مسایل خاص در ارتباط با استفاده از منابع برون سازمانی

یکی از کارهایی که امروزه بطور فزاینده در میان شرکتها رایج شده است، دریافت کالاها و خدمات از دیگر نهادها و موسسات با عنوان «استفاده از منابع برون سازمانی» است که براساس آن، دیگر نهادها و موسسات، خدماتی را چون نگهبانی و نظافت ساختمان، امور دفتری و حتی خدمات حسابرسی داخلی را برای یک شرکت انجام می­دهند. کوچکتر شدن شرکتها و موسسات در اثر شرایط سخت و نامساعد اقتصادی و فشارهای رقابتی، گاه باعث شده است این گونه شرکتها و موسسات به جای استفاده از کارکنان تمام وقت، از فروشندگان و ارائه کنندگان خدمات استفاده کنند. در مورد خدماتی چون نظافت ساختمان، ارائه کنندگان این خدمات می­گویند امکان جایگزین کردن کارکنانی که وظایف خود را به درستی انجام نمی­دهند به جای درگیر شدن با  کارکنان تمام وقت و مسایل مرتبط با اخراج آنان، یکی از مزایای استفاده از منابع برون سازمانی است. آنان همچنین می­گویند چون استفاده کنندگان مجبور نیستند تمام انواع پرداختها و مزایای مربوط به کارکنان تمام وقت را بپردازند، از این دیدگاه نیز صرفه­جویی می­کنند. بدیهی است که استفاده از خدمات پیمانکاران مستقل خطرهای خاص خود را دارد و از دیدگاه حسابرسی نیز چالشی است.

شواهد، کانون توجه این فصل است و نکته اصلی آن این است که واحد حسابرسی داخلی باید بتواند شواهد لازم را برای ارزیابی خطرها و برآورد میزان دستیابی شرکت به هدفهایش، به دست آورد.

نمونه­ای که از پیش از استفاده از منابع برون سازمانی به شکل امروزین متداول بود، قراردادهای پروژه­های ساختمانی است.

تجربیات حاصل از این قراردادها، به رهنمودهای زیر انجامیده است:

• کارفرما نباید اجازه دهد تا معماران، مهندسان، پیمانکاران یا دیگر ارائه کنندگان خدمات برون سازمانی، متن قرارداد را به دلخواه خود تنظیم کنند.

• کارفرما باید همه پیشنهادهای رقابت آمیز را بررسی و قیمتهای قراردادها را بطور مرتب تجزیه و تحلیل کند.

• کارفرما نباید با پرداختهای مبالغ کلی و غیرقابل حسابرسی ادعا شده موافقت کند یا تغییرات سفارشها را بدون اثبات و بازبینی دقت یا مناسب بودن هزینه­ها و اطلاعات قیمت­گذاری مربوط، بپذیرد.

• کارفرما باید کلیه قراردادهای دست دوم یا سفارشهای خرید قراردادهای دست دوم را تایید و تصویب کند.

• از همه مهمتر، کارفرما باید حق حسابرسی کلیه قراردادها را طبق قرارداد برای خود حفظ کند.

شواهد و مدارک مربوط باید در دسترس حسابرسان داخلی قرار گیرد تا بتوانند کارایی و اثربخشی استفاده از منابع برون سازمانی را ارزیابی کنند. مواد مربوط به حسابرسی در متن قرارداد باید به گونه­ای باشد که حق حسابرسی هر گونه شواهد پشتوانه را برای مقاصد اثبات هزینه­های مستقیم و غیرمستقیم، هر دو، برای کارفرما محفوظ دارد.

استفاده از منابع برون سازمانی دارای پیچیدگی خاصی است که به شواهد و مدارک در دست مربوط می­شود. آیا این شواهد، برون سازمانی است؛ برون سازمانی ـ درون سازمانی یا ترکیبی خاص است؟ از آنجا که استفاده کنندگان از منابع برون سازمانی اغلب تعدادی از منبع  تامین کننده خدمات را زیر نظر یکی از کارکنانش بکار می­گمارد بسیاری از اسناد و مدارک گردآوری شده به نوعی محصول مشترک درون سازمانی و برون سازمانی محسوب می­شود. زمانی که درباره آثار تکنولوژی بر وظایف واحد حسابرسی داخلی بحث کنیم سیستمهای مبادله الکترونیکی اطلاعات را (E.D.P) مطرح خواهیم کرد که در آن کامپیوترهای فروشنده و مشتری برای انجام معامله با یکدیگر صحبت می­کنند. این گونه ارتباطات حذف انبار موجودیها و دیگر موارد مدیریت کیفیت را آسان می­کند که برای حفظ موقعیت تامین کننده اصلی به دسترسی بیدرنگ به اطلاعات مشتری نیاز دارد. گرچه از دیدگاه دسترسی به اطلاعات و همچنین تجارت بدون کاغذ مبادله الکترونیکی اطلاعات یک مزیت به حساب می­آید اما استفاده از آن مستلزم کنترلهایی است که به نوبه خود می­تواند بر کیفیت و ویژگیهای شواهد حاصل اثر بگذارد. این واقعیت مساله­ای است که باید هنگام گردآوری و ارزیابی شواهد همواره مورد توجه قرار گیرد.