شرح سیستم دارایی ثابتhttp://www.evat.ir

شرح سیستم دارایی ثابت
به منظور نحوه ثبت وشناسایی دارایی ثابت به منظور نگهداری در شرکت وحسابرسی وحسابداری وفروش کالای امانی مانزد دیگران می باشد

سیستم  حسابداری اموال برای مدیران واحد تولیدی و صنعتی در جهت آگاهی و نظارت بر اموال و دارایی ثابت بسیار ضروری است. می دانید چرا؟ چون برای برنامه ریزی صحیح در جهت سرمایه گذاری های سازمان ، اطلاع دقیق از اموال و تجهیزات به عنوان دارایی و سرمایه شرکاء و همچنین اطلاع از وضعیت خسارت ، نقل و انتقال و حفاظت و نگهداری ضروری و لازم است.

مدیریت اموال چیست

یکی از ارکان اصلی مدیریت در هر سازمان و کسب و کاری ، نظارت و کنترل بر روی اموال سازمان است. با توجه به اینکه در هر سازمانی نسبت به وسعت و فعالیت آن ، امکان نگهداری اطلاعات اموال دشوار است و در زمان اموال گردانی مغایرت های بی شماری به چشم می خورد ، به کارگیری سیستم حسابداری اموال اهمیت دارد. چون باید انتقال اطلاعات از دفتر اموال به نرم افزار اموال و دارایی ثابت بسیار دقیق انجام شود تا مدیران بتوانند در جهت پیشبرد اهداف کاری کسب و کار خود به درستی تصمیم بگیرند. بنابراین مسئولین سازمان برای انتخاب یک سیستم مدیریت اموال حساسیت های زیادی قائل هستند و ترجیح می دهند نحوه ثبت اموال در حسابداری برایشان به سهولت صورت بگبرد.

شرح سیستم در داراییهای ثابت

شرح سیستم دارایی ثابت
دارایی ثابت به داراییهایی اطلاق میگرددکه :
الف –به منظوراستفاده درتولیدیاعرضه کالاها یاخدمات واجاره به دیگران یابرای مقاصد اداری توسط واحد تجاری نگهداری میشود
ب –انتظارمیرود بیش ازیک دوره مالی مورد استفاده قرارگیرد.
دارائیهای ثابت مشهود براساس بهای تمام شده تاریخی درحسابها ثبت شده و در7 سرفصل طبقه بندی و نگهداری میگردد:
کد حساب شـــــــــــرح
30 زمین
31 ساختمان
32 ماشین آلات وتاسیسات
33 ابزار آلات
34 وسایط نقلیه
35 اثاثه ومنصوبات
37 دارایی درجریان ساخت
درضمن دارایی در جریان در سیستم حسابداری شرکت از سرفصل های زیر تشکیل شده است :
کد حساب شـــــــــــرح
3701 ساختمان و مستحدثات درجریان تکمیل
3702 ماشین آلات وتاسیسات درجریان تکمیل
3709 مخارج مشترک دارایی درجریان ساخت
3711 تعمیرات اساسی ساختمانها ومستحدثات
3712 تعمیرات اساسی ماشین آلات
3715 تعمیرات اساسی اثاثه
3720 پیش پرداخت سرمایه ای
3721 موجودی های سرمایه ای

شرح سیستم دارایی شرکت درچهار قسمت قابل بحث و رسیدگی میباشد:
الف –ایجاد یا خرید
ب – نگهداری
پ – استهلاک
ت –فروش

الف – ایجاد یاخرید داراییهای ثابت
الف -1-ایجاد داراییها
درشرکت براساس نیاز شرکت (معمولا مربوط به ساخت ساختمانها وتاسیسات) ، درخواست واحد ، صلاحدید مدیریت عامل و درصورت نیاز تصویب هیات مدیره صورت میگیرد درصورتی که منبع مالی تامین شود و پروژه تصویب گردد ، اقدام به برسی و مشاوره و طراحی طرح میگردد و سپس با توجه به آیین نامه معاملات شرکت پیمانکار مشخص و نسبت به ساخت آن اقدام و درقسمت دارایی درجریان تکمیل ثبت میگردد . و تمام مخارجی را که شرکت بابت تحصیل دارایی متحمل میگردد به حساب دارایی درجریان ثبت گردیده و پس از پایان ساخت به سرفصل مناسب منتقل میشود.(ساخت پروژه در جریان و صورت وضعیت های ارایه شده در شرح سیستم پیمانکاری عطف 8016 مورد بررسی قرار گرفته است .)

