ارزش  طبقه­ بندی مدارک حسابرسی و مشاوره آن

مدارک حسابرسی را میتوان به ترتیب زیر طبقه­بندی کرد:

الف) مدارک تحلیلی یا مدارک مربوط به سازمان و تشکیلات مؤسسه

۱- مدارک مربوط به ارتباط کلی بین معاملات و نتایج عملیات بازرگانی،‌که از معاملات منتج می­شود. این نوع مدارک برای تشخیص عملیاتی که پایه اطلاعات حسابداری قرار گرفته، لازم است.

۲- مدارک مربوط به وسیله یا روش انجام معاملات که مستند ارزشیابی کنترل­های داخلی است.

ب) مدارک تأییدکننده یا مدارک فعالیتهای مؤسسه

۱- اسنادی که تک­تک معاملات به استناد آن آزمایش و اثبات می­شود (مدارک مربوط به آزمایش معاملات)

۲- مدارکی که در آزمایش و اثبات مانده حسابها مورد استفاده است. (مدارک مربوط به آزمایش مانده­ها).

اولین مدرک- حسابرسی،‌مربوط به تشخیص ارتباط بین معاملات و سایر عملیات موسسه می­باشد. معمولاً در هر مؤسسه بین هر معالمه و اجزاء تشکیل­دهنده آن باید ارتباط معین و منطقی وجود داشته باشد. مثلاً افزایش فروش باید در اضافه­شدن هزینه­های عملیات یا هزینه­های متغیر فروش تأثیر بگذارد.

حال اگر این رابطه بین اعداد مندرج در دفاتر و صورتهای مالی موجود باشد، تا حد معقول می­توان به معاملات فروش ثبت شده اعتماد کرد.

دومین مدرک: حسابرسی مربوط به ارزشیابی کنترل­های داخلی است. اگر سیستم کنترل­های داخلی مؤسسه دقیق، صحیح و خوب اجرا شود خود به خود اشتباهات را نمایان می­سازد. بنابراین با بررسی سیستم کنترل­های داخلی مؤسسه می­توان تا حد زیادی به درستی نتایج مالی پی برد. حسابرس می­تواند سیستم کنترل داخلی را به عنوان شاهد و سندی محکم برای صحت مبالغ مندرج در صورت­های مالی به شمار آورد.

سومین مدرک- حسابرسی که مهمترین آنها نیز می­باشد، اسنادی است که معاملات و مانده حسابها را آزمایش و اثبات می­کند. ارزش یک سند تا حد زیادی بستگی به این دارد که سند در داخل مؤسسه تهیه شده باشد. مانند اسناد فروش و یا در خارج آن، مانند اسناد خرید،‌ صورتحساب بانک. درجه اطمینان به اسناد و مدارک مربوط به دادوستدها، بستگی معکوس با امکان جعل آنها در داخل مؤسسه دارد. لذا اسنادی که از خارج سازمان تهیه شده، بیشتر قابل اعتماد است.

۳- دفتر روزنامه و کل

حسابهای دفتر کل و روزنامه و اقلام مندرج در آنها، خود نوعی از مدارک قابل قبول حسابرسی است و ردیابی اقلام دفاتر قسمتی از عملیات حسابرسی را تشکیل می­دهد. در صورتی که کلیه اسناد و مدارک، دارای شماره مسلسل باشد و برای حسابهای مهم، دفاتر یا کارت معین وجود داشته باشد و تهیه­کنندگان دفاتر معین مستقل از کارمندان دفتر اصلی باشند می­توان به دفاتر اعتماد بیشتری نمود.

۴- مقایسه و نسبتها (تجزیه و تحلیل نسبت­ها و روندهای مالی)

در این مورد حسابرس با استفاده از صورتهای مالی نسبت­های مالی مختلفی را محاسبه و با نسبت­های سالهای گذشته مقایسه می­نماید و سپس تفاوتها را مورد بررسی دقیق قرار داده و می­کوشد علل به وجودآمدن این تفاوتها را بیابد. علاوه بر نسبتهای مالی،‌روند تغییر نسبتها و مانده حسابهای مهم در طول سال (پایان هر ماه) و یا بین سالهای مختلف، تعیین و مورد مطالعه و بررسی حسابرس قرار می­گیرد. در روش تجزیه و تحلیل هم چنین می­توان صورتهای مالی واقعی و اجزاء آن را با صورتها و اقلام بودجه­ای و استانداردها مقایسه و سنجش نمود.

