه برای دوایر مختلف شکسته می­شود. بودجه­ها می­تواند در چند صفحه یا برای واحدهای اقتصادی بزرگ چند صد صفحه باشد. در این بودجه­ها فعالیتهای مالی و عملیاتی پیش­بینی شده برای دوره بودجه به تفصیل می­آید. بودجه می­تواند کنترل موثری را بر منابع واحد اقتصادی و تخصیص آن منابع فراهم کند.

سیستمهای حسابداری و اطلاعاتی. سیستمهای حسابداری و اطلاعاتی واحد اقتصادی خلاصه گزارشهای فعالیتهای مختلف آن را به  گونه­ای منظم ردیابی و مستند می­کند. گزارشهای دوره­ای تهیه شده از طریق این سیستم اطلاعات با اهمیتی را درباره مسئولیتهای مدیریت و دیگران در اختیار آنان قرار می­دهد. نبود این اطلاعات سبب می­شود تصمیم گیرندگان برای کسب شناخت از فعالیتها و عملکرد سازمان با محدودیتهای زیادی روبرو شوند. سیستمهای حسابداری و اطلاعاتی کل سازمان را در بر می­گیرند و تصویر کاملی از فعالیتهای مختلف آن بدست می­دهند. بسیاری از کنترلهای داخلی خاص حاکم بر کار این نوع سیستمهای با اهمیت می­باشد.

مستند کردن. کار بنیادین سیستم کنترل داخلی مستند کردن کتبی فعالیتهای مختلف هر واحد اقتصادی است. مستندات اصلی و عمده عبارتند از: سفارشات خرید، دستورهای کار، برگه­های دریافت کالا، ته سوش چکها، اعلامیه­های واریز وجه، صورتحساب مشتریان، درخواست کالا و صورت مغایرات حسابهای بانکی و حسابهای دفتر کل. یکی از مسایل و مشکلات مهم واحدهای اقتصادی، انباشت و انبار کردن حجم بزرگی از مستندات مربوط به فعالیتهای آنهاست.

صدور مجوز. هر کار واحد تجاری باید با مجوز یا تصویب قبلی انجام شود. حتی در مواردی که اختیار برخی تصمیم گیریهای خاص به کارکنان واگذار می­شود تصمیم­گیریهای آنان را باید بطور مرتب بررسی کرد تا از عدم سوء استفاده از آن اختیارها اطمینان حاصل شود. مجوز می­تواند کلی یا خاص باشد. برای مثال اجازه هر گونه خرید تا مبلغ 1.000.000 ریال به مامور خرید. خریدهای بیش از 1.000.000 ریال مستلزم تایید و تصویب یک مدیر مسئول باشد. مجوزهای خاص و همچنین بررسی تصمیمهای گرفته شده براساس آن باید به منظور حمایت و پشتیبانی واحد اقتصادی و فرد تصمیم گیرنده هر دو مستند شود.

سیاستها و روشها. سیاستها و روشهای واحد اقتصادی رهنمودهای لازم را برای بیشتر فعایتهای واحد اقتصادی فراهم می­کند. سیاستها و روشهای واحد اقتصادی به یکنواختی عملکرد آن واحد در یک سطح کیفی مورد نظر کمک می­کند. نبود سیاستها و روشهای مناسب باعث می­شود تا فعالیتهای واحد اقتصادی بدون یکنواختی. غیرقابل پیش­بینی و غیرقابل اعتماد انجام شود. هر واحد اقتصادی باید سیاستها و روشهای خود را به شکلی مناسب و به صورت کتبی تهیه کند و متناسب با مسئولیتهای کارکنان در اختیار آنان قرار دهد. سیاستها و روشهای مناسب یا رعایت نشدن سیاستها و روشها  نشان نارسایی سیستم کنترل داخلی است.

نظم و ترتیب

رعایت نظم و ترتیب در ثبت­ها، اسناد و مدارک، محیط کار، بایگانی و فعالیتهای مربوط، برای هر کار واحد اقتصادی حایز اهمیت است. بی نظمی و آشفتگی در امور، سردرگمی، اتلاف وقت و عدم کارایی را به وجود می­آورد