در این نوشته به مفهوم مدارک مثبته و یا اسناد مثبته و نقش آن در حسابداری و چگونگی رسیدگی به آن توسط مشاور مالیاتی می پردازیم.
مدارک مثبته یا اسناد مثبته
مدارک مثبته اسناد نشان‌دهنده وقوع رویداد مالی هستند.
انواع اسناد و مدارک مثبته و مراحل آماده شدن
اسناد و مدارک مثبته در انواع و شکلهای مختلفی از جمله به صورت دست نویس یا چاپی وجود دارد.
نمونه دست نویس، رسید انبار تکمیل و امضا شده توسط مسئول انبار یا دستور کتبی مدیریت مبنی بر تعلق پاداش به پرسنل و نمونه چاپی آن فاکتور فروش رسمی موضوع ماده ۱۶۹ مکرر قانون مالیاتهای مستقیم است که به صورت نرم افزاری تکمیل شده است.
مراحل آماده شدن اسناد و مدارک مثبته در رویدادهای مالی مشابه در بسیاری از شرکتها تا حد زیادی یکسان است و تفاوت بیشتر در شکل ظاهری اسناد و مدارک میباشد.
ارزش اسناد و مدارک مثبته:
ارزش اسناد و مدارک مثبته بر اساس کاربرد و استفاده کنندگان از آن تعیین می‌شود و برای همه یکسان نیست.
مثلا اسناد و مدارک مربوط به تنخواه برای تنخواه گردان و حسابداری که قصد ثبت آن را دارد با ارزش است اما همین اسناد هیچ ارزشی برای واحد فروش ندارد یا برخی از اسناد و مدارکی که در زمان رسیدگی مالیاتی ارائه می‌شود برای مسائل مالیاتی بسیار با ارزش است اما همین اسناد ممکن است در زمان رسیدگی به بیمه تامین اجتماعی شرکت هیچ ارزشی نداشته باشد.
جهت تماس با مشاور مالیاتی کلیک کنید
مدارک مثبته حتماً نباید چاپی و دارای شکل بخصوصی باشند. بلکه شکل اسناد متنوع وگاهاً دست نویس است.
کفایت اسناد و مدارک مثبته
این عبارت به این معنی است که اسناد و مدارک مثبته باید به نحوی باشند که به صورت واضح و دقیق برای شناسایی، اندازه گیری، ثبت و بررسی صحت رویداد مالی کافی باشد.
همچنین در صورت نیاز بتوان برای پیگیری بعدی از آن‌ها استفاده کرد. همانطور که ارزش اسناد برای افراد یکسان نیست کفایت اسناد هم برای افراد متفاوت است.
سایر ویژگیهای اسناد و مدارک مثبته:
در اسناد و مدارک باید به وضوح رویداد مالی قابل تشخیص بوده و مبلغ دقیق آن هم قابل تعیین باشد.
اسناد و مدارک مثبته برای هر رویداد مالی با رویداد دیگر تفاوت دارد و نوع اسناد و مدارک مثبته بر اساس رویدادها تعیین می‌شود.
دلایل اهمیت مدارک مثبته :
این اسناد به دلایل ذیل دارای اهمیت هستند:
- اولاً مبنای تجزیه و تحلیل و ثبت رویداد مالی در اسناد و مدارک و دفاتر قانونی می‌باشند.
- ثانیاً به منظور پیگیری‌های بعدی لازم می‌باشند.
نکته ای حائز اهمیت در خصوص سند مثبته
اسناد مثبته حتما بایستی واضح روشن باشند.
به عبارت دیگر اسناد و مدارک مثبته اسناد و مدارکی هستند که بر وقوع معامله یا رویداد مالی مشخصی دلالت دارند.
این مدارک نشان دهنده تاریخ، مبلغ، ماهیت معامله و سایر اطلاعات مورد نیاز هستند و جهت ثبت رویدادهای مالی در سیستم حسابداری آن‌ها مبنای تجزیه و تحلیل و ثبت به کار می‌روند.
چرا اسناد و مدارک مثبته درحسابداری اهمیت دارند :
- اولاً رویدادهای مالی در مدارک و دفاتر حسابداری هستند.
- ثانیاً برای پیگیری و رسیدگی های بعدی قابل استناد هستند.
- ثالثاً در مواقع لزوم جهت احقاق حقوق مؤسسه و دفاع از عملکرد مدیران و کارکنان مؤسسه مورد استفاده قرار می گیرند.
نکته قابل توجه این است که اسناد و مدارک مثبت باید واضح، معتبر و مکفی باشند تا حسابداران و سایر اشخاص بتوانند به آن‌ها استناد نمایند. فاکتور فروش، رسید بانکی، قبض انبار، رسید صندوق و قبض آب و برق نمونه هایی از اسناد و مدارک مثبته محسوب می‌شوند.
نمونه ای از حسابرسی اسناد مثبته :
اگر اسناد و مدارک مثبته، فاکتور خرید یا فروش باشد، باید کنترل های زیر انجام شود :
۱ سربرگ دار بودن فاکتور
۲ فاکتور دارای مهر باشد
۳ فاکتور دارای تاریخ باشد
۴ کنترل جمع سطر و ستون فاکتور
۵ کنترل عدم قلم خوردگی
۶ کنترل مبلغ عددی و حروفی
۷ کنترل درج کد / شناسه ملی صادرکننده فاکتور (فروشنده) بر روی فاکتور
۸ کنترل درج کد اقتصادی صادرکننده فاکتور (فروشنده) بر روی فاکتور
۹ کنترل درج آدرس، تلفن، کد پستی و سایر موارد الزامی دیگر
از دیگر کنترل هایی که یک حسابدار باید به آن توجه نماید، کنترل صاحبان مجاز امضا بابت اسناد و اوراق تعهدآور اشخاص برای ارائه به سایرین براساس مندرجات روزنامه رسمی مربوط به ایشان (حقیقی یا حقوقی) می باشد.
