مستند کردن شواهد در کاربرگهای حسابرسی
حسابرسان داخلی برنامه ریزی، گرداوری، تجزیه و تحلیل، تفسیر و تلخیص شواهد حسابرسی را در کاربرگهای حسابرسی مستند میکنند. این کاربرگها پشتوانه اطلاعات مندرج در گزارشهای حسابرس است. کاربرگها معمولاً حاوی یادداشتهای منطقی حسابرسان است که چگونگی ارزیابی مخاطرات نقش رابطه فزونی منافع بر مخارج و پیوند هدفها و مجموعه شواهد گرداوری شده را برای مقاصد نتیجه گیری کلی درباره موضوع مورد حسابرسی توصیف میکند.
کاربرگها باید چنان گویا باشد که به توضیحات اضافی حسابرسان داخلی نیاز نباشد. یادداشتهای منطقی حسابرسان پس از تهیه باید از لحاظ کامل بودن و انسجام به دقت مورد بررسی قرار گیرد تا اطمینان حاصل شود که این کاربرگها پشتوانه کافی را برای گزارش حسابرس فراهم میکند و ارتباطی منطقی را بین آزمونهای انجام شده و خلاصه یافتههای حسابرسی نشان میدهد.مستند کردن شواهد حسابرسی
از آنجا که موضوع کاربرگها ارتباطی تنگاتنگ با ارزیابی شواهد دارد لازم است پارهای از مفاهیم آن را در اینجا بیان کنیم. کاربرگهای حسابرسی باید به روشنی عنوان گذاری شود و تنها به رهنمودها و روشهایی منحصر گردد که به موضوع مورد رسیدگی مربوط است. به علاوه کاربرگها باید دارای سرفصل تشریحی امضای حسابرسو تاریخ تهیه باشد و به لحاظ سهولت در امر بایگانی باید عطف گذاری شود.
هر یک از جداول ستون دار باید دارای شرح کامل باشند و هدفها و دامنه آزمونهای حسابرسی و روشهای انتخاب نمونه ها باید در آن توصیف و مشخص شود. معمولاً برای نشان دادن این که چه روشهایی درباره چه اقلامی اعمال شده از است از نشانههای حسابرسی استفاده میشود و این نشانهها باید در پایین هر کاربرگ به روشنی توصیف گردد. برای مثال رسیدگی به گزارش تولید ماهانه حاوی حجم تولید روزانه هر دایره به یکی از حسابرسان واگذار شده بود. این حسابرس هر یک از جمعهای تولید روزانه دوایر را که از طریق مدارک تلوید روزانه مربوط سندرسی کرد علامت گذاری نمود. توصیف و توضیح مربوط به هر نشانه حسابرسی را نیز در پایین کاربرگها ارائه داد.
مستند کردن شواهد حسابرسی
برنامه حسابرسی را میتوان برای تلخیص کار حسابرسی بکار گرفت. برای این کار تنها کافی است از عطفهای متقابل به کاربرگهای گوناگون که در برنامه حسابرسی درج شده است استفاده کنیم. همه نارساییهای یافت شده باید به گونهای در کاربرگهای حسابرسی تلخیص شود که آن را نشان دهد. مستندات باید کامل و پاسخگوی همه پرسشهای مربوط باشد. کاربرگهای حسابرسی باید نتیجهگیریهای حاصل از یافتههای حسابرسی را بیان و اقلام دارای اشتباه را از خلاصهها تا مدارک اولیه ردیابی کند. بدین ترتیب کاربرگهای حسابرسی میتواند به خودی خود گزارشهای حسابرسان را توجیه کند.
کاربرگهای حسابرسی باید به گونهای اثربخش و شفاف تهیه شود. به منظور پیشگیری از تهیه دستی کاربرگها و در صورت امکان باید از آییننامهها و دستورالعملها کپی تهیه و در پروندههای حسابرسی نگهداری شود. کاربرگهای حسابرسی باید از لحاظ اندازه و شکل یکنواخت باشد. تنها باید از یک روی کاربرگها استفاده شود زیرا پشت صفحات کاربرگها ممکن است از دید بررسی کننده یا فردی که از آنها برای استفاده دیگران تصویربرداری میکند پنهان بماند.
مستند کردن شواهد حسابرسی
امروزه با بودن کامپیوترهای کوچک انواع برنامههای واژه پرداز و تهیه کاربرگ پدید آمده است که با آن میتوان کاربرگهای حسابرسی را تهیه کرد. این امکانات سبب افزایش قابل ملاحظهای در اثربخشی و روشنی یا شفافیت کاربرگهای حسابرسی میشود.
