09120754199-02188787589-46042254 مشاوره حضوری

کنترل داخلی

کنترل داخلی

کنترل داخلی
دستورالعمل تهيه و تنظيم پرسشنامه كنترل داخلي
Internal Control Questionnaire

مفهوم كنترل داخلي

۱- درگذشته از “ كنترل داخلي” به عنوان اقداماتي جهت جلوگيري از تقلب و سوء استفاده تعبير مي‌شد. شايد اين اقدامات جزئي از اهداف كنترل داخلي باشد. بطور كلي ساختار كنترل داخلي درهرموسسه (كه به آن اصطلاحاً سيستم كنترل داخلي مي‌گويند)، شامل سياستها و روشهائي است كه براي تامين اطمينان نسبي از دستيابي به اهداف موسسه توسط مديريت موسسه وضع مي‌گردد. منافع سيستم كنترل داخلي حداقل شامل موارد زير است :

– ايجاد نظم درامور موسسه از طريق رعايت آئين‌نامه‌ها ، دستورالعملها، سيستم‌هاي مالي و اداري و ديگر خط مشي‌هاي مديريت .
– حفظ دارائيهاي موسسه/ شركت (اعم از جاري و ثابت) درمقابل سوء استفاده و يا اتلاف از طريق ثبت و ضبط، نگهداري و كنترل صحيح آنها.
– اطمينان از صحت ثبت و نگهداري بدهي‌ها طبق مقررات و قوانين مالي و تجاري درجهت حفظ حقوق مالكين و بستانكاران .
– اطمينان از صحت حسابها و اطلاعات مالي از طريق اجراي مقررات قانوني مربوطه و با توجه به مجوزها ، مسئوليتها واصول پذيرفته شده حسابداري.
– اطمينان از اجراي كنترلهاي عملي و بالاخره
– تقسيم وظائف ، مسئوليتها بمنظور افزايش و كنترل كارآئي و بهره‌وري افراد و قسمتها

ابزار دستيابي به كنترل داخلي

۲- سيستم‌هاي كنترل داخلي درموسسات مختلف ، بسيار متفاوت است. ويژگيهاي كنترل درهرسيستم به عواملي چون اندازه، نوع عمليات و هدفهاي سازمان بستگي دارد. اما وجود برخي عوامل براي استقرار يك سيستم كنترل داخلي رضايت‌بخش درموسسات مختلف ضروري است . از ديدگاه حسابرسي، ويژگيهاي مربوطه، عموماً آنهائي است كه به امكان ثبت ، پردازش ، تلخيص و گزارش اطلاعات مالي درموسسه ربط پيدا مي‌كند. اين ويژگيها به سه جزء محيط كنترلي ، سيستم‌هاي حسابداري و روشهاي كنترل تقسيم مي‌شوند.

۱/۲- محيط كنترلي:
محيط كنترلي از مجموعه عوامل كلي تشكيل مي‌شود كه براي دستيابي به سياستها و اجراي روشهاي شركت طراحي مي‌گردند. مقررات و قوانين لازم‌الاجراء بعنوان عوامل كنترلي خارجي دركنار طرز تفكرو سياستهاي مديريت، طرح منطقي سازمان، روشهاي مديريت نيروي انساني، سيستم‌هاي پيش‌بيني مالي و بودجه ، حسابرسي داخلي و كميته‌هاي حسابرسي فعال بعنوان عوامل داخلي موجد محيط كنترلي هستند .

۲/۲- سيستم‌هاي حسابداري :
سيستم حسابداري براي دستيابي به اهداف كنترلهاي داخلي بايد چنان موثر باشد كه فعل و انفعالات مالي را بطور صحيح و مناسب، ثبت و پردازش ، تلخيص و گزارش كند . سيستم حسابداري مطلوب علاوه برابزارهاي دفترداري، حداقل بايد شامل موارد زيرباشد:

الف ـ مستندات داخلي كافي براي تشخيص مسئول انجام هركار جمع‌آوري شود.

ب ـ فهرست طبقه‌بندي شده تمام حسابهاي مورد استفاده با شرح كامل وجود داشته باشد تا موجب ثبت يكنواخت و منظم ، طبقه‌بندي صحيح و مناسب معاملات گردد.

ج ـ دستورالعملهاي مشخصي براي رويه‌ها و روشهاي حسابداري تهيه شود تا شيوه‌هاي مقرري براي پردازش معاملات بوجود آيد.

۳/۲- روشهاي كنتـرل:
علاوه بر محيط كنترل و سيستم‌هاي مناسب حسابداري، مديريت هرموسسه لازم است كنترلهاي ديگري را براي انواع معاملات و منابع اقتصادي موسسه برقرار نمايد. بطوريكه حداقل اهداف زير تامين گردند:

الف ـ تفكيك مناسب مسئوليتها
ب ـ صدور مجوز معاملات و فعاليتها به نحو صحيح
ج ـ مستندات كافي و ثبت معاملات و رويدادها
د ـ حسابدهي موثر درمورد دارائي‌ها
ه‍ ـ ارزشيابي صحيح و مناسب اقلام ثبت شده

۳- با توجه به مطالب فوق ميتوان چنين نتيجه گرفت كه بطور كلي برقراري كنترل داخلي مناسب و موثردريك موسسه يا شركت تحت تاثير عوامل زير بوجود ميايد.

– برقراري و ايجاد يك ساخت سازماني مناسب با فعاليت و حجم موسسه بطوريكه وظائف و مسئوليتها بنحوي منطقي از يكديگر مجزا باشد و حتي‌الامكان مسئوليتها طوري مشخص گردد كه كليه مراحل مربوط به يك فعاليت(بويژه درامور مالي) بعهده يك فرد گذارده نشود، بلكه در امر اجراي هركار كنترل و نظارت وجود داشته باشد.

– استقرار و اعمال سيستمهاي مناسب و كافي بمنظور كنترل دارائيها ، بدهيها، هزينه‌ها و درآمدها.

– اعمال نظارت و كنترل و پيگيري عمليات بنحوي منطقي و صحيح دركليه سطوح شركت و درانجام وظائف و ماموريتها .

