مرحله چهارم: گزینش قسمتهای مورد رسیدگی در یک دوره بودجه­ای

آخرین مرحله در فرایند انتخاب قسمت­ها برای حسابرسی، تعیین تعداد قسمتهایی است که می­شود در طول دوره بودجه­ای تکمیل کرد. حسابرسی همه چیز موجود در یک سازمان، آن هم در طول یک دوره بودجه­ای، برای حسابرسان امکان­ناپذیر است. حسابرسان نیز همانند سایر اجزای سازمان با منابع محدودی که در اختیار دارند، عمل می­کنند.

منع محدود حسابرسان، ساعات حسابرسی است. بدیهی است، هرگز زمان کافی یا ساعات کافی برای حسابرسی هر آنچه حسابرسان می­خواهند مورد رسیدگی قرار دهند، وجود ندارد. دلیل مرتب کردن قسمتهای بالقوه قابل حسابرسی نیز همین مساله است.

حسابرسان با اولویت بندی قسمتهای قابل حسابرسی، دست کم از انجام شدن مهمترین­ها، بطور منطقی اطمینان می­یابند.

حسابرسی به درخواست مدیریت یا هیات مدیره: موارد زیادی پیش می­آید که مدیریت سازمان انجام شدن حسابرسی خاصی را از حسابرسان داخلی می­خواهد. این گونه حسابرسیها در مواردی درخواست می­شود که مدیریت سازمان نگران جنبه­های خاصی از عملکرد و عملیات سازمان است. این نگرانیها زمانی می­تواند پدید آید که ظاهراً کنترل جنبه­هایی از عملیات از دست رفته باشد. در این گونه موارد تجزیه و تحلیل اولیه خطر ممکن است به بازنگری نیاز داشته باشد. در واقع مشکلی که توجه مدیریت را جلب کرده است می­تواند نسبت به حسابرسیهای برنامه­ریزی شده خطر بالاتری را برای سازمان به وجود آورده باشد که در این صورت حسابرسان احتمالاً انجام دادن حسابرسی برنامه­ریزی شده خود را متوقف و به درخواست مدیریت پاسخ مثبت خواهند داد.

چنانچه پر خطر بودن زمینه درخواستی مدیریت از دیدگاه حسابرسی چندان مشخص نباشد تصمیم­گیری درباره توقف حسابرسی در حال انجام شدن به حاصل گفتگوی حسابرسان و مدیریت بستگی خواهد داشت. در برخی سازمانها مدیریت این اختیار را دارد که  حسابرسان را به اجرای حسابرسی درخواستی خود مجبور کند. در دیگر سازمانها که حسابرسان زیر نظر هیات مدیره قرار دارند نفوذ حسابرسان در این گونه تصمیم­گیریها بیشتر است.

چنانچه حسابرسیهای برنامه­ریزی شده بحرانی­تر نباشند حسابرسان داخلی معمولاً به دلیل رعایت ادب حرفه­ای درخواست مدیریت را می­پذیرند. به همین ترتیب هیات مدیره نیز ممکن است انجام شدن حسابرسی خاصی را از حسابرسان داخلی بخواهد. حسابرسان داخلی تقریباً همواره موظف به پذیرش درخواست هیات مدیره­اند.

درخواستهای مدیریت و هیات مدیره ممکن است از همان مرزبندیهای سازمانی که حسابرسان برای جدول کار حسابرسی استفاده کرده­اند برخوردار نباشد. همان گونه که در استراتژی انتخاب قسمتها گفتیم نگرانی مدیریت همیشه خطوط تقسیم بندی آسانی ندارد.

مثال: شرکت سرزمین چوب نمونه­ای از یک درخواست غیرمعمول و پیش­بینی نشده از حسابرسان شرکت را در اختیار ما قرار می­دهد. مدیریت شرکت بطور ناگهانی از وجود یک فناوری جدید کامپیوتری با خبر شده است که بنا به ادعای فروشنده آن تولید تخته چندلایی را به میزان 25 درصد افزایش می­دهد و سود تخته چندلایی را از طریق کاهش هزینه­ها تا 10 درصد بالا می­برد.

