بازدید از قسمت مورد رسیدگی: بازدید از قسمت مورد رسیدگی اطلاعات دست اولی از تسهیلات، تجهیزات، کارکنان و عملیات قسمت مورد رسیدگی را برای حسابرسان فراهم میکند.
مدیریت قسمت مورد رسیدگی معمولاً گروه حسابرسی را در این بازدید همراهی و عملیات آن را بطور مختصر برای آنان توصیف میکند. این گونه بازدیدها بسته به بزرگی و کوچکی قسمت مورد رسیدگی از چند دقیقه تا چند ساعت طول میکشد. هدف از این بازدید کسب اطلاعاتی کلی از عملیات قسمت مورد رسیدگی است.
گرچه برخی کارکنان قسمت مورد رسیدگی نیز در این بازدید به حسابرسان معرفی میشوند اما در این زمان طرح کردن پرسشهای حسابرسی چندان مناسبت ندارد اما به هر حال حسابرسان باید عملیات قسمت مورد رسیدگی را چنان مورد توجه قرار دهند که متوجه فعالیتهای غیرعادی نشانههای ناکارایی، تجهیزات بدون استفاده، کارگران بیکار، ضعف تعمیر و نگهداری ماشینآلات و تسهیلات و نظایر آن بشوند. حسابرسان باید نحوه برخورد کارگران را با کارشان و چگونگی رابطه آنان را با یکدیگر و با مدیریت نیز مشاهده کنند. این گونه مشاهدات اغلب بر تدوین و تهیه برنامه حسابرسی اثر میگذارد.
مطالعه مدارک و مستندات: گرچه حسابرسان ممکن است مدارک موجود در پرونده دایمی خود را مطالعه کرده باشند اما با وجود این مدارک موجود را ضمن بازدید مطالعه میکنند. این مطالعه حین بازدید اطلاعات به روزتری را برای حسابرسان فراهم میکند که هر گونه تغییر در ساختار سازمانی، مسئولیتها و عملیات را نشان میدهد. مدارکی که بیش از همه مورد توجه حسابرسان است، شرح سیاستها و روشها، نمودار سازمانی، نمودگرهای عملیات، شرح وظایف، گزارشهای عملکرد و مقررات دولتی را شامل میشود.
این مطالعه، به طور تفصیلی انجام نمیشود. هدفهای اولیه این مطالعه، تشخیص م حل مدارک به منظور آشنایی با نحوه سازماندهی آنها و مرور آنها به منظور یافتن نشانههای طرز نگهداری آنهاست.
پروندههای دایمی برخی واحدهای حسابرسی (داخلی) چنان به روز میباشد که اطلاعات بهتی را نسبت به مدارک موجود در زمان بازدید، برای حسابرسان فراهم میکند. بدیهی است که در این گونه موارد، مطالعه مدارک میتواند بسیار مختصر انجام شود یا کلاً از برنامه بازدید حذف گردد.
تهیه شرح نوشته قسمت مورد رسیدگی
حسابرسان با اطلاعاتی که از نشست اولیه، بازدید قسمت مورد رسیدگی و مطالعه مدارک و مستندات بدست میآورند میتوانند قسمت مورد رسیدگی را بطور کتبی تشریح کنند یا شرح نوشته قبلی و موجود در پرونده دایمی را به روز نمایند. این توصیف شامل نوشتن توضیحات، نمودگرها، نمودارهای سازمانی و همچنین، اطلاعات مربوط به عملکرد مالی و عملیاتی قسمت مورد رسیدگی است.
رئوس مطالبی که در این شرح نوشته میتواند بکار رود به شرح زیر است:
هدفهای عملیات قسمت مورد رسیدگی.
محدودیتهای محیطی.
قسمتهای عملیاتی تشکیل دهنده سازمان.
منابع (تعداد و گروهبندی کارکنان، جریانهای وجوه نقد، زمین، ساختمانها و تجهیزات، سیستمهای اطلاعاتی، و…)
مدیریت
در عمل، شرح نوشتهها ممکن است بسیار درازتر از این نمونه باشد. برخی واحدهای حسابرسی داخلی شرح نوشته را تهیه نمیکنند و به جای آن، بر مدارکی اتکا میکنند که این گونه اطلاعات را در بردارد. مزایای تهیه شرح نوشته به قرار زیر است:
1- حسابرسان منبع مناسبی را برای چنین اطلاعاتی در اختیار دارند.
2- حسابرسان میتوانند اطمینان یابند که اطلاعات لازم را به ترتیبی بدست میآورند و مرتب میکنند که به بهترین وجه پاسخگوی نیازشان است.
بررسی تحلیلی (مقایسه، نسبتها و تجزیه و تحلیل روندها): همان گونه که در فصل 3 آمد بررسی تحلیلی عبارت است از محاسبه نسبتها و تعیین روندها با استفاده از اطلاعات مالی و تولیدی. تعیین این نسبتها و روندها امکان مقایسه عملیات قسمت مورد رسیدگی را با عملکرد گذشته آن متوسطهای صنعت عملکرد دیگر شرکتها و سایر قسمتهای مورد رسیدگی در درون سازمان به وجود میآورد. در اینجا اطلاعات و جزییات کاربردی آن را مطرح میکنیم.
بررسیهای تحلیلی، چند منظوره اجرا میشود. درک بهتری از عملیات قسمت مورد رسیدگی را بطور کمی (یا مقداری) تامین میکند.
نوسانها و روندهای گوناگون را آشکار و زمینههای خاص بالقوه مخاطرهآمیز را برای حسابرسان، مشخص میکند و حسابرسان را در تخصیص زمان به زمینههایی یاری میدهد که بیشترین خطر را دارد یا نسبت به آن بیشترین نگرانی وجود دارد.
بررسیهای تحلیلی به روشهای گوناگون انجام میشود.
مثالی در زیر میآید:
جمعهای سال جاری را با جمعهای سال پیش مقایسه کنید.
جمعهای سال جاری را تجزیه و به جمعهای اجزای تشکیل دهنده آن، تبدیل و این جمعهای اجزا را با اقلام مشابه سال پیش مقایسه کنید.
نتایج عملیات را با مبالغ بودجه شده مقایسه کنید.
روابط بین حسابها را رسیدگی کنید.
نسبتهای مالی و تولیدی، درصدها و روندها را با متوسط صنعت مقایسه کنید.