– استفاده از افرادي با قابليت و دانش كافي ، متناسب با مسئوليتها و وظائف آنها .

– استقرار سيستم‌هاي مالي و حسابداري مناسب با فعاليت دستگاه شامل حسابداري عمومي، بودجه، هزينه‌يابي.
– ايجاد كنترل و نظارت دقيق مديريت و درصورت امكان برقراري واحد حسابرسي داخلي كه تحت نظر يكي از مديران مسئول سطوح بالاي شركت انجام وظيفه نمايد.

– ايجاد و برقراري آئين‌نامه‌هاي مالي و اداري بمنظور به نظم‌درآوردن و كنترل امور و فعاليتهاي شركت .

ارزيابي سيستم كنترل داخلي توسط حسابرسان

۴- استانداردهاي حسابرسي ايجاب مي‌نمايند كه براي برنامه‌ريزي حسابرسي و تعيين نوع، زمان و ميزان آزمونهائي كه بايد توسط حسابرس اجراء شود، شناخت كافي از ساختار كنترل داخلي كسب گردد. اين شناخت به حسابرس كمك مي‌كند تا اين ريسك‌ و احتمال خطر را كه سيستم كنترل داخلي موسسه مورد رسيدگي از رخداد تحريفها ، پيشگيري يا آنها را كشف نكند، برآورد كنند. بعبارت ديگر حسابرس بايد شناختي از ساختار كنترل داخلي موسسه مورد رسيدگي بدست آورد كه براي برنامه‌ريزي كافي باشد. يكي از راه‌هاي كسب اطلاعات درموردكنترل داخلي موسسه مورد رسيدگي ، مرور و بررسي كاربرگهاي سنوات قبل و نتايج حسابرسي‌هاي قبلي است. روش ديگر كسب اطلاعات، استفاده از نمودارهاي گردش كار سيستم پردازش اطلاعات صاحبكار و به تصوير كشيدن كنترلهاي مربوطه است . اما قديمي‌ترين و مرسوم‌ترين شيوه توصيف يك سيستم كنترل داخلي، تكميل پرسشنامه كنترل داخلي است .

پرسشنـامه كنترل داخلــي

۵- پرسشنامه كنترل داخلي عبارتست از ليست سئوالاتي كه درباره هريك از موضوعات مورد حسابرسي مطرح مي‌شود تا حسابرس را از صحت و كفايت سيستم كنترل داخلي مطمئن نمايد.

هدف از تهيه و تنظيم پرسشنامه كنترل داخلي (I.C.Q) درمورد هريك از فعاليتهاي يك موسسه عبارتست از :

– اطمينان از وجود و اجراي يك سيستم مناسب كنترل داخلي با توجه به محدوديتها و توقعات و ماهيت كار موسسه و از اين طريق آشكار نمودن نقاط ضعفي است كه درنتيجه عدم اجراي سيستمهاي مالي و اداري ، خط‌مشي‌ها و آئين‌نامه‌هاي مالي و اداري ، خط‌مشي‌ها و آئين‌نامه‌هاي مالي و اداري ، قوانين و مقررات موضوعه و بالاخره عدم كفايت كنترل‌هاي مديريت پديدار مي‌گردد.

– تشخيص و تعيين حيطه مسئوليت و ماموريت هريك از كاركنان و قسمتهاي موسسه و همچنين آشنائي كامل بنحوه اجراي سيستمها، آئين‌نامه‌ها و مقررات مالي و اداري مديريت .

– كمك درجهت تنظيم و تجديدنظر دربرنامه حسابرسي هريك از فعاليتهاي موسسه و همچنين تعيين محدوده و عمق بررسيهائي كه حسابرس لازم است درهر قسمت از كار انجام دهد.

– صرفه‌جوئي دروقت و بودجه حسابرسي و همچنين انجام عمليات حسابرسي با دقت و كارآئي بيشتر وكيفيت بهتر.

– كمك درتنظيم و تدوين گزارشات حسابرسي و مديريت (Management Letter)علي‌الخصوص بهنگامي كه انحرافاتي درسيستم كنترل داخلي مشاهده مي‌شود .

نحوه تنظيم پرسشنامه كنترل داخلي

۶- درتنظيم پرسشنامه كنترل داخلي بايستي به نكات زير توجه شود.

– پرسشنامه‌هائي كه طي اين دستورالعمل براي هريك ازفعاليتهاي يك موسسه درنظرگرفته شده است ، بطور استاندارد و براساس رويه‌هاي مطلوب كنترل داخلي تهيه و تنظيم گرديده‌اند. بايستي توجه داشت كه بهنگام تكميل آنها درمورد هرموسسه فقط قسمتهاي مورد لزوم تكميل شود و چنانچه درهر قسمت بعضي از سئوالات كافي بنظر نمي‌رسد، سئوالات مورد نظر مطرح و پاسخ مربوطه اخذ شود. سعي شود پاسخ به سئوالات مطرح شده درپرسشنامه با توجه به ماهيت كار و فعاليت موسسه مورد نظر تكميل گردد.

– پرسشنامه‌ها بايستي قبل از شروع هر حسابرسي بوسيله يكي از اعضاء گروه حسابرسي تكميل و پس از بررسي سرپرست حسابرسي و تاثير آن در برنامه حسابرسي اخذ و يادداشتهاي موردنياز آن جهت بررسيهاي بعدي درطي حسابرسي و بالاخره جهت استفاده درارائه گزارشات حسابرسي ، همراه با برنامه حسابرسي مربوطه درپرونده حسابرسي نگهداري شود.

– جواب سئوالات بايد از طريق طرح سئوالات بطور مستقيم با مقامات و مسئولان مطلع موسسه مورد رسيدگي كه از جزئيات روشها و كنترلهاي داخلي بنحوي كه درعمل اجرا مي‌گردد، اطلاع دارند، تكميل گردد. بايستي همچنين گروه حسابرساني كه مامور تنظيم و تكميل پرسشنامه كنترل داخلي و انجام حسابرسي ميباشند، حتي‌المقدور از مشاهدات عيني و بررسيهاي خود درضمن انجام عمليات حسابرسي درتكميل پرسشنامه‌ها و اثبات آنها كمك گيرند.