ثبت حسابداری شـــــــــــــــــــــرح بدهکار بستانکار
دارایی درجریان تکمیل xxxx
حسابهای پرداختنی /موجودی نقد /موجودی /سایر xxxx بابت هزینه های انجام شده پروژه درجریان تکمیل

ثبت حسابداری شـــــــــــــــــــــرح بدهکار بستانکار
دارایی ثابت xxxx
دارایی درجریان تکمیل xxxx بابت تکمیل پروژه وانتقال به سرفصل دارایی

الف -2- خرید داراییهای ثابت
با توجه به نیازشرکت و تایید مقام مجاز و به مراحل زیر صورت میگیرد:
الف -2-1-پیشنهاد خرید
واحدی که نیاز به کالا یا دارایی داشته اقدام به صدور برگ پیشنهاد خرید نموده (عطف 1/8015) که در دو نسخه میباشد ، سفید: انبار ، زرد: واحد درخواست کننده و در آن مشخصاتی از قبیل نوع جنس ، شماره فنی ، مقدار ، واحد ، عطف درخواست خرید ، را تکمیل نموده و باید به تایید مدیر قسمت ، مدیریت مجتمع رسیده و سپس به واحد انبار ارایه میگردد .
درانبار قسمت کنترل کالا ، انبار را بررسی نموده و در صورتی که کالا موجود باشد اقدام به صدور برگ حواله میگردد . و در مواردی که کالا در انبار موجود نباشد ، انبار عدم وجود اقلام درج شده را در زیر برگ پیشنهاد خرید تایید مینماید.

الف -2-2-درخواست خرید
بعد از تایید عدم وجود اقلام یاد شده و امضاء برگ پیشنهاد خرید توسط انبار ، انبار اقدام به صدور برگ درخواست خرید (عطف 2/8015 ) مینماید . برگ درخواست خرید در 2 نسخه بوده ( 1- تدارکات 2- انبار ) و موارد: کد کالا ، شرح کالا، شماره فنی ، مقدار درخواستی و سایر در آن درج گردیده و باید به تایید: 1- سرپرست انبارها (انبار عمومی : آقای کوهفر انبارفنی : آقای رجبی انبار توسعه : آقای پارسا ) 2- رییس امور انبار ها –علوی 3- معاونت اجرایی – الوندیان 4- معاونت مالی 5- مدیر عامل – سالاروند برسد.
بعد از تکمیل ، درخواست خرید به واحد بازرگانی جهت خرید ارایه میگردد و سپس واحد بازرگانی طبق آیین نامه معاملات اقدام به خرید مینماید . (خرید کالا در رسیدگی به سیستم خرید عطف 8017 مورد بررسی قرار گرفته است )

الف -2-3- پروانه ورودی کالا
برای تمام کالاهای ورودی به شرکت قسمت بازرسی در درب ورودی پروانه ورودی کالا صادر میگردد. این فرم (عطف3/8015) در 4 نسخه بوده سفید :انبار سبز : تحویل دهنده آبی : حسابداری صورتی : بازرسی و دارای 4 قسمت میباشد :
 بازرسی : که مشخصات کالا وتعداد آن
 تدارکات : شماره وتاریخ و ردیف درخواست
 انبار : شماره عودت یا شماره قبض
 کنترل کیفیت کالا
و باید به امضاء بازرسی ، تحویل دهنده ( آورنده کالا) و تحویل گیرنده (انبار ) برسد . بعد از تایید بازرسی کالا اجازه ورود به کارخانه را دارد .کالا بعد از ورود به کارخانه به انبار منتقل شده و باید از لحاظ کیفیت به تایید کنترل کیفیت کالا برسد .