5- محاسبات

حسابرس برخی محاسبات انجام شده در طول دوره حسابداری را مجدداً انجام می­دهد تا نسبت به صحت و دقت آنها اطمینان حاصل کند و اشتباهات موجود را بیابد. برای مثال می­توان جمع­زدن مجدد ستونهای بدهکار و بستانکار دفاتر و محاسبه مجدد لیستهای حقوق یا موجودی کالا را نام برد.

6- اطلاعات شفاهی (مصاحبه و پرسش)

سئوال و جواب با مسئولان و کارکنان مؤسسه و حتی مشتریان و مراجعین می­تواند به حسابرس در کشف جزئیات مربوط به فعالیت مؤسسه و اطلاعات حسابداری کمک کند.

ممکن است علل برخی از اختلافات موجود در حسابها با توضیحات کارکنان و مسئولان روشن شود. معمولاً توضیحات شفاهی را نمی­توان به تنهایی به عنوان مدرک با ارزش تلقی نمود. اما ممکن است همین پاسخهای شفاهی سبب کشف بعضی از حقایق مهم شود. از جمله روشهای تحقیق در حسابرسی، استفاده از پرسشنامه کنترل داخلی می­باشد. در هر حال می­توان گفت که روش پرسش و یا تحقیق، ولو با پاسخهای شفاهی همراه باشد، یکی از روشهای لازم و مؤثر و راهگشا در امر حسابرسی است.

7- کنترلهای داخلی

ساختار کنترل داخلی یک  مؤسسه شامل سیاستها و روشهایی است که برای تأمین اطمینان نسبی از دستیابی به هدفهای مؤسسه به وجود می­آید.

ساختار کنترل داخلی شامل بخشهای زیر است:

الف) حفاظت از داراییها در برابر ضایع­شدن و استفاده نادرست از آنها.

ب) پیشگیری یا کشف موارد ارائه نادرست صورتهای مالی طراحی شده.

ج) افزایش دقت و قابلیت اتکای مدارک حسابداری.

د) تشویق کارکنان به رعایت روشها و رویه­های مؤسسه و سنجش میزان رعایت رویه­ها و ارزیابی کارآیی آنها.

به طور خلاصه ساختار کنترل داخلی شامل کلیه اقداماتی است تا مدیریت اطمینان یابد هر چیز به گونه­ای که باید عمل می­نماید.

در شروع کار حسابرسی، حسابرسی باید با بررسی ، مشاهده و پرسش، اطلاعات درست و جامعی از اوضاع و احوال و عملیات مؤسسه به دست آورد. خلاصه­ای از نحوه انجام فعالیتهای مموسسه و کلیه عوامل مهمی که روی عملیات مربوطه به نحوی اثر می­گذارد، تهیه نماید.

ارزشیابی سیستم کنترل­های داخلی از مهمترین اقداماتی است که حسابرس در آغاز رسیدگی­های خود باید انجام دهد. این ارزشیابی می­توان پایه و اساس و راهنمای خوبی برای تنظیم و اجرای برنامه حسابرس، تعیین حدود رسیدگی و انتخاب نمونه (انتخاب تعدادی از اسناد و مدارک برای رسیدگی) باشد.

انواع حسابرسی

۱- حسابرسی محدود

در حسابرسی محدود و حسابرس برای رسیدگی به موضوع یا عملیات معین مأمور می­شود و یا اینکه اختیارات و عملیات حسابرسی او به نحوی از انحاء محدود می­باشد.

۲- حسابرسی نهایی (کامل)

حسابرس در عملیات حسابرسی خود مقید و محدود نبوده و تا آنجا که لازم بداند می­تواند عملیات حسابرسی را توسعه دهد و در پایان رسیدگی بایستی راجع به وضعیت مالی،‌ مؤسسه مورد رسیدگی وصورتهای مالی آن گزارش تنظیم نماید.

3- حسابرسی مستمر یا تدریجی (داخلی)

در حسابرسی تدریجی عملیات مؤسسه به طور مستمر و در عرض سال در قالب وظایف محوله مورد رسیدگی قرار می­گیرد و حسابرس تا آنجا که عملیات ثبت در دفاتر پیشرفت کرده است در صورت لزوم حسابها را رسیدگی می­نماید.

4- حسابرسی میانه (ضمنی)

در حسابرسی میانه، عملیات تا تاریخ معین و مشخص مثلاً‌سه یا شش ماه مورد رسیدگی قرار می­گیرد و خلاصه دفتر کل و حتی ترازنامه موقت تهیه می­شود. منظور از حسابرسی میانه تنظیم ترازنامه موقتی و تعیین سود و زیان عملکرد دوره معین از سال مالی می­باشد.