بديهي است كه درستي و قاطعيت جواب سئوالات پرسشنامه‌ها اثر مستقيم درمحدوده و حجم بررسيهاي حسابرس درهر قسمت از عمليات حسابرسي خواهد داشت و بنابراين صحت هر يك از جوابها بايستي عملاً و بهنگام انجام عمليات حسابرسي يكبار ديگر كنترل شوند.

– به سئوالاتي كه پاسخ “بلي” داده ميشود ، نمايشگر وضع ظاهراً مطلوب و قابل قبول كنترل داخلي است . بالعكس جوابهائي كه با علامت “ خير” پاسخ داده مي‌شوند، نمايانگر نقاط ضعف احتمالي است كه احياناً درسيستم و يا نحوه اجراي سيستم كنترل داخلي وجود دارد.

بديهي است كه نتيجه‌گيري كلي درمورد مطلوبيت وجود و اجراي سيستم كنترل داخلي با بررسيهاي نهائي كه توسط سرپرستان حسابرسي انجام مي‌گيرد بدست ميايد.

– درمورد سئوالاتي كه پاسخ آنها “ خير” مي‌باشد ، حتي‌المقدور بايستي توضيح مختصر و كوتاه درهر مورد درستون مربوطه داده شود تا بعداً بتوان موارد قابل گزارش نقاط ضعف كنترل داخلي به مديريت موسسه را از آن استخراج نمود. همچنين دراين مورد، چنانچه پاسخ منفي اثر مستقيم درتغيير برنامه حسابرسي دارد و نهايتاً لزوم تجديدنظر درمحدوده بررسيهاي حسابرسي را ايجاب مي‌نمايد، بايستي بشكل مشخصي بوسيله سرپرست و مسئول حسابرسي به قسمت مربوطه برنامه حسابرسي عطف داده شود و درستون عطف برنامه حسابرسي يادداشت شود.

– چنانچه درهر قسمت از پرسشنامه جواب بعضي از سئوالات بدون پاسخ باقي مانده و بايستي از ديگر كاركنان سئوال شود و يا با تحقيقات و بررسيهاي ديگر پاسخ آنها تعيين شود، بايستي درستون توضيحات شرح كافي داده شود.

– بايستي توجه نمود كه صحت و دقت پرسشنامه‌ها ضمن عمليات حسابرسي عملا به اثبات مي‌رسند و ميتوان دريافت كه اظهارات و پاسخها به سئوالات مربوطه تا چه ميزان صحت داشته و قابل اطمينان مي‌باشند . بنابراين تكميل پرسشنامه كنترل داخلي بخودي خود نميتواند جانشين ديگر اقدامات كنترلي و حسابرسي باشد .

– سرپرست حسابرسي بايد در خاتمه عمليات حسابرسي، با توجه به نتايج پرسشنامه‌هاي كنترل داخلي و اثبات آنها درضمن انجام عمليات حسابرسي، دقيقا قضاوت نمايد كه تا چه ميزان سيستم كنترل داخلي دستگاه با توجه به محدوديتها و حجم عمليات آن ، مناسب و مطلوب مي‌باشد.

– درموقع تكميل سئوالات پرسشنامه‌ها ، درهرمورد چنانچه آئين‌نامه‌، سيستم مدون ، دستورالعمل و يا نمودار انجام كار بشكل مدون وجود دارد يك نسخه از آن اخذ گردد، درغير اينصورت خلاصه‌اي از جريان انجام كار يادداشت و ضميمه پرسشنامه گردد.

– پرسشنامه‌هاي موجود، جنبه استاندارد و كلي دارند ، ضمن آنكه ممكن است برخي سئوالات مطروحه براي كار موسسه مورد رسيدگي ، مورد نداشته باشند، اين احتمال نيز وجود دارد كه درموسسه خاص ، پرسشنامه‌هاي ديگر يا سئوالات بيشتري بايد مطرح گردند. لذا شايد ضروري باشد كه براي چرخه‌هاي خاصي از فعاليت موسسه مورد رسيدگي پرسشنامه‌هاي اضافي بر پرسشنامه‌هاي موجود تهيه گردد.