جهت تماس با مشاور مالیاتی کلیک کنید
نمونه هایی از اسناد مثبته :
فاکتورفروش، رسید بانکی، قبض انبار، رسید صندوق و قبض آب و برق نمونه هایی از اسناد و مدارک مثبته محسوب می شوند.
هر دریافت و یا پرداختی باید مبتنی بر مدارک و مستنداتی منطقی، مکتوب و مرتبط با آن باشد.
از انواع دیگر این گونه اسناد می توان به : فاکتور خرید (بیانگر خرید کالا از فروشندگان) ، چک (بیانگر انجام تعهد مالی) ، رسید دریافت / پرداخت وجه (بیانگر دریافت وجه از مشتریان یا پرداخت وجه به حساب اشخاص دیگر) و رسید های بانکی (که توسط بانک ماشین شده و مهر بانک بر روی آن زده شده است) اشاره کرد.
مدارک مثبته مورد استفاده در حسابداری
برخی از اسناد مثبته که در حسابداری مورد استفاده است به شرح ذیل است:
- رسید پرداخت وجه : این فرم توسط صندوقدار موسسه مورد استفاده قرار می گیرد .به وسیله این فرم بابت هر مبلغی که از محل صندوق پرداخت می شود از دریافت کننده وجه ، رسید اخذ می شود.
- فاکتور : وقتی کالایی به فروش می رود لازم است فروشنده ، فاکتور فروش را صادر نماید که این فاکتور برای خریدار به عنوان فاکتور خرید و برای فروشنده به عنوان فاکتور فروش می باشد.البته برای فروش خدمات نیز فاکتور فروش خدمات صادر می شود.
- دستور پرداخت چک :به وسیله این فرم بابت هر چکی که پرداخت می شود از دریافت کننده چک ، رسید اخذ می شود.
- رسید انبار : به آن قبض انبار نیز می گویند و این قبض بابت تمامی کالاهایی که وارد انبار می شود صادر می گردد.
- حواله انبار :برای خروج هر کالایی از انبار باید ابتدا درخواست کتبی صورت بگیرد و مقام مجاز نیز ذیل برگه درخواست کالارا امضا نماید.بعد از تکمیل فرم درخواست کالا،درخواست کننده و یا نماینده ایشان به انبار مراجعه می نماید و کالاهای مورد درخواست را به شرط موجود بودن در انبار،دریافت می کند.در موقع تحویل کالا به درخواست کننده باید فرم حواله انبار تکمیل شود و از تحویل گیرنده کالاها نیز امضای لازم اخذ شود.در برخی از شرکتها،فرم درخواست کالا و حواله انبار با یکدیگر تجمیع می شوند
ارزش اسناد و مدارک مثبته:
ارزش اسناد و مدارک مثبته بر اساس کاربرد و استفاده کنندگان از آن تعیین می‌شود و برای همه یکسان نیست.
مثلا اسناد و مدارک مربوط به تنخواه برای تنخواه گردان و حسابداری که قصد ثبت آن را دارد با ارزش است اما همین اسناد هیچ ارزشی برای واحد فروش ندارد.
یا برخی از اسناد و مدارکی که در زمان رسیدگی مالیاتی ارائه می‌شود برای مسائل مالیاتی بسیار با ارزش است اما همین اسناد ممکن است در زمان رسیدگی به بیمه تامین اجتماعی شرکت هیچ ارزشی نداشته باشد.
جهت تماس با مشاور مالیاتی کلیک کنید
عواقب عدم جمع آوری اسناد مثبته
در بسیاری موارد حسابدار از روی بی تجربگی خود سندی را بدون مدرک ثبت می کند و بعد از مدتی حسابدار مورد سوال از طرف کارفرما قرار می گیرد.
یا ممکن است شرکاء از هم سوء استفاده کنند؛ به حسابدار گفته شده که بدون مدرک سند را ثبت کند و بعدها شرکائ با هم به مشکل خوردند و حسابدار دچار مشکل شده است.
اصول و ارکان اساسی برای شروع کار حسابداری مدرک است؛ اگر در کار بدون مدرک سندی ثبت کنیم؛ دچار مشکلات عدیده خواهیم شد.
بنابراین هیچ گاه سند بدون مدرک ثبت نکنید. و اگر اینکار را انجام دهید در مشکلات پیش آمده سهیم هستید.
اگر اصول را زیر پا بگذارید خودتان هم زیر سوال میروید.
شما می توانید در این خصوص با مشاور مالیاتی گروه آرمان پرداز خبره در ارتباط باشید.
جمله اولیه در حسابداری:
جمع آوری اطلاعات؛ اطلاعات مکتوب؛ بعد تجزیه و تحلیل و بعد ثبت سند؛ باید حتما مدارک موجود باشد تا سند ثبت شود. اطلاعات شفاهی از نظر حسابداری هیچ ارزشی ندارد. جمع آوری اطلاعات فقط مکتوب باید انجام شود.
جهت تماس با مشاور مالیاتی کلیک کنید