شواهد به عنوان عامل تعیین کننده حرفهای گری: عوامل فراوانی مربوط به کیفیت شواهد حسابرسی وجود دارد که بر حرفهای گری حسابرسان داخلی اثر میگذارد.
مراقبتهای تخصصی و حرفهای: استاندارد ویژه شماره 280 مقرر میدارد حسابرسان داخلی باید در انجام حسابرسیهای داخلی مراقبتهای تخصصی و حرفهای را اعمال کنند. بخش بزرگی از این استاندارد به گرداوری شواهد حسابرسی اختصاص دارد.
این استاندارد، مراقبتهای حرفهای را «دقت و کاردانی معقول نه کار بدون اشتباه یا عملکرد فوقالعاده» تعیین میکند. گرچه حسابرسان باید رسیدگیهای منطقی انجام دهند اما، از آنان انتظار نمیرود همه معاملات یا فعالیتها را به تفصیل رسیدگی کنند.
درباره فعالیتهای مورد رسیدگی نمیتوان به طور مطلق اطمینان داد و نباید هم داد.
استاندارد ویژه شماره 280 در ادامه چنین بیان میدارد که حسابرسان داخلی در انجام هر حسابرسی باید عوامل زیر را که بر ماهیت و میزان شواهد حسابرسی مورد نیاز برای انجام یافتن یک حسابرسی به طور منطقی و کامل مو ثر است، مورد توجه قرار دهند:
مستند کردن شواهد حسابرسی
میزان کار حسابرسی که باید برای دستیابی به هدفهای حسابرسی انجام شود.
اهمیت نسبی یا عمده بودن موضوعاتی که روشهای حسابرسی باید درباره آنها اعمال شود.
کفایت و اثربخشی کنترلهای داخلی.
هزینههای حسابرسی در مقایسه با منافع بالقوه آن.
پیامد ادعاهای اثبات نشده
چنانچه حسابرسان داخلی گزارشهای خود را با ادعاهای اثبات نشده تهیه کنند، اعتبار کارشان، ارتباط آتی و موقعیت حرفهای آنان خدشهدار میشود. به همین دلیل، حسابرسان باید مراقبتهای تخصصی و حرفهای را در گرداوری شواهد کافی برای توجیه یافتهها و نتیجه گیریهای مورد گزارش، اعمال کنند. حدس و گمان، پذیرفتنی نیست.
چنانچه محدودیتهای مربوط به رابطه منافع ـ مخارج یا فشار زمانی، حسابرسان را ناگزیر از پایان دادن به کار حسابرسی کند باید تنها یافتههای توجیه پذیر را گزارش کنند.
چنا ن چه برای اثبات سایر یافتههای بدست آمده در حسابرسی نیاز به شواهد تکمیلی باشد گرداوری آنها باید پیش از گزارش مقدماتی آن یافتهها صورت گیرد. استانداردهای حسابرسی مربوط به مراقبتهای تخصصی و حرفهای تلویحاً مقرر میدارد که یافتههای مورد گزارش باید با شواهد موجود قابل اثبات باشد.
گاه، حسابرسان داخلی به اطلاعاتی دست مییابند که غیرقابل اثبات باشد اما، به دلیل اهمیت آن لازم است به گونهای مناسب به اطلاع مدیریت قسمت مورد رسیدگی برسد. در چنین مواردی، آن اطلاعات گزارش میشود، گاه به طور غیررسمی. اما، حسابرسان داخلی باید غیرقابل اثبات بودن این گونه اطلاعات را به روشنی تمام، مطرح کنند.
مستند کردن شواهد حسابرسی
دامنه خدمات
اگرچه گرداوری شواهد کافی برای توجیه یافتهها و نتیجهگیریهای حسابرسی یک ضرورت است اما، با گسترش دامنه خدمات حسابرسان داخلی، «کافی» به یک علامت ابهام بزرگ تبدیل میشود. برای مثال، اگر از حسابرسان داخلی خواسته شود منطقی بودن میزان ذخایر نفتی گزارش شده را تعیین کنند، یعنی چیزی که مهندسان نفت تنها میتوانند با 25 درصد بالا یا پایین مشخص نمایند، این ابهام پیش میآید که آیا اشخاص ثالث خواهند پذیرفت که ادعاهای مربوط به ذخایر موجود به اندازه کافی اثبات شده است؟
مستند کردن شواهد حسابرسی
اطلاعات قطعی (یا عینی)
اطلاعات غیرقطعی (یا غیر عینی)