سایت تخصصی حسابداران خبره ایران
ارائه مطالب تخصصی حسابداری و حسابرسی و قوانین

صفحه نخستآرشیو مطالبتماس با مننسخه موبایل
حسابرسی – معنای کنترل داخلی :
حسابرسی
ساختار کنترل داخلی به معنای بکارگیری سیاست و روشهای است ، جهت اطمینان نسبی از دستیابی به هدفهای سازمانی و بطور خلاصه این ساختار شامل تمامی اقداماتی است که اعمال می شود تا مدیریت اطمینان یابد هر چیز به گونهای که باید ، عمل می کند و دامنه ان تمام شرکت را در بر گرفته است.
● معنای کنترل داخلی :
ساختار کنترل داخلی به معنای بکارگیری سیاست و روشهای است ، جهت اطمینان نسبی از دستیابی به هدفهای سازمانی و بطور خلاصه این ساختار شامل تمامی اقداماتی است که اعمال می شود تا مدیریت اطمینان یابد هر چیز به گونهای که باید ، عمل می کند و دامنه ان تمام شرکت را در بر گرفته است.
▪ منابع مورد انتظار یک واحد تجاری:
۱) حفاظت از داراییها در مقابل ضایع شدن،تقلب،و استفاده نادرست
۲)افزایش دقت و قابلیت اتکا مدارک حسابداری
۳)تشویق کارکنان به رعایت رویه های واحد تجاری و سنجش میزان رعایت رویه ها
۴)ارزیابی کارایی
▪ ضرورت وجود کنترلهای داخلی:
فرآیند تبدیل شرکتها به سازمانهای تجاری بزرگ مانع از نظارت شخصی و مستقیم مدیران بر عملیات شرکت شده است و همچنین مدیران اجرایی دیگر نمی توانند جهت ارزیابی عملکرد و وضعیت شرکت بر مشاهدات شخصی اتکا کنند.لذا بر گزارش های مالی و اماری متکی می شوند و ضرورت وجود سیستم کنترل داخلی به عنوان یک فن حساس و حیاتی برای مدیریت در اینجا احساس میشود.
▪ سیستم کنترل داخلی به منظور اطمینان از :
۱) قابلیت اتکای اطلاعات حسابداری : تمامی تصمیمات تجاری تقریباً براساس اطلاعات حسابداری گرفته می شود و دامنه آن از مسائل صدور مجوز کار تا تغییر نوع تولید گسترده شده است .
۲) رعایت رویه های شرکت : تصمیمات مدیریت بصورت رویه های شرکت در می آید و باید به تمام قسمتهای شرکت ابلاغ و اجرای آن منظماً پیگیری شود تا موثر باشد .
۳) ایفای مسئولیت مدیران : مدیریت مسئول مستقیم نگهداری از مدارک حسابداری و تهیه صورتهای مالی مناسب و قابل اتکاست.
کنترل داخلی برای حسابرس بعنوان عاملی که تعیین کننده نحوه رسیدگیها، نوع و زمان بندی و میزان عملیات حسابرسی است حائز اهمیت میباشد.
▪ کنترلهای داخلی حسابداری در برابر کنترلهای داخلی اداری :
۱) کنترل داخلی حسابداری : کنترلی است که بطور مستقیم بر قابلیت اتکا مدارک حسابداری و صورتهای مالی اثر دارد.
۲) کنترل داخلی اداری: کنترلی است که بر صورتهای مالی اثر اندکی دارد و برای افزایش کارایی عملیاتفروش،تولیدویاسایر زمینه های غیر مالی طراحی می شود.امروزه بر خلاف گذشته استانداردهای حرفه ای تفاوتی بین کنترل داخلی حسابداری و اداری قایل نمی شود و حسابرسان تنها به آن گروه از کنترلهای داخلی توجه می کنند که برای پیشگیری یا کشف موارد ارائه نادرست صورتهای مالی طراحی شده است.
▪ ابزارهای دستیابی به کنترل داخلی :
سیستم کنترل داخلی درشرکتهای مختلف بسیار متفاوت است وویژگی های اختصاصی کنترل در هر سیستم به عواملی چون اندازه،نوع عملیات وهدفهای سازمانی که سیستم برای آن طراحی شده است بستگی دارد باید توجه شود که وجود برخی عوامل برای استقرار یک سیستم کنترل رضایت بخش ضروری است.
ویژگی های مربوط از دیدگاه حسابرسی صورتهای مالی آنهایی هستند که به امکان ثبت،پردازش و تلخیص و گزارش اطلاعات مالی در شرکت ربط پیدا می کند و به سه جزء:۱.محیط کنترلی،۲.سیستم حسابداری،۳.روشهای کنترل تقسیم می شوند:
۱) محیط کنترلی:
از مجموعه عواملی کلی تشکیل می شود که برای دستیابی به سیاستها و اجرای روشهای شرکت طراحی می گردد.و شامل عوامل خارجی مانند قوانین و مقررات لازم الاجرا و عوامل داخلی مانند طرز تفکر مدیریت ونحوهی اجرای ان ،یک طرح منطقی سازمان ،روشهای موثر مدیریت نیروی انسانی ،یک سیستم پیش بینی های مالیو بودجه.یک واحد حسابرسی داخلی و یک کمیته حسابرسی فعال.
۱-۱) طرز تفکر مدیریت و نحوه اجرایی آن: بین مدیران هم از نظر تفکر در رابطه با گزارش مالی و هم از نظر قبول مخاطرات تجاری تفاوت موجود است برخی مدیران نسبت به گزارش مالی بسیار فعال برخورد کرده و برای کسب سود مخابرات زیادی را می پذیرند ودر حالت مخالف مدیرانی هستند که محافظ کارند و مخاطرات را نمی پذیرند .این تفکرهای متضاد بر قابلیت اتکاء به صورتهای مالی تاثیری مستقیم دارد. شرکتها از نظر تمرکز یا عدم تمرکز تصمیم گیری ها ی مدیریت با هم تفاوت دارند.
ـ در حالت متمرکزی : تصمیم گیریها در دست یک نفر است و درآن صورت ویژگیهای اخلاقی آن فرد برای حسابرس سهم است .
ـ در حالت غیر متمرکزی: روشهای کنترل تصمیم گیریها مدیرانی که در تصمیم گیری مشارکت می کنند ، اهمیت ویژه می یابد.
۱-۲) طرح سازمانی : تفویض اختیار ،تقسیم مسئولیت و تفکیک وظایف کارکنان شرکت در طرح سازمانی مشخص می شود .