الف -2-4- رسید انبار
کالای مورد نظر پس از تایید کیفیت باید قبض انبار (رسید) گردد . قبض انبار (عطف 4/8015 ) در4 نسخه بوده 1 و2- حسابداری انبارها 3- انبار 4- تدارکات / امور قراردادها و باید به تایید سرپرست انبار ، رییس اداره امور انبارها، حسابداری انبارها برسد و در برگ رسید اطلاعاتی از قبیل :
 کدکالا
 شرح کالا
 شماره فنی
 واحد کالا
 تاریخ ، ردیف و شماره درخواست خرید
 تعداد
 بهای واحد وکل
در آن درج میگردد .
بعد از صدور رسید انبار و تایید آن یک نسخه رسید انبار به حسابداری اموال ارایه و سپس اقدام به ثبت مشخصات کالا در سیستم اموال و پلاک کوبی کالا مینماید. شماره پلاک اموال نیز بر روی رسید انبار نیز درج میگردد .
در پایان هرماه رسید انبارهای ماه جمع آوری و حسابداری انبار اقدام به صدور سند مینماید :

ثبت حسابداری شـــــــــــــــــــــرح بدهکار بستانکار
موجودی انبار xxxx
بانک/بستانکاران/تنخواه گردان … xxxx بابت خرید کالا واعمال به حساب انبار

شرکت از سال 1380 دارای آیین نامه تفکیک هزینه های سرمایه ای از جاری میباشد ( عطف 8209 ) که طی آن کالاهایی که مبالغ آن بالای 500،000 ریال باشد به حساب دارایی منظور میگردند .
حسابداری اموال در پایان ماه اقدام به تهیه لیست اقلام خریداری شده که ماهیت دارایی داشته و در انبار هستند را تهیه و به حسابداری اموال تحویل مینماید و سپس حسابداری اموال طبقه بندی دارایی را با توجه به نوع آن دارایی در کد دارایی ثبت مینماید :
ثبت حسابداری شـــــــــــــــــــــرح بدهکار بستانکار
دارایی ثابت xxxx
انبار ( حساب واسط انبار) xxxx بابت اعمال دارایی نزد انبار به حساب واسط

در صورتی که کالا تا پایان سال از حساب انبار خارج نگردد حسابداری اموال با هماهنگی با حسابداری انبار اقدام به صدور ثبت زیر مینماید :

ثبت حسابداری شـــــــــــــــــــــرح بدهکار بستانکار
موجودی سرمایه ای xxxx
دارایی ثابت xxxx بابت اعمال دارایی خارج نشده از انبار به حساب موجودی سرمایه ای

جهت مورد یاد شده استهلاک نیز معادل 30% استهلاک سال محاسبه و در حسابها منظور میگردد و ثبت آن نیز به شرح زیر میباشد :
ثبت حسابداری شـــــــــــــــــــــرح بدهکار بستانکار
هزینه استهلاک xxxx
استهلاک انباشته موجودی سرمایه ای xxxx بابت محاسبه و ثبت استهلاک انباشته موجودی سرمایه ای نزد انبار

و در ابتدای سال بعد جهت اصلاح حساب ثبت زیر در حسابها اعمال میگردد :

ثبت حسابداری شـــــــــــــــــــــرح بدهکار بستانکار
دارایی ثابت xxxx
موجودی سرمایه ای نزد انبار xxxx
استهلاک انباشته موجودی سرمایه ای xxxx
استهلاک انباشته دارایی ثابت xxxx
بابت اصلاح حساب

الف -2-5-صدورحواله انبار
قسمت درخواست کننده اقدام به تکمیل فرم برگ حواله انبار مینماید ( عطف 5/8015)
این فرم در 3 نسخه بوده 1-سفید : حسابداری انبارها 2- سبز : انبار 3- زرد : متقاضی
مواردی که باید توسط قسمت متقاضی تکمیل گردد:
شرح کالا ، مشخصات فنی ، مقدار درخواست و واحد آن ، سپس باید به تایید سرپرست واحد ومدیر واحد برسد .
بعد از تکمیل حواله ، به انبار مراجعه و فرم را به انبار تحویل مینماید سپس قسمت انبار اقدام به تحویل کالا نموده و موارد زیر را در فرم حواله درج مینماید :
مقدار تحویلی و کد کالا ، و باید به امضاء تحویل گیرنده ، کنترل موجودی ، تحویل دهنده ، حسابداری انبارها و معاونت انبارها برسد.
سپس واحد انبار بصورت ماهانه اقدام به ثبت مصرف از انبار مینماید و در مورد اموال حواله شده ثبت زیر را اعمال مینماید :

ثبت حسابداری شـــــــــــــــــــــرح بدهکار بستانکار
انبار ( حساب واسط انبار) xxxx
موجودی انبار xxxx بابت حواله انبار کالا و ثبت مصرف از انبار