اصطلاحات حسابرسی

برای اینکه مفهوم و معنای گزارشهای حسابرسی،برنامه حسابرسی، فرمها و یادداشتهای رسیدگی به حسابها به خوبی درک شود، آشنایی با اصطلاحات که در مراحل مختلف کار حسابرسان به کار می­رود لازم به نظر می­رسد.

1- جمع عمودی و افقی

عبارتست از کنترل صحت جمع اعدادی که زیر یکدیگر و یا به طور افقی کنار یکدیگر نوشته شده است. با جمع عمودی و افقی حسابها و صورتحسابها و ضمائم آنها (لیست حقوق و فاکتورها) حسابرس نسبت به صحت محاسبات عددی مدارک و اسناد حسابداری اطمینان حاصل می­کند.

۲- سندرسی

سندرسی عبارت است از رسیدگی به صحت اقلام مندرج در دفاتر حساب و صورتحساب و سایر مدارک حسابداری از طریق تطبیق اقلام مذکور با مستندات آنها.

سند: به موجب قانون مدنی، سند عبارتست از هر نوشته که در مقابل دعوی یا دفاع قابل استناد باشد. (ماده 1284ق.م) در حسابداری و حسابرسی سند عبارتست از هر گونه مدرک کتبی که معرف چگونگی وقوع معامله باشد و یا عبارتست از هر گونه نوشته­ای که مستند ثبت یک فعالیت مالی و دادوستد در دفاتر حساب قرار گیرد.

نکاتی که در سندرسی باید مورد توجه قرار گیرد:

• باید اطمینان حاصل کرد که در نتیجه معامله، عوضی عاید مؤسسه شده است.

• معاملات موضوع سند باید مجاز و با تصویب و اجازه اشخاص مسئول باشد.

• سند باید به عنوان مؤسسه مورد رسیدگی صادر شده باشد.

• دارای مهر و امضاء‌رسمی مؤسسه صادرکننده باشد.

• در حدود معاملات عادی مؤسسه باشد.

• تاریخ آن مربوط به سال مورد رسیدگی باشد.

• مبلغ مندرج در آن با دفاتر تطبیق نماید.

• دو بار برای دو قلم یا دو معامله ارائه نشود.

بنابراین حسابرس باید پس از رسیدگی به هر سند آن را مهر و یا امضاء نماید یا نتوان آن را مجدداً برای پرداخت یا محاسبه دیگری ارائه داد.

3- تجزیه­کردن حساب

تجزیه­کردن حساب یعنی بررسی، تشخیص و طبقه­بندی کلیه اقلام بدهکار و بستانکار مندرج در یک حساب دفتر کل، به منظور پی بردن به ماهیت عوامل تشکیل­دهنده آن حساب.

4- تأیید

اخذ تأییدیه به وسیله حسابرسی عبارتست از مکاتبه با بدهکاران،‌بستانکاران یا اشخاص و مؤسسات دیگری مانند بانکها، به منظور اطمینان از صحت اقلام مندرج در دفاتر و صورتحسابهای مؤسسه مورد رسیدگی.

5- تطبیق

تطبیق یا کشف مغایرات در حسابرسی به معنای مقایسه دو سری مدارک مربوط به امر واحد که به طور جداگانه تهیه و تنظیم شده است،‌به کار می­رود. مثل تطبیق اعداد مندرج در حساب بانک در دفتر کل یا صورتحساب صادره از طرف بانک.

6- ردیابی

منظور از ردیابی عبارتست از مطالعه سوابق مربوط به یک فعالیت مالی از آغاز تا پایان مثلاً برای رسیدگی به خرید دارایی می­توان ابتدا فرم تقاضای خرید، سپس برگ سفارش خرید، فاکتور خرید، مدارک مربوط به حمل و بیمه،‌رسید انبار و چکی که در مقابل این خرید صادر شده است مورد بررسی قرار داد.

7- نمونه­گیری

حسابرسان به دلیل افزایش حجم اسناد و مدارک و پیچیدگی آنها و عدم لزوم رسیدگی به تمام اسناد و مدارک مؤسسه مورد رسیدگی،‌غالباً‌از روش آزمون انتخابی استفاده می­نمایند.

نمونه­گیری عبارتست از انتخاب تعداد معدودی نمونه از بین گروه اقلام مشابه (این گروه در اصطلاح جامعه آماری است) برای رسیدگی به کل گروه یا جامعه، چنانچه نمونه­گیری  به درستی انجام گیرد خصوصیات نمونه،‌معرف جامعه خواهد بود و می­توان نتایج حاصله از رسیدگی به نمونه را نسبت به کلیه موارد مشابه آن تعمیم داد.