هر چند که فناوری جدید مدیریت دایره چوب بری را تحریک کرده بود اما درباره اثر این تغییر بر کنترلهای تولیدی نگرانیهای جدی وجود داشت. به همین دلیل از حسابرسان درخواست شد تا به کمک مهندسهای شرکت کنترلهای تولید موجود را در مورد ماشین آلات مورد استفاده در کارخانه بطور اخص مورد ارزیابی قرار دهند و علاوه بر آن کنترلهای سیستم پیشنهادی فروشنده فناوری جدید را نیز رسیدگی کنند. این درخواست به یک ماشین بخصوص و عملیات آن در یک بخش بخصوص از کارخانه تخته چند لایی مربوط می­شود. حسابرسان هنگامی که کارخانه تخته چند لایی را برای منظور شدن در جدول کار حسابرسی دوره بودجه مورد توجه قرار داده بودند کلیت کارخانه تخته چند لایی را ارزیابی کرده بودند. حسابرسان کارگاه چوب بری و کارگاه چسب زنی را نیز به عنوان قسمت­های قابل حسابرسی در نظر نگرفته بودند. اما کارخانه تخته چندلایی را به قسمتهای کوچکی در حد هر ماشین بخصوص در آن تقسیم نکرده بودند به ویژه در حد جایگزین کردن احتمالی یک ماشین در نتیجه این حسابرس بخصوص را حسابرسان هنگام برنامه ریزی خود در نظر نگرفته بودند. حسابرسان احتمالاً این حسابرسی را به احترام مدیریت انجام خواهند داد. به ماهیت منحصر به فرد این درخواست مدیریت توجه کنید. گرچه کار درخواستی حسابرسی به معنای خاص آن نیست اما این کار شامل ارزیابی و مقایسه کنترلهاست. از حسابرسان به این دلیل خواسته شده بود تا در این مورد با مهندسهای شرکت همکاری کنند که بینش منحصر به فردی درباره کنترلهای داخلی دارند

مرحله چهارم: گزینش قسمتهای مورد رسیدگی در یک دوره بودجه­ای

آخرین مرحله در فرایند انتخاب قسمت­ها برای حسابرسی، تعیین تعداد قسمتهایی است که می­شود در طول دوره بودجه­ای تکمیل کرد. حسابرسی همه چیز موجود در یک سازمان، آن هم در طول یک دوره بودجه­ای، برای حسابرسان امکان­ناپذیر است. حسابرسان نیز همانند سایر اجزای سازمان با منابع محدودی که در اختیار دارند، عمل می­کنند.

منع محدود حسابرسان، ساعات حسابرسی است. بدیهی است، هرگز زمان کافی یا ساعات کافی برای حسابرسی هر آنچه حسابرسان می­خواهند مورد رسیدگی قرار دهند، وجود ندارد. دلیل مرتب کردن قسمتهای بالقوه قابل حسابرسی نیز همین مساله است.

حسابرسان با اولویت بندی قسمتهای قابل حسابرسی، دست کم از انجام شدن مهمترین­ها، بطور منطقی اطمینان می­یابند.

حسابرسی به درخواست مدیریت یا هیات مدیره: موارد زیادی پیش می­آید که مدیریت سازمان انجام شدن حسابرسی خاصی را از حسابرسان داخلی می­خواهد. این گونه حسابرسیها در مواردی درخواست می­شود که مدیریت سازمان نگران جنبه­های خاصی از عملکرد و عملیات سازمان است. این نگرانیها زمانی می­تواند پدید آید که ظاهراً کنترل جنبه­هایی از عملیات از دست رفته باشد. در این گونه موارد تجزیه و تحلیل اولیه خطر ممکن است به بازنگری نیاز داشته باشد. در واقع مشکلی که توجه مدیریت را جلب کرده است می­تواند نسبت به حسابرسیهای برنامه­ریزی شده خطر بالاتری را برای سازمان به وجود آورده باشد که در این صورت حسابرسان احتمالاً انجام دادن حسابرسی برنامه­ریزی شده خود را متوقف و به درخواست مدیریت پاسخ مثبت خواهند داد.