دریک طرح خوب سازمانی نخستین گام در راه حصول اطمینان از:
۱) انجام شدن معاملات بر طبق رویه های شرکت
۲) افزایش کارایی عملیات
۳) حفاظت داراییها
۴) بالا بردن قابلیت اتکاء مدارک حسابداری ، سبب می شود .
ـ یک طرح سازمانی سبب تفکیک مسئولیتهای:
۱) صدور مجوز معاملات
۲) دفترداری معاملات
۳) نگهداری و حفاظت دارییها از یکدیگر می شود.
▪ مسئولیت خزانه داری و حسابداری:
خزانه داری و حسابداری دو دایره ای هستند که بیشترین نقش مستقیم را در فعالیت واحد تجاری دارند و تفکیک وظایفشان بیانگر تفکیک وظایف حسابداری از عملیات و همچنین نگهداری دارئیهاست . خزانه داری زیر نظر خزانه دار عمل می کند و فعالیت های آن عبارتست از :
۱) برنامه ریزی نیاز آتی به وجوه نقد
۲) وضع سیاستهای اعتباری فروشهای نسیه برنامه ریزی برای تامین منابع مالی کوتاه و بلند مدت
مسئولیت های آن شامل :
۱)عملیات پولی و نگهداری موجودی بانک و سایر دارئیهای سیال
۲) مسئول سرمایه گذاری وجوه نقد اضافی
۳) مسئول وصول دریافتیها و پرداختیهای نقدی
۴) فعالیت های پولی شرکت را اداره و هدایت می کند.
دایره حسابداری زیر نظر مدیر مالی عمل می کند و مسئولیت آن عبارتست از:
۱)کلیه وظایف حسابداری و طراحی و پیاده کردن کنترلهای داخلی
۲) جهت معاملات در رابطه با فعالیت مالی
۳)تهیه کننده مدارک مستقلی است که مقادیر دارائیها و نتایج عملیات با آن مطابقت می شود.
▪ کارآیی عملیات:
یک طرح سازمانی خوب علاوه براینکه موجب بهبود سیستم کنترل داخلی میشود باید کارآیی عملیات را نیز ارتقا دهد . زمانیکه چند دایره در انجام دادن معامله ای فعالیت داشته باشند کارهردایره توسط دایره های دیگر مورد بررسی قرار می گیرد ، در این حالت برای هر دایره این انگیزه پیش خواهد آمد که نحوه عمل موثرتری را از سایر دوایر بخواهد.
۱-۳) روشهای مدیریت نیروی انسانی :
موثر بودن محیط کنترلی به ویژگیهای کارکنان آن محیط بستگی دارد . شیوه های مدیریت نیروی انسانی و سیاستهای مربوط به استخدام ، آموزش ، ارتقاء، ارزیابی و پایان خدمت کارکنان اثر عمده ای بر موثر بودن محیط کنترلی دارد . ضعف های موجود در محیط کنترلی بوسیله ی روشهای موثر مدیریت نیروی انسانی جبران می شود .
۱-۴) پیش بینی های مالی و بودجه :
پیش بینی مالی برای یک شرکت برآورد محتمل برین وضعیت مالی ، نتایج عملیات و گردش وجوه نقد یک یا چند دروه آتی است . پیش بینی مالی بعنوان یک ابزار کنترل بکار می رود که استانداردهای دقیق و مشخص برای نحوه اجرای عملیات در واحد تجاری تعیین می کند . ساده ترین و معتبرترین نوع پیش بینی مالی بودجه وجوه نقد است که هدف اصلی آن حصول اطمینان از وجود وجوه نقد کافی برای پرداخت به موقع بدهیها در سررسید آنهاست.
۱-۵) حسابرسی داخلی:
حسابرسی داخلی یکی دیگر از ارکان اساسی محیط کنترلی است . کار حسابرس داخلی ، پی جویی و ارزیابی سیستم داخلی و کارآیی هریک از بخشهای واحد تجاری در انجام دادن وظایف محول ،گزارش یافته های خود و ارائه پیشنهادهای اصلاحی به مدیریت ارشد است .
حسابرسان داخلی با طراحی و اجرای روشهای درسیدگی که کارآیی تقریباً تمام جنبه های عملیاتی شرکت را آزمون کند ، سطح بالاتری از کنترل داخلی را به وجود می آورند .
▪ تمایز بین حسابرسان داخلی و حسابرسان مستقل:
۱) هدف حسابرسان مستقل ، اظهارنظر درباره صورتهای مالی صاحبکار است . هدف حسابرسان داخلی، تائید صورتهای مالی نیست ، بلکه کمک به مدیریت واحد تجاری در اداره کردن امور شرکت به بهترین وجه است.
۲)حسابرسان داخلی ، موثر بودن کنترلهای داخلی را در دوایر، شعب یا دیگر قسمتهای مختلف واحد تجاری ارزیابی می کنند .
۳) کار حسابرسان داخلی به کنترلهای داخلی حسابداری محدود نمی شود ، بلکه کنترلهای داخلی اداری را نیز شامل می گردد.
▪ شباهت بین حسابرسان داخلی و حسابرسان مستقل:
۱) کار حسابرس مستقل با کار حسابرس داخلی از لحاظ نحوه اجرای رسیدگی مشابه است .
۲) هر دو مدارک و روشهای حسابداری را رسیدگی و کاربرگهای حسابرسی را تنظیم می کنند .
▪ استقلال حسابرسان داخلی :
از آنجا که حسابرسان داخلی کارمندان شرکتی هستند که برای آن کار می کنند، روشن است که نمی توانند استقلال واقعی و ظاهری حسابرسان مستقل را داشته باشند . اما اگر حسابرسان داخلی مستقیماً زیر نظر کمیته حسابرسی هیات مدیره ، مدیر عامل یا یک مدیر ارشد باشند ، نسبت به زمانی که به مسئول پایین تری گزارش می کنند ممکن است از آزادی عمل ، استقلال و بیطرفی بیشتری برخوردار باشند.
۱-۶) کمیته حسابرسی:
از اعضای هیات مدیره تشکیل می شود که نه مدیر اجرایی باشند و نه در استخدام شرکت.
▪ وظایف کمیته حسابرسی :
۱) به دلیل استقلال از مدیریت شرکت به حفظ ارتباط مستقیم بین هیات مدیره شرکت و حسابرسان مستقل وحسابرسان داخلی آن کمک می کند.
