نحوه نوشتن گزارشات حسابرسی از عبارتهای مجهول به ندرت و هدفدار استفاده کنید. لحن معلوم معمولاً کوتاهتر، زندهتر و گفتاریتر است. این لحن، معمولیتر نیز میباشد
.
لحن مجهول، خسته کننده و اساساً رسمی است. این لحن، کمتر تاکیدی است و به ویژه در جملات بلند و پیچیده، به روشنی لحن معلوم نمیباشد. مثالهای دیگری با جملات ساده در زیر میآید:نحوه نوشتن گزارشات حسابرسی
لحن مجهول: «مشخص شد که در اثر مالکیت ساختمانها، نمایندگیهای موسسه زیان کرده است و به همین علت، اجاره آنها به صرفه میباشد.»نحوه نوشتن گزارشات حسابرسی
لحن معلوم: «مطالعات نشان میدهد که نمایندگیهای موسسه میتوانند از طریق اجاره ساختمانها به جای تملک آنها، صرفهجویی کنند.»استفاده از لحن مجهول اشتباه نیست اما، در بیشتر موارد گنگ و دو پهلو است. در مواردی که گنگی مورد نظر است، استفاده از لحن مجهول مناسب میباشد.
برای مثال، «تغییر نگارش پیشنهاد شد.» چه کسی تغییر نگارش را پیشنهاد کرد؟ لحن مجهول، این گنگی را به آسانی امکانپذیر میکند، در حالی که لحن معلوم معمولاً شما را به افشا وا میدارد. همین جمله در حالت معلوم عبارت است از «وکیل حقوقی، تغییر نگارش را پیشنهاد کرد.»
چنانچه از لحن مجهول بطور آگاهانه و به ندرت استفاده کنید، میتوانید به متن خود تنوع ببخشید و تن آن را نیز ملایم کنید. روال عادی و طبیعی استفاده از لحن مجهول این است که مفعول را در ابتدای جمله قرار دهید. برای مثال، «درخواستهای خرید توسط مدیران موسسه تهیه میشود؛ سفارشات خرید توسط واحد خرید تهیه میشود.» همین عبارتها در حالت معلوم عبارت است از «مدیران موسسه، درخواستهای خرید را تهیه میکنند؛ دایره خرید، سفارشات خرید را تهیه میکند.» با استفاده از جملات بلندتر و پیچیدهتر، سهولت و شفافیت لحن معلوم بیشتر آشکار میشود.نحوه نوشتن گزارشات حسابرسی
استفاده از واژه روشن و آشنا
دقت و سهولت فهم مطالب دو هدف عمده در انتخاب واژههاست. برای مثال، واژه «نشان داده» ممکن است برای برخی به معنای «اثبات شده» باشد حال آن که شما آن را به منظور «پیشنهاد شده» بکار برده باشید. واژه «نشان داده» واژه آشنایی است اما دقیق نیست.
واژه «متوجه شدیم» مثلاً در عبارت «متوجه شدیم که نگهداری ساختمان نامطلوب بود» کوتاه و آشناست اما، اغلب، ابهامآمیز میباشد. آیا این بدان معناست که شما شخصاً چیزی را مشاهده کردهاید یا این که از دیگران چیزی را شنیدهاید؟ واژه «سازگاری» ممکن است به حد کافی دقیق باشد اما، واژه «هماهنگی» برای بیشتر افراد بسیار آشناست و به سادگی قابل فهم میباشد (برای مثال، «در هماهنگی با سیاستها دایره …..»)
حسابرس باید همواره تلاش کند تا واژههایی مشخص و دقیق را انتخاب کند. چنانچه شما نتوانید واژه دقیق و آشنایی پیدا کنید و برای بیان آن به یک واژه کامل نیاز داشته باشید، برای روشن شدن موضوع، از یک جمله استفاده کنید و از کوتاه گویی صرفنظر نمایید.نحوه نوشتن گزارشات حسابرسی
حسابرس نباید فکر کند که خواننده، خود به تنهایی مسئول درک مطالب است. مسئولیت اصلی، بر دوش نویسنده است.
ایدههای تخصصی و روشهای پیچیده را باید به روشنی و سادگی تمام و بی آن که دقت و درستی آن قربانی شود، بیان کنید.نحوه نوشتن گزارشات حسابرسی
استفاده از عنوانهای مناسب
عنوان که به آن سرفصل یا عنوان فرعی نیز گویند، خواننده را در پیدا کردن اطلاعات خاص در گزارش کمک میکند. عنوانها بررسی را تسریع، مرور اجمالی را آسان و به نویسنده کمک میکند تا آنچه را که خواننده از مطالب وی درک میکند، کنترل نماید. عنوانها سبب گذر از یک موضوع به موضوع دیگر نیز میشود و به خواننده امکان توقف، استراحت، تنظیم افکار و… را میدهد. عنوان میتواند از یک یا دو کلمه تا دو یا سه سطر و گاه حتی بیشتر باشد.
گرچه شیوههای گوناگونی برای عنوان گذاری وجود دارد اما تنها دو گونه اساسی قابل تفکیک میباشند:
عنوانهای موضوعی. این گونه عنوانها فکر یا موضوع اصلی را بیان میکنند. در مواردی که یافته حسابرسی نسبتاً طولانی و حاوی اطلاعات گوناگونی درباره یک موضوع خاص است استفاده از یک عنوان موضوعی همراه با چند عنوان توصیفی برای بخشهای فرعی آن میتواند کارساز باشد.
عنوانهای توصیفی. این گونه عنوانها دارای ماهیت کنترل کنندهاند و اغلب بر نتیجه گیریهای خواننده نیز تاثیر بیشتری میگذارند. عنوانهای توصیفی یافتهها را به صورت فشرده بیان میکند نتیجه گیریهای نویسنده را در این مورد خاص حسابرس را در همان ابتدای مطلب اعلام مینماید. این گونه عنوانها برای خوانندگانی بسیار مفید است که به دلیل مشغله فراوان فرصت مطالعه همه مطالب را ندارند. دو مثال زیر وجه تمایز عنوانهای موضوعی و توصیفی را نشان میدهد:
مثال 1
مدارک کنترل هزینهها: یک عنوان موضوعی است که خواننده باید همه مطالب را بخواند تا اطلاعاتی را درباره ماهیت موضوع به دست آورد.
نقاط ضعف موجود در مدارک کنترل هزینهها: همان موضوع است که به یک عنوان توصیفی ساده تبدیل شده است.نحوه نوشتن گزارشات حسابرسی
دفتر معین کنترل هزینهها با دفتر کل مغایرت گیری نشده است: همان موضوع بالاست که به صورت یک عنوان توصیفی خاص مورد استفاده قرار گرفته است.
مثال 2
علی الحسابهای مسافرت: یک عنوان موضوعی است که خواننده باید با مطالعه همه متن به ماهیت موضوع پی ببرد.
علی الحسابهای مسافرت به موقع تسویه نشده است: این عنوان توصیفی با دقت بیشتری به خواننده میگوید که یافتهها درباره چه موضوعی است.
زیانهای ناشی از مبادلات ارزی به دلیل عدم تسویه به موقع علی الحسابهای مسافرت: یک عنوان توصیفی آگاه کنندهتر که اصولاً یافته حسابرسی را در یک سطر خلاصه میکند.