در هنگام تحویل کالا ( در صورتی که دارایی باشد ) فرمی به عنوان صورتجلسه تحویل کالای اموال ( عطف 6/ 8015 ) توسط واحد اموال تهیه وموارد زیر در آن درج میگردد:
 شماره پلاک
 شرح و مشخصات کامل جنس
 تعداد
 تاریخ حواله
 شماره حواله
 محل مصرف
 طبقه بندی
و باید به امضاء تحویل گیرنده و حسابداری اموال و سرپرست حسابداری اموال برسد .( این فرم در سه نسخه تهیه شده 1و2 حسابداری اموال 3- تحویل گیرنده اموال )
در ضمن شرکت دارای سیستم کامپیوتری اموال بوده و در هنگام تحویل کالا تمام مشخصات کالا از قبیل نام کالا ، شماره فنی ، تاریخ خرید ، شماره پلاک ، تاریخ حواله ، شماره حواله ، مرکز هزینه ، نرخ استهلاک و سایر در سیستم ثبت میگردد. ثبت ، نگهداری ، طبقه بندی دارایی و محاسبات استهلاک به صورت سیستماتیک صورت میگیرد.

ب- نگهداری دارائیها
طبق رویه های حسابداری شرکت مخارج بهسازی و تعمیرات اساسی که باعث افزایش قابل ملاحظه درظرفیت یاعمر مفیددارائیهای ثابت یا بهبود اساسی درکیفیت بازدهی آنان میگردد بعنوان مخارج سرمایه ای محسوب و طی عمر مفید باقیمانده دارائیهای مربوط مستهلک میگردد و هزینه های نگهداری و تعمیرات جزیی که به منظور حفظ یا ترمیم منافع اقتصادی مورد انتظار واحد تجاری از استاندارد عملکرد ارزیابی شده اولیه دارایی انجام میشود هنگام وقوع بعنوان هزینه های جاری تلقی و به حساب سود و زیان سال منظور میگردد.
همچنین حراست شرکت مسئول حفاظت و مراقبت از دارائیهای شرکت را به عهده داشته و ورود وخروج دارایی به شرکت فقط از طریق مبادی تعین شده صورت میگیرد و باید به تایید حراست رسیده ومهر گردد.

پ –استهلاک
استهلاک داراییهای ثابت باتوجه به عمرمفید برآوردی داراییهای مربوط ( با در نظر گرفتن آیین نامه استهلاک موضوع ماده 151ق-م-م مصوب اسفند 66 واصلاحیه های بعدی آن ) و بر اساس نرخها و روشهای زیر محاسبه میشود:
دارایی نرخ روش استهلاک .
ساختمان 7-8-و10درصد نزولی
ماشین آلات 10درصد- 10و 15ساله نزولی وخط مستقیم
کمپرسورها 15درصد نزولی
تاسیسات ومخازن 12و13درصد و 15 ساله نزولی وخط مستقیم
وسائط نقلیه 25و30و35 درصد نزولی
اثاثیه ومنصوبات 10ساله خط مستقیم
ابزارآلات 4 و10 ساله خط مستقیم

برای داراییهای ثابتی که درطی ماه تحصیل و مورد بهره برداری قرار میگیرد استهلاک از اول ماه بعد محاسبه و درحسابها منظور میشود .درمواردی که هریک ازداراییهای استهلاک پذیر پس از آمادگی جهت بهره برداری به عللی برای مدتی مورد بهره برداری قرار نگیرد میزان استهلاک آن برای مدت یاد شده معادل 30 درصد نرخ استهلاک جدول بالا میباشد.

ثبت حسابداری شـــــــــــــــــــــرح بدهکار بستانکار
هز ینه استهلاک xxxx
استهلاک انباشته xxxx بابت هزینه استهلاک داراییها

ت –فروش داراییها
در مورد فروش اموال و دارائیها طبق ماده 11 آیین نامه معاملات شرکت کالا های قابل فروش اقلامی هستند که معیوب ، ضایعاتی ، مستعمل ، راکد یا مازاد بر مصرف میباشند . لیست کالاهای قابل فروش با پیشنهاد کتبی مدیر واحد و تایید معاونت مربوطه تعیین و در اختیار امور انبارها قرار میگیرد ، امور انبارها لیست اقلام قابل فروش را به صورت تجمیعی تهیه و با رعایت سلسله مراتب اداری وتایید معاونت مربوطه جهت تصویب فروش و همچنین تصمیم گیری در خصوص نحوه فروش به کمسیون معاملات ارسال مینماید بعد از تایید کمسیون معاملات باید به تایید هیات مدیره رسیده و توسط کارشناس رسمی دادگستری تعین قیمت شده و بر اساس آن اقدام به برگزاری مزایده گردد.
بعد از برگزاری مزایده و تعیین برنده بر اساس آیین نامه معاملات و تحویل کالا به خریدار ، حسابداری انبار ثبت زیر را در حسابها اعمال مینماید :
ثبت حسابداری شـــــــــــــــــــــرح بدهکار بستانکار
سپرده شرکت در مزایده xxxx
بانک xxxx
(کد 3721 )حساب واسط موجودی سرمایه ای xxxx بابت فروش دارایی ثابت
بعد از انجام عملیات فروش ، گزارش به قسمت حسابداری اموال ارایه شده و حسابداری اموال اقدام به صدور ثبت ذیل مینماید:

ثبت حسابداری شـــــــــــــــــــــرح بدهکار بستانکار
حساب واسط موجودی سرمایه ای xxxx
استهلاک انباشته دارایی xxxx
دارایی ثابت xxxx بابت فروش دارایی ثابت
در ضمن سود و زیان فروش نیز شناسایی و ثبت میگردد.

سایر فرمها ومدارک مورد استفاده (بر اساس سیستم TQM )
 در پایان هر ماه حسابداری اموال از طریق بررسی رسیدهای انبار لیست کالاهایی که سرمایه ای بوده مشخص و به حسابداری انبار جهت ثبت وتعدیل در حسابها ارایه مینماید (طی فرم صورت دارایی های ثابت عطف 7/8015)
 در صورتی که در واحدی نیاز به تعمیرات اساسی و استفاده از کالاهای اموالی در تعمیرات داشته باشد بعد از تکمیل تعمیرات واحد تعمیرات فرم ثبت تعویض تجهیزات خط تولید را تکمیل نموده و تایید مینماید که دستگاه مستعمل با مشخصات فنی وکد اموال وغیره از خط خارج و جایگزین شده است . فرم یاد شده در 3 نسخه بوده 1- تحویل گیرنده دستگاه جدید 2- واحد انجام دهنده تعمیرات 3- دفتر برنامه ریزی نگهداری وتعمیرات و باید به تایید تحویل گیرنده ( واحد تعمیرات ) برسد (عطف 8/8015)
 واحد تعمیرات تجهیزات وکالای مستعمل را طی فرم عودت تجهیزات تعمیر شده (عطف 9/8015 )را به انبار فنی تحویل مینماید در فرم یاد شده موارد : 1- نام وکد دستگاه 2- شماره اموال 3- مشخصات فنی 4- شرح تعمیر انجام شده 5- وضعیت فعلی دستگاه درج شده وباید به امضا سرپرست واحد تعمیرات و سرپرست انبار برسد . این فرم در سه نسخه بوده 1- تحویل گیرنده 2- تعمیرات 3- حسابداری اموال

نقاط ضعف سیستم :
A. برگ پیشنهاد خرید فاقد سریال میباشد .
B. در برگ درخواست خرید شرکت به جای معاونت مالی ( طراحی شده در فرم ) آقای خدایار معاونت بازرگانی امضاء مینمایند .
C. آیین نامه تفکیک هزینه های جاری از سرمایه ای شرکت متعلق به سال 80 بوده و تا تاریخ رسیدگی به روز نشده است و در ضمن به تایید هیات مدیره نرسیده است .
D. شرکت باید از اموال خود که در هر واحد میباشند لیست تهیه و به پرسنل تحویل وامضا دریافت نماید و درمحل قابل رویت واحد نصب نماید .
E. فرم ثبت تعویض تجهیزات خط تولید فاقد سریال میباشد .
F. فرم عودت تجهیزات تعمیر شده فاقد سریال میباشد .
G. داراییهای ثابت شرکت در فواصل زمانی معین مورد شمارش ومشاهده عینی قرار نمیگیرد . (شرکت باید هر پنج سال اقدام به اموال گردانی نموده وضعیت اموال را بررسی نماید و یا هرسال به صورت موردی چند فقره از اموال مشاهده عینی وکنترل گردد و از موارد یاد شده صورتجلسه تهیه شده و به تایید مدیران برسد .)
H. شرکت فاقد آیین نامه مدونی در خصوص نحوه خرید ، نگهداری ، استهلاک ، فروش داراییها میباشد.
دارایی _حسابداری_حسابرسی _مالی_مالیاتی _اظهارنامه