۲)مدیریت ارشد شرکت را نیز کنترل می کند و به عنوان باز دارنده مدیریت از زیر پا گذاری کنترلهای داخلی ، از جمله ممانعت از تقلب مدیریت ، نقش موثری دارد.
۲) سیستم حسابداری:
برای دستیابی به هدفهای کنترلهای داخلی ، سیستم حسابداری باید آن چنان موثر باشد که معاملات را بطور صحیح و مناسب ، ثبت ، پردازش، تلخیص و گزارش کند. سیستم حسابداری ، علاوه بر استفاده از دفاتر روزنامه و کل و سایر ابزارهای دفترداری
باید شامل موارد زیر باشد:
۱) مستندات داخلی کافی برای تشخیص مسئول هر کار
۲)فهرست حسابها
۳) دستورالعملهای اجرای رویه ها و روشهای حسابداری و نمودگری که شیوه های مقرر برای پردازش معاملات را تصویر کند.
۲-۱ ) مستندات کافی :
برای ایجاد مدارک مربوط به فعالیتهای هر دایره از واحد تجاری ، یک سیستم خوب و مناسب فرمها و مستندات ضروری است.
قابلیت اتکای مدارک داخلی زمانی افزایش می یابد که طرفین با تضاد منافع در تهیه آن شرکت کنند.
یکی از ابزارهای رایج کنترل داخلی ، استفاده از شماره ردیف روی مدارک است . با شماره گذاری پیاپی می توان تعداد مدارک صادر شده را کنترل کرد . چکها،بلیطها،فاکتورهای فروش، سفارشهای خرید، اوراق سهام و بسیاری از مدارک تجاری می تواند از این راه کنترل شود .
۲-۲) فهرست حسابها :
فهرست طبقه بندی شده تمام حسابها مورد استفاده، همراه با شرحی کامل از هدف و محتوای هر یک از آنها را فهرست حسابها نامند . فهرست حسابها، شرکتها را در ثبت یکنواخت و منظم، طبقه بندی صحیح مناسب معاملات، یاری می رساند.
۲-۳) دستورالعملهای اجرای رویه ها و روشهای حسابداری:
هر واحد تجاری، چه بزرگ و چه کوچک، برای به جریان انداختن، ثبت و تخلیص معاملات دارای شیوه های مقرر مخصوص خود است . این شیوه ها باید مدون و به شکل مجموعه تک برگی باشد و باید با بغییر روال کار مورد تجدیدنظر قرار گیرد . برای تهیه مدارک و گزارشهای حسابداری قابل اعتماد، لازم است معاملات مشابه بطور یکسان عمل شود، و یکسانی پردازش معاملات هنگامی امکان پذیر است که نمونه های مشخصی از معاملات به اطلاع تمام کارکنان رسیده باشد.
۳) روشهای کنترل:
مدیریت شرکت، علاوه برمحیط کنترلی و سیستم حسابداری، کنترلهای دیگری را برای انواع خاصی از معاملات و داراییها برقرار می کند.
هدفهای کنترل داخلی عبارتند از :
۱) صدور مجوز معاملات و فعالیتها به نحوه صحیح.
۲)تفکیک مناسب مسئولیتها.
۳) مستندات کافی و ثبت معاملات و رویدادها.
۴) حسابدهی موثر در مورد داراییها .
۵) ارزشیابی صحیح و مناسب اقلام ثبت شده .
۳-۱)تفکیک مسئولیتها : یک مفهوم بنیادی کنترل داخلی این است که هیچ فرد یا دایره ای نباید به تنهایی عهده دار انجام دادن تمامی مراحل یک معامله باشد .
هر معامله باید پنج مرحله را پشت سر گذارد :
معامله باید
۱) مجوز داشته باشد .
۲) به جریان افتد .
۳)تصویب شود .
۴) به اجرا درآید و ثبت گردد.
چنانچه هریک از مراحل مزبور توسط فرد یا دایره نسبتاً مستقلی انجام پذیرد ، سیستم کنترل داخلی تقویت می شود . تفکیک مسئولیتها به تخصیص کارکنان منجر می شود که این خود عاملی در افزایش کارآیی کلی عملیات است.
۳-۲) حسابدهی در مورد داراییها : تفکیک وظیفه حسابداری از وظیفه نگهداری دارایی ، یکی از راههای قدیمی استقرار کنترلهای داخلی است .
هنگامی که دوایر حسابداری و نگهداری اموال از استقلال نسبی برخوردار باشند:
۱)کار یک دایره به عنوان تایید صحت کار دایره دیگر است .
۲) پی جویی هرگونه مغایرت مشاهده شده موجب کشف ضعفهای موجود در روشهای حفاظت داراییها یا روشهای نگهداری مدارک مربوط خواهد شد.
چنانچه مدارک حسابداری از دایره نگهداری اموال مستقل نباشد، مدارک مزبور ممکن است به منظور پنهان داشتن ضایعات ، خرابیها یا مفقود شدن داراییها دستکاری شود.
▪ محدودیت های سیستم کنترل داخلی :
سیستم کنترل داخلی عاملی موثر در پیشگری از تقلب و حصول اطمینان از قابلیت اتکای اطلاعات حسابداری است . اما باید پذیرفت که در هرسیستم کنترل داخلی ، محدودیتهایی ذاتی وجود دارد.
این محدودیتها عبارتند از :
۱) مقرون به صرفه نبودن یکی سری کنترلها که هزینه بر است .
۲) تبانی بین کارکنان
۳) وقتی کارها ذاتاً امکان کنترل برایشان نیست.
▪ ارزیابی سیستم کنترل داخلی توسط حسابرسان :
برای برنامه ریزی حسابرسان و تعیین نوع،زمان بندی و میزان آزمونهایی که باید اجرا شود،شناختی کافی از ساختار کنترل داخلی باید کسب گردد. که این شناخت مبنایی را هم برای۱-برنامه ریزی حسابرسی و هم برای ۲-برآورد احتمال خطر کنترل فراهم می آورد.
در برنامه ریزی حسابرسی،شناخت کافی از محیط کنترلی، سیستم حسابداری وروشهای کنترل صاحبکار برای حسابرسان ضروری است.این شناخت،هم شامل طراحی رویه ها،روشها و مدارک و هم آگاهی از اعمال شدن و نشدن آنهاست.حسابرسان با داشتن این شناخت می توانند۱-انواع بالقوه تحریفهای صورتهای مالی را شناسایی کنند و۲-آزمونهای محتوای موثرتری را برای رسیدگی به اقلام صورتهای مالی طراحی کنند.