چنانچه پر خطر بودن زمینه درخواستی مدیریت از دیدگاه حسابرسی چندان مشخص نباشد تصمیم­گیری درباره توقف حسابرسی در حال انجام شدن به حاصل گفتگوی حسابرسان و مدیریت بستگی خواهد داشت. در برخی سازمانها مدیریت این اختیار را دارد که  حسابرسان را به اجرای حسابرسی درخواستی خود مجبور کند. در دیگر سازمانها که حسابرسان زیر نظر هیات مدیره قرار دارند نفوذ حسابرسان در این گونه تصمیم­گیریها بیشتر است.

چنانچه حسابرسیهای برنامه­ریزی شده بحرانی­تر نباشند حسابرسان داخلی معمولاً به دلیل رعایت ادب حرفه­ای درخواست مدیریت را می­پذیرند. به همین ترتیب هیات مدیره نیز ممکن است انجام شدن حسابرسی خاصی را از حسابرسان داخلی بخواهد. حسابرسان داخلی تقریباً همواره موظف به پذیرش درخواست هیات مدیره­اند.

درخواستهای مدیریت و هیات مدیره ممکن است از همان مرزبندیهای سازمانی که حسابرسان برای جدول کار حسابرسی استفاده کرده­اند برخوردار نباشد. همان گونه که در استراتژی انتخاب قسمتها گفتیم نگرانی مدیریت همیشه خطوط تقسیم بندی آسانی ندارد.

مثال: شرکت سرزمین چوب نمونه­ای از یک درخواست غیرمعمول و پیش­بینی نشده از حسابرسان شرکت را در اختیار ما قرار می­دهد. مدیریت شرکت بطور ناگهانی از وجود یک فناوری جدید کامپیوتری با خبر شده است که بنا به ادعای فروشنده آن تولید تخته چندلایی را به میزان 25 درصد افزایش می­دهد و سود تخته چندلایی را از طریق کاهش هزینه­ها تا 10 درصد بالا می­برد.

هر چند که فناوری جدید مدیریت دایره چوب بری را تحریک کرده بود اما درباره اثر این تغییر بر کنترلهای تولیدی نگرانیهای جدی وجود داشت. به همین دلیل از حسابرسان درخواست شد تا به کمک مهندسهای شرکت کنترلهای تولید موجود را در مورد ماشین آلات مورد استفاده در کارخانه بطور اخص مورد ارزیابی قرار دهند و علاوه بر آن کنترلهای سیستم پیشنهادی فروشنده فناوری جدید را نیز رسیدگی کنند. این درخواست به یک ماشین بخصوص و عملیات آن در یک بخش بخصوص از کارخانه تخته چند لایی مربوط می­شود. حسابرسان هنگامی که کارخانه تخته چند لایی را برای منظور شدن در جدول کار حسابرسی دوره بودجه مورد توجه قرار داده بودند کلیت کارخانه تخته چند لایی را ارزیابی کرده بودند. حسابرسان کارگاه چوب بری و کارگاه چسب زنی را نیز به عنوان قسمت­های قابل حسابرسی در نظر نگرفته بودند. اما کارخانه تخته چندلایی را به قسمتهای کوچکی در حد هر ماشین بخصوص در آن تقسیم نکرده بودند به ویژه در حد جایگزین کردن احتمالی یک ماشین در نتیجه این حسابرس بخصوص را حسابرسان هنگام برنامه ریزی خود در نظر نگرفته بودند. حسابرسان احتمالاً این حسابرسی را به احترام مدیریت انجام خواهند داد. به ماهیت منحصر به فرد این درخواست مدیریت توجه کنید. گرچه کار درخواستی حسابرسی به معنای خاص آن نیست اما این کار شامل ارزیابی و مقایسه کنترلهاست. از حسابرسان به این دلیل خواسته شده بود تا در این مورد با مهندسهای شرکت همکاری کنند که بینش منحصر به فردی درباره کنترلهای داخلی دارند