مهمترین نکات کنترل داخلی در مورد سیستم حسابداری خرید
1 – در مورد سیستم حسابداری خرید تقسیم و تفکیک وظایف افراد و قسمتها باید به نحوی صورت گیرد که امور مربوط به خرید، دریافت، بازرسی، ثبت و پرداخت بهای کالای خریداری شده به عهده افراد و واحدهای مختلفی واگذار گردد بدین رتیب که حتی الامکان واحدهای خرید (تدارکات) انبار و امور مالی به عنوان سه واحد مجزا وظایف خود را عهده دار باشند.
2 – درخواست خرید کالا حتی الامکان باید توسط قسمت واحدی و پس ازحصول اطمینان از نبود کالا در انبار صورت گیرد. سیستم حسابداری خرید
3 – کلیه درخواستهای خرید با توجه به آیین نامه معاملات باید به تصویب مقامات مجاز برسد.
4- با توجه به معاملات، چنانچه خرید کالا می بایست از طریق مناقصه و یا اسعلام بها صورت گیرد، امور مربوط به اخذ استعلام بها و مناقصه قبل از تصویب نهایی خرید باید صورت گیرد.
5- در صورتی که خرید معینی به مناقصه یا استعلام گذارده شود، باید نسخی از کلیه مدارک مربوط به مناقصه و استعلام بها همراه با فرم” سفارش خرید” بایگانی گردد.
6- قبل از پرداخت بهای کالای خریداری شده مدارک زیر می بایست کنترل گردد:
الف- مشخصات کالای مندرج در صورتحساب فروشنده از نظر مقدار، نرخ و سایر شرایط باید مشابه مفاد مندرج در “فرم سفارش خرید” باشد.
سیستم حسابداری خرید
ب- “فرم سفارش خرید”باید بر اساس “درخواست”ی که قبلاً به تصویب رسیده است صادر شده باشد.
ج- رسید انبار صادره توسط انباردار حاکی از دریافت کامل و بدون نقص کالای خریداری شده.به این ترتیب “فرم رسید انبار “باید با”سفارش خرید”و”صورتحساب فروشنده “تطبیق داده شود. سیستم حسابداری خرید
د-کلیه محاسبات مربوط به مبلغ صورتحساب ،تخفیفات احتمالی و هزینه های مختلف از قبیل هزینه حمل و نقل و غیره قبل از صدور سند پرداخت باید کنترل و رسیدگی شود.
7 – نگهداری حساب های معین بستانکاران و پرداخت اینگونه بدهی ها باید به عهده افراد و یا قسمت های مجزایی واگذار شود.
8-پرداخت هر گونه علی الحساب یا پیش پرداخت خرید می بایست با رعایت تشریفات خرید وبا توجه به آیین نامه معاملات صورت گیرد. سیستم حسابداری خرید
سیستم حسابداری خرید
موجوديهاي شرکت مي بايستي در تاريخ تنظيم گزارش حسابرسان نيز داراي پوشش کافي باشند. (در اين خصوص ضروري است بدليل اهميت موضوع، نتيجه بررسي در ذيل کاربرگ اصلي موجودي مواد و کالا منعکس گردد).