شناخت حسابرسان از ساختار کنترل داخلی،مبنایی را نیز برای برآورد احتمال خطر کنترل،یعنی احتمال این خطر که سیستم کنترل داخلی صاحبکار از رخداد تحریفها پیشگیری یا آنها را کشف نکند،جهت حسابرسان فراهم می آورد.چنانچه حسابرسان به این نتیجه برسند که سیستم کنترل داخلی صاحبکار موثر است،احتمال خطر کنترل را در سطح پایین تعیین خواهند کرد.بدین ترتیب،حسابرسان می توانند احتمال خطر عدم کشف زیادتری را بپذیرند ودر نتیجه،آزمونهای محتوا می تواند کاهش یابد.برعکس،در جایی که سیستم کنترل داخلی ضعیف است،احتمال خطر کنترل زیاد می باشد و حسابرسان برای کاستن از احتمال خطر عدم کشف باید بر میزان آزمونهای محتوای خود بیافزایند.
ـ مراحل ارزیابی ساختار کنترل داخلی صاحبکار توسط حسابرسان :
۱) کسب شناختی کافی از سیستم کنترل داخلی برای برنامه ریزی حسابرسی
۲)برآورد احتمال خطر کنترل و طراحی آزمونهای اضافی کنترلها
۳)اجرای آزمونهای اضافی کنترلها
۴) برآورد مجدد احتمال خطر کنترل وطراحی آزمونهای محتوا
کسب شناخت کافی از ساختار کنترل داخلی برای برنامه ریزی حسابرسی:
حسابرسان در هر حسابرسی باید شناختی از ساختار کنترل داخلی واحد مورد رسیدگی بدست آورند که برای برنامه ریزی حسابرسی ،کافی باشد و این ،شامل کسب شناختی از محیط کنترلی ، سیستم حسابداری و روشهای کنترل است .
۱-۱ ) محیط کنترلی :
حسابرسان برای کسب شناخت از:
۱) نحوه برخورد مدیریت و هیات مدیره واحد مورد رسیدگی با محیط کنترلی
۲) دانش آنان از محیط کنترلی
۳) اقداماتی که در مورد آن انجام می دهند باید آگاهی کافی بدست آورند.
مهم آن است که حسابرسان به جای توجه به شکل کنترلها ، ماهیت آنها را در نظر بگیرند.
۱-۲) سیستم حسابداری:
حسابرسان برای شناختن سیستم حسابداری باید ابتدا انواع عمده معاملاتی را بشناسند که واحد تجاری انجام می دهد .
حسابرسان باید با نحوه انجام شدن معاملات ، شامل:
۱)چگونگی شروع این معاملات
۲) مدارک حسابداری مربوط
۳)نحوه پردازش این معاملات ، آشنا شوند.
حسابرسان باید روش گزارشگری مورد استفاده برای تهیه صورتهای مالی ، شامل نحوه افشا و تعیین برآوردهای حسابداری ، را دریابند.
۱-۳) روشهای کنترل :
حسابرسان در حین کسب شناخت از محیط کنترلی و سیستم حسابداری ، عموماً اطلاعاتی را درباره جزییات روشهای کنترل بدست خواهند آورد.
حسابرسان هنگام کسب شناخت از سیستم حسابداری صاحبکار و روشهای کنترل مربوط به آن ، تقسیم کل سیستم به چرخه های معاملات را عموماً مفید خواهند یافت . واژه چرخه معاملات به معنای رویه ها و ترتیب اجرای روشهای پردازش هر نوع بخصوص معاملات است . چرخه معاملات در هر شرکت به نوع و ماهیت فعالیتهای تجاری آن بستگی دارد. همچنین حسابرسان مختلف ممکن است چرخه های معاملات یک شرکت را به گونه های متفاوتی تعیین کنند.
حسابرسان می توانند وظایف و مسئولیتهای کارکنان صاحبکار را با بررسی نمودار سازمانی ، شرح وظایف و مصاحبه با کارکنان تشخیص دهند . اغلب صاحبکاران، نمودگرها و دستورالعملهایی دارند که روشهای اجرای تصویب شده برای انجام شدن کلیه مراحل عملیات در آن توصیف گردیده است . گزارشها، کاربرگها و برنامه های حسابرسی حسابرسان داخلی نیز از جمله منابع بسیار مفید اطلاعاتی است.
حسابرسان مستقل همزمان با کسب اطلاعات درباره ساختار کنترل داخلی صاحبکار که برای برنامه ریزی حسابرسی ضروری است باید این اطلاعات را در کاربرگهای خود درج کنند. شکل و میزان این مستندسازی به اندازه و پیچیدگی کار صاحبکار و همچنین ، نوع ساختار کنترل داخلی آن بستگی دارد. اطلاعات مزبور معمولاً به شکل پرسشنامه کنترلهای داخلی، شرح نوشته یا نمودگر ، مستند می شود.
▪ پرسشنامه کنترلهای داخلی :
یکی از راههای متعدد ثبت سیستم کنترل داخلی در کاربرگهای حسابرسی است پرسشنامه ها معمولاً به گونه ای طراحی می شود که جواب (خیر) در آن آشکارا معرف ضعف سیستم کنترل داخلی باشد.
▪ شرح نوشته سیستم کنترل داخلی :
مطلبی که به نظر حسابرس می رسد و نشانه نارسایی جدی در طراحی یا نحوه اعمال ساختار کنترل داخلی است و می تواند بر توانایی شرکت برای ثبت ، پردازش ،تلخیص و گزارش صحیح و مناسب اطلاعات مالی ، اثر نامطلوبی بگذارد.
▪ نمودگر سیستم کنترل داخلی:
نمایش تصویری یک سیستم یا یک سری روش که در آن هر روش به ترتیب و در جای خودش نشان داده می شود . نمودگرسیستم ، متداولترین روش ثبت سیستم کنترل داخلی در کاربرگهای حسابرسی است.
▪ آزمون شناخت سیستم :
حسابرسان پس از تشریح سیستم کنترل داخلی در کاربرگهای خود، مورد استفاده بودن سیستم را از طریق اجرای آزمون شناخت سیستم در مورد هر یک از چرخه های معاملات ، بازبینی و تایید می کنند.
اصطلاح آزمون شناخت سیستم به معنای ردیابی چند (گاه تنها یک یا دو ) معامله در طول مراحل هر چرخه معاملات است.
هدف اولیه از آزمون شناخت سیستم ،آزمایش کامل بودن کاربرگهای حسابرسی است نه قابلیت اتکای روشهای کنترل صاحبکار.
۲) برآورد احتمال خطر کنترل و طراحی آزمونهای اضافی کنترلها:
حسابرسان پس از تکمیل تشریح سیستم کنترل داخلی درکاربرگهای خود،برآورد اولیه ای از احتمال خطر کنترل به عمل می آورند و آزمونهای رسیدگی اضافی را طراحی می کنند. هدف اصلی حسابرسان در این مقطع ،تعیین این است که کدام یک از کنترلهای داخلی،ارزش آزمونهای اضافی را دارد.
حسابرسان،کنترلهایی را برای آزمودن انتخاب می کنند که اتکای بر آنها بدان حد از آزمونهای محتوا بکاهد که اجرای آزمون آن کنترلها را توجیه کند.
۳) اجرای آزمونهای اضافی کنترلها:
حسابرسان از آزمون کنترلها برای کسب شواهدی استفاده می کنند که نشان دهد سیاست یا روش مورد آزمون ،به گونه ای اعمال می شود که از تحریفهای با اهمیت پیشگیری یا کشف کند.به عبارت دیگر، آزمون کنترلها برای ارزیابی موثر بودن طراحی کنترلها و نیز، اعمال آنها بکار می رود .
کنترلها می تواند از طریق:
۱ )پرس و جو از کارکنان صلاحیتدا صاحبکار
۲)بازرسی مدارک و شواهد
۳)مشاهده نحوه عمل سیاستها یا روشهای حسابداری
۴-ا) جرای مجدد کاربرد سیاست یا روش توسط حسابرسان ، آزمون شود .
تاکید آزمون کنترلها بیشتر بر روشهای کنترل خاص و نه بر مبالغ مندرج در صورتهای مالی یا معاملات تکمیل شده است .
۴) برآورد مجدد احتمال خطر کنترل و طراحی آزمونهای محتوا:
حسابرسان پس از اجرای آزمون کنترلها در شرایطی قرار می گیرند که بتوانند احتمال خطر کنترل را دوباره برآورد کنند. براساس این برآورد نهایی، برنامه حسابرسی اثبات مانده حسابها تعدیل می شود؛ روشهای رسیدگی به قسمتهای با احتمال خطر کنترل حداکثر، گسترش می یابد و روشهای رسیدگی به قسمتهای با احتمال خطر کنترل کم ، کاهش می یابد . حسابرسان تنها پس از این ارزیابی مجدد از احتمال خطر کنترل ، در شرایطی قرار می گیرند که بتوانند یک برنامه حسابرسی کاملاً متناسب با کار حسابرسی را بنویسند. برآورد حسابرسان از احتمال خطر کنترل قاعدتاً قسمتهایی از سیستم را مشخص می سازد که بیشترین احتمال خطر کنترل را دارد یا ، برعکس ، قسمتهایی که احتمال خطر کنترل آن کمتر از حداکثر است.
▪ چک لیست راهنمای ارزیابی:
چک لیست ها یا فرمهای استانداردی است که به حسابرسان هنگام اتخاذ یک تصمیم یاری می رساند و از مورد توجه قرار گرفتن کلیه اطلاعات یا تلفیق آنها اطمینان می دهد.
▪ اتکا بر حسابرسان داخلی :
روشهای رسیدگی حسابرسان داخلی ، از نظر نوع و ماهیت عموماً با روشهای حسابرسان مستقل مشابه است . براساس استانداردهای حسابرسی ، کار حسابرسی داخلی نمی تواند جایگزین کار حسابرسان مستقل شود . کار حسابرسان داخلی با تاثیری که بر کنترلهای داخلی می گذارد ممکن است میزان آزمونهای محتوای حسابرسان مستقل را کاهش دهد. حسابرسان مستقل برای ارزیابی بیطرفی حسابرسان داخلی،رده ای در سازمان را که حسابرسان داخلی به آن گزارش می کنند،مورد توجه قرار می دهند و محتوای تعدادی از گزارشهای آنان را با یافته های خود در همان زمینه مقایسه می نمایند.صلاحیت حسابرسان داخلی از طریق رسیدگی آزمایشی کار آنان با توجه به عواملی چون دامنه و کیفیت روشهای رسیدگی،میزان مستندات موجود در کاربرگها و متناسب بودن نتیجه گیری آنان،ارزیابی می شود.حسابرسان داخلی می توانند برای صرفه جویی در وقت و هزینه حسابرسی،حسابرسان مستقل را در تهیه کاربرگها و انجام دادن برخی از روشهای رسیدگی بطور مستقیم یاری دهند.
▪ گزارش مسایل مربوط به ساختار کنترل داخلی:
نقاط ضعف سیستم کنترل داخلی که بر اثر ارزیابی حسابرسان از سیستم آشکار می شود باید همراه با پیشنهادهای اصلاحی حسابرسان به صاحبکار گزارش شود . استانداردهای حسابرسی، نکاتی را که حسابرسان باید به کمیته حسابرسی هیات مدیره گزارش کنند، شرایط قابل گزارش نامیده است شرایط قابل گزارش : مطلبی که به نظر حسابرس می رسد و نشانه نارسایی جدی در طراحی یا نحوه اعمال ساختار کنترل داخلی است و می تواند بر توانایی شرکت برای ثبت ، پردازش ، تلخیص و گزارش صحیح و مناسب اطلاعات مالی ، اثر نامطلوبی بگذارد.
کنترل داخلی در شرکتهای کوچک:
۱) تمام دریافتی ها را بی درنگ ثبت کنید.
۲) هر روز کلیه دریافتها را بدون کم وکاست به بانک واریز کنید.
۳)کلیه پرداختها به استثناء پرداختهای تنخواه گردان را با چک بپردازید.
۴)صورت مغایرت حسابهای بانکی را هر ماه تهیه و نگهداری کنید.
۵)از فرمهای با شماره ردیف شامل فاکتور فروش،سفارش خرید،رسید انبار، دستور پرداخت،رسید وجه نقد و اسناد بهادار و…..استفاده کنید.
۶)دفاتر را هر چند وقت یک بار با حسابهای کنترل و دفتر کل مطابقت کنید.
۷)هرماه صورت حساب مشتریان را تهیه و ارسال کنید.

با ما در ارتباط